Digitale Personalakte

Mit der Einführung der elektronischen Personalakte, häufig auch digitale Personalakte genannt, profitieren Sie als Unternehmen von zahlreichen Funktionen und Vorteilen. Sie gehen einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation und entlasten so die Kostenstruktur im Personalbereich. Dabei zeigt sich ein verhältnismäßig zeitnaher Return of Investment von 18 Monaten. Denn obwohl sich zu Beginn der Umstellung von Papierakten auf die elektronische Personalakte die Kosten erhöhen, sinken sie nach den ersten sechs bis neun Monaten rapide.

Die zu Beginn anfallenden Kosten sind vor allem Initialkosten, also jene Kosten die im Rahmen der Einführung anfallen. Dazu zählen die Investition in die Software an sich, erforderliche Schulungsmaßnahmen, Implementierungskosten einschließlich der Aufwendungen für die Umstellung von Prozessen und der vorübergehend erhöhte Arbeitsaufwand durch die Digitalisierung der Papierakten.

Zu den wichtigsten Argumenten, die für die elektronische Personalakte sprechen, zählt die Kostenreduzierung im Personalwesen. Hier verweisen Anbieter umfangreicher Softwarelösungen bei größeren Unternehmen mit durchschnittlich 4.000 Mitarbeitern auf folgende monatlichen Kosten für den laufenden Betrieb:

• 90 Cent pro Akte inklusive Archiv und revisionssicherem Betrieb

• 20 Cent pro Akte für die laufende Digitalisierung

Der Personalbedarf für die Bearbeitung reduziert sich durch die hohe Effizienz bei der Verwaltung und Bearbeitung der Personalakten. Im Gegenzug erhalten Sie so die Chance, kompetente Mitarbeiter in anderen wichtigen Themenfeldern des Personalwesens einzusetzen.

Unter dem Aspekt der aufgewendeten Arbeitszeit betrachtet, gewährleistet die elektronische Personalakte das Auffinden der benötigten Informationen und die anschließende Bearbeitung innerhalb weniger Minuten. Im Vergleich dazu nimmt die Bearbeitung einer Papierakte pro Vorgang mindestens 20 Minuten, oft sogar mehr, in Anspruch.

Bei dieser, selbstverständlich ausgesprochen einfach gehaltenen, Berechnung sind weitere Kostenvorteile wie der Wegfall von teurem Raum für die Archivierung oder die Verwaltung der Aufbewahrungsfristen noch nicht berücksichtigt. Detaillierte und auf die Grösse Ihres Unternehmens individuell abgestimmte Berechnungen liefert Ihnen Ihr Experte für Softwarelösungen für die digitale Personalakte.

Die Gründe für die sorgfältige Analyse der in der elektronischen Personalakte enthaltenen Informationen sind vielfältig.

So steht die kontinuierliche Personalentwicklung genauso im Fokus wie die Entwicklung von Maßnahmen, um häufige Fehlzeiten durch Krankheiten zu reduzieren. Ohne elektronische Personalakte sind diese Analysen nur unter größtem Zeitaufwand durchzuführen. Denn die bei Nutzung einer herkömmlichen Personalsoftware erforderlichen Schritte sind zeitaufwendig und wenig effizient.

Da die digitale Personalakte alle Informationen zu jedem einzelnen Beschäftigten enthält, erleichtert sie regelmäßig oder spontan erforderliche Analysen maßgeblich.

Ein immer wieder diskutiertes Thema ist der Datenschutz der digitalisierten Daten. Allerdings schützt die elektronische Personalakte die enthaltenen Informationen nachweislich mehr als eine Akte in Papierform. Den wichtigsten Beitrag dazu leistet das bereits angesprochene Rechtesystem. Es ist immer so gestaltet, dass ein unbefugter Zugriff auf Personalakten zuverlässig verhindert wird.

