Top-Trends der HR Digitalisierung – und wie Personaler sie in die Praxis umsetzen können

Digitalisierung von HR meint den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und alle Veränderungen, die damit einhergehen. Das können sein: Formen der Zusammenarbeit, Rollenverständnis, Führungsverhalten etc.

Analoge Strukturen und Prozesse werden in digitale überführt bzw. mehr: Sie werden grundsätzlich neu gedacht und dann entsteht ein digitales System. Es reicht also nicht, Inhalte von Papier in Excel zu übertragen. Vielmehr ist die Frage, wie Informationen, die ehemals auf Papier standen, intelligent aufbewahrt und genutzt werden können.

Etwa die Hälfte der HR-Verantwortlichen hat laut Stu­die der Leu­pha­na Uni­ver­sität nicht die digitalen Kompetenzen, die heute und vor allem in den kommenden Jahren notwendig wären. Das muss sich ändern, und beginnt mit dem Selbstverständnis von HR.

Bislang war HR vor allem für Verwaltung zuständig. Laut Kienbaum-Studie verbringen Personaler 39 % ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben. Das macht drei Stunden an einem normalen Arbeitstag und verursacht (bei einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 50.000 € pro Jahr) rund 88 € – täglich. Wer das aufs Jahr rechnet, kommt auf 19.500 €. Das ist eine Menge Geld und ein Kostenfaktor, der nicht sein muss.

Die Rolle des Personalers entwickelt sich im digitalen Zeitalter in Richtung Gestaltung und Enablement (“Befähigung” im Deutschen – zum Beispiel der Führungskräfte). Sie werden zum Vermittler zwischen Führungskräften und Angestellten und schaffen die notwendigen Rahmenbedingungen für motiviertes und erfolgreiches Arbeiten.

Vor diesen Herausforderungen steht der Personaler heute schon und in Zukunft:

• Wie sieht Führung in Zukunft aus? HR wird den Kollegen im Transformationsprozess als Mentor zur Seite stehen, Trainings für die Führungskräfte entwickeln, Coachings oder Gespräche anbieten, damit die ein neues Führungsmodell kennen und umzusetzen lernen.

• Wie arbeiten Mitarbeiter in Zukunft? Durch digitale Technologie wird Arbeit mobil und projektlastiger. Virtuelle Teams schließen sich über Entfernungen hinweg zusammen, tauschen Wissen aus und erarbeiten gemeinsam Lösungen. Hierarchien lösen sich auf und werden durch einen Austausch auf Augenhöhe ersetzt. Das fordert HR-Abteilungen besonders heraus, denn die schaffen die Voraussetzung einer guten Personalführung. Dafür stimmt sich HR eng und regelmäßig mit den Mitarbeitern ab, holt Feedback ein und bringt unterschiedliche Kollegen zusammen.

Personaler werden also zum Change Manager in einem Transformationsprozess, der nur mit moderner Technologie funktionieren kann. Heißt auch: HR selbst sollte Technologie affin sein und dem Umgang mit Daten beherrschen. Damit ist nicht Big Data oder Künstliche Intelligenz gemeint, sondern eher der Einsatz von HR Software im Alltag.

Wie Ihnen die Einführung von Software am besten gelingt, erfahren Sie im Artikel “Einfacher als gedacht: So gelingt die Einführung von HR-Software in unter 6 Wochen”. 

Warum geht die Digitalisierung von HR häufig nur schleppend voran? Weil neben Kompetenzen die notwendigen Standards und Prozesse fehlen, so das Ergebnis der Studie “HR goes digital”.

Unternehmen, die Prozesse haben, weil sie HR Software einsetzen, verarbeiten Bewerber effizienter und stellen teilweise doppelt bzw. dreimal so viele Mitarbeiter ein wie solche ohne Software (bei gleicher Größe der Personalabteilung). Zu diesem Ergebnis kam Personio in einer Studie zusammen mit Bitkom Research.

