Personalaufwand: Definition, Höhe, Berechnung
Der Personalaufwand ist eine wichtige Kennzahl für die finanzielle Planung und das Personalcontrolling eines Unternehmens. Einfach gesprochen deckt der Personalaufwand die alle Kosten ab, die durch die Beschäftigung von Mitarbeiter:innen entstehen. Doch hinter dieser scheinbar simplen Definition verbergen sich komplexe Details – wie etwa die feinen Unterschiede zwischen Personalaufwand und Personalkosten.
Erfahren Sie, wie sich direkter und indirekter Personalaufwand unterscheiden, wie Sie den Personalaufwand je Mitarbeiter:in berechnen und wie Sie die Personalaufwandsquote nicht nur berechnen, sondern auch branchengerecht interpretieren.
Checkliste herunterladen: Die wichtigsten HR-Kennzahlen einfach erklärt.Was bedeutet Personalaufwand (Definition)?
Unter dem Begriff Personalaufwand (synonym Personalaufwendungen) werden verschiedene Aufwendungen des Arbeitgebers zusammengefasst, die in Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden auf Basis eines Arbeitsvertrages entstehen.
Konkret beinhaltet der Personalaufwand folgende Elemente:
die Arbeitsentgelte, also die Löhne bzw. Gehälter der Mitarbeitenden
der gesetzlich vorgeschriebene Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben sowie
freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zur Altersversorgung oder zur Unterstützung seiner Beschäftigten
Der Personalaufwand stellt eine feste Position in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Jahresabschlusses eines Unternehmens dar. Im Rahmen der GuV wird der Personalaufwand in § 275 Handelsgesetzbuch Abs. 2 Nr. 6 (HGB) genau definiert.
Erfahren Sie alle Grundlagen zu den Personalkosten in diesem detaillierten Beitrag
Wie unterscheiden sich Personalaufwand und Personalkosten?
Personalkosten und Personalaufwand werden fälschlicherweise oftmals synonym verwendet, obwohl sie nicht dasselbe sind. Während die Personalaufwendungen im o.g. HGB vom Gesetzgeber exakt definiert sind, können als Personalkosten auch weitere finanzielle Leistungen des Arbeitgebers abgebildet werden.
Jedes Unternehmen legt den Umfang seiner Personalkosten als Kostenart im Rechnungswesen selbst fest. So können zum Beispiel auch Reisekosten, Kosten für Firmenfahrzeuge und auch Aus- und Weiterbildungskosten als Personalkosten abgebildet werden. Besonders wichtig wird die Unterscheidung zwischen Personalaufwand und Personalkosten, wenn es etwa um anstehende Kostensenkungen geht. Hierbei rückt dann die Personalaufwandsquote in den Blickpunkt, die wir im Abschnitt 4 dieses Beitrags näher erläutern.
Direkter und indirekter Personalaufwand
Der Personalaufwand unterscheidet zwischen dem direkten Personalaufwand und dem indirekten Personalaufwand – auch Personalnebenkosten genannt.
Direkter Personalaufwand
Hiermit sind die Arbeitsentgelte der Beschäftigten gemeint. Sie umfassen Löhne und Gehälter und auch zusätzliche variable Bestandteile wie Nacht- und Schichtzulagen oder erfolgsabhängige Zahlungen. Auch die an das Finanzamt abzuführende Lohnsteuer zählt zum Personalaufwand.
Indirekter Personalaufwand
Hierunter fallen einerseits die arbeitgeberseitigen Aufwände für die gesetzlich festgelegten Sozialabgaben wie Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung, mögliche Umlagen und Unfallversicherungen der Berufsgenossenschaften.
Das sind die wichtigsten Änderungen bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung in 2024.
Weiterhin werden auch die freiwillig vom Arbeitgeber erbrachten Leistungen zum indirekten Personalaufwand gerechnet. Hierunter fallen z.B. Unterstützungszahlungen wie Weihnachtsgeld und weitere Sozialleistungen wie Personalrabatte, vergünstigte Arbeitgeberdarlehen, aber auch Aufwendungen für Aus- und Weiterbildung.
So berechnen Sie den Personalaufwand je Mitarbeiter:in
Die wichtige betriebswirtschaftliche Kennziffer „Personalaufwand je Mitarbeiter“ liefert Unternehmen eine aussagekräftige Information darüber, wie hoch der durchschnittliche finanzielle Aufwand pro Mitarbeiter:in ist.
Sie berechnen den Personalaufwand je Mitarbeiter:in, indem Sie den Gesamtaufwand für Ihre Belegschaft durch die Anzahl der Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen teilen.
Formel zu Berechnung des Personalaufwandes je Mitarbeiter:in
Gesamtkosten in der Position Personalaufwand : Anzahl der Mitarbeiter:innen = Personalaufwand je Mitarbeiter:in
Personalaufwandsquote – Berechnung und Höhe
Die Personalaufwandsquote gibt Aufschluss darüber, in welchem Verhältnis der Personalaufwand zur Gesamtleistung eines Unternehmens (z. B. den Umsatzerlösen) steht.
Mit dieser Kennzahl kann der Anteil des Personalaufwandes am Gesamtaufwand eines Unternehmens gemessen werden. Sie zeigt auf, wie produktiv die Mitarbeitenden eingesetzt sind und leistet damit einen Beitrag zur Effizienzmessung. Ist die Personalaufwandsquote hoch, bedeutet dies einen hohen Anteil an Fixkosten, der sich insbesondere in Krisenzeiten nachteilig auswirken kann.
Während Unternehmen z.B. bei Materialkosten auf andere Anbieter zurückgreifen oder schlicht quantitativ weniger bestellen können, ist der Personalaufwand nur langsam nach unten zu korrigieren. Es werden Maßnahmen zur Personaleinsparung nötig, die sich in der Regel nicht von heute auf morgen umsetzen lassen.
Welche Personalaufwandsquote als gut oder als hoch zu bezeichnen ist, lässt sich sinnvoll nur im Rahmen eines internen Branchenvergleichs klären. Während Unternehmen der Dienstleistungsbranche per se eine höhere Personalaufwandsquote haben, kann diese etwa bei Unternehmen in einer hochautomatisierten Fertigungsindustrie deutlich geringer sein.
Sie berechnen die Personalaufwandsquote, indem Sie den Personalaufwand des Unternehmens durch die Gesamtleitung des Unternehmens teilen.
Formel zur Berechnung der Personalaufwandsquote
Personalaufwand laut GuV : Gesamtleistung = Personalaufwandsquote
Beispiel für Berechnung auf Basis der Umsatzerlöse
Ein Unternehmen der Fertigungsbranche weist in seiner GuV 2 Millionen Euro Umsatzerlöse aus. Der Personalaufwand wird mit 520.000 Euro beziffert. Dieser Betrag setzt sich aus 450.000 Euro für Löhne und Gehälter und 70.000 Euro für Sozialabgaben sowie Ausgabe für Altersversorgung zusammen.
420.000 : 2.000.000 x 100 = 26 Prozent Personalaufwandsquote
Mit dieser Quote liegt unser Musterunternehmen laut Beratungsunternehmen in einem guten Bereich, bei Dienstleistungsunternehmen spricht man sogar bis zu einem Wert von 60 Prozent von einer guten Personalaufwandsquote.
Achtung, HR: Sollten Sie in Ihrem Unternehmen auf Leiharbeit setzen (müssen), kann die Personalaufwandsquote einen falschen Eindruck geben, weil derartige Kosten in der GuV eben nicht unter Personalaufwand gebucht werden!
Disclaimer
Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
