Von HR Software profitiert nicht nur HR: So überzeugen Sie interne Stakeholder

Der Geschäftsführer steht an vorderster Front, wenn es darum geht, eine HR Software abzusegnen. Gründe à la "meine administrative Arbeit wird dadurch reduziert" reichen ihm nicht aus. Eine zusätzliche Software bedeutet immer eine Investition. Die muss sich auch für ihn und das ganze Unternehmen lohnen.

Wenn das Management auf Ihrer Seite steht, hat das immer mehr Gewicht als alleine “pro Software” zu sein. Stärken Sie also Ihre Argumentationsgrundlage und holen Sie sich die Unterstützung Ihrer Kollegen.

Chief Finance Officer (CFO): Er sitzt am Geldhahn und entscheidet darüber, ob eine Software ins Budget passt. Für ihn zählen Zahlen – und mit ihnen müssen sie vor dem CFO auch argumentieren.

Rechtsabteilung: Für Legal sind die Themen Rechtssicherheit, Datenschutz und IT-Sicherheit ausschlaggebend. Wenn Unternehmensprozesse diese Anforderungen nicht erfüllen, wird die Rechtsabteilung aktiv. Genau hier sollten Sie ansetzen: Warum erfüllt Excel oder Papier diese Anforderungen nicht?

Chief Technology Officer (CTO): Ähnlich sieht es beim CTO aus. Er ist der Experte für Technologie-Themen. Neben Sicherheitsstandards und Datenschutz zählt für ihn vor allem die Art und Weise der Implementierung.

Führungskräfte sind wichtige Advokaten für eine Software, denn sie sind neben HR die Hauptnutzer. Deshalb müssen sie den Mehrwert für sich verstehen. Ansonsten folgen sie weiter ihren althergebrachten Papierprozessen. Was für Führungskräfte zählt: mit ihrem Team am Ende des Jahres die Business-Ziele zu erreichen. Wenn das mit Software schneller und einfacher geht, sind sie auf Ihrer Seite.

Leitfaden: Interne Stakeholder von HR Software überzeugen

Bereiten Sie sich mit diesem Leitfaden optimal auf das Gespräch mit Vorgesetzten sowie Kollegen vor und wappnen Sie sich mit den besten Argumenten pro Software.

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Sie wissen nun, wen Sie überzeugen müssen und warum. Jetzt kommt das Wie. Aus der Erfahrung mit über 700 Kunden wissen wir, welche Prozesse sich mit einer HR Software vereinfachen lassen und welche Vorteile das bringt.

Sie wollen, dass es läuft. So effizient wie möglich. Was Geschäftsführer dafür brauchen? Berichte, effiziente Prozesse und produktive Mitarbeiter.

Argument 1: Ohne Software entstehen noch mehr HR-Kosten für Ihr Unternehmen.

Erklärung: Ausscheidende Mitarbeiter sind einer der größten Kostentreiber im HR (43.000 € pro Kopf). Um der Mitarbeiterfluktuation entgegenzuwirken, sollten sich Personaler also mehr Zeit für Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung investieren. Dafür müssen sie sich von Zeitfressern befreien. Eine Software kann hier unterstützen – und ist in Relation gesehen nicht teurer (die größten Kostentreibern im HR finden Sie hier)

Argument 2: Der Geschäftsführer kann Berichte per Klick abrufen und Fragen zu Mitarbeitern, z. B. Abwesenheiten oder Status Quo im

Erklärung: Mit einer Software bekommt der Geschäftsführer einen Gesamtüberblick über alle HR- und Recruiting-Themen – zu jeder Zeit. Dadurch kann er personalbezogene Entwicklungen schneller beurteilen und Entscheidungen anhand von fundierten Daten treffen.

Argument 3: Das Recruiting wird transparenter und effizienter. Stellen werden so schneller (nach)besetzt, während Fach-/Führungskräfte weniger Arbeitszeit für das Recruiting aufwenden müssen.

Erklärung: Mehr Mitarbeiter = mehr Produktivität = mehr Umsatz. In der Personio Studie “Woran scheitern Einstellungen?” kam heraus, dass Unternehmen, die eine Software für den Recruiting-Prozess einsetzen, mehr Mitarbeiter einstellen. Sie sehen per Klick alle Bewerber-Evaluationen sowie den Recruiting-Funnel und können basierend auf dieser Datengrundlage bessere sowie schnellere Personalentscheidungen treffen.

Argument 4: Neue Mitarbeiter sind schneller produktiv, weil Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Onboarding klar und mit einer Frist versehen sind.

Erklärung: Fehlende Accounts oder Organisationschaos – beides erschwert dem neuen Mitarbeiter einen produktiven Start. Dem können Sie mit einem professionellem Onboarding neuer Mitarbeiter entgegenwirken. Viele HR-Software-Lösungen verfügen über eine integrierte Onboarding-Funktion, mit der Aufgaben einfach zugewiesen und terminiert werden können.

