Die wichtigste offene Stelle zuerst besetzen – Priorisierung im Recruiting

Die Karriere-Webseite ist geduldig und nimmt unbegrenzt viele Stellenausschreibungen auf. Ressourcen in der Personalabteilung sind jedoch begrenzt. Ein Recruiter kann sich vielleicht um fünf bis zehn Stellen gleichzeitig kümmern – abhängig von den Anforderungen der Positionen und den Aufgaben, um die er sich zusätzlich kümmern muss. Kleine und mittelständische Betriebe beschäftigen oft keine Recruiter. Die Personalsuche wird dort von den Personalern parallel erledigt.

Viele offene Stellen, die zeitgleich besetzt werden müssen, bringen eine Personalabteilung leicht an ihre Grenzen oder überfordern sie. Die Folgen: Neueinstellungen dauern länger, die Qualität der Kandidaten sinkt oder die Kosten explodieren.

Zusätzliche Recruiter einzustellen, ist meist keine Option. Die Geschäftsführung möchte die Personalkosten in HR niedrig halten oder ist sich nicht sicher, wie lange der hohe Bedarf an neuen Mitarbeitern anhält. Wenn es mehr Arbeit – mehr Stellen – gibt, als Sie bewältigen können, heißt nicht nur im Recruting die einzig richtig Lösung: Prioritäten setzen. Denn ohne Priorisierung entscheidet entweder der Zufall, Ihre persönlichen Ansichten oder wer am lautesten schreit und am meisten Druck macht über die Reihenfolge der Neueinstellungen.

Im Recruiting priorisieren, das bedeutet einfach ausgedrückt: Sie entscheiden, welche Stellen Vorrang haben, welche Sie als erstes und mit hohem Ressourceneinsatz besetzen müssen. Vakanzen mit niedrigerer Priorität besetzen Sie später. Prinzipiell werden Sie Mitarbeiter für Aufgaben mit niedrigen Anforderungen deutlich schneller finden als für solche, die hohe Qualifikationen erfordern.

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Offene Stellen zu priorisieren, ist schwierig. Oft können Sie auf den ersten Blick nicht erkennen, ob nun Stelle X oder Stelle Y wichtiger ist. Dazu kommt, dass aus dem Blickwinkel der Fachabteilungen stets die eigenen Positionen die wichtigsten sind.

Doch wenn Sie nicht priorisieren, müssen Sie mit teils gravierenden Folgen rechnen. Einige Beispiele:

• Ein Projekt kommt nicht voran, weil eine zentrale Position (zum Beispiel ein Ingenieur) unbesetzt ist.

• Der Umsatz bricht ein, da ein Mitarbeiter im Vetrieb fehlt, obwohl genug potenzielle Kunden vorhanden wären.

• Das Unternehmen kann nicht im gewünschten Maße personell und finanziell wachsen, da meistens auf die Einstellung einer Führungsposition gewartet wird, bis weitere geplante Stellen ausgeschrieben werden.

• Mitarbeiter eines neuen Teams können nicht richtig eingearbeitet werden, weil die Position des Teamleiters noch offen ist.

• Da die Teamassistenz fehlt, müssen Mitarbeiter viel Verwaltungsarbeit übernehmen und vernachlässigen ihre Kernaufgaben.

• Sie bekommen Druck von allen Seiten, Stellen schneller zu besetzen. Das macht Ihre Arbeit weder einfacher noch angenehmer.

• Sie müssen Aufgaben an teure externe Dienstleister oder freie Mitarbeiter auslagern, um Engpässe bei Ihren festen Mitarbeitern auszugleichen.

• Unter Druck setzen Sie das Budget an den falschen Stellen ein und müssen nachher quasi doppelt bezahlen. Zum Beispiel beauftragen Sie einen Personalvermittler, stellen später aber fest, dass die betreffenden Stellen weniger dringend als andere waren, die noch unbesetzt sind.

Die Folgen können Sie nur vermeiden, wenn Sie klare Kriterien aufstellen, welche Vakanzen Vorrang haben und welche nicht. Zur Planung nutzen Sie am besten eine Matrix, zu der Sie hier eine kostenlose Vorlage herunterladen können.

