Home-Office – flexibel in die Zukunft der Arbeit

Flexibilität innerhalb eines Unternehmens kann Gold wert sein – insbesondere dann, wenn unerwartete Situationen oder Krisen ein „Weiter so wie bisher" als rückständige Floskel entlarven. Mit Home-Office lassen sich nicht nur Job und Familie besser vereinbaren, sondern auch die Produktivität im Unternehmen erhöhen und Kosten reduzieren. Eine klassische Win-Win-Situation.

Dementsprechend fordert auch die Arbeitgeberseite, etwa in Gestalt des Bundesverbandes der Personalmanager, die Unternehmen auf, verstärkt auf Home-Office zu setzen – gerade im Mittelstand, dem Rückgrat der deutschen Wirtschaft.Erlaubten vor der Corona-Pandemie 2020 nur vier von zehn Unternehmen (39 Prozent) die Arbeit im Home-Office, so arbeitet inzwischen jeder zweite Berufstätige (49 Prozent) ganz oder teilweise von daheim.

Der Haufe-Fachverlag für Personalwesen definiert Home-Office auf seiner Website wie folgt: „Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.“ In dieser Definition schwingen bereits die drei Optionen für Home-Office mit:

• Home-Office in Vollzeit – Mitarbeiter*innen arbeiten ausschließlich von zu Hause aus

• Alternierendes Home-Office – Mitarbeiter*innen arbeiten sowohl an seinem Arbeitsplatz im Unternehmen als auch von zu Hause aus

• Mobiles Home-Office – Mitarbeiter*innen arbeiten im Rahmen von Reisetätigkeiten von unterwegs aus

Home-Office in diesem Sinne beschreibt also einen übergeordneten Organisationsansatz zur Flexibilisierung von Arbeit. Nicht zu verwechseln ist es mit dem heimischen Arbeitszimmer, das Mitarbeiter*innen steuerlich geltend machen können.

Was ist der Unterschied zu mobilem Arbeiten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick.

Endlich nach dem eigenen Biorhythmus arbeiten – und den Arbeitsweg spart man sich auch. Das Home-Office hat viele Vorteile. Dabei ist bei der Heimarbeit nicht alles eitel Sonnenschein. Isolation, erschwerte Kommunikation und das berüchtigte Motivationsloch schaden der Produktivität im Home-Office. Auch die Nachteile sollten Sie deshalb im Auge behalten.

Hier sind Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Home-Office.

Home-Office kann nicht einseitig angeordnet werden. Für die Regelung des Home-Office müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen eine entsprechende Vereinbarung reffen – gibt es einen Betriebsrat, muss auch dieser involviert werden.

Wer die Kosten für das Home-Office übernimmt, hängt davon ab, was Mitarbeiter*innen und Unternehmen vereinbart haben. Gibt es keine klare Vereinbarung, trägt der Arbeitgeber theoretisch alle Kosten für das Home-Office, vom Arbeitsmittel bis zu den Heizkosten, sagt Dr. Raben. Er empfiehlt Arbeitgebern, im Arbeitsvertrag eine konkrete Home-Office-Pauschale zu definieren.

Ein eigenes Zimmer, das nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird, können Arbeitnehmer*innen von der Steuer absetzen. Wer seinen Homeoffice-Arbeitsplatz z. B. im Wohnzimmer eingerichtet hat, kann die Kosten für den Arbeitsplatz hingegen nicht absetzen.

Das gilt während Corona: Wenn ein*e Arbeitnehmer*in einen Raum wie etwa ein Gästezimmer, das bislang privat genutzt wurde, während der Corona-Zeit beinahe komplett beruflich als Home-Office-Arbeitsplatz nutzen, kann er oder sie dieses steuerlich geltend machen.

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Auch im Home-Office gilt die gesetzliche Unfallversicherung. Doch diese greift normalerweise nur bei Unfällen, die im direkten Bezug zur Arbeitstätigkeit stehen.

Beispiel:

• Sich beim Öffnen der Rechnung eines beruflichen Partners mit dem Brieföffner schneiden: versichert.

• Ein Glas Apfelsaft holen und ausrutschen: nicht versichert.

Pausen und Ruhezeiten gelten im Home-Office genauso, als würde man im Büro arbeiten. Arbeitnehmer*innen steht ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten zu. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden dürfen sie 45 Minuten Pause machen.

Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung dieser Zeiten verantwortlich, doch im konkreten Fall ist genau das schwer nachzuprüfen. Deshalb sollten Arbeitgeber die Verantwortung in der Home-Office-Vereinbarung zum Teil an Arbeitnehmer*innen zurückgeben.