Dadurch erfüllt das Rechtemanagement einer modernen Softwarelösung alle gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, während die klassische Aufbewahrungsform wesentlich weniger Sicherheiten zu bieten hat. Denn objektiv betrachtet: Wie einfach ist der Zugriff während eines unbeobachteten Moments auf im Büro gelagerte Informationen. Auch dann, wenn die Schränke verschlossen sind, ist es nicht allzu schwierig, in den Besitz des Schlüssels zum Schrank oder zum Archiv zu gelangen. Der unbefugte digitale Zugriff erfordert im Vergleich dazu wesentlich höheren Einsatz und vor allem entsprechendes Know-how, um nur ansatzweise in die Nähe einer elektronischen Akte zu gelangen.

• Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten

• Teurer Archivierungsraum wird überflüssig; zusätzlicher Raumgewinn im Unternehmen

• Prozessoptimierung findet abteilungsübergreifend statt

• Analysen für weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen per Klick möglich

• Hohe Sicherheit durch intelligente Rechtesysteme

• Vereinfachte Verwaltung der Aufbewahrungspflicht

• Versionierung geänderter Dokumente

All diese Vorteile sind eindeutige Argumente für die elektronische Personalakte. Mit wenigen Klicks sind alle wichtigen Informationen verfügbar und das zeitaufwendige Suchen nach Personalakten und den darin enthaltenen Informationen sowie deren Ablage entfällt. Besonders vorteilhaft ist die Versionierung geänderter Dokumente zur revisionssicheren Aufbewahrung.Inhalt und Aufbau der digitalen Personalakte

In der Personalakte halten Sie die Daten fest, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau darunter fällt, ist nicht gesetzlich definiert. Den Aufbau und Inhalt der digitalen Personalakte können Personaler in den meisten Fällen selbst bestimmen.

In Personio haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, eigene Mitarbeiterattribute anzulegen und diese in Teilbereiche, sog. Sektionen, zusammenzufassen. Eine Sektion stellen beispielsweise die Personalinformationen dar – diese beinhalten das Anstelldatum, die Dauer der Probezeit, etc. Alle Sektionen mit den jeweiligen Mitarbeiterattributen werden im Mitarbeiterprofil angezeigt. Die folgenden Sektionen haben sich bei unseren Kunden bewährt.

Sektion: Öffentliches Profil Beispiel: Name, Geschlecht, E-Mail, etc.

Sektion: Personalinformationen Beispiel: Anstelldatum, Vorgesetzter, Dauer Probezeit, etc.

Sektion: Persönliche Daten Beispiel: Geburtsname – / land, LinkedIn Profi, etc.

Sektion: Daten Lohnabrechnung Beispiel: Lohnsteuerklasse, Familienstand, Konfession

In jeder Sektion können beliebig viele Attribute eingetragen werden. Weitere bewährte Sektionen bei Personio Nutzern sind: Bankdaten, Talentmanagement, HR Ansprechpartner, Notfallkontakt, Betriebl. Altersvorsorge, Sprachen, Kompetenzmanagement und Mitarbeiterequipment. Eine vollständige Übersicht zu den Sektionen und Attributen finden Sie auf dieser Seite.

Mitarbeiter können vordefinierte Bereiche der elektronischen Personalakte selbst einsehen und aktualisieren, z. B. die aktuelle Telefonnummer. Für Sie fällt dieser Aufwand komplett weg. Sie müssen nur festlegen, wer welche Daten verändern darf.

Einen wichtigen Beitrag zur Entlastung der Personalabteilung, woraus sich zusätzliche Kostenvorteile ergeben, leistet das Rechtemanagement. Es regelt den Zugriff auf die elektronische Personalakte. Meldet beispielsweise ein Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter Einsicht in die Personalakte an, ist dies für die Personalverantwortlichen mit großem Aufwand verbunden. Termine müssen vereinbart und die Akte des Mitarbeiters zur Einsicht vorbereitet werden. Können Mitarbeiter und Vorgesetzte selbst in die Personalakte einsehen, entfällt dieser Aufwand.

Um die Vorgaben des Datenschutzes zu erfüllen, können Mitarbeiter immer nur in ihre elektronische Personalakte einsehen. Vorgesetzte oder Betriebsräte erhalten beispielsweise nur auf die rechtlich zur Einsicht freigegebenen Informationen der Personalakte ihrer Mitarbeiter Zugriff.

