Neue HR-Software? So überwinden Sie Widerstände Ihrer Kollegen

Account anlegen, Daten importieren, Einstellungen anpassen, Software aktivieren und loslegen – so einfach soll die Inbetriebnahme einer neuen HR-Software aus der Cloud sein. Und das stimmt, rein technisch gesehen. Technische Aspekte machen jedoch nur einen Teil der Herausforderungen bei der Einführung neuer Software aus: den kleineren Teil, wahrscheinlich.

Größte und schwierigste Aufgabe ist es, erstens die Geschäftsführung, Fachabteilungen und HR-Kollegen davon zu überzeugen, dass die neue Software eine gute Idee war. Und zweitens die genannten Gruppen dazu zu bringen, die Software richtig und aktiv zu nutzen. Sie müssen alle Beteiligten mit ins Boot holen und für Ihr Projekt gewinnen – im Management-Sprech gibt es dafür den Begriff ‘Stakeholder Buy-in'.

Change Management ist Arbeit, aber kann gelingen. Sofern Sie mit Führungskräften, Mitarbeitern frühzeitig und geordnet eine Strategie festlegen.

Wie es nicht klappt: Sie bereiten monatelang hinter verschlossenen Türen die Inbetriebnahme (Go-Live) vor und versenden dann eine Rundmail:

"Liebe MitarbeiterInnen, ich freue mich, Ihnen heute die Inbetriebnahme einer neuen Personalsoftware bekanntgeben zu können. Anbei finden Sie Ihre Login-Daten und das 900-seitige Benutzerhandbuch mit der Bitte um Beachtung. Vielen Dank. Ihre Personalabteilung."

Mit dem Kauf einer Lösung ist Ihre Aufgabe als Personalabteilung also nicht beendet, sie fängt gerade erst richtig an. In projektleitender Rolle sind Sie wahrscheinlich restlos von der neuen Software überzeugt und können es nicht abwarten, damit zu arbeiten. Doch, das zeigt die Erfahrung, mit der Begeisterung sind Sie allein. Ihre Kollegen sind skeptisch.

Auf Ihrem Weg zur digitalen Personalarbeit werden Ihnen Widerstände begegnen, wie zum Beispiel diese:

• Sie konnten die Geschäftsführung nur mit viel Mühe von einer neuen Software überzeugen. Nun schaut sie Ihnen kritisch auf die Finger und fordert einen möglichst schnellen Return-on-invest (ROI).

• Recruiter und Personalsachbearbeiter haben Ängste, dass sie die neue Software nicht bedienen können oder sogar ihr Arbeitsplatz durch Automatisierung überflüssig wird.

• Die IT-Abteilung steht Cloud-Lösungen skeptisch gegenüber, hat Bedenken bei der Datensicherheit oder ist schon mit dem Tagesgeschäft überlastet.

• Die Rechtsabteilung sorgt sich um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten.

• Führungskräfte in den Fachabteilungen haben andere Prioritäten, als sich um die Einarbeitung in die neuen HR-Funktionen zu kümmern.

• Mitarbeiter, die nicht gerne am Computer arbeiten, möchten die Self-Service-Funktionen (zum Beispiel Urlaubsanträge) der Software nicht nutzen.

Eine ganze Menge Einwände und Widerstände! Wie können Sie all diesen Interessen gerecht werden, und sich gleichzeitig um die Einführung kümmern? “Sobald die neue Software da ist, werden alle sehen, wie toll sie ist und sie nutzen…” Vorsicht: Das wird eher nicht funktionieren.

Erfolg haben Sie, wenn Sie drei Punkte beherzigen:

1. Sie müssen zuerst einmal identifizieren, wen die neuen Software betrifft, wer Bedenken hegt und Widerstand leistet, und wo die Gründe dafür liegen.

2. Danach entwickeln Sie Maßnahmen, wie sich die Bedenken zerstreuen und interne Gegner zu Partnern machen lassen und alle Beteiligten begeistert werden können.

3. Zuletzt müssen Sie einen konkreten Plan für die Zeit vor und nach dem Software-Roll-out aufstellen und die Maßnahmen zusammen mit allen Beteiligten umsetzen.