Argument 5: Ihr Unternehmen wird für neue sowie bestehende Mitarbeiter attraktiver.

Erklärung: Mit einer Software gewinnen und halten Sie mehr Mitarbeiter. Ein softwaregestützter Bewerbungsprozess vermittelt ein professionelleres Bild bei Bewerbern, z. B. werden Bestätigungs-E-Mails rechtzeitig versendet. Gleichzeitig steigern Sie mit einer Software die Mitarbeiterzufriedenheit, da Sie mehr Zeit in Themen zur Mitarbeiterbindung investieren können. Ihr Unternehmen erreicht dank dieser gesteigerten Effizienz seine Ziele schneller und Ihr Geschäftsführer bekommt mehr Handlungsspielraum.

In Absprache mit dem Geschäftsführer gibt der CFO das Budget frei. Für ihn muss der Preis stimmen.

Argument 1: HR Software ist nicht gleich mit Mehrkosten verbunden.

Erklärung: Personaler verbringen 39 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben – das sind 60 Stunden pro Monat. Im Optimalfall reduziert eine Software das auf 24 Stunden pro Monat. Wenn man die Arbeitsstunden ohne Software mit den Arbeitsstunden inkl. Softwarepreis vergleicht, ist die Variante mit Software je nach Gehalt und Firmengröße sogar günstiger.

Insellösung vs. All-in-One

Argument 2: Eine ganzheitliche Lösung spart Aufwand und somit Kosten.

Erklärung: Einzelne Insellösungen sind meistens teurer und müssen miteinander verknüpft werden. Das führt zu noch mehr Kosten. Außerdem hat eine ganzheitliche Lösung den Vorteil, dass es nur einen Vertrag mit einer monatlichen oder jährlichen Zahlung gibt. Das bedeutet für Ihr Finance-Team: Weniger Aufwand bei der Abrechnung.

Der Rechtsabteilung geht es vor allem um Risikominimierung. Holen Sie sie auf Ihre Seite, indem Sie Ihnen aufzeigen, welche Sicherheitslücken mit Excel & Co. entstehen.

Argument 1: Mit einer Software sind Sie in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite.

Erklärung: Wissen Sie immer, wer Zugriff auf Excel-Tabellen mit Mitarbeiterdaten hat und sie ändert? Oder wem Mitarbeiter unerlaubterweise E-Mails mit Bewerberinformationen weiterleiten? Intransparenz führt schnell zu Datenschutzverstößen. Mit einer Software behalten Sie den Überblick: Durch ein sicheres Rollen- und Rechtemanagement wissen Sie immer, wer Zugriff auf ausgewählte Mitarbeiter- und Bewerberinformationen hat.

Auch wichtig: Bei einer Absage müssen alle E-Mails mit Bewerberinformationen aus Datenschutzgründen gelöscht oder anonymisiert werden, was manuell kaum stemmbar ist. Eine Software löscht oder anonymisiert Bewerberdaten automatisch.

Argument 2: Die Datenqualität wird erhöht.

Erklärung: Es gibt nur eine Single Source of Truth, in der alle Mitarbeiterdaten gespeichert und verwaltet werden. Bedeutet konkret: Mitarbeiterdaten werden nicht von Tool zu Tool geschoben und es gibt keine unterschiedlichen Datenstände bei verschiedenen Stakeholdern wie Finance-, HR-Abteilung oder Geschäftsführung.

Warum eine Software statt mehrere Insellösungen?

Argument 3: Ihre Rechtsabteilung hat weniger initialen Prüfungsaufwand und einen geringen Aufwand im Vertragsmanagement.

Argument 4: Das Risiko einer Datenschutzverletzung ist bei einem Anbieter geringer als bei mehreren.

Argument 5: Datenschutzrechtliche Anforderungen wie die Erfüllung der Betroffenenrechte der Mitarbeiter, z. B. die Löschung von Bewerberdaten, können einfacher erfüllt werden.

Den CTO müssen Sie nicht davon überzeugen, warum eine Software nötig ist. Ihn interessiert vielmehr, wie der Implementierungsprozess aussieht. In diese Richtung sollten auch Ihre Argumente gehen, wenn Sie für einen konkreten Anbieter argumentieren.

Argument 1: Die Software erfüllt alle Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

Erklärung: Dieser Aspekt ist bei der Auswahl eines Anbieters sehr wichtig. Schließlich geht es bei einer HR Software um vertrauliche Daten Ihrer Mitarbeiter. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass Daten verschlüsselt und bei einem zertifizierten Hosting-Provider gespeichert werden (mehr zu Datenschutz bei Personio).

Argument 2: Der Anbieter stellt einen klaren Zeitplan für den Implementierungsprozess zur Verfügung.

