HR & Payroll integrieren: 9 Vorteile für Ihr Unternehmen

Als Steuerberater sehe ich täglich, wie sich Unternehmen und auch Kanzleien selbst Steine in den Weg legen, wenn HR und Payroll separat nebeneinander agieren.

Fragmentierung der Datenquellen und Schwierigkeiten bei der Konsolidierung: Stammdaten aus dem HRM, Zusatzleistungen von verschiedenen Versicherern und externe Dienstleistungen wie Job-Ticket-Portale müssen zusammengeführt werden, um eine stimmige Abrechnung zu ermöglichen.

Systembrüche gefährden die Qualität der Abrechnung: Es entstehen Inkonsistenzen, Fehler und Unstimmigkeiten, die zu falschen Abrechnungen oder zusätzlichen Abstimmungen führen können.

Einführung neuer Tools auf dem Markt: Tools müssen in bestehende Systeme integriert werden, was Zeit und Ressourcen erfordert und das Risiko von Inkompatibilitäten sowie Fehlern birgt.

Ineffiziente Kommunikationswege und undigitalisierte Prozesse verschärfen die Probleme zusätzlich. Eine bessere Integration von HR und Payroll würde zu einer reibungsloseren Abrechnung führen.

Mit einer engen Integration von HR und Payroll optimieren Unternehmen ihre Geschäftsabläufe und treiben ihr Wachstum voran. Diese neun Vorteile zeigen, welchen Mehrwert so eine Integration für Ihr Unternehmen bietet.

1. Konsolidierung von Daten: Durch die Integration von HR und Payroll werden weniger Daten von A nach B geleitet, was Zeit spart. Und obendrein passieren weniger Fehler.

2. Die Datenqualität wird besser: Prozesse laufen schneller und das Risiko von Systembrüchen reduziert sich. So kann man gleichzeitig auch schneller auf Veränderungen reagieren.

3. Reibungslose Prozesse für alle angeschlossenen Geschäftsabläufe, von der Employee Experience bis hin zu Finanz- und Buchhaltungs-Prozessen.

4. Kosteneinsparungen durch effiziente Personalkostensteuerung, was besonders in Zeiten knapper Budgets und Ressourcen entscheidend ist.

5. Reduzierung von Opportunitätskosten durch effiziente Prozesse: Das steigert die Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens, was sich positiv auf die Geschäftsergebnisse auswirkt.

6. Einsparung von Beratungskosten, da weniger externe Beratungsdienstleistungen benötigt werden.

7. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, denn Mitarbeitende werden durch reibungslose Prozesse immer pünktlich und korrekt bezahlt.

8. Compliance-Anforderungen werden erfüllt, was das Risiko von Fehlern und Bußgeldern bei Prüfungen reduziert.

9. Mehr Freiraum für fachliche und inhaltliche Themen: Unternehmen können aktiv mit Steuerberatungen zusammenarbeiten und sich auf strategische Aspekte wie Mitarbeiterbindung konzentrieren.

Studie: Die Herausforderungen der Lohnabrechnung strategisch meistern

9 von 10 Unternehmen erhalten regelmäßig Beschwerden zu der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Grund: Die Komplexität der Abrechnung ist zu hoch. Lernen Sie in unserer Studie, wie KMUs die Zukunft der Entgeltabrechnung sehen und wie Sie komplexe Prozesse bewältigen können.

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Wie schafft man also eine bessere Integration? Mit Software! Zwei gängige Modelle sind klassische Integrationen oder eine All-in-One Software. Welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt ganz von Ihren individuellen Prozessen und Anforderungen ab. Die größten Vor- und Nachteile, die ich für beide Modelle sehe, habe ich in nachfolgender Tabelle zusammengefasst.

Natürlich gibt es auch Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, wenn HR und Payroll weiter verzahnt werden – ob über klassische Integration oder All-In-One Software. Dazu gehören ein gutes Fachwissen von den verantwortlichen Personen, genug Kapazitäten sowie Koordinationsfähigkeiten zwischen beiden Bereichen. Zudem müssen die Prozesse auf die internen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten und technisch umsetzbar sein. 

Dafür ist es wichtig, sich eingehend mit den Prozessen auseinanderzusetzen und eine individuelle Analyse durchzuführen: Wo stehen wir gerade und wo wollen wir hin? Außerdem kann der Blick auf andere Unternehmen helfen, um von ihren positiven Beispielen zu lernen.  

Die engere Verzahnung von HR und Abrechnungsprozessen wird vor allem automatisierte und qualitativ hochwertige Prozesse schaffen und fördern. Für die Zukunft in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatungen bedeutet das also: mehr Fokus auf proaktive Beratung und strategische Themen. 

HR und Payroll gemeinsam werden meiner Meinung nach künftig nicht mehr als nur notwendiger Unternehmensprozess genutzt, sondern – gerade in der aktuellen Situation auf dem Arbeitsmarkt – als strategischer Erfolgsfaktor von Unternehmen, um Mehrwerte zu schaffen und Geschäftsziele zu erreichen.