Allerdings geht das moderne Rechtemanagement für die elektronische Personalakte noch einen Schritt weiter. Denn Softwarelösungen ermöglichen die gezielte Bearbeitung der in der Akte enthaltenen Informationen durch den Mitarbeiter sowie den Start verschiedener Prozesse. So aktualisieren die Beschäftigten eines Unternehmens ihre eigenen Stammdaten oder reichen Urlaubsanträge digital ein. Da der Genehmigungsprozess ebenfalls digitalisiert ist, reduziert sich der Papieraufwand maßgeblich und Urlaubs- und Reiseanträge werden mit geringem Aufwand genehmigt und verarbeitet.

Besonders effizient wirken sich Lohnprogramme aus, in denen Lohnverrechnung und Zeiterfassung mit der elektronischen Personalakte kommunizieren. Denn Überstunden, Fehlzeiten durch Krankheit, Dienstreisen oder Urlaube werden dadurch automatisch mit den Mitarbeiterinformationen verknüpft und korrekt kategorisiert. Damit optimiert die Software die Analyse, wie sie beispielsweise im Rahmen gezielter Fragestellungen zur Maßnahmenentwicklung oder zur Kennzahlenermittlung erforderlich ist.

Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Archiviert das Personalwesen die Daten in Form einer digitalen Personalakte mit einer Software, kann er das bequem am PC oder am Smartphone erledigen. Mitarbeiter ohne eigenen Computer können über einen Terminal-PC oder im Personalbüro von ihrem Recht Gebrauch machen. Falls Sie die Personaldokumente in Papierform ablegen, muss ein Berechtigter aus der Personalabteilung die Akten zugänglich machen.

Moderne Software-Lösungen wie Personio verfügen über ein Berechtigungskonzept, mit dem Sie Rollen für einzelne Mitarbeiter(-gruppen) festlegen. Bestimmen Sie zum Beispiel, dass normale Angestellte nur ihre eigene digitale Personalakte sehen, während Vorgesetzte auch bestimmte Daten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Für Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalabteilung vergeben Sie gesonderte Zugriffsrechte.

Matthias Edel hat in seinem Gastbeitrag im Human Resources Manager einen Leitfaden für die erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte erstellt. Er definiert sieben Schritte, die zur erfolgreichen Projektimplementierung führen:

https://www.humanresourcesmanager.de/news/digitalisierung-nicht-ohne-entsprechende-planung.html

Häufig führen Unternehmen die digitale Personalakte als Teil einer umfassenden Personalverwaltungssoftware ein. Wie die Einführung in 6 Wochen gelingt – von Vertragsabschluss bis zur Nutzung durch die Mitarbeiter – lesen Sie im folgenden Artikel (inkl. Video mit Tipps aus über 70 Implementierungsprojekten):

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwalten Sie die Personalakte elektronisch, müssen die Server, auf denen Sie die Dokumente speichern, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Bei Personio setzen wir auf Datenschutz „made in Germany“ und sind dabei datenschutzkonform gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Wir sichern die Daten unserer Kunden auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Frankfurt am Main. Zusätzliche Datensicherungen bewahren wir in separaten Brandschutzzonen auf. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung und eines durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzepts schützen wir Ihre Daten vor unerlaubtem Zugriff. Die HR-Software enthält weitere Sicherheitsmaßnahmen und wir stellen die Verbindung zu Ihnen stets SSL-verschlüsselt her.

In der Personalakte, egal ob digitale Personalakte (Software) oder auf Papier, halten Sie die Daten fest, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau darunter fällt, ist nicht gesetzlich definiert. In der Regel gehören zum Inhalt der Personalakte:

• Arbeitsvertrag

• Belege über Fortbildungen

• Arbeitserlaubnis (im Falle ausländischer Arbeitskräfte)

• eventuelle Abmahnungen (in der Regel bis zu 3 Jahre lang)

• Lebenslauf aus der Bewerbung

Es gibt keine übergeordnete Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen in der Personalakte, sondern jeweils unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumenttypen.