Lohnabrechnung 2025: Was HR- und Payroll-Teams jetzt wissen müssen

Der Jahreswechsel bringt vor allem in drei Bereichen wichtige Änderungen mit sich: Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht und Arbeitsrecht. Wer hier nicht rechtzeitig reagiert, riskiert im schlimmsten Fall Fehlberechnungen und Ärger mit Kolleg:innen und Behörden – und Stress für seine Payroll-Teams.

Besonders spannend wird es bei den Rechengrößen der Sozialversicherung, die 2025 voraussichtlich einen kräftigen Sprung machen. Die Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) steigen aufgrund einer angenommenen Lohnzuwachsrate von 6,4 Prozent ungewöhnlich stark.

Diese Erhöhungen werden bei besserverdienenden Kolleg:innen für Unmut sorgen, denn ein größerer Teil ihres Gehalts unterliegt dann der Sozialabgabenpflicht. Ein guter Moment, um Ihr Payroll-Team inhaltlich so vorzubereiten, dass es Rückfragen souverän beantworten kann.

 Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG), die sogenannte Versicherungspflichtgrenze, steigt 2025 auf 73.800 Euro (allgemeine JAEG) bzw. 66.150 Euro (besondere JAEG). Wer mehr verdient, kann sich in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichern.

 Eine weitere Neuerung für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Rechtskreistrennung entfällt. Das bedeutet, dass es für die Renten- und Arbeitslosenversicherung ab 2025 nur noch bundeseinheitliche Beitragsbemessungsgrenzen gibt.

Die chronische Unterfinanzierung der Pflege bleibt auch 2025 ein heißes Thema. Die Beitragssätze zur Pflege- und Krankenversicherung steigen wohl auf ein Rekordniveau. Der allgemeine Beitragssatz in der GKV klettert auf 17,1 Prozent, der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz auf 2,5 Prozent. Um das zu erwartende Defizit in der Pflegeversicherung auffangen zu können, könnte dieser Satz laut GKV-Spitzenverband um mindestens 0,25 Prozent steigen.

Auch das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz bleibt ein komplexes Thema für die Entgeltabrechnung. Die Beitragsberechnung richtet sich seit 2023 nach der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren. Doch dieser an sich sinnvolle Ansatz bedeutet in der Praxis der Lohnabrechnung einen enormen administrativen und fehleranfälligen Aufwand, besonders für Unternehmen, die keine automatisierte Payroll-Software nutzen. Hier kann es zu Mehraufwand und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden kommen.

Ein weiteres wichtiges Thema für 2025: die Weiterbeschäftigung von Altersrentner:innen. Wenn diese weiterarbeiten, unterliegt ihre Rente dem Progressionsvorbehalt. Das bedeutet bei Unwissenheit: ungeahnte Steuernachzahlungen. Ihr Payroll-Team wird 2025 verstärkt beratend tätig werden müssen, um bei diesem hochemotionalen Thema frühzeitig aufzuklären.

Die besten Tipps für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung

In dieser Checkliste erhalten Sie wichtige Grundlagen der Lohnabrechnung, gesetzliche Regulierungen und Umsetzungstipps für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Damit die Abrechnung immer stimmt.

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Das Steuerfortentwicklungsgesetz könnte Ihr Payroll-Team auf Trab halten. Da es voraussichtlich die Freibeträge für Kinder und Arbeitnehmer:innen verändert, stehen dann mögliche Rückabwicklungen und auch eine Änderung des steuerlichen Programmablaufplans an. Ende Januar 2025, wenn die ersten Abrechnungen auf den Tischen der Mitarbeitenden liegen, werden erste Fragen kommen – und Ihr Team muss die neuen Regelungen verständlich erklären können.

 Ein weiteres Thema, das in die Zukunft voraus weist, aber schon jetzt durch die Medien geistert: Die Überführung der Steuerklassen III und V in das sogenannte Faktorverfahren. Diese Umstellung soll ab 2030 eine gerechtere Lohnsteuerbelastung unter Eheleuten bzw. Lebenspartner:innen bringen, wird aber schon jetzt für Fragen sorgen. Auch hier ist frühzeitige Aufklärung der Mitarbeitenden ratsam.