Erklärung: Eine neue Software bedeutet erstmal Aufwand. Umso wichtiger ist es, dass Ihr Anbieter Sie verbindlich bei der Implementierung unterstützt. Relevante Milestones und Zeitangaben müssen dabei klar kommuniziert sein. Tipp: Mit Personio dauert der Implementierungsprozess nur sechs Wochen. Mehr dazu finden Sie auf dieser Seite.

Argument 3: Der Anbieter stellt einen Support für den Datenimport aus bestehenden Tools und Quellen zur Verfügung.

Erklärung: Egal ob in Excel oder einer bestehenden Software – irgendwo liegen bei Ihnen bereits Mitarbeiterdaten ab. Und die müssen ins neue Tool überführt werden. Ein guter Anbieter unterstützt Sie dabei.

Abteilungsleitern geht es um Effizienz. Immerhin müssen sie ihre ambitionierten Business-Ziele erreichen. Personalbezogene Themen sollten deswegen keinen Mehraufwand erzeugen.

Argument 1: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand, der durch Personalarbeit entsteht – bei Führungskräften und Mitarbeitern.

Erklärung: Prozesse wie Urlaubsbestätigungen wiederholen sich immer wieder und verursachen etwaige Ineffizienzen. Mit einer Software werden diese Prozesse automatisiert. Führungskräfte und Mitarbeiter verlieren so keine Zeit mehr mit Urlaubsanträgen o.ä. und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

Argument 2: Eine Software hilft, den Recruiting-Prozess zu strukturieren und Stellen schneller zu besetzen. So werden Teams schneller produktiver.

Erklärung: Die Personio Studie “Woran scheitern Einstellungen?” hat ergeben, dass Unternehmen, die eine Software für ihr Recruiting verwenden, mehr Mitarbeiter einstellen. Kein Wunder: Recruiting-Prozess wird durch eine Software beschleunigt. Führungskräfte werden automatisch über Bewerbungen informiert und können schneller Feedback an HR geben. Dadurch verkürzt sich die Zeit für die Abstimmung. Gleichzeitig können Führungskräfte die Qualität der Bewerber besser beurteilen, da alle Bewerberinformationen in der Software gespeichert sind.

Argument 3: Führungskräfte haben einen besseren Überblick über Informationen zu Gehältern, Abwesenheiten und Mitarbeitergesprächen.

Erklärung: Um ihre Abteilungsziele auch erreichen zu können, müssen Abteilungsleiter einen Überblick über die Mitarbeitersituation haben. Beispiel: Wegen einer fehlenden Übersicht sind im Sommer drei Viertel der Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig im Urlaub. Das gefährdet die Sales- und Unternehmensziele, da kein oder nur ein Bruchteil des Umsatzes erwirtschaftet wird.

Argument 4: Ohne eine HR-Software können Führungskräfte personalbezogene Aufgaben nur mit erheblich mehr Zeitaufwand und fehleranfälliger wahrnehmen.

Erklärung: Die Einstellung, das Onboarding und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter sind zentrale Aufgaben von Führungskräften. Nur so können Sie erfolgreich arbeiten, d. h. abteilungsspezifische Ziele erreichen. Ohne eine HR-Software werden diese Prozesse verlangsamt und erschwert. Deswegen ist eine HR Software ebenso wichtig wie eine Software für das Customer Relation Management.

Argument 5: Strukturierte Daten/Berichte unterstützen bei Entscheidungen und erweitern den Handlungsspielraum.

Erklärung: Alle Mitarbeiterdaten sind an einem Ort gespeichert – der Software. Das erleichtert zum einen den Zugriff auf Berichte. Zum anderen unterstützen die vollständigen Berichte Führungskräfte dabei, teambezogene Entscheidungen wie Kapazitäts-/ und Personalbedarfsplanung leichter zu fällen.

Ohne HR Software fährt das gesamte Unternehmen mit angezogener Handbremse. Fachabteilungen erreichen ihre Ziele schneller und einfacher, wenn sie durch effiziente Personalprozesse unterstützt werden. Denn die helfen ihnen wiederum dabei, den Fokus auf ihre eigentlichen Aufgaben zu legen und schneller qualifiziertes Personal einzustellen.

Diese Vorlage hilft Ihnen, auch Ihren Geschäftsführer von einer HR Software zu überzeugen.

Personio hat uns selbst als Unternehmen geholfen, 7789 Kandidaten im vergangenen Jahr zu screenen. Davon wurden 57 Mitarbeiter eingestellt – das sind ca. sechs Mitarbeiter pro Monat, deren Onboarding koordiniert werden musste. Mit einer Software wie Personio brauchen HR Manager dafür nur 30 Minuten pro neuem Mitarbeiter (zzgl. allgemeine Organisation wie Termin-/Raumplanung und Arbeitsplatzeinrichtung). Sie wollen mehr Informationen zu Personio? Dann vereinbaren Sie eine Produkt-Demo mit uns.