Hybrid arbeiten: So macht es InterNations

Wir hatten schon seit einiger Zeit eine Home-Office-Regelung. Allerdings beschränkte diese sich auf wenige Tage pro Monat. Mitarbeitende konnten ein bis zwei Tage ohne Absprache im Home Office arbeiten, längere Perioden wurden vorab mit dem oder der Vorgesetzten abgesprochen.

Seit März 2020 arbeiten wir alle Corona-bedingt im Home Office. Anfangs war das eine Umstellung, aber wir waren überrascht, wie gut und schnell wir uns auf die neue Situation einstellen konnten und wie effizient sich die Zusammenarbeit weiterhin gestaltet. Die neue Art zu arbeiten, bringt auch einige Vorteile mit sich und so entschieden wir, nicht mehr zum ‚alten Normal‘ zurückzukehren.

Wir haben uns nun auch für die Zeit nach der Pandemie für ein Hybrid-Modell entschieden: Die neue Remote-First-Regelung ermöglicht es fast allen Mitarbeitenden, ihren Arbeitsort innerhalb Deutschlands jederzeit frei zu wählen. Sie können unbegrenzt von zu Hause arbeiten, doch auch das Büro steht ihnen weiterhin offen, sobald die Pandemie es wieder zulässt. Statt eines festen Arbeitsplatzes werden die Schreibtische im Büro nun nach dem Hot-Desking-System vergeben. Jedes Team-Mitglied wählt morgens den Arbeitsplatz für den Tag.

Bestimmte Bereiche, deren Arbeit eine Präsenz im Büro erforderlich machen kann, z. B. HR oder Accounting, können soweit möglich ebenfalls im Home Office arbeiten, müssen vorerst jedoch in München bleiben.

Hybrides Arbeiten mit Personio vereinfachen

Die einen arbeiten zu Hause und die anderen im Büro. Damit das funktioniert, muss HR planen und ein zentrales Tool einsetzen, das die Arbeit für jeden einfacher macht. Mit Personio kein Problem!

Hybrid Arbeiten mit Personio

Die Entscheidung für ein Hybrid-Modell basiert auf den Ergebnissen einer internen Umfrage. Diese wurde im Juli und August 2020 durchgeführt, als das Team bereits über vier Monate von zu Hause gearbeitet hatte: 65 % der Mitarbeiter:innen gaben an, dass sie sich für die Zukunft ein Remote-Setting wünschen. Doch die Mitarbeitenden wollen nicht ganz auf die Arbeit im gemeinsamen Büro verzichten. Die meisten (77 %) würde gerne zwei- bis dreimal pro Woche ins Büro kommen.

Durch das Hybrid-Modell können wir ihnen nun genau diese Freiheit geben: Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob sie lieber im Büro oder zu Hause arbeiten. Zudem können sie sich durch das neue Hot-Desking-System im Büro jetzt auch flexibel zusammensetzen, beispielsweise wenn sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. „Wir erhoffen uns dadurch, Silo-Denken in den Teams aufzubrechen", erklärt Malte Zeeck, Gründer und Co-CEO von InterNations. „Nicht zuletzt ist es auch ein Kostenfaktor: Da weniger Mitarbeitende zur selben Zeit im Büro sein werden, konnten wir unsere Bürofläche in der Münchner Innenstadt verkleinern. Eine Ersparnis, die es uns gerade in Zeiten von Covid-19 leichter macht.“

Und für uns eröffnen sich nun auch ganz andere Möglichkeiten im Recruiting. „Wir wollen bei unseren Mitarbeitenden keine Kompromisse machen, doch ist es nicht immer leicht, die richtigen Leute in München zu finden oder nach München zu holen. Nun steht uns ein weitaus größerer Talent Pool zur Verfügung“, so Christa Fellner, Team Lead HR.

In der internen Umfrage nannten die Team-Mitglieder beispielsweise eine erhöhte Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance, Zeitersparnis durch fehlendes Pendeln und eine bessere Vereinbarkeit von Job und Familie als Vorteile.

Zudem berichten viele, dass sie sich zu Hause besser konzentrieren können. „Ohne die Ablenkungen im Büro arbeite ich viel produktiver“, so ein Kommentar und ein anderer: „Bei mir zu Hause ist es viel ruhiger als mitten in der Stadt.“

Tatsächlich sind 93 % der Meinung, dass sie zu Hause mindestens genauso effizient arbeiten wie im Büro. Die meisten geben auch an, dass die Zusammenarbeit im eigenen Team (98 %) sowie mit anderen Teams (95 %) weiterhin gut funktioniert.

Aktuell arbeiten wir ja noch nicht im Hybrid-Modell, sondern sind Corona-bedingt noch komplett zu Hause. Dennoch sehen wir schon einige Herausforderungen, die nach der Pandemie mit dem neuen Modell auf uns zukommen werden. Unterschiedliche Bereiche müssen geplant und umgesetzt werden. Hierfür haben wir ein eigenes Projektteam, dessen Mitglieder die verschiedenen Bereiche abdecken:

• rechtliche und vertragliche Rahmenbedingungen

• IT-Equipment und Infrastruktur

• Recruiting und Onboarding von Mitarbeitenden

• Zusammenarbeit (z. B. Best-Practice Guides für Meetings und Wissensmanagement)

Die Entscheidung für ein Hybrid-Modell, in dem sowohl Home Office als auch das Arbeiten im Büro möglich ist, bringt neben vielen Freiheiten auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Beispielsweise dürfen durch die Anwesenheit im Büro keine Vorteile entstehen. „Es muss vermieden werden, dass ein Ungleichgewicht entsteht und beispielsweise Personen im Home Office bei Entscheidungen übergangen werden, weil sie nicht anwesend sind“, so Philipp von Plato, Gründer und Co-CEO von InterNations. „Aus diesem Grund haben wir uns für den Remote-First-Ansatz entschieden.“

Ziel ist es, eine Unternehmensstruktur zu haben, in der durch den Arbeitsort weder Vor- noch Nachteile entstehen. Das bezieht sich auf alle Bereiche von der Teilhabe am Teamleben über den Zugriff auf Informationen und die technische Infrastruktur bis hin zur eigenen Karriere.

Ein einfaches Beispiel hierfür sind Meetings, bei denen ein Teil des Teams gemeinsam im Büro sitzt, während andere sich von zu Hause dazuschalten. Im Büro kann schnell eine Diskussion entstehen, bei der die Remote-Teilnehmenden sich schwer einbringen können. Aus diesem Grund dürfen nicht alle Mitarbeitenden im Büro vor einem Laptop sitzen, sondern müssen sich einzeln einwählen. So bleiben die Bedingungen für alle gleich.

Eine Kultur für hybride Teams schaffen

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Zudem birgt die räumliche Trennung Herausforderungen. Im Büro herrschte immer eine freundliche, informelle Atmosphäre, die die Zusammenarbeit leicht machte und auch neuen Mitarbeitenden einen schnellen Einstieg ermöglichte. Das wöchentliche Team-Frühstück, gemeinsame Mittagspausen, der kurze Austausch an der Kaffeemaschine – das alles entfällt zu großen Teilen.

Auf lange Sicht stellt sich die Frage, wie diese Atmosphäre bei InterNations in einem Remote-First-Setting weiterleben kann. Vor allem wenn das Team weiterwächst und neue Leute hinzukommen, die die Art der Zusammenarbeit nicht aus der Vergangenheit kennen. „Kurzfristig haben wir uns darauf fokussiert, weiterhin ausreichend Möglichkeiten für den sozialen Austausch zu schaffen. Wir hatten bereits drei firmenweite digitale Teamevents — von einem Zoom Magician bis zu einer an unsere Marke angepasste Variante des Rollenspiels „Werwolf“ war einiges dabei – und sie wurden insgesamt sehr gut angenommen. Mittel- und langfristig wird die Herausforderung jedoch sein, herauszufinden, was genau die DNS unserer Corporate Culture ist, um diese dann in ein Remote-First-Setting transportieren und Neuzugängen vermitteln zu können“, so Kathrin Chudoba, Head of Content & Communications, die im Zuge der Umstellung den Bereich Corporate Culture mitverantwortet.

Auch unseren Recruiting-Prozess werden wir an die neuen Gegebenheiten anpassen. „Wir haben bereits unser Bewerberprofil um eine Komponente erweitert, die gezielt auf Eignung und Motivation für ortsunabhängiges Arbeiten abzielt. Wir wollen sicherstellen, dass sich zukünftige Mitarbeitende in einem Remote-First-Setting wohlfühlen, Leistung erbringen und die Zusammenarbeit nicht leidet“, erzählt Christa Fellner. Einerseits soll zeitversetztes Arbeiten möglich sein. Andererseits sollen auch Mitarbeitende in anderen Zeitzonen sicherstellen, dass sie während der Kernarbeitszeiten verfügbar sind. „Zudem wollen wir nicht komplett auf persönlichen Kontakt verzichten: Sobald die Pandemie eingedämmt ist, möchten wir das gesamte Team mindestens ein- bis zweimal pro Jahr versammeln, z. B. für interne Konferenzen oder Team-Building-Aktivitäten. Daher wird auch eine gewisse Reisebereitschaft verlangt“, ergänzt Christa Fellner.

Tipp der Redaktion: In diesem Beitrag zeigt euch unser Chief People Officer, Ross Seychell, wie ihr herausfinden könnt, ob hybrides Arbeiten zu eurem Unternehmen passt.