Wie Sie für Nicht-EU Fachkräfte eine Blaue Karte organisieren (mit Video)

Relocation von ausländischen Fachkräften - So beschaffst du Visum & blaue Karte

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Relocation bezeichnet den Umzug einer Fachkraft ins Ausland. Firmen holen insbesondere Talente aus den Ingenieurs- und Computerwissenschaften nach Deutschland, da der Fachkräftemangel es ihnen zunehmend schwerer macht Stellen adäquat inlands über Social Media oder Hochschulmarketing zu besetzen. Zur Relocation gehört die persönliche Betreuung der Kandidaten, aber auch Korrespondenz mit Behörden, rechtmäßige Dokumentation und nicht zuletzt die Organisation des Prozesses. Sie kann, je nachdem, woher der Kandidat/die Kandidatin kommt, zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten dauern. Meistens führt der Weg über die Blaue Karte.

Los geht es schon beim Erstgespräch. Wenn man als Personaler zum ersten Mal mit einem Kandidaten aus dem Ausland spricht, gilt es herauszufinden: Käme der Bewerber alleine, mit Frau, mit Kindern? Für den Bewerber ist ein Umzug ein großer Schritt. In den folgenden Gesprächen bis zum tatsächlichen Angebot werden entsprechend viele Fragen aufkommen.Zum Beispiel:

• Wo und wie melden sich Neuankömmlinge an?

• Ist die Familie mitversichert?

• Wie funktioniert der öffentliche Nahverkehr?

Je mehr Fragen man vorab beantworten kann, desto einfacher gestaltet sich der Prozess für den Kandidaten. Hier hilft zum Beispiel eine Infobroschüre.

Was man als Personalverantwortlicher bald feststellen wird: Jede Relocation ist anders. Denn Kandidaten haben unterschiedliche Hintergründe und entsprechend individuelle Hürden zu nehmen. Zwei Fragen sind zentral:

• Kommt der Kandidat aus dem europäischen Ausland?

• Hat der Kandidat einen Universitätsabschluss, der hierzulande anerkannt ist?

Davon hängt ab, wer (ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer) welche Behörden ansteuert und welche Unterlagen und ob eine Blaue Karte nötig sind. Das sind die möglichen Szenarien:

Wer aus dem europäischen Ausland kommt, benötigt kein Visum. Der Relocation Prozess ist dann recht einfach.

Einen Überblick über alle Wege zum Visum zeigt diese Infografik.

Der neue Mitarbeiter muss "nur" sein Leben zusammenpacken und nach Deutschland kommen. Die größte Schwierigkeit ist häufig, in Ballungszentren eine Wohnung zu finden. Ist die Wohnung gefunden, braucht er neben dem Mietvertrag ein Wohnungsgeberformular, das der Vermieter unterzeichnen muss. Das Wohnungsgeberformular ist eine Grundvoraussetzung, um sich am neuen Wohnort anmelden zu können. Wer aus dem Ausland nach Deutschland kommt, kennt solche deutschen Besonderheiten in der Regel nicht.

Sie können Ihrem neuen Mitarbeiter die Ankunft erleichtern, indem Sie solche Probleme antizipieren und Informationen rechtzeitig teilen. Diese Dokumente stellt die Stadt in der Regel als pdf zum Herunterladen (Bps. für München) zur Verfügung.

Weitere Pflichtübungen, neben der Anmeldung des Wohnsitzes, sind:

• Anmeldung bei einer Krankenkasse (am besten mit englischsprachigem Ansprechpartner)

• Abschluss einer Haftpflichtversicherung (nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert)

• Eröffnung eines Bankkontos

Die Bankdaten, die der neue Mitarbeiter bei der Kontoeröffnung erhält, sowie die Sozialversicherungsnummer, die er beim Eintritt in eine Krankenkasse bekommt, muss er der Personalabteilung mitteilen oder selbst in seiner digitalen Personalakte hinterlegen.

Wer aus dem nicht-europäischen Ausland kommt, benötigt ein Visum. Das macht den Relocation Prozess aufwendiger und kann einige Wochen – im schlimmsten Fall sogar Monate – in Anspruch nehmen. Allgemeine Informationen zum Thema Arbeitserlaubnis finden Sie in diesem Glossar-Artikel.