Diese Schritte gestalten Sie passend für Ihr Unternehmen und Ihre Situation aus. Die gute Nachricht ist, dass sich die Herausforderungen von Software-Projekten ähneln. Sie können auf einen Werkzeugkasten mit erprobten Maßnahmen zurückgreifen und sich einfach die herauspicken, die in Ihrem Falle geeignet sind.

Diesen Schritt gehen Sie so früh wie möglich an, noch vor der Auswahl einer Lösung. Je eher Sie über Widerstände Bescheid wissen, desto früher können Sie ihnen begegnen oder aus dem Weg gehen. Erstellen Sie eine Liste, wer von der neuen HR-Software betroffen ist und berechtigte Interessen hat. Laden Sie die beteiligten Gruppen zum Gespräch ein.

Je nach Unternehmensgröße können Sie das im Rahmen einer Betriebsversammlung tun, in einem Meeting mit Ansprechpartnern aller Abteilungen oder in Einzelgesprächen. Eine Mitarbeiterumfrage ist auch denkbar. Klären Sie mit den Beteiligten, was ihre Erwartungen an eine neue HR-Software sind, welche K.O.-Kriterien es gibt, welche Idealvorstellungen herrschen. Hören Sie genau hin, auch zwischen den Zeilen. Notieren Sie alles, damit Sie hinterher die gesammelten Informationen analysieren können.

Achten Sie nicht nur darauf, wer Ihre größten Kritiker sind. Sondern auch darauf, wer Ihre Idee unterstützt. Gerade jüngere Mitarbeiter stehen neuer Software eher offen gegenüber und sind von den Möglichkeiten der Digitalisierung begeistert. Diese Mitarbeiter können Sie nachher mit einbinden: Entweder als aktive Projektmitarbeiter oder als Botschafter und Trainer, um die anderen Mitarbeiter für die neue Software zu schulen.

Im besten Falle können Sie einige Widerstände schon allein durch die richtigen Informationen ausräumen. In einem Workshop mit dem Software-Anbieter, Ihrer IT- und Rechtsabteilung können Sie die technischen und rechtlichen Anforderungen klären. Nach einer Präsentation des Anbieters über sein Sicherheits- und Datenschutzkonzept sollten sich die meisten Ängste schnell in Luft auflösen.

Informieren Sie die Beteiligten – oder alle Mitarbeiter – regelmäßig über die Projektfortschritte und die erreichten Meilensteine, per Videobotschaft oder Kurzpräsentation im Statusmeeting. Durch regelmäßige Reportings signalisieren Sie der Geschäftsführung, dass Sie alles im Griff haben und das Budget gut angelegt ist. Eine ausdrückliche Aussage des Managements, dass aufgrund der Software keine Stellen überflüssig werden, zerstreut Befürchtungen der Mitarbeiter.

Selbst wenn alle Beteiligten die neue HR-Software von Anfang an akzeptieren oder gut finden, ist regelmäßige Information rund um die Einführung trotzdem das Mindeste, was Sie tun sollten.

Mit Ihrer neuen HR-Software wird vieles leichter, Prozesse werden vereinfacht, Arbeiten gehen schneller von der Hand. Müssten davon nicht alle begeistert sein? Bedenken Sie: Sie haben sich Tage mit der Software auseinandergesetzt, sie mit anderen verglichen und ausprobiert. Die anderen haben das nicht! Davon abgesehen steht am Anfang jeder neuen Software eine Zeit der Umstellung, die für alle Anwender erst einmal mehr Aufwand und Arbeit bedeutet.

Demonstrieren Sie deshalb, wie die neue Software den Alltag in Zukunft vereinfachen wird oder lassen Sie die Anwender es am besten selbst erleben. In einem Workshop sollten Sie die “Hauptbetroffenen”, Recruiter und Personalsachbearbeiter, selbst die Software ausprobieren lassen. Evaluieren Sie in einer Testphase, wie sich die neue Software auswirkt, welche Anpassungen Sie eventuell vornehmen müssen.

Mit Präsentationen oder Kurzvideos können sie Beteiligten die Vorteile der Software in Aktion zeigen. Fragen Sie den Software-Anbieter nach solchem Material. Fragen Sie ihn nach Erfolgsgeschichten seiner Kunden, die durch die Software profitiert haben. Stellen Sie nicht Funktionen in den Vordergrund, sondern den praktischen Nutzen: Wie viel Zeit lässt sich sparen, welche Wege vermeiden, wie die Qualität des Recruitings oder der Personalführung verbessern?