Laden Sie sich

Die Matrix basiert auf dem Eisenhower-Prinzip, das häufig im Zeitmanagement angewandt wird. Die Matrix ist in vier Quadranten unterteilt und unterscheidet anstehende Aufgaben – in unserem Fall offene Positionen – nach zwei Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Verteilen Sie Ihre offenen Positionen auf die Quadranten. Die Lage in der Matrix bestimmt für jede offene Position, in welche Kategorie sie fällt:

• Wichtig und dringend

• Wichtig, aber nicht dringend

• Unwichtig, aber dringend

• Unwichtig und nicht dringend

Die Matrix ergänzt die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix um eine mittlere Ebene, so dass Sie zum Beispiel eine Stelle als "mittel-wichtig aber sehr dringend” bewerten können.

Die Matrix zeigt Ihnen auf einen Blick, welche offenen Stellen Priorität haben (müssen) und welche Sie erst einmal vernachlässigen können. Durch Farben können Sie zusätzlich die Zuständigkeit einzelner Recruiter anzeigen, so dass jeder die Matrix als persönliche Zielvorgabe nutzen kann.

Prinzipiell sind Positionen umso Prinzipiell sind Positionen umso dringender, je stärker die negativen Auswirkungen Ihrer Nichtbesetzung sind.

Tendenziell sind wichtige Aufgaben natürlich auch dringend und umgekehrt, aber nicht immer. Dazu einige Beispiele:

Beispiel 1: Die Stelle eines Teamleiters ist wichtig. Sinkt die Disziplin und die Produktivität des Teams ohne einen direkten Vorgesetzten, muss die Position dringend neu besetzt werden. Kann sich das Team jedoch vorübergehend selbst organisieren oder jemand anderes kann die Führungsaufgaben kommissarisch übernehmen, sinkt die Dringlichkeit.

Beispiel 2: Ein fehlender Mitarbeiter im Kundenservice scheint zunächst kein großes Problem zu sein. Da seine Kollegen seine Aufträge mit übernehmen können, wird die Position als weniger wichtig eingestuft. Doch kann die Menge an Support-Anfragen nicht mehr bearbeitet werden, sind die Kunden unzufrieden oder das Unternehmen kann Wartungsverträge nicht einhalten. Die Position muss deshalb dringend besetzt werden, um Schaden abzuwenden.

Um festzustellen, wie wichtig und dringend eine Ihrer offenen Positionen ist, müssen Sie in die Tiefe gehen und ihre individuelle Lage einschätzen. Beantworten Sie Fragen, wie:

• Wie hoch wird der Nutzen einer besetzten Stellen für das Unternehmen sein?

• Welche Stellen sind relevant, um übergreifende Unternehmensziele zu erreichen, zum Beispiel Marktanteile und Umsätze oder die Entwicklung eines neuen Produkts?

• Welcher finanzielle Schaden entsteht, wenn wir eine Stelle nicht bis zu einem Datum besetzen?

• Wie wirkt es sich auf die Zufriedenheit und Produktivität anderer Mitarbeiter aus, wenn Sie aufgrund einer unbesetzten Stelle Zusatzarbeit leisten müssen?

• Welche Projekte werden verzögert, weil eine Stelle unbesetzt ist?

Allzuoft sieht das Ergebnis einer ersten Priorisierungsrunde so aus: Alle Positionen sind wichtig und dringend. Damit ist niemandem geholfen. Daher brauchen Sie beziehungsweise alle an der Planung Beteiligten, eine gewisse Konsequenz und Ehrlichkeit. Nicht jede Stelle kann gleich wichtig und dringend sein.

Im Zweifelsfall hilft ein direkter Vergleich zwischen zwei Positionen, wenn Sie sich mit der Bewertung schwertun: Welcher der beiden Positionen nützt mehr, um die Unternehmensziele zu erreichen? Oder welche unbesetzte Position kostet das Unternehmen mehr Geld oder verursacht höhere Schäden? Den “Sieger” priorisieren Sie höher, die andere Position behandeln Sie nachrangig.