Ganz allgemein sind digitale Prozesse für alle nachvollziehbar, also transparent. Sie sind weniger fehleranfällig (auf eine Maschine ist bei standardisierten Aufgaben eher Verlass als auf den Menschen) und sie beschleunigen Interaktionen (denken Sie nur an elektronische Kommunikation oder die Einladung zu einem Termin, der sogleich in Ihrem Kalender landet).

Im HR gibt es neben der Verwaltung von Mitarbeitern viele weitere Aufgaben, darunter Recruiting oder Entwicklung. Jeder Bereich kann durch eine Cloud HR Software wie Personio unterstützt werden.

Fast jedes Unternehmen spürt den Fachkräftemangel: 65 % der Unternehmen fällt es laut der Studie von Personio und Bitkom Research schwer, neue und ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Wahrscheinlich brauchen auch Sie ‘Digital Natives’, besser heute als morgen.

Wichtig in diesem Zuge ist: Talente überhaupt erst einmal finden, die passenden erreichen, und dann so adressieren, dass sie sich bewerben. Unsere Vorlage zu Candidate Personas unterstützt Sie hierbei. Es geht demnach um Quantität UND Qualität. Heißt: Für stundenlanges Screening von Lebensläufen ist keine Zeit, die Vorselektion muss schnell gehen und herausfiltern, wer passen könnte.

Eine Software automatisiert die Bewerbervorselektion. Sie ermöglicht nämlich ein strukturiertes E-Recruiting, indem Sie für jede offene Stelle Kriterien definieren, die über ein Online-Formular abgefragt werden. Die Angaben werden automatisch ausgewertet und zeigen Ihnen in Form eines Scoring-Wertes, ob der Kandidat die Anforderungen für die Position erfüllt. Das verschafft Ihnen Zeit für den persönlichen Auswahlprozess, der später kommt.

Um genug Bewerber zu erreichen, bietet eine Software wie Personio die Möglichkeit, Stellenanzeigen auf unterschiedlichen Plattformen zu veröffentlichen (Stichwort Multiposting) und auch auszuwerten, wie gut diese funktionieren.

Während Sie von schnelleren Prozessen profitieren, erlebt der Kandidat eine positive Candidate Journey – die er übrigens auch erwartet. Nichts verärgert Bewerber mehr, als lange auf Rückmeldung zu erwarten oder lange Formulare auszufüllen.

Wenn es einmal so weit gekommen ist, dass ein Kandidat in die nähere Auswahl kommt, können Sie mittels Software den Prozess professionell steuern. Alle, die an Interviews beteiligt sind werden über die Software an Termine und Aufgaben erinnert – Sie stellen das einmal ein und müssen sich dann nicht mehr kümmern.

Zeit, die Sie gewinnen, weil Schritte automatisiert werden, können Sie in die Pflege eines Talent Pools oder die Konzeption innovativer Recruiting-Maßnahmen investieren, und sich auf diesem Weg für die digitale Zukunft wappnen, die weiterhin nach neuen und umkämpften Talenten verlangen wird.

Damit neue Mitarbeiter sich schnell wohlfühlen – die meisten Mitarbeiter, fast die Hälfte, kündigen innerhalb der Probezeit – sollten Sie einen professionellen Onboarding-Prozessbesitzen. Auch der wird Sie, wenn er digital ist, nur eingangs Zeit kosten, wenn Sie ihn konzipieren. Sie können festlegen, welche Schritte neue Mitarbeiter durchlaufen, welche Kollegen wann wie Hilfestellung geben sollen und wie lange das Ganze dauern soll. E-Mails zur Koordination und Erinnerung verschickt die Software. Sie können immer den aktuellen Stand einsehen.

Ganz egal, ob eine Belegschaft aus 5 oder 500 Mitarbeitern besteht: Alle wollen Gehalt, in den Urlaub fahren oder fallen krankheitsbedingt einmal aus. In anderen Worten: Irgendwas ist immer, und in der Verantwortung für ein reibungsloses Personalmanagement ist HR. Standardisierte Vorgehen wie Urlaubsanträge oder das Einreichen von Krankmeldungen müssen einfach funktionieren und korrekt sein.

Wenn Technologie etwas kann, dann das: Standardprozesse automatisieren.

Software-Einsatz ist demnach ein Muss. Die fungiert als zentrales System, in dem Mitarbeiterinformationen zusammenlaufen und bestmöglich genutzt werden können.

Es beginnt mit der digitalen Personalakte. Die wird angelegt, sobald ein Bewerber zum Mitarbeiter wird, und wird angefüttert mit Kontaktdaten, Adresse etc. Sie können später für sämtliche HR-Aufgaben, zum Beispiel die online Lohnbabrechnung, verwendet werden – die Software zieht sich die Daten automatisch – was viel Zeit spart und Ihnen die Sicherheit gibt, dass die Zahlen stimmen.

HR wird dabei spürbar entlastet, denn der Mitarbeiter hat Zugriff auf seine Akte und kann über den Employee Self Service Änderungen selbst vornehmen. Überhaupt überträgt Software – speziell Personio – allen Mitarbeitern die Aufgabe und die Möglichkeit, Herr bzw. Frau über seine/ihre Daten zu werden und – je nach Zugriffsrechten – in Prozesse und Entwicklungen Einblick zu erhalten.

Diese Form der Transparenz ist der Generation der Digital Natives wichtig, und Unternehmen können darüber zeigen, dass sie modern und zeitgemäß aufgestellt sind. Wenn eine Cloud-Lösung im Einsatz ist, können Mitarbeiter jederzeit und von überall Informationen einsehen – so, wie sie es gewohnt sind und erwarten.

Digitalisierung heißt Dynamik, das gilt auch für die Personalentwicklung. Mitarbeiter wollen schnell Verantwortung übernehmen, ihre Kompetenzen erweitern, und unmittelbares Feedback erhalten. Dafür bedarf es agiler Strukturen, jenseits von Hierarchien, sowie Selbstmanagement. Technologie kann genau das bieten. Im Digital HR unterstützen Personaler durch die passenden Rahmenbedingungen sowie Mentoring oder Beratung.

Die Arbeitsstrukturen sollten dazu beitragen, Druck aus dem Arbeitsalltag zu nehmen, damit ein Arbeitsklima entsteht, in dem sich Mitarbeiter wohl fühlen und effizient arbeiten können. Technologie gehört als eine Art Hygienefaktor dazu. Wer sich stundenlang mit Urlaubsanträgen oder Stundenzetteln herumärgert, der kann sich schlecht auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren. Wenn HR also diesen Teil digital abbildet und Zeitfresser eliminiert, ist ein wichtiges Fundament für konzentriertes Arbeiten geschaffen.

Silodenken ist überholt. Agiles Arbeiten steht hoch im Kurs. Neue Technologien geben die Möglichkeiten, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und virtuelle Meetings abzuhalten. Am besten HR geht mit gutem Beispiel voran. Eine Personalabteilung, die mit Personio arbeitet, kann innerhalb des Kollegenkreises über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg zusammenarbeiten.

Zudem können Personalverantwortliche per Knopfdruck Reportings ziehen und schnell Maßnahmen ableiten. Wenn die funktionieren, gut. Wenn nicht, dann probiert man etwas Anderes aus. So entsteht ein Arbeitsklima, in dem Fehler erlaubt sind und Entscheidungen schnell in Taten umgesetzt werden können. Über den Employee Self Service werden Mitarbeiter befähigt, sich ein Stück selbst zu verwalten.

Führungskräfte werden ihren Mitarbeitern künftig mehr Freiraum geben und Entscheidungskompetenzen übertragen. In einem agilen Umfeld sind sie, so wie HR auch, immer mehr Coach oder Mentor. Anstatt Prozesse vorzuschreiben (die sind großteils in Technologie abgebildet), moderieren sie diese eher und passen sie ggf. an.

Wie auch der Personaler übernehmen Führungskräfte Aufgaben eines Change Managers, der Kollegen durch einen Transformationsprozess begleitet und weist. Dabei holt er (wie HR) regelmäßig und informell Feedback ein, um Dinge in Zukunft ggf. besser zu machen.