Ein Dauerthema im Arbeitsrecht ist das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019. Noch immer gibt es keine klare gesetzliche Regelung in Deutschland, was Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen verunsichert. Gerade kleinere Unternehmen stellen sich die Frage, welche Systeme zulässig sind und ob es Ausnahmen geben wird.

Die steigende Popularität von „Workation“ – also das Arbeiten vom Urlaubsort aus – bringt ebenfalls rechtliche Herausforderungen mit sich. Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Fallstricke lauern hier überall. Payroll-Teams sollten sich intensiv mit den möglichen Konsequenzen auseinandersetzen, bevor es 2025 zu unliebsamen Überraschungen kommt.

Eine weitere Neuerung, die auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung zukommen könnte: das Familienstartzeitgesetz. Es sieht vor, dass der Partner oder die Partnerin nach der Geburt des Kindes eine zweiwöchige Freistellung bei vollem Lohnausgleich erhält. Was zunächst nach einer guten Idee klingt, bedeutet für die Lohnabrechnung zusätzlichen Aufwand.

Studie: Die Herausforderungen der Lohnabrechnung strategisch meistern

9 von 10 Unternehmen erhalten regelmäßig Beschwerden zu der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Grund: Die Komplexität der Abrechnung ist zu hoch. Lernen Sie in unserer Studie, wie KMUs die Zukunft der Entgeltabrechnung sehen und wie Sie komplexe Prozesse bewältigen können.

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Die Lage in der Lohnabrechnung ist an allen Fronten kritisch: Einerseits wächst die Komplexität der Prozesse durch immer neue Vorschriften, andererseits sinkt die Zahl der Fachkräfte – in den Unternehmen ebenso wie in Steuerberatungsbüros. Der Fachkräftemangel in der Lohnabrechnung ist schon jetzt spürbar und wird seinen Höhepunkt bereits in vier bis fünf Jahren erreichen, wenn die Babyboomer – sowohl in Payroll-Abteilungen wie in Lohnbüros – in den Ruhestand gehen. Laut Steuerberaterkammer betrifft dies innerhalb der nächsten 15 Jahre 57 Prozent aller heute tätigen Steuerberater.

Damit wird es schon in naher Zukunft besonders für KMU immer schwieriger, ihre Lohnabrechnungen korrekt und effizient zu erledigen. Auslagern ist keine Lösung, denn viele Lohnbüros können ihre Bestandskunden jetzt kaum noch bedienen, geschweige denn weitere Kunden annehmen. Und qualifiziertes neues Personal für die eigene Lohnabrechnung ist kaum noch zu finden. Das gilt ebenfalls vor allem für KMU. Besonders brisant wird die Lage, wenn HR aufgrund von Abgängen oder Krankheiten schnell Ersatz finden muss. Personallücken werden in diesem Bereich somit schnell zum betrieblichen Risiko. Denn das Unternehmen haftet in vollem Umfang dafür, dass die Entgelte fehlerfrei berechnet und pünktlich ausgezahlt werden. Sonst drohen Nachforderungen, Säumniszuschläge oder sogar Sorgfaltspflichtverletzungen.

Es gibt Lösungen: Gerade KMU sollten Ihre Lohnabrechnung selbst in die Hand nehmen und dafür auf moderne Payroll-Software setzen, die die Komplexität meistert und gleichzeitig auch von Payroll-Laien betrieben werden kann. Ein Beispiel hierfür ist Personio Payroll, unsere ITSG-zertifizierte Software, die sich durch hohe Automatisierung und Anpassungsfähigkeit auszeichnet.

Eine automatisierte Software wie Personio Payroll übernimmt viele manuelle Aufgaben und sorgt für fehlerfreie Abrechnungen, indem sie automatisch auf neue gesetzliche Anforderungen reagiert. Damit sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit und Nerven, sondern senken auch Kosten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Technologie ein echter Gamechanger, um die Lohnabrechnung in Ihrer Personalabteilung zukunftssicher aufzustellen. Unternehmen, die jetzt in eine solche Lösung investieren, sind für die Herausforderungen der kommenden Jahre bestens gerüstet. Es ist Zeit zu handeln. Jetzt.