16. März 2017
Checkliste: 5 Fragen, die HR Manager vor einem Wechsel in die Cloud stellen sollten
Sie wollen volle Mitsprache bei der Einführung Ihrer neuen HR Software? Diese Punkte sollten Sie beachten.
Nein, die IT Abteilung macht das nicht
In vielen Unternehmen werden Entscheidungen über daten-infrastrukturelle Veränderungen und technische Neuerungen immer noch aus der Chefetage in die IT Abteilung diktiert oder andersherum angestoßen. Mit dem Einzug der Cloud Lösungen wandelt sich dieses System stetig. Implementierungsprozesse prinzipiell an die IT Abteilung abzuschieben ist 2017 keine Lösung mehr. Gemäß der kürzlich veröffentlichten IDC Studie zu Cloud Computing in Deutschland sind heute die Fachentscheider am Zug.
Bei der Einführung einer Cloud Lösung spricht zu 70 % die Fachabteilung aktiv mit. Das gilt auch im Bereich des Human Resource Management und das ist gut so. Die Unsicherheit ist jedoch manchmal groß. Gemäß einer anderen Studie von Kienbaum und Bitkom aus dem Jahr 2016 sind drei von vier HR Managern unsicher, ob sie den notwendigen Datenschutzanforderungen immer entsprechen. Gerade deswegen heißt es für HR Manager jetzt, die richtigen Fragen zu stellen und insbesondere das HR Kernthema Datenschutz im Blick zu behalten.
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Topthema Datenschutz
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Stammdaten, Bewerbungsunterlagen und viele weitere wichtige Dokumente wandern täglich über den Tisch eines Personalmanagers. Diese Unterlagen und die zugehörigen Mitarbeiter verlangen dem HR Manager das höchste Maß an Vertrauenswürdigkeit ab. Folgerichtig ist es die Aufgabe des Personalers, diesen Anspruch auch bei der Aufbewahrung der Dokumente umzusetzen. Aus Perspektive der Personalabteilung ist deswegen Datenschutz das Topthema bei der Entscheidung für eine Cloud Lösung.
Das Topthema kommt zusammen mit einigen Nebenthemen, die bei der Auswahl einer Cloud Lösung hinterfragt werden sollten. Die nachfolgende Ja/Nein Checkliste bietet HR Managern eine Orientierungshilfe für die richtigen Fragen an einen potentiellen Cloud Service Anbieter:
Befindet sich der Sicherheitsserver zur Datenspeicherung in Deutschland?
Anders als oft angenommen unterliegen Anbieter von Cloud-Services nicht den Bestimmungen des Firmenstandortes, sondern der Serverstandorte. Das deutsche Datenschutzgesetz zählt bisher zu den strengsten der Welt. Es herrscht Informationspflicht bei der Datenerhebung und ein allgemeines Datengeheimnis. Mit dem Wirksamwerden der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung am 25. Mai 2018 soll das deutsche Datenschutzgesetz erneut verbessert und auf die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden. Eine entsprechende Vorlage zur Neustrukturierung des Bundesdatenschutzgesetzes wurde bereits eingebracht. Der Serverstandort Deutschland kann somit jetzt und auch in Zukunft als ein Zeichen der Zuverlässigkeit des Anbieters gewertet werden.
Werden meine Daten verschlüsselt übertragen?
Neben dem Speicherort der Daten ist für Datensicherheit relevant, wie Daten in die Cloud Lösung gelangen. Als wichtigster Faktor gilt hierbei die Aktualität des genutzten SSL-Zertifikats. SSL steht für „Secure Socket Layer" und beschreibt eine Verfahrensweise der sicheren Datenübertragung zwischen einer Internetseite und deren Besucher. Die Aktualität des vom Anbieter genutzten Zertifikats ist für die sichere Übertragung von Daten entscheidend und sorgt dafür, dass Daten auf ihrem Weg in den virtuellen Speicherplatz vor Angriffen sicher sind.
Sind die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Auftragsdatenverarbeitung unbedenklich?
Als selbstbestimmter Kunde, der nicht nur die Verantwortung für seine eigenen Daten trägt, ist es bei der Auswahl eines Cloud Anbieters unerlässlich, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Auftragsdatenverarbeitung, kurz AGB und ADV, ausführlich zu prüfen oder professionell prüfen zu lassen. Da die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, personenbezogen sind, muss vom Unternehmen nach §11 des Bundesdatenschutzgesetzes ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. Festgehalten werden Gegenstand und Dauer des Auftrags, Zweck und Art der Verarbeitung, Organisation und Technik, Löschung und Sperrung der Daten, etwaige Kontrollrechte sowie Befugnisse und Pflichten des Auftragnehmers. Nur wenn bei AGB und ADV alles stimmt, sollte ein Cloud Anbieter in die engere Auswahl genommen werden.
Kann der Anbieter Referenzen vorweisen?
Transparenz und Vertrauenswürdigkeit stehen hier an erster Stelle. Der persönliche Erstkontakt zum Anbieter sollte schnell, unkompliziert und professionell verlaufen. Im besten Fall sollte es die Möglichkeit geben, mit bestehenden Kunden über deren Erfahrungen zu sprechen. Referenzen sind viel wert und geben Auskunft über die Verlässlichkeit der HR Cloud Lösung. Es empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit anderen Human Resource Managern, beispielsweise auf Xing oder anderen sozialen Netzwerken. Zudem schadet es nicht, auch Referenzen zum Thema Hardwareschutz der Server einzuholen. Die Unterbringung der physischen Server in separaten Brandschutzzonen garantieren beispielsweise die Datensicherheit in der Cloud und können ohne Probleme erfragt werden.
Ist der Anbieter gut erreichbar?
Die reibungslose Kommunikation von Cloud-Dienstleister und Kunde garantiert eine Erfüllung der Anforderungen an effiziente Arbeit und hilft dabei, eine langfristige Zusammenarbeit zu ermöglichen. In diesem Zuge sollten Unternehmen ein Service-Level- Agreement mit dem Anbieter treffen. Mit einer solchen Vereinbarung sichert der Anbieter dem Kunden ein bestimmtes Verständnis seiner Service Verantwortung und Erreichbarkeit zu. Zusätzlich lohnt es sich, sich über etwaige versteckte Servicekosten zu informieren und einen Blick auf die tägliche Erreichbarkeit des Kundenservices zu werfen. Ein weiterer Tipp: Bei persönlichem Kontakt mit dem Anbieter einfach nach der durchschnittlichen Reaktionszeit des Service fragen. Am Ende spielt es für HR Manager schließlich eine entscheidende Rolle, ob es heißt, die Antwort auf eine Frage kommt in 45 Minuten oder in 5 Stunden.
Aktiv testen und in Ruhe entscheiden
Als HR Manager können Sie mit dieser Liste als Ausgangspunkt sinnvoll zur Auswahl eines Cloud Anbieters beitragen und die richtigen Fragen stellen. Wenn sich die wünschenswerten fünf positiven Antworten ergeben, kann einen Schritt weiter gedacht werden. Im folgenden Prozess können Sie Ihre Mitsprache noch weiter ausbauen und die in Frage kommenden Programme selbst in Ruhe testen. Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung sowie Kosteneffizienz sollten hierbei die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl sein.
Mit diesen Tipps an der Hand können Sie sich selbstbewusst in den gesamten Auswahlprozess einbringen und die, für die Personalabteilung wichtigen, Standpunkte vertreten. So treffen Sie am Ende zusammen mit Ihrer IT Abteilung eine Wahl, die sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene für Zufriedenheit sorgt und Ihnen eine produktivere Arbeit ermöglicht.
