7 Gründe, warum Personalverwaltungssoftware unverzichtbar ist

Lassen wir die Fakten sprechen: Sobald Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens nicht mehr an beiden Händen abzählen können, wird es kompliziert. Software kann einen Überblick herstellen und durch Prozesse eine wachsende Belegschaft abbilden und verwalten. So setzen laut HR Software Report 84 Prozent der Personaler innerhalb des DACH-Raums* gezielt Personalverwaltungssoftware ein. 77 Prozent schätzen Software als entscheidend für erfolgreiche Personalarbeit ein.

Teillösungen für administrative Tätigkeiten wie Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Personalcontrolling sind relativ häufig im Einsatz. HR-Kernaufgaben wie Bewerbermanagement, Talent Management und Recruiting erledigen die Personaler dagegen noch überwiegend manuell, wie der HR Software Report zeigt. Eine integrierte Lösung, die alle diesen Aufgaben abdeckt, schreiben Personalabteilungen ganz oben auf Ihre Wunschliste.

Trotzdem fällt die Entscheidung für eine HR-Software natürlich nicht über Nacht. Sie kostet erstens Geld. Zweitens ist jede Einführung einer neuen Personalsoftware eine große Umstellung für alle Beteiligten, soviel ist klar. Damit Sie gelingt, braucht sie einen Befürworter, einen Treiber im Unternehmen.

Wer das sein kann? Sie als Personaler. Natürlich wird das ganze Unternehmen davon profitieren. Jedoch werden hauptsächlich Sie mit dem System arbeiten und Ihr Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg wird am deutlichsten steigen. Warum, das steckt in den folgenden7 Gründen.

Geschäftsführungen beklagen immer wieder die mangelnde strategische Kompetenz der HR-Verantwortlichen. Nur 17 Prozent zeigen sich laut einer Studie in diesem Punkt zufrieden mit der Arbeit der Personalmanager. Stattdessen wünschen sie sich mehr Weitblick und Unterstützung bei so wichtigen Fragen wie Personalplanung und -entwicklung.

Dass diese Kritik strukturelle Ursachen hat und nicht "Schuld" der Personaler ist, steht auf einem anderen Blatt bzw. in einem anderen Blogbeitrag.

Mit einer Personalverwaltungssoftware an Ihrer Seite bedienen Sie die Wünsche der Geschäftsführung: So können Sie für ein neues IT-Projektteam jene Mitarbeiter empfehlen, die genau die erforderlichen Fähigkeiten mitbringen oder dafür trainiert werden können. Sie unterbreiten Vorschläge, welche Talente zu Führungskräften weiterentwickelt werden können und wo frühzeitig Verstärkung von außen gesucht werden muss. Wie das? Weil Sie auf diese Informationen mit einem Klick zugreifen können: Kompetenzen, Performance, Betriebszugehörigkeit etc.

Sie versorgen die Geschäftsleitung proaktiv und regelmäßig mit validen Zahlen für Geschäftsberichte und Planungen. Damit können Sie unmittelbar zur übergeordneten Zielerreichung beitragen und Ihre Position als HR Business Partner stärken. Die Ergebnisse Ihrer Arbeit und Ihre Erfolge im Recruiting präsentieren Sie mithilfe von Dashboards (Vorgesetzte lieben Dashboards) in den Management-Meetings.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• Talentmanagement

• Leistungsbeurteilungen

• Personalcontrolling sowie HR Analytics

Strategischer Weitblick durch zuverlässige HR-Daten

In welchen Abteilungen häufen sich Krankheitsfälle? Wo gibt es ungewollte Fluktuation? Personio sammelt und strukturiert wichtige Personalkennzahlen und ermöglicht Ihnen datengestützte Entscheidungen.

Mehr zu HR Analytics

Heute müssen sich qualifizierte Kandidaten nicht mehr bei Unternehmen bewerben, sondern Unternehmen bei Kandidaten. Schwammige Stellenanzeigen, umständliche Bewerbungsformulare, lange Bearbeitungszeiten und unpersönliche Betreuung schrecken die besten Kandidaten von vornherein ab.

Über eine HR-Software automatisieren Sie die meisten Prozesse rund um das Bewerbermanagement und können sich Gedanken darüber machen, wer genau zu Ihnen passen könnte. Mit einem Klick veröffentlichen Sie Stellenanzeigen überall dort, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist: Stellenportale, soziale Medien, Ihre Karriere-Webseite; mobil-optimierte Bewerbungsformulare sind direkt mit Ihrem System verknüpft.

Da alle Entscheider direkt auf die Bewerbungen zugreifen können, müssen Sie nicht ständig manuell oder mündlich Statusmeldungen durchgeben.

Dank automatisierter Prozesse bekommt jeder Bewerber innerhalb weniger Tage von Ihnen Bescheid, bevor ein Wettbewerber ihn wegschnappen kann. Eine angenehme Candidate Experience signalisiert den Top-Kandidaten: Hier bin ich willkommen.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• E-Recruiting

• Bewerbermanagement (Applicant Tracking)

• Multi-Job-Posting

• Integrierte Bewerbungsformulare

Zusammen mit Bitkom Research zeigt Personio in einer aktuellen Studie: Unternehmen, die über einen definierten und strukturierten Einstellungsprozess verfügen und HR-Software im Einsatz haben, stellen erfolgreicher ein. Jetzt Studienergebnisse einsehen.

