Mitarbeitern Feedback geben: Was zählt wirklich?

Kommunikation ist die Basis für gute Zusammenarbeit – HR Manager können davon ein Lied singen. Doch obwohl Feedback das Schmiermittel für Teamwork ist, tun sich vor allem Führungskräfte schwer damit, sich präzise und zugleich motivierend auszudrücken. Thomas B. Richter ist Vertriebsdirektor, Speaker und leitet ein dezentrales Team aus 90 Mitarbeitern. Ohne klares Feedback und Feedbackregeln geht hier nichts! Hier teilt er seine Tipps und Erfahrungen.

“Feedback muss immer im persönlichen Gespräch erfolgen. Auch, wenn es bequemer ist – eine E-Mail ist hier fehl am Platz”, sagt Richter. Außerdem spielt der Zeitpunkt eine wichtige Rolle. “Wird das Feedback zu spät angebracht, hat das Gesagte nicht mehr die volle Wirkung. Wenn es zwischen Tür und Angel gegeben wird, kann es dagegen nicht richtig reflektiert werden – das Feedback verpufft.”

Feedback ist außerdem keine Einbahnstraße, sondern findet im Austausch miteinander statt. “Nur, wenn man dem Gegenüber eine Chance zu reagieren gibt, entwickelt sich eine wertschätzende Dynamik”, weiß Richter. Ganz wichtig ist dabei auch die Art und Weise, wie dieser Dialog stattfindet. Denn sich beim Feedback geben nur auf das Negative zu konzentrieren, ist nicht zielführend. “Denken Sie andersherum”, regt Richter an. “Der Mitarbeiter soll nicht aufhören, etwas zu tun, sondern anfangen, etwas Neues zu tun.”

Ob der Mitarbeiter neue Verhaltensweisen langfristig beibehält, können Sie aktiv fördern. Das Zauberwort heißt Lob. Geizen Sie nicht mit Anerkennung, wenn Ihnen auffällt, dass Ihr Teamkollege an sich arbeitet.

Folgende Situation: Ihr Mitarbeiter kommt zu spät zum Meeting und ist obendrein unvorbereitet. Sie wollen Ihren Kollegen nach dem Termin zur Seite nehmen – wie reagieren Sie am besten?

“Finger weg vom Sh*t-Sandwich”, sagt Richter. Sie müssen Kritik nicht zwischen zwei netten Floskeln verstecken, wenn Sie sich von vornherein präzise und konstruktiv ausdrücken. Ein respektvoller Umgang miteinander ist Voraussetzung, aber wer ein als Bonbon verpacktes Stück Mist präsentiert, wird weder als Führungskraft noch als HR Manager auf Dauer Ernst genommen.

• Neutral bleiben: Ersetzen Sie jedes ABER durch ein UND

• Von der persönlichen zur Sachebene: Ersetzen Sie “du BIST” durch “du MACHST”

• Mehrwerte schaffen: Stellen Sie positive Effekte heraus, die sich einstellen, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten ändert

Warum UND? Der Stanford Professor Bernard Roth fand heraus, dass die simple Verwendung der Konjunktion das Gehirn dazu anregt, Lösungen zu präsentieren – während es uns mit ABER auf eine Konfliktsituation polt. Indem Sie sich beim Feedback geben auf die Verhaltensweisen Ihres Mitarbeiters konzentrieren, lenken Sie den Fokus weg von Persönlichem. Ihr Teammitglied fühlt sich weniger angegriffen. Besonders rund wird Ihr Feedback, wenn Sie den Mehrwert der “neuen” Verhaltensweise herausstellen.

Falsch: Du fügst dich gut ins Team ein. Aber du bist unvorbereitet.

Richtig: Du fügst dich gut ins Team ein. Und wenn wir jetzt dein Zeitmanagement verbessern, dann hat deine Arbeit einen noch größeren Mehrwert für das Team.

>> Die wichtigsten Feedback-To-Dos und viele weitere Praxisbeispiele finden Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung.

Was Zuhören mit Feedback geben zu tun hat? Eine ganze Menge! Der Harvard-Professor William Ury analysierte Menschen in Verhandlungen. Wer gut zuhören kann, so das Ergebnis, erzielt bessere Erfolge. Denn durch aktives Zuhören entsteht eine zwischenmenschliche Bindung – und die ist besonders in Feedback-Gesprächen wichtig.

Beim Zuhören gibt es vier Stufen – HR-Mitarbeiter und Führungskräfte sollten sich mindestens auf Level 3 bewegen, sagt Richter.

• Pseudo-Zuhören: Während Ihr Gegenüber spricht, denken Sie über etwas anderes nach.

• Aufnehmendes Zuhören: Sie erfassen den Inhalt und fragen eventuell nach, um etwas zu verstehen.

• Umschreibendes Zuhören: Sie können das Gesagte in eigenen Worten wiedergeben.

• Aktives Zuhören: Sie erfassen nicht nur das Gesagte, sondern auch die mitschwingenden Emotionen.

Aktiv zuzuhören ist nicht leicht und erfordert viel Aufmerksamkeit. Doch gerade beim Feedback geben müssen Sie verstehen – wirklich verstehen – was Ihr Gegenüber bewegt. So ist es leichter für Sie, einen Anknüpfungspunkt für Ihr Feedback zu finden. “Menschen unterstützen die Projekte, die sie selbst erschaffen”, sagt Thomas Richter. Stellen Sie deshalb offene Fragen wie “Woran denkst du, sollten wir arbeiten?”

Als aufmerksamer Zuhörer erkennen Sie außerdem, wenn Ihr Mitarbeiter gerade auf Durchzug geschaltet hat.

Testfrage: “Kannst du mein Feedback nochmal in deinen eigenen Worten wiedergeben?”

Feedback geben ist ein sensibles Thema – wichtig ist, es spezifisch zu formulieren und auf eine Sachebene zu bringen. Indem Sie positive Effekte einer neuen Verhaltensweise aufzeigen, machen Sie Feedback zu einer Lerngelegenheit für Ihren Mitarbeiter. Damit Feedback auch nachhaltig wird, ist nicht nur Lob, sondern auch der kontinuierliche Austausch nötig. Ein Performance-Gespräch im Jahr reicht nicht.

Motivieren Sie Ihr Team durch Feedback

Sorgen Sie für einen regelmäßigen, transparenten Austausch, der Ihre Mitarbeiter weiterbringt. In Personio planen Sie Feedback-Gespräche ganz einfach und halten Sie Inhalte und Entwicklungsfortschritte fest. So entfalten Sie Potenziale im Team.

Feedback mit Personio planen