Abhängig von den Prioritäten teilen Sie die Ressourcen Ihrer Personalabteilung oder Ihrer Recruiter ein und planen die Maßnahmen. Für wichtige Stellen planen Sie mehr Ressourcen ein, dringende ziehen Sie auf dem Zeitplan vor.

• Wichtig und dringend: Sie setzen sofort alle verfügbaren Recruiter und Ressourcen für diese Stellen ein, nutzen alle verfügbaren Recruiting-Methoden, z. B. Social Media Marketing oder Hochschulmarketing, und suchen selbst aktiv nach Kandidaten (Active Sourcing). Fehlen Ihnen Ressourcen, können Sie sich durch externe Personaldienstleister unterstützen lassen.

• Wichtig, aber nicht dringend: Sie erstellen ein Plan, wie und bis wann Sie diese Positionen besetzen wollen und halten sich genügend Zeit und Ressourcen dafür frei. Für anspruchsvolle Positionen können Sie Headhunter beauftragen.

• Dringend, aber nicht wichtig: Besetzen Sie diese Positionen so schnell wie möglich, aber setzen Sie Ihre Ressourcen dafür effektiv ein. Automatisieren Sie Ihre Prozesse, delegieren Sie diese Stellen zum Beispiel an einen Junior Recruiter, beauftragen Sie eine Personalvermittlung oder eine Zeitarbeitsfirma.

• Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Positionen können Sie aktiv angehen, sobald die dringenden und wichtigen Stellen besetzt sind.

Wichtig: HR allein kann nicht wissen und bestimmen, welche Position am wichtigsten ist. Das sollte immer eine Teamarbeit der Stakeholder sein. Bringen Sie diese also regelmäßig an einen Tisch und tauschen Sie sich über die Priorität der offenen Stellen aus.

Denken Sie auch daran, dass vorübergehende interne Vertretungen, die Umschulung oder Weiterbildung eigener Mitarbeiter gute Alternativen sein können, um offene Stellen zu besetzen. So können Sie Engpässe kurzfristig entschärfen und verschaffen sich Zeit.

Wenn Sie einen passenden Bewerber gefunden haben, heißt es: schnell handeln. Denn ein Viertel der Unternehmen erhält häufig oder sehr häufig noch während des Auswahlverfahrens eine Absage von Bewerbern. Warum das so ist und was Sie dagegen tun können, erfahren Sie in dieser Studie.

Auch wenn die Personalabteilung die Priorisierung anstößt und die Gespräche mit den Fachabteilungen organisiert und leitet: Sie brauchen die Unterstützung der Geschäftsführung. Sie muss die endgültige Entscheidung treffen und die Priorisierung sowie Planung freigeben.

Ohne Rückendeckung von ganz oben werden Sie die Priorisierung nicht durchsetzen können. Jede Fachabteilung wird weiterhin darauf beharren, ihre Stellen seien die wichtigsten und Sie bekommen weiterhin Druck von allen Seiten. Stattdessen müssen sich alle Seiten einig sein, welche offenen Stellen zur Erreichung der Unternehmensziele am relevantesten sind.

Die Anzahl offener Stellen und die Arbeitsbelastung für Ihr Recruiting wird mittelfristig kaum geringer werden. Mit klar gesetzten Prioritäten und einem deutlichen Auftrag Ihrer Geschäftsführung wissen Sie in Zukunft, für welche Positionen Sie Ihre Zeit und Ressourcen zuerst einsetzen, und für welche nicht. Dadurch schaffen Sie für Ihr Unternehmen genauso wie für Ihre Personalabteilung den höchsten Wert.

Denn Sie zeigen mit diesem Vorgehen, dass Sie eine ausgeprägte Businessorientierung haben und stärken so Ihre Position als HR Business Partner. Gehen Sie also auf die Geschäftsführung zu und legen Sie die Fakten auf den Tisch: Wir haben folgende Positionen – wir müssen nach der größten Auswirkung für das Unternehmen sortieren – das ist unser Vorschlag – was haltet Ihr davon?