Während der im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitszeiten sollten Mitarbeitende auch im Homeoffice erreichbar sein. Sofern keine anderen Regelungen im Arbeitsvertrag getroffen wurden, müssen Arbeitnehmer*innen darüber hinaus nicht verfügbar sein.

Home-Office braucht neben allen genannten Freiheiten und Optionen vor allem eines: klare und eindeutige Regeln. Diese sollten von HR unter Berücksichtigung der Fachabteilungen in einer Home-Office-Policy festgelegt und vor allem kommuniziert werden.

Kostenpauschale: Was schießt der Arbeitgeber maximal zu? (Vorsicht: Ist dies nicht klar geregelt, trägt der Arbeitgeber theoretisch alle Kosten für das Home-Office).

Technische Ausstattung: Die technische Ausstattung des Home-Office-Arbeitsplatzes muss nach der Arbeitsstättenverordnung vom Arbeitgeber vorgenommen werden. Außerdem gilt das Arbeitsschutzgesetz auch für das Home-Office!

Zusatzvereinbarung zu Arbeitszeiten: Auch am Home-Office Arbeitsplatz gilt das Arbeitszeitgesetz. Klären Sie also durch eventuelle Zusatzvereinbarungen diesen und andere Punkte im Arbeitsvertrag – gerne schriftlich bzw. digital. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiten so formuliert sind, dass Mitarbeiter*innen und Unternehmen davon profitieren.

Datenschutz und Cybersicherheit: Für das Home-Office müssen Mitarbeiter*innen klare Regeln zu Datenschutz und zur Datensicherheit erhalten, die in der Regel identisch zur Arbeit im Büro sind.

Erreichbarkeit: Was sind die Kernarbeitszeiten, zu denen jeder erreichbar sein muss?

Ausstattung mit Arbeitsmitteln: Welche Arbeitsmittel werden zur Verfügung gestellt und wie müssen Mitarbeiter*innen mit ihnen umgehen? Ist die Nutzung privater Arbeitsmittel erlaubt?

Zutrittsrecht: Der Arbeitgeber darf sich Zutritt zur Arbeitsstätte des Mitarbeitenden verschaffen.

Macht Home-Office nun produktiver oder nicht? An dieser Frage scheiden sich die Geister.

Die lange Antwort: Laut einer Studie der Krankenkasse DAK (2020) sagen 56 Prozent der Mitarbeiter*innen,die regelmäßig zu Hause arbeiten, sie seien daheim produktiver als im Büro. Gleichzeitig meldeten nur 5,7 Prozent der Unternehmen während der Corona-Pandemie eine Steigerung der Produktivität beim mobilen Arbeiten. Bei30,4 Prozent der Firmen blieb das Produktivitätsniveau gleich und 27 Prozent berichteten sogar von einer gesunkenen Produktivität bei ihren Teams.

Die kurze Antwort: Produktivität im Home-Office hängt davon ab, wie man es umsetzt. Hier sind unsere Produktivitäts-Tipps.

Auch im Home-Office gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Diese dient der Gesundheit von Arbeitnehmer*innen am Arbeitsplatz. Im Idealfall sollten Mitarbeiter*innen im Home-Office in einem ergonomisch eingerichteten Arbeitszimmer arbeiten.

Tageslicht, regelmäßig frische Luft, eine angenehme Raumtemperatur, ein Schreibtisch, der groß genug ist und ein Ort, an dem man ungestört ist – das sind die wichtigsten Voraussetzungen für einen guten Arbeitsplatz. Klingt erstmal nicht nach Rocket Science. Doch auch, wie organisiert der Schreibtisch ist, spielt eine Rolle. Also: Ordnung halten! Auch Grünpflanzen helfen der Produktivität im Home-Office auf die Sprünge – sie steigern das Produktivitäts-Niveau im Schnitt um 15 %.

Der Mensch funktionier am besten, wenn er sich an fixe Abläufe halten kann. Deshalb sollten sich Arbeitnehmer*innen auch beim Home-Office eine Routine zulegen. Immer zur gleichen Zeit aufstehen, Kaffee kochen, zu einer festen Zeit anfangen zu arbeiten und ebenfalls zu einem festen Zeitpunkt Feierabend machen. Sinnvoll ist es, sich Blocker in den Kalender einzutragen. Beispiel: Die ersten 15 Minuten jedes Arbeitstages sind für die Beantwortung von Mails reserviert.

Pausen kurbeln die Leistung an – aber sie sollten sinnvoll gewählt sein. Jeder sollte für sich selbst ausprobieren, mit welchem Pausenintervall er oder sie am besten zurecht kommt. Das können 5 Minuten nach jeder halben Stunde sein oder 10 Minuten nach jeder Stunde. Zu kurz sollten die Intervalle nicht gewählt sein, weil die Pause sonst die Konzentrationsphase unterbricht. Wer zu spät Pause macht, tut sich auch nichts Gutes, denn wirklich fokussiert arbeiten kann man nur über einen relativ kurzen Zeitraum hinweg.