Das Ziel des Arbeitnehmers ist es, eine blaue Karte zu bekommen. Dabei handelt es sich um eine auf vier Jahre befristete Aufenthaltserlaubnis (nach vier Jahren kann eine unbefristete Niederlassungserlaubnis erteilt werden. Die genauen Voraussetzungen finden sie hier). Die blaue Karte erhält man bei der deutschen Botschaft in dem jeweiligen Land. Sie ermöglicht, dass derjenige kommen und sich innerhalb Europas frei bewegen kann.

Erleichtert wird der Prozess, wenn der Bewerber einen Universitätsabschluss hat, der laut Anabin hier anerkannt – heißt: vergleichbar – ist. Anabin stellt Informationen zur Bewertung ausländischer Bildungsnachweise bereit und unterstützt Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Behörden, eine Qualifikation in das deutsche Bildungssystem einzustufen.

Die erste Hürde stellt der Termin bei der Botschaft dar, denn die sind oft über längere Zeiten hin ausgebucht. Wenn der Termin zustande kommt, prüft die Botschaft über Anabin, ob der ausländische Abschluss des Kandidaten mit einem Abschluss in Deutschland gleichzusetzen ist. Dafür gibt es Noten: H+ bedeutet: ist vergleichbar; einer blauen Karte steht nichts im Weg.

Zudem wird geprüft, um was für einen Job es geht und wie viel der Mitarbeiter verdienen wird. Die ; bei sogenannten Mangelberufen bei 40.560 Euro brutto (ändert sich von Jahr zu Jahr).

Erfahrungsgemäß kann das zwischen einem Tag und sechs Wochen dauern, bis die blaue Karte verfügbar ist. Dann kann der Kandidat damit einreisen; die Blaue Karte ist zwischen 90 Tagen und sechs Monaten gültig. Noch bevor die Frist abläuft, sollten Mitarbeiter zur Ausländerbehörde und dort einen Beleg vom Arbeitgeber (was macht er, welches Gehalt bekommt er) vorlegen. Wenn der abgesegnet wird, darf der Arbeitnehmer für die nächsten vier Jahre bleiben. Die Relocation ist erfolgreich abgeschlossen.

Wenn der ausländische Abschluss nicht vergleichbar mit einem Abschluss in Deutschland ist, wird er nicht anerkannt. Damit gibt es keine blaue Karte, jedoch zwei alternative Wege.

Anders als bei der blauen Karte, die der Kandidat beantragt, startet im Fall eines nicht anerkannten Universitätsabschlusses der Arbeitgeber die Initiative – über eine so genannte Vorabprüfung. Beim Arbeitsamt (nicht bei der Botschaft) beantragt er mit der Begründung, dass er diesen Arbeitnehmer unbedingt braucht, das Visum. Da die Formulare dieselben sind wie beim Visum, sollte der Arbeitgeber unbedingt angeben, dass es sich um eine Vorabprüfung handelt. Was darin stehen muss: Dass der Arbeitgeber einen “leitenden Angestellten” bzw. “Unternehmens-Spezialisten” sucht (§ 4 Beschäftigungsverordnung), dessen Gehalt deutlich über der allgemeinen Gehaltsgrenze liegt. Je stimmiger das Bild, umso höher die Chance, dass es klappt.

Wenn der Universitätsabschluss nicht anerkannt wird, kann der Kandidat seine Zeugnisse prüfen lassen – bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen in Bonn. Wenn der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag beilegt (der Dringlichkeit klar macht), geht die Bearbeitung manchmal schneller. Wenn der Personaler gar anruft, steigert auch das die Aussichten.

Eine Relocation ist rein formell dann erfolgreich abgeschlossen, wenn der Kandidat eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis erhält. Da HR in der Regel über diesen Punkt hinaus Mitarbeiter aus dem Ausland unterstützt (mit Arztterminen, Einschulungen von Kindern etc.), ist das Enddatum einer Relocation nicht fix.

Jeder Kandidat ist anders und entsprechend individuell fällt der Aufwand aus. Was für alle Kandidaten gilt: Professionelle Beharrlichkeit zahlt sich aus. Heißt: Freundlich nachhaken, wenn Reaktionen von Behörden ausbleiben – am besten telefonisch – und immer wieder darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter unbedingt gebraucht wird. Das führt in der Regel – bei Personio hat es bislang jedes Mal geklappt. Positiver Nebeneffekt: Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch eng ans Unternehmen gebunden und werden oft selbst zu Botschaftern der Firma.