Der HR-Alltag ist geprägt von administrativen Routineaufgaben und ständigen Unterbrechungen. Lohnabrechnungen vorbereiten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten erfassen, Bewerbungen von links nach rechts stapeln, Zeugnisse schreiben… und dann steht noch alle drei Minuten ein Mitarbeiter in der Tür, der eine neue Bankverbindung oder Wohnadresse melden will.

Wie wäre es, wenn Sie alle diese Tätigkeiten an einem Vormittag pro Monat erledigen könnten? Über eine HR-Software reduzieren Sie den manuellen Aufwand für alle diese Aufgaben auf ein Minimum. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter kann über einen eigenen Zugang zum System Anträge stellen und Stammdaten ändern, ohne dass Sie ein einziges Formular benötigen. Arbeitszeiten werden per Klick vom Mitarbeiter eingetragen und von der Führungskraft nur noch bestätigt.

Stattdessen widmen Sie sich Ihren Kernaufgaben: Qualifizierte Mitarbeiter zu finden und diese dabei zu unterstützen, sich weiterzuentwickeln. Deshalb sind Sie doch Personaler geworden, oder?

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• Lohnabrechnung

• Arbeitszeiterfassung

• Erfassung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten

• Employee Self Service

• Onboarding/Offboarding

Papier, Toner, Tinte: Personalabteilungen produzieren teils immense Kosten – sowohl in finanzieller als auch in ökologischer Sicht. Für dieses Budget könnten Sie eine Stellenanzeige auf einem reichweitenstarken Online-Portal schalten. Es geht ja nicht nur um die Akten, die sauber geordnet in Ihren Schränken archiviert sind, sondern auch um die Kopien für Kollegen, Handouts in Besprechungen und die monatlichen Abrechnungen für alle Mitarbeiter. Da kommt einiges zusammen.

Mit einem integrierten Dokumenten-Management und Funktionen zur Zusammenarbeit erspart Ihnen eine HR-Software einen Großteil des Papiers. Das ist nicht nur gut fürs Budget, sondern auch für die Ordnung auf dem Schreibtisch. Und natürlich fürs grüne Gewissen.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• Dokumenten-Management

• Digitale Personalakte

Ständiger Zwang zu Erreichbarkeit ist einer der Hauptgründe für Dauerstress und sogar Burn-Out im Beruf. Wochenenden und Urlaube, in denen man wirklich abschalten kann (im wahrsten Sinne des Wortes), sind unverzichtbar für Gesundheit und Motivation.

Sie wissen genau, welche Farbe die Aktenablage für die Urlaubsanträge hat? Wie der Bewerbungsstapel sortiert ist und in welchem Verzeichnis die Musterformulare auf Ihrem Computer abgelegt sind? Das ist gut, aber wissen es Ihre Kollegen auch? Was, wenn Sie nicht im Büro sind?

HR-Software mit Benutzerverwaltung nimmt Ihnen diese Sorge ab. Alle Daten sind zentral gespeichert. Jede Führungskraft und jeder Kollege kann genau die Daten sehen, für die Sie ihm Zugriffsrechte eingerichtet haben, zu jeder Zeit. Sie müssen während Ihres Urlaubs (oder auch wenn Sie mal krank sind) keine Nachfragen beantworten und können sich ganz Ihrer Erholung widmen.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• Benutzerverwaltung mit Rollenkonzept

• Employee Self Service

Der große Nachteil von Papier und herkömmlichen Dateien wie Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen: Es kann sie immer nur einer bearbeiten. Sie kennen den Aufwand von Abstimmungsrunden per E-Mail-Ping-Pong. Am Ende kursieren zehn verschiedene Versionen, die sie mühsam zusammenfassen dürfen.

In einer Personalverwaltungssoftware arbeiten beliebig viele an gemeinsamen, einheitlichen Daten. Jede Änderung lässt sich nachvollziehen. Verantwortliche werden automatisch informiert, wenn ihre Mitarbeit erforderlich ist. Führungskräfte geben ihr Feedbacks selbst ins System ein statt sie Ihnen auf den Schreibtisch zu legen. Zeiten für Erinnerungstelefonate, den E-Mail- oder sogar Postversand entfallen. Auch an externe Stellen wie Behörden übermitteln Sie Daten einfach per Schnittstelle, frei von Tippfehlern und erforderlichen Rückfragen.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalsoftware dafür:

• Trifft auf alle Funktionen zu.

Mitarbeiter möchten stolz auf ihr Unternehmen sein. Wer bei einem angesehen und innovativen Arbeitgeber beschäftigt ist, geht morgens motiviert ins Büro oder in die Werkhalle und schwärmt im Freundeskreis von seinem Arbeitsplatz. Speziell bei den unter 35-jährigen spielt es eine große Rolle, wie modern die Technik am Arbeitsplatz ist. Laut Future Workforce Study würden 31 Prozent den Job wegen unzureichender Ausstattung wechseln.

Online-Informationsangebote, Self-Service und tool-gestützte Zusammenarbeit sind für Millennials eine Selbstverständlichkeit. Urlaubsanträge auf Papier und staubige Aktenordner passen nicht in ihr Weltbild. Mit einer modernen Personalverwaltungssoftware leben Sie durch Ihre Personalarbeit nach innen, was alle Arbeitgeber nach außen propagieren: Ein digitales, transparentes, nachhaltiges Unternehmen zu sein, das sich um seine Mitarbeiter kümmert.

Diese Funktionen braucht Ihre Personalverwaltungssoftware dafür:

• Digitale Personalakte

• Mitarbeiter-Self-Service-Portal

• Onboarding

* DACH = Deutschland, Österreich, Schweiz