7 Gründe, Ihre Geschäftsreisebuchung unter die Lupe zu nehmen

Andy vom Marketing muss morgen nach Paris und Hannah übers Wochenende nach London, aber möglichst direkt neben das Tagungshotel – Alltagssituationen. Das heißt für Sie: An- und Abreise mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln sowie Unterkünfte unter Zeitdruck buchen – oft für mehrere Kollegen gleichzeitig.

Also: Preise vergleichen, Reisezeiten planen, Verbindungen checken, Tickets sichern. Und je größer das Unternehmen ist, desto mehr Mitarbeiter sind regelmäßig geschäftlich unterwegs. Das ist Stress pur und ein richtiger Zeitfresser.

Schon mal Chef und Assistenten zusammen in die Business Class gebucht? Wahrscheinlich nicht, denn soweit sind Ihnen die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens bestimmt bekannt. Wie die Regelungen aber für individuelle Mitarbeiter sind, wer in welchem Hotel übernachten oder 1. Klasse im Zug fahren darf, ist oft gar nicht so eindeutig.

Gerade bei alteingesessenen Firmen liegen die Reiserichtlinien einzelner Mitarbeiter nur in PDF-Versionen ab und müssen bei jeder Reisebuchung wieder hervorgeholt werden. So entsteht Verwirrung, welche Richtlinien für wen gelten. Die Folge: jedes Mal erneut die Dokumente herauskramen und nachschauen – Zeit, die Sie auch wirksamer einsetzen können.

„Sind das jetzt alle Belege?“ – die Klassiker-Frage während der Reisekostenabrechung auf Seiten von HR und Finance. „Wann ist denn das Geld auf meinem Konto?“ – die Klassiker-Frage des Mitarbeiters. Der komplette Zyklus der Reisekostenabrechnung kann lange dauern: Laut VDR Geschäftsreisestudie 2018 vergehen im Schnitt drei Monate bei KMUs zwischen Auslage und Erstattung.

Unschön für die Angestellten, die geschäftliche Ausgaben oft mit privatem Geld abgedeckt haben. Durch solche komplizierten, veralteten Prozesse entsteht Stress auf beiden Seiten. Beschwerden von Mitarbeitern sind daher keine Seltenheit, was zu Unzufriedenheit führt.

Verpasste Flüge, verspätete Züge oder Fehlbuchung bei der Hotelübernachtung – wer kennt diese Notfallsituationen auf Geschäftsreisen nicht? Und an wen wenden sich Mitarbeiter in solchen Fällen? Richtig, die Personalabteilung.

Nicht selten klingelt spätabends das Telefon und es müssen schnelle Lösungen gefunden werden. Aber wer will schon 24/7 erreichbar sein, wenn die Geschäftsreisebuchung nicht das eigentliche Hauptfeld des Jobs ist und die Woche offiziell nur 40 Stunden hat?

Sie ist kompliziert, sie erscheint irgendwie veraltet und doch ist sie seit 2019 Pflicht: die A1-Bescheinigung. Das Dokument legt bei Auslandsentsendungen von Mitarbeitern fest, an welches Land der Sozialversicherungsbeitrag gezahlt wird. Daher muss die Bescheinigung bei allen Auslandsreisen (auch wenn diese nur einen Tag lang sind) immer mitgeführt werden.

Beantragt wird das Schreiben i.d.R. durch die HR-Abteilung beim verantwortlichen Träger oder über eine elektronische Ausfüllhilfe. Und das gilt für jede einzelne Reise vorab. Ein Prozess, der viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Mit Bonusprogrammen für Mitarbeiter können Sie bares Geld sparen. So funktioniert’s: Buchen Ihre Mitarbeiter regelmäßig Hotels, die unterhalb der durch die Reiserichtlinien festgelegten Sterneanzahl liegen, können Sie dies durch ein Bonusprogramm belohnen.

Gleiches können Sie für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs statt Taxi einführen etc. und so nach und nach Ihre Kollegen dazu ermutigen, gezielt Entscheidungen zu Gunsten günstigerer Optionen zu treffen. Reportings und Analysen über das Reiseverhalten Ihrer Mitarbeiter können hier helfen.

Leider bedeuten Geschäftsreisen viel zu oft Stress für alle Beteiligten, Geschäftsreisebuchungen und -abrechnung umso mehr. Das resultiert in Frust – kein Wunder: Statt ihre eigentliche Arbeit zu erledigen, plagen sich Mitarbeiter mit Bürokratie herum.

Deshalb ist es wichtig, dass HR hier Verantwortung übernimmt und Prozesse für alle Beteiligten vereinfacht. Das müssen Sie auch nicht allein tun. Setzen Sie sich zum Beispiel mit ihrer Finanzabteilung zusammen und überlegen Sie gemeinsam, was nächste Schritte sein könnten. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen mit Zufriedenheit danken und wieder gerne auf Geschäftsreise gehen.

Laut Studie führen 61 % der befragten Unternehmen Ihre Reisebuchung nicht online durch. Und genau das ist der Treibsand, der Ihre HR-Arbeit nach unten zieht – egal, wie hart Sie arbeiten.

Ein digitales Geschäftsreisebuchungsportal kann helfen, die einzelnen Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und für alle Beteiligten transparenter zu machen.

Mitarbeiter können z. B. direkt auf der Plattform die für sie passenden Zeiten und Verbindungen Ihrer Reise suchen, ohne noch einmal explizit Rücksprache mit der HR- oder Finance-Abteilung zu halten.

Solche Tools können auch in Bezug auf Reiserichtlinien unterstützen, indem Guidelines im System hinterlegt werden und Verstöße direkt angezeigt werden. Außerdem kann die HR-Abteilung festlegen, wer über einen möglichen Richtlinienverstoß zusätzlich informiert werden soll.

Genehmigungsprozesse helfen dabei, den Reisenden bei der Buchung zu unterstützen.

Und zu guter Letzt: Moderne Geschäftsreiselösungen machen die Belegabrechnung einfacher, indem z. B. Belege direkt über eine App digitalisiert werden können oder dafür sorgen, dass der größte Kostenblock (Flug/Hotel/Bahn/Mietwagen etc.) bereits vor der Reise durch die Firma übernommen wird.

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