Mit der Ablenkung ist das so eine Sache. Deshalb empfiehlt sich die “Pomodoro-Technik”, mit deren Hilfe man kurze Konzentrationsphasen optimal nutzen kann.

So funktioniert's: 25 Minuten lang wird konzentriert gearbeitet, danach folgen 5 Minuten Pause. Nach 4 Intervallen sind 20 bis 30 Minuten Pause angesagt.

HR kommt bei der Einführung von Home-Office eine zentrale Rolle zu, etwa wenn es um die Definition und Abstimmung von grundlegenden Regeln für dieses flexible Arbeitsmodell geht. Innovative Ansätze brauchen Leitlinien. Noch bedeutender ist allerdings die Aufgabe der HR bei der Durchführung von Home-Office im beruflichen Alltag: Hier wirken HR Manager*innen als Mentoren, Begleiter und Gatekeeper.

Das HR Team muss dafür sorgen, dass Home-Office für alle Mitarbeiter*innen sicher und reibungslos funktioniert. Bei den meisten Beschäftigten eines Unternehmens werden Ideen und Vorstellungen einer Home-Office-Kultur auf fruchtbaren Boden fallen. Jeder zweite Deutsche würde gerne von zuhause arbeiten und bei 40 Prozent aller Berufe ist laut Deutschem Institut für Wirtschaft Home-Office möglich.

Je stärker ein Unternehmen digitalisiert ist, desto weniger Probleme warten, weil Software und Tools bereits integriert sind.

Wenn Kollegen nicht mehr täglich vor Ort im Büro sind, heißt das für HR nicht, dass nicht trotzdem die typischen Verwaltungsaufgaben zu erledigen wären. Hier können schlaue digitale Helferlein wie z.B. eine Digitale Personalakte oder ein Employee Self Service-Zugang (ESS) helfen.

Beispiele für Digitalisierungsfälle in der HR gefällig?

• Krankmeldungen – werden von Mitarbeiter*innen selbst über ESS gemeldet

• Atteste – können Mitarbeiter*innen über ESS hochladen

• An- und Abwesenheiten während des Arbeitstages – können über Statusmeldungen in den Kommunikationssystemen z.B. Messenger-Dienste von Mitarbeiter*innen gepflegt werden

• Dienstreiseanträge – stellen Mitarbeiter*innen über das ESS, der Vorgesetzte gibt den Antrag frei hier auch frei

Alle Mitarbeiterdaten immer verfügbar

Sie sind im Home-Office? Mit der digitalen Personalakte haben Sie Mitarbeiterdaten immer vorliegen. Dokumente, Verträge, Kontakte sind sicher und zentral gespeichert und so jederzeit griffbereit.

Mehr zur digitalen Personalakte

Mitarbeiter*innen, die in Teams remote arbeiten, müssen absolut transparent kommunizieren und sich störungsfrei austauschen können. HR Manager*innen müssen also dafür sorgen, dass entsprechende digitale Kommunikations-Tools nicht nur über eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, sondern dass die Kollegen diese auch im beruflichen Alltag nutzen. HR muss zudem klären, welche Informationen auf welchem Kommunikationsweg weitergegeben werden sollten. Das können Messenger-Dienste wie Teams oder Slack sein, ein Videochat wie Zoom, Skype oder facetime, Cloudspeicher-Dienste für die Datensicherung oder auch Datentransferdienste wie Wetransfer.

Auch digital durchgeführte Meetings brauchen klare Regeln, damit sie nicht – wie oftmals im analogen Büro – zum Zeitfresser für alle und damit zum Kostentreiber werden. Diese Tipps für Meetings helfen:

• Teilnehmerzahl begrenzen

• Agenda erstellen und rechtzeitig kommunizieren

• Zeitplan erstellen

• Protokollieren

• Klären, ob Video- oder Telko

Sie denken über einen Mix aus Home-Office und Büroarbeit nach? In diesem Artikel finden Sie heraus, ob hybrides Arbeiten zu Ihnen passt.

Hybrides Arbeiten rechtssicher umsetzen

Hybrides Arbeiten ist das Modell der Zukunft – doch wie setzt man es rechtssicher um? In diesem Webinar erklärt Dr. Philipp Raben, Fachanwalt für Arbeitsrecht, was in einer Zusatzvereinbarung stehen muss, was Sie bei Arbeitsschutz & Co. beachten müssen und wo Stolperfallen liegen.

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