OrgDesign: So gelingt der Schritt in eine neue Ära

Aus meiner Sicht – und so gehen wir es auch bei Personio an – gibt es drei entscheidende Faktoren, die aufeinander aufbauen und helfen, die Zukunft des OrgDesigns in einer Ära von Remote Work zu formen:

• Rollen & Karrierepfade

• Top Kandidat:innen gewinnen und binden

• Kultur festigen

Sie brauchen klar definierte Rollen und Karrierepfade als Basis, um Mitarbeitende zu bewerten und zu fördern, was dann wiederum auf Ihre gesamte Kultur einzahlt. Dies geschieht alles zusammen und genau in dieser Reihenfolge!

Zwei Faktoren spielen hier eine Rolle: Die Gestaltung einzelner Rollen und die Frage, wie sie umgesetzt werden.

Ein dezentrales Team braucht möglicherweise hybrid oder komplett remote arbeitende Mitarbeiter:innen. Auch wenn es schwierig ist, feste Regeln für hybrides Arbeiten zu finden, sollte sich Ihr Unternehmen auf einen Rahmen dafür einigen, denn er beeinflusst Ihre Rollengestaltung.

Bei Personio dürfen Mitarbeitende etwa 50 % der Arbeitszeit remote arbeiten. Dadurch schaffen wir es, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und das Beste aus beiden Welten zu vereinen: persönliche Zusammenarbeit oder fokussierte Solo-Arbeit, wenn dies mehr Sinn macht.

Wir haben aber auch Mitarbeiter:innen, die 100 % remote arbeiten. Unsere Richtlinie hierfür ist momentan, dass diese Gruppe nicht mehr als 10 % unserer Belegschaft ausmachen sollte. Im Laufe der Zeit werden wir prüfen und mithilfe von Daten analysieren, welche Auswirkungen das vollständige Home Office auf die jeweiligen Mitarbeitenden hat, z. B. in Bezug auf:

• Produktivität

• Gesundheit

• Engagement

• Bindung

Wir könnten zum Beispiel schauen, welche Angaben diese Kolleg:innen in unserem Engagement Index machen, wie sie in ihren Leistungsbewertungen abschneiden oder wie sich die Fluktuationsrate entwickelt. Dies wird uns helfen, Trends aufzudecken und Zukunftsprognosen zu machen.

Übrigens: Bei unseren komplett remote Rollen unterscheiden wir zwischen zwei Gruppen. Es gibt Mitarbeitende, die zu einem unserer fünf Standorte gehören, aber 100 % ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten, und es gibt Mitarbeiter:innen, die zu einem per se remote aufgestellten Team gehören.

Führungskräfte, die völlig remote arbeitende Teams leiten, dürfen entsprechend auch vollständig remote arbeiten. Alle anderen Team Leads sind jeweils einem Standort zugeordnet und arbeiten Büro-basiert – genauso wie die meisten ihrer Team-Mitglieder. Für sie gelten dieselben Richtlinien von PersonioFlex wie für alle anderen auch.

Machen Sie Strukturen für jeden sichtbar

Personios Organigramme werden automatisiert erstellt und zeigen wichtige Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben per Klick an. So weiß jeder Mitarbeitende, wer wofür zuständig ist.

Organigramme mit Personio erstellen

Wenn man komplett oder teils remote agierende Rollen im Unternehmen hat, stellt sich schnell die Frage: Wie schaffen wir es, Karrierepfade so zu gestalten, dass unsere Mitarbeiter:innen so erfolgreich wie möglich sind?

Hierbei ist nicht nur wichtig, wie man Rollen gestaltet und Mitarbeitende unterstützt, ihren Karrierepfad erfolgreich entlangzugehen. Man muss auch verstehen, dass völlig neue Rollen entstehen oder bestehende weiterentwickelt werden müssen. So wird Office Management zum Workplace Management, IT-Rollen passen sich technologischen Veränderungen an und Operations Manager treiben interne Prozesse voran.

Der beste Weg für ein zukunftsfähiges OrgDesign ist, existierende Rollen zu reflektieren. Bei welchen Rollen sehen Sie bereits jetzt eine Entwicklung, bei welchen wäre das nötig? Erstellen Sie anhand Ihrer Erkenntnisse einen Plan.

Wie man sich denken kann, eröffnen komplett oder teils remote arbeitende Teams ganz neue Möglichkeiten, wenn es um Talent Pools und die Akquise neuer Mitarbeitenden geht.

