Wie man die passenden Unternehmenswerte bestimmt

Jeder Mensch trifft pro Stunde 2.000 Entscheidungen, das belegen wissenschaftliche Studien. Wer einen 9-to-5-job hat, entscheidet also rund 16.000 Mal am Tag. Während es auf Ihr Unternehmen keinen Einfluss hat, ob Mitarbeiter ihren Kaffee mit oder ohne Zucker trinken, wirken sich andere Entscheidungen direkt auf dessen wirtschaftlichen Erfolg aus: Lade ich diesen oder jenen Kandidaten zum Vorstellungsgespräch ein? Gehe ich erst dieses oder jenes Projekt an – und vor allem, wie?

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Damit Ihre Mitarbeiter bei 16.000 Entscheidungen nicht den Überblick verlieren und diese im Sinne des Unternehmens treffen, brauchen sie einen roten Faden. Genau diese Funktion übernehmen Unternehmenswerte. “Werte reduzieren Unsicherheiten bei der Entscheidung und sorgen so dafür, dass Mitarbeiter sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können”, sagt die Culture & Change-Spezialistin, Andrea Strohmayr von Culture by Design.

Das Problem ist jedoch, dass Werte oft schwammig formuliert sind. “Dann interpretieren Mitarbeiter ein und denselben Wert unterschiedlich.” Besonders problematisch wird das, wenn ein Unternehmen stark wächst oder an internationale Standorte expandiert. Grüppchenbildung im Büro, neue Mitarbeiter mit wenig Bezug zu etablierten Werten und Verhaltensweisen – all das könne die Unternehmenskultur “verwässern”, erklärt die Design-Thinking-Expertin Stephanie Berger.

Wie also wie formuliert man konkrete, leicht verständliche Werte, an denen sich Mitarbeiter an allen Standorten orientieren können?

Best Practices in der Unternehmenskultur

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Diese Frage trieb auch Personio um. Nach fünf Jahren seit der Gründung sind wir bei Personio mittlerweile fast 500 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten.“100% unserer New Joiner geben an, dass unsere Unternehmenskultur einer der Gründe ist, wieso sie sich dazu entschieden haben sich bei Personio zu bewerben. Unsere Kultur ist großartig, aber wir wachsen auch extrem schnell”, erklärt Cassandra Hoermann, Teamlead Employer Brand & Culture. “Deshalb haben wir in einem unternehmensweiten Projekt unseren bestehenden Values und Operating Principles den Feinschliff verpasst.”

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Den Anstoß für das Projekt kam von ganz oben – von Hanno persönlich. Bereits 2017 wurden Personio's Werte und Operating Principles definiert, doch bei der Feinjustierung wollten die Gründer unbedingt die Mitarbeiter einbeziehen. Diese Entscheidung unterstützt auch Stephanie Berger: “Unternehmenswerte sind nichts, was man sich in den C-Level-Büros ausdenkt. Sie sind ein gemeinschaftlicher Prozess mit den Mitarbeitern.” Die Beratung Culture by Design sollte Personio dabei helfen, die Werte zu überprüfen und zu schärfen. Die justierten Werte sollten so klar formuliert sein, dass Mitarbeiter an allen Standorte sie verstehen und problemlos anwenden können.

HR Expertengespräch: Wie bestimmt man die passenden Unternehmenswerte?

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Doch wie genau geht man in einem Workshop vor, um seine Werte zu definieren? Am Beispiel von Personio führen wir Sie durch den Prozess und zeigen Schritt für Schritt, wie wir unsere Werte in diesem Projekt identifiziert und geschärft haben.

Welche Unternehmenswerte werden aktuell gelebt, wie handeln Mitarbeiter, worauf sind sie stolz? Und: Deckt sich das mit den vorgegebenen Werten? Um den Status quo zu ermitteln, sollten Mitarbeiter die Gelegenheit bekommen, ihre Geschichten über Personio zu erzählen. “Das Ziel unseres Workshops war eine umfangreiche Datenerfassung”, erzählt Cassandra. “Dafür mussten wir ein vernünftiges Format finden.”

“Werte sind ein sehr emotionales Thema”, erklärt Andrea Strohmayr. “Deshalb haben wir uns für einen Co-Creation Workshop mit viel Storytelling entschieden. Auf diese Weise trug bereits der Prozess dazu bei, die neu geschärften Werte mit Leben zu füllen.” Denn wichtig war Cassandra, Andrea und Stephanie die gemeinschaftliche Gestaltung der neuen Werte. Dabei musste das Team kurzfristig umdisponieren, denn durch COVID-19 konnte der Workshop nicht wie geplant im Büro stattfinden.