So groß die Begeisterung für Ihre HR-Software sein mag, ihr Erfolg steht und fällt damit, ob sie jeden Tag genutzt wird. Anwender müssen die Basics kennen und sich mit der Zeit in die Feinheiten einarbeiten. Die Hauptnutzer, Ihre Kollegen der Personalabteilung, trainieren Sie schon im Vorfeld, damit diese ab Tag X sofort produktiv arbeiten können. Führen Sie regelmäßige Workshops durch und holen Sie Feedback ein, was gut klappt und was nicht.

Je nach Art und Intensität der Nutzung schulen Sie die verschiedenen beteiligten Gruppen in Einzelsitzungen, Gruppenworkshops, größeren Veranstaltungen mit Live-Demos, Webinaren oder durch Videos, die Sie im Intranet bereitstellen. Bilden Sie einzelne Mitarbeiter zu Tutoren aus – die begeisterten natürlich – die wiederum ihre Kollegen schulen und als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung stehen.

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Nutzen Sie die Ressourcen, die Ihnen Ihr Softwareanbieter zur Verfügung stellt: Persönlichen Support, fertige Workshops, eine Wissensdatenbank (FAQ), Videos, Leitfäden, und so weiter. Diese Materialien haben sich schon in zahlreichen Kundenprojekten bewährt und funktionieren auch bei Ihnen. Entwickeln Sie mit dem Anbieter ein spezielles Schulungskonzept für ihr Unternehmen, falls Sie das für nötig erachten.

Beobachten Sie den Fortschritt und planen Sie gegebenenfalls weitere Maßnahmen ein, wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben. Integrieren Sie das Software-Training in den Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter, die später dazukommen.

Ob Sie ein Roll-out-Konzept für sechs Monate aufstellen und ein 10-köpfiges Team koordinieren müssen, oder ein One-(Wo)Man-Projektteam sind und das Thema einfach jede Woche auf die Agenda des Freitagsmeetings setzen: Machen Sie einen Plan!

Stellen Sie einen zeitlichen Ablauf auf, wann welche Beteiligten eingebunden werden müssen, wer wann wie mitarbeiten, informiert oder geschult werden muss. Planen Sie, wann jeweils die Vorbereitungen für jede Maßnahme beginnen müssen, damit alles rechtzeitig fertig wird. Nehmen Sie das Knowhow Ihres Software-Anbieters in Anspruch und lassen Sie sich von Beginn an beraten.

Planen Sie nach dem Go-Live vorn vornherein eine längere Testphase ein. Kommunizieren Sie das auch so! Richten Sie Feedback-Kanäle ein, über die Mitarbeiter Anregungen, Probleme (und auch Frust) loswerden können. So verhindern Sie, dass anfängliche Schwierigkeiten als Scheitern des Projekts interpretiert werden. Sie gehören stattdessen einfach zum Projekt dazu.

Die Verhaltenspsychologie kennt den so genannten “Mere Exposure”-Effekt, der durch zahlreiche Studien belegt ist. Er beschreibt, dass allein durch die wiederholte Wahrnehmung einer Sache unsere Einstellung dazu zum Positiven beeinflusst wird; vorausgesetzt, wir haben anfangs zumindest keine ausdrückliche Abneigung dagegen. Sie kennen den Effekt aus der Waschmittelwerbung: Nach der zehnten Wiederholung summen wir unbewusst den Jingle mit.

Für das Einführungsprojekt Ihrer HR-Software heißt das: Bauen Sie starke Widerstände gleich im Anfangsstadium ab. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten möglichst früh und häufig mit der Software in Kontakt kommen, sie sehen, davon hören, sie kennenlernen und ausprobieren. Nerven Sie nicht, aber sorgen Sie für permanente Aufmerksamkeit. Wenn dann die neue Software kommt, ist sie kein Aufregerthema mehr, sondern schon Teil des Alltags geworden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter spüren, dass es ihre Software ist, die sie in ihrer Arbeit voranbringen soll.

Haben Sie alles richtig gemacht, dann liest sich Ihre E-Mail am Tag des Go-Live etwa so – leicht überspitzt ausgedrückt: