Urlaubsabgeltung berechnen: Alles, was Sie wissen müssen

Grundsätzlich steht Arbeitnehmer:innen ein kalenderjährliches Urlaubskontingent zu, das sie in Form von bezahlter Freistellung in Anspruch nehmen (§ 1 BUrlG). Bei Vorliegen dringender betrieblicher oder persönlicher Gründe können Urlaubstage auf das folgende Kalenderjahr übertragen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Eine Urlaubsabgeltung kommt infrage, wenn dieser herkömmliche Weg aufgrund einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr möglich ist. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den verbleibenden Urlaubsanspruch an den bzw. die Arbeitnehmer:in auszahlen (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Nichtsdestotrotz hat die reguläre Inanspruchnahme von Resturlaub stets Vorrang vor einer Abgeltung – um der Erholungabsicht gerecht zu werden.

Mögliche Ursachen für ein Ende der Beschäftigung sind die ordentliche oder außerordentliche Kündigung oder auch der Tod von Arbeitnehmenden. Im Todesfall ist der abgegoltene Resturlaub an die Erb:innen auszubezahlen.

Für die Dauer des Erholungsurlaubs haben Arbeitnehmende Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das Urlaubsentgelt – und in gleicher Weise die Urlaubsabgeltung – werden nach den Vorgaben des § 11 BUrlG berechnet.

Die Grundlage für die Berechnung bildet der reguläre Arbeitsverdienst, wobei man den Zeitraum der letzten 13 Wochen betrachtet. Dabei sind va­ria­ble Vergütungs­be­stand­tei­le und Gehaltserhöhungen mit einzubeziehen. Treten Letztere während des Berechnungszeitraums in Kraft und gelten sie dauerhaft, ist für den gesamten Zeitraum vom erhöhten Gehalt auszugehen. Außer Betracht bleiben beispielsweise Verdienstkürzungen sowie zusätzlich vergütete Überstunden:

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Nach der Bestimmung des Gehalts der letzten 13 Wochen wird im nächsten Schritt die Anzahl der Arbeitstage innerhalb der letzten 13 Wochen bestimmt:

Anzahl der Arbeitstage = 13 × Arbeitstage pro Woche

Im nächsten Schritt wird der durchschnittliche Verdienst pro Tag innerhalb des betrachteten Zeitraums ermittelt, und zwar anhand des Gesamtverdienstes und der geleisteten Arbeitstage:

Tagesdurchschnittsverdienst = Gesamtverdienst in 13 Wochen / Anzahl der Arbeitstage

Zuletzt wird dieser Betrag multipliziert mit der Anzahl der ausstehenden Urlaubstage, die nicht mehr vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wahrgenommen werden können:

Abgeltungsanspruch = Tagesdurchschnittsverdienst × ausstehende Urlaubstage

Der abgegoltene Urlaub wird in der Regel am Ende des Arbeitsverhältnisses mit dem letzten Gehalt ausbezahlt.

Beispiel: Fristgerechte Kündigung einer Vertriebsmitarbeiterin am 31.12.2023 zum 31.03.2024

Einer Vollzeitarbeitnehmerin mit 5-Tage-Woche stehen laut ihrem Arbeitsvertrag 28 Urlaubstage pro Jahr zu. Bis zum Ausscheiden des Unternehmens beläuft sich der Urlaubsanspruch auf 7 Tage, die sie aufgrund der dichten Auftragslage und des Ausfalls von Kolleg:innen bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen nicht mehr wahrnehmen kann. Sie sind also abzugelten. Die Bruttomonatsgehälter inkl. Provisionen beliefen sich auf 3.400,00 €, 3.750,00 € und 3.600,00 €.

Berechnung der Urlaubsabgeltung:

• Arbeitstage: 13 Wochen × 5 Arbeitstage pro Woche = 65 Arbeitstage

• Zeitraum der letzten 13 Wochen: 01.01.2024 – 31.03.2024

• täglicher Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen: (3.400,00 € + 3.750,00 € + 3.600,00 €) / 65 = 165,38 €

• Abgeltungsanspruch = 165,38 € × 7 Urlaubstage = 1.157,66 €

Bereits bei einer regulären Berechnung der Urlaubsabgeltung kommt es auf die individuelle Gehalts- und Resturlaubsbilanz der/des Arbeitnehmenden an. Doch wie verhält es sich bei außergewöhnlichen Umständen oder besonderen Vertragsverhältnissen?

Das Bundesurlaubsgesetz regelt explizit, dass Verdienstkürzungen keinen Einfluss auf das Urlaubsentgelt (und somit auf eine etwaige Urlaubsabgeltung) haben dürfen. Dazu zählen auch unverschuldete Arbeitsversäumnisse, wie etwa bei Krankheit und Arbeitsunfähigkeit. Eine Krankschreibung während des 13-wöchigen Zeitraums zur Berechnung der Urlaubsabgeltung hat demnach keinen mindernden Einfluss.