“Stattdessen haben wir einen 5-stündigen Online-Workshop aufgesetzt, was mehr Vorbereitung erfordert hat, aber auch geregelter ablaufen konnte”, erzählt Stephanie. Damit die Teilnehmer fünf Stunden lang motiviert bleiben, arbeiteten Andrea und Stephanie mit Mottos und themenbezogener Musik. Konzepte aus dem Design Thinking sollten während des Workshops dafür sorgen, dass die Kreativität fließt, während das Tool Miro als virtuelles Moodboard her hielt.

Um die passenden Unternehmenswerte zu identifizieren, sollte ein möglichst diverses Team zusammenarbeiten. “Bei Personio waren das die Mitarbeiter aus unserem Employee Advisory Board, die Gründer und Mitarbeiter aus allen Abteilungen und jedem Senioritätslevel, die Personio’s Kultur bereits heute besonders gut leben”, erzählt Cassandra. Insgesamt nahmen 40 Leute teil, außerdem waren alle Standorte und Abteilungen vertreten.

In einer Studie von Glassdoor (2019) gaben 65% der über tausend deutschen Studienteilnehmer*innen an, sie seien durch eine attraktive Arbeitgebermission motivierter und damit engagierter. Doch eine starke Kultur braucht starke Geschichten.

“Es war uns wichtig, ein Gefühl für die Leute zu bekommen, deshalb haben wir sie Geschichten über Personio erzählen lassen. Dinge, die sie gemeinsam erlebt haben, Dinge, die für sie Personio ausmachen”, sagt Stephanie. Um Diskussionen anzuregen, sollten die Teilnehmer des Online-Workshops sich immer wieder im kleineren Kreis – sogenannten Breakout Rooms – austauschen. “Ich hab Gänsehaut, diese Geschichte, das sind so WIR” haben Cassandra, Andrea und Stephanie dabei mehr als einmal gehört. Genau diese Geschichten waren es, die den Kern von Personio transportierten.

Das gesammelte Material nutzen Andrea und Stephanie, um die in den Geschichten erkennbaren Werte klarer und präziser zu formulieren. “Personio hat schon eine unglaublich starke Kultur, also mussten wir nur kleine Anpassungen vornehmen. Zudem wollten wir wissen, ob es zusätzliche Werte gibt, die bislang noch nicht festgelegt wurden – hier kam zum Beispiel der Wert Transparenz zum Vorschein.” Die Beschreibung der einzelnen Werte sollte jedoch nicht alleine stehen, sondern mit vielen Beispielen aus der Praxis greifbar gemacht werden. Bei den Operating Principles wurde neben des Beispiels noch eine Liste an konkreten Verhaltensweisen erstellt, die den Mitarbeitern als Orientierungshilfe dient.

So ermitteln Sie den Cultural Fit von Kandidaten

Nur die richtigen Mitarbeiter machen ein Unternehmen erfolgreich. Mit diesem Fragebogen klopfen Sie im Vorstellungsgespräch an das Thema “Cultural Fit” ab.

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Werte müssen gelebt werden, und zwar täglich. “Wir haben Personio’s fünften Geburtstag zum Anlass genommen, um unsere überarbeiteten Values und Operating Principles unseren Mitarbeitern als den ‘Personio Code’ vorzustellen”, erzählt Cassandra. “Außerdem haben wir unsere Werte & Operating Principles bei Personio gut sichtbar an der Wand angebracht. Da, wo jeder vorbeigeht – zum Beispiel im Lounge-Bereich an der Kaffeemaschine. Allerdings reicht es nicht aus, lediglich Poster mit den Werten im Büro aufzuhängen, deswegen arbeiten wir kontinuierlich an Initiativen, um unseren Personio Code zu leben.”

Im Recruiting bei Personio ist der Cultural Fit eine der zentralen Fragen, das Onboarding ist so gestaltet, dass alle neuen Mitarbeiter die Werte bereits zu Beginn mit auf ihren Weg bei Personio bekommen und gelebt sehen und auch im wöchentlichen All-Hands spielen die Werte eine große Rolle. “Wir beenden jedes All-Hands damit, dass ein Mitarbeiter ein besonderes Beispiel für einen der Werte oder ein Operating Principle erzählt, also darüber, wie dieser Wert in einem konkreten Fall angewendet wurde”, erklärt Cassandra.

Dass die Mitarbeiter von Personio die Unternehmenswerte leben, haben auch Stephanie und Andrea gemerkt. “Wir haben gesehen, wie groß der Enthusiasmus für den Workshop war. Die Mitarbeiter waren stolz darauf, Teil des Teams zu sein, sie erzählten ihre Geschichten mit Leidenschaft und das hat unserer Arbeit ein ganzes Stück leichter gemacht.”