Anstelle von Top Down ist Dialog gefragt, und zwar auf Augenhöhe. Was Mitarbeiter demotiviert, ist schlechte Führung und mangelnde Anerkennung. Bedeutet im Umkehrschluss: Wer regelmäßig und offen Feedback gibt, der befördert die Motivation und Leistung von Mitarbeitern.

Wir von Personiosetzen zum Beispiel auf 360°-Feedback. Fremdbild und Selbstbild sollen dabei im Austausch mit mehreren Parteien reflektiert werden, mit dem Ziel, die eigenen Kompetenzen realistisch einzuschätzen und abzuleiten, wie man seine persönlichen Ziele erreicht.

Die Kompetenzen, die jeder Beteiligte dafür mitbringen sollte, kann HR in Form von Schulungen oder auch direkt vermitteln.

Mehr zum Feedback bei Personio erfahren Sie in diesem Artikel.

Wichtig bei der Kompetenzförderung und Leistungssteigerung von Mitarbeitern ist der Einsatz von HR-Analytics. Damit ist die statistische Auswertung und Zusammenführung von Personal- und anderen Unternehmensdaten gemeint, die erlaubt, Entscheidungen zu treffen, wie: “Mitarbeiter A benötigt eine (weitere) Schulung, um B zu erreichen”, “Bei Abteilung C hat sich seit Maßnahme D die Zielerreichung um x verbessert” usw.

Berichte in Personio liefern per Knopfdruck auch Informationen darüber, in welcher Abteilung die Fluktuationsrate hoch ist oder wer sich in welchem Zeitraum zur Führungskraft entwickelt hat. Solche Daten liefern HR zum einen eine Legitimationsgrundlage für Entwicklungsmaßnahmen. Zum anderen zeigen sie auf, wo noch Handlungsbedarf ist. Denn was nicht mehr sein muss: nach Bauchgefühl handeln und hoffen, das etwas passiert.

Viele HR-Verantwortliche haben Vorbehalte, wenn es um die Einführung neuer Technologie geht. Die ist erstens nicht angebracht, das kann Personio nach mehr als 1.000 Implementierungen sagen. Zum anderen kommt es auf zwei wesentliche Punkte an:

• Das Mindset

• Die Menschen

Es beginnt, wie so oft, mit der richtigen Einstellung. Zukunftsfähig ist, wer digital denkt, das gilt für HR genauso wie für ein Unternehmen als Ganzes. Hinzu kommt: HR wirbt um digitale Talente, die erwarten Gleichgesinnte, wenn nicht Vorreiter, als Gegenüber.

HR hat im Unternehmen eine besondere Rolle: zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsführung. Demnach liegt es auch an HR, in beide Richtungen eine digitale Unternehmenskultur zu etablieren.

Dafür benötigt HR das Commitment eines jeden Mitarbeiters. So überzeugen Sie Ihren Geschäftsführer und so Ihre Kollegen.

HR-Technologie ist nur so gut wie die Prozesse, die ihr zugrunde liegen. Die sind von Menschen gemacht. Wer weiß, welche Ziele ein Unternehmen verfolgt und wie die erreicht werden können, baut dafür Prozesse. Ein Tool wie Personio begleitet Sie auf diesem Weg und nimmt Ihnen Aufgaben ab, mit dem Ziel, schneller gute Ergebnisse zu erzielen.

Das entbindet weder HR noch die Belegschaft aus der Verantwortung. Vielmehr sind die gefragt, Arbeitsweisen zu hinterfragen, ggf. zu verändern und dabei immer auf die Zielsetzung hin abzuklopfen. Wenn ein Unternehmen schnell wachsen will und viele neue Leute einstellen möchte, dann ist ein funktionierender Recruiting-Prozess wichtiger als ein ausgefeiltes Lohnprogramm. Will sagen: Ob und welchen Beitrag Technologie leistet, liegt in der Verantwortung von Menschen, die sie einsetzen und auf ein Ziel hinarbeiten.

Ein Tool sollte so konzipiert sein, dass es einfach zu bedienen ist, funktioniert und im besten Fall Schnittstellen zu schon vorhanden Systemen bietet.