Bisweilen erkranken Arbeitnehmende auch im Zeitraum zwischen der Kündigung und dem Ende ihres Arbeitsverhältnisses. Auch in diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – ein Verfallen des Urlaubs würde schließlich eine Benachteiligung gegenüber gesunden Arbeitnehmenden bedeuten. Wie das Bundesarbeitsgericht 2009 urteilte, bleibt der Abgeltungsanspruch auf verbleibenden Urlaub ebenfalls bestehen, wenn die Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertragungszeitraums andauert (BAG, Ur­teil vom 24.03.2009, 9 AZR 983/07).

Für Arbeitnehmende mit Bezahlung auf Stundenlohnbasis verfährt man bei der Berechnung der Urlaubsabgeltung ähnlich. Dabei kann man zwar auch ausgehend vom Durchschnittsverdienst oder Gesamtlohn kalkulieren – mitunter ist der Weg über den Stundenlohn jedoch einfacher.

Beispiel: Fristlose Kündigung eines Logistikmitarbeiters am 30.05.

Der Mitarbeiter kann nach seiner Entlassung 10 seiner ausstehenden Urlaubstage nicht mehr beanspruchen. Bis zum 30.04. galt ein Stundenlohn von 16,50 €, der am 01.05. auf 17,50 € erhöht wurde. Gemäß BUrlG wird mit dem erhöhten Stundenlohn gerechnet. Da die Arbeitszeit pro 5-Tage-Woche durchweg 38,5 Stunden betrug und keine Zuschläge für Nachtschichten o. Ä. anfielen, kann man den Tagesverdienst ohne Umweg über den 13-Wochen-Zeitraum berechnen. 

Berechnung der Urlaubsabgeltung:

• Tagesverdienst: 17,50 € pro Stunde × 38,5 Arbeitsstunden pro Woche / 5 Arbeitstage pro Woche = 134,75 €

• Abgeltungsanspruch = 134,75 € × 10 Urlaubstage = 1.347,50 €

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Da die Gleichbehandlung von Minijobbenden und Vollzeitbeschäftigten gewahrt sein muss, haben prinzipiell auch geringfügig Beschäftigte Anspruch auf Urlaubsabgeltung. 

Bei der Einmalzahlung kann es allerdings zu einer Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze kommen. Sofern diese unvorhersehbar war – was bei der Urlaubsabgeltung meist zutrifft –, bleibt dies jedoch ohne Auswirkungen auf den Minijob-Status.

Eine Besonderheit ist bei der Berechnung von anteiligen Urlaubstagen zu beachten: Bruchteile von mindestens einem halben Urlaubstag werden auf einen ganzen Urlaubstag aufgerundet. Bei Urlaubsbruchteilen unter einem halben Tag wird hingegen der exakte Wert für die Berechnung der Urlaubsabgeltung verwendet.

• Beispiel 1: Der Resturlaubsanspruch beträgt 8,6 Urlaubstage. Bei der Berechnung der Urlaubsabgeltung sind 9 Urlaubstage anzusetzen.

• Beispiel 2: Der Resturlaubsanspruch beläuft sich auf 5,4 Urlaubstage. Abzugelten sind exakt 5,4 Urlaubstage.

Der Gesetzgeber räumt dem Erholungsurlaub von Beschäftigten einen großen Stellenwert ein. Vergleichsweise selten kommt deshalb eine Auszahlung von Resturlaub infrage – meist beim Ausscheiden von Mitarbeitenden nach einer Kündigung. Für die Berechnung der Urlaubsabgeltung zu berücksichtigen sind etwaige variable Gehaltszuschläge und -erhöhungen sowie das korrekte Vorgehen beim Auf- oder Abrunden. 

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Die Urlaubsabgeltung leitet sich aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt ab (Gesamtverdienst aus 13 Wochen / Anzahl der Arbeitstage). Dabei werden unter anderem Zulagen, Sachbezüge und Provisionen mit einberechnet. Dieser durchschnittliche Tagesverdienst wird anschließend mit der Anzahl der verbleibenden Urlaubstage multipliziert.

Um die Urlaubsabgeltung für Teilzeitkräfte zu berechnen, geht man analog zur Berechnung bei einer Vollzeitbeschäftigung vor. Dazu werden entsprechend weniger Arbeits- und Urlaubstage herangezogen.

Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit hat keine Auswirkungen auf den Durchschnittsverdienst, anhand dessen die Urlaubsabgeltung berechnet wird. Der Anspruch auf Urlaub oder Urlaubsabgeltung bleibt auch dann bestehen, wenn Arbeitnehmende zwischen Kündigung und Austritt aus dem Unternehmen erkranken.

Mithilfe eines Urlaubsrechners kann man den grundsätzlichen Urlaubsanspruch ermitteln. Über eine Formel lässt sich anschließend die Urlaubsabgeltung berechnen.