Aber auch hier gibt es so manchen Stolperstein, den Sie beachten sollten. Zunächst sollten Sie aufpassen, vor lauter Hiring-Möglichkeiten nicht Ihren Recruiting-Plan zu vergessen. Das könnte Ihrer Unternehmensstrategie sogar schaden, da es Kosten verursacht und sich Teams unplanmäßig aufstellen müssen.

Laden Sie sich hier eine Vorlage für Ihren Recruiting-Plan herunter.

So gehen wir bei Personio das Thema an: Als erstes identifizieren wir die Positionen, bei denen wir einen größeren Recruiting-Radius brauchen. Diese Positionen schreiben wir remote aus. So erhöhen wir unsere Chance, eine:n passende:n Kandidat:in zu finden.

Außerdem stellen wir auch komplett remote arbeitende Kolleg:innen in den Ländern ein, in denen wir Standorte haben. Dadurch vermeiden wir unnötige Kosten, die nicht mit dem Business wachsen, z. B. für die Einrichtung von Unternehmenseinheiten.

Auch die Erwartungen an die Rollen sollten klar definiert werden: Wie oft haben völlig remote arbeitende Mitarbeiter:innen vor, zu reisen und einen Ihrer Unternehmensstandorte zu besuchen? Oder wie viel Zeit wollen sie persönlich mit anderen zusammenarbeiten? Diese Überlegungen können Ihnen helfen, Ihren Recruiting-Radius einzugrenzen oder auszuweiten.

Nutzen Sie Ihre Werte als Grundlage, um die dazu passenden Kandidat:innen einzustellen. Bei Personio sind beispielsweise #Ownership und #Teamspirit wichtige Unternehmenswerte, die uns helfen, unsere Recruiting-Messlatte oben zu halten.

Finden Sie passende Mitarbeitende weltweit

Automatisieren Sie Ihren Bewerbungsprozess, lassen Sie involvierte Kolleg:innen automatisch an Feedback erinnern und machen Sie passende Kandidat:innen mit einem Klick zum Team-Mitglied. Alles in Personio.

Talente effektiv rekrutieren

Nur weil Mitarbeitende und Teams dezentral arbeiten, heißt das nicht, dass der Büroalltag Schnee von gestern ist. Es geht jetzt eher darum, Ihre Kultur so zu gestalten, dass eine gute Kollaboration unter hybrid arbeitenden Team-Mitgliedern möglich ist.

Ciaran Chaney, Head of Workplace bei Personio.

Viele Mitarbeitende möchten eine Wahl zwischen Büro und Home Office haben – kein entweder-oder. Es gibt nur eine kleine Gruppe, die es schätzt, 100% remote zu arbeiten, meist wegen der persönlichen Situation. Wir sind dafür verantwortlich, für alle Gruppen optimale Arbeitsverhältnisse zu schaffen.

Bei Personio haben wir spezielle People Partner, die Abteilungen und Führungskräfte unterstützen und dabei helfen, dass kulturelle Praktiken für hybride Teams funktionieren. Dafür werden sie vom gesamten People Team unterstützt, z. B. mit Daten und Trends.

Aber wie skaliert man eine Kultur, wenn Mitarbeitende dezentral arbeiten?

• Prüfen Sie den Status quo zu existierenden Informationen, Kommunikationswegen und der Wissensvermittlung im Unternehmen. Dies wird Ihnen helfen, bessere Prozesse für Ihre neue Arbeitsweise zu entwickeln.

• Überlegen Sie sich, wie Events und Meetings auch ortsunabhängig funktionieren könnten. Gibt es welche, die unbedingt persönlich stattfinden müssen?

• Stellen Sie beim Thema Mitarbeiterentwicklung sicher, dass der Prozess für alle fair und konsistent ist, insbesondere bei den Gesprächen, Beförderungen und Gehaltserhöhungen.

Hier sind einige Empfehlungen, die ich Ihnen ans Herz legen kann:

• Stellen Sie sicher, dass remote arbeitende Mitarbeiter:innen in ihrer Arbeit nicht auf andere angewiesen sind.

• Schulen Sie Führungskräfte, wie sie dezentrale Teams führen und unterstützen können.

• Erstellen Sie Richtlinien für den Wissenstransfer und Kommunikationsfluss.

• Nutzen Sie Daten und Berichte, um nachzuvollziehen, wie sich Rollen im Laufe der Zeit weiterentwickeln und ergreifen Sie darauf basierend die nächsten Schritte.

Diese Punkte sollten Sie anpassen, wenn nötig. Seien Sie offen, aus Erfahrungen zu lernen und Maßnahmen anzupassen, denn es gibt viele Erkenntnisse, die wir noch gewinnen können.