A1-Bescheinigung: Die wichtigsten Fakten für Dienstreisen

Ein Formular, das Sozialbetrug und Lohndumping in der EU eindämmt. Klingt gar nicht so schlecht, oder? Leider hat sich die A1-Bescheinigung, mit der im EU-Ausland reisende Arbeitskräfte ihre Sozialversicherung nachweisen müssen, inzwischen in ein bürokratisches Monster verwandelt. Ein Monster, das sich mit saftigen Bußgeldern füttern lässt.

Zwar gibt es die EU-Verordnung Nr. 883/2004 – die A1-Bescheinigung – schon seit 2010. Neu ist jedoch ihre konsequente Umsetzung seit dem 1. Januar 2019. Die Kontrollen von Angestellten, Managern und Selbstständigen auf Dienstreise häufen sich – und so manches Land lässt sich Verstöße ordentlich bezahlen. Dann werden von Arbeitgebern schnell mehrere tausend Euro fällig.

Wenn ein Arbeitnehmer aus Deutschland vorübergehend im europäischen Ausland arbeitet – etwa für eine Fortbildung, ein internationales Meeting oder eine Messe – sind dort theoretisch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Weil der Arbeitnehmer jedoch bereits im Heimatland versichert ist, wäre eine finanzielle Doppelbelastung ziemlich unfair.

Deswegen gibt es die A1-Bescheinigung. Bei einer Kontrolle beweist sie, dass der Arbeitnehmer die Beiträge bereits in einem anderen Staat zahlt. Damit wird die Sache gerechter, allerdings auch ziemlich aufwändig. Denn jede noch so kurze Dienstreise ins EU- bzw. EFTA-Ausland erfordert eine A1-Bescheinigung.

Wissen, wer wann eine A1 braucht

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Ein kurzfristiger Termin, ein spontanes Meeting oder mit dem Firmenwagen kurz zum Tanken über die Grenze? Ohne das Mitführen einer gültigen A1-Bescheinigung ist selbst der kleine Tankausflug ein Verstoß.

Generell müssen Personalabteilungen die Bescheinigung ausstellen, wenn Mitarbeiter bis zu 24 Monate geschäftlich im europäischen Ausland unterwegs sind.

In welchen Ländern Sie den A1-Nachweis brauchen, haben wir für Sie alphabetisch sortiert:

• Belgien, Bulgarien

• Dänemark

• Estland

• Finnland, Frankreich

• Griechenland

• Irland, Island, Italien

• Kroatien

• Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg

• Malta

• Niederlande, Norwegen

• Österreich

• Polen, Portugal

• Rumänien

• Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien

• Tschechien

• Ungarn

• Vereinigtes Königreich (Großbritannien nur bis 31. Oktober 2019)

• Zypern

Die gute Nachricht vorweg: Es ist kein manueller Papierkram nötig. Für Arbeitgeber ist es sogar Pflicht, den Antrag auf die Bescheinigung elektronisch zu stellen – entweder über ein gängiges Lohnabrechnungsprogramm oder über www.sv.net. Dabei gilt: Je früher, desto besser.

Tipp: Wenn das Dokument nicht rechtzeitig zur Dienstreise ausgestellt ist, geben Sie Ihrem Mitarbeiter den ausgedruckten Antrag als Nachweis mit.

Wo Sie die A1-Bescheinigung beantragen:

• Bei der Krankenversicherung des Mitarbeiters, wenn Ihr Mitarbeiter gesetzlich versichert ist

• Bei der Deutschen Rentenversicherung, wenn Ihr Mitarbeiter privat versichert ist

• Bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen, wenn Ihr Mitarbeiter nicht gesetzlich versichert, von der Rentenversicherungspflicht befreit und Mitglied einer berufsständischen Einrichtung ist

Achtung: Die A1-Bescheinigung müssen Sie für jedes Land einzeln und jeden Auslandseinsatz neu beantragen!

Ausnahme: Für Mitarbeiter, die regelmäßig (mindestens ein Tag im Monat oder fünf Tage pro Quartal) in zwei oder mehr EU- / EFTA-Ländern arbeiten, können Sie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland eine Art dauerhafte Bescheinigung beantragen.

Wenn Ihr Mitarbeiter die entsprechende A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht vorweisen kann, wird es ungemütlich. Besonders in Frankreich, Österreich, die Schweiz und Rumänien verstehen die Behörden laut einer Studie der KPMG keinen Spaß.

• Österreich verhängt Bußgelder zwischen 1.000 und 10.000 Euro, sowohl gegen den Arbeitgeber als auch gegen den Mitarbeiter.

• Wird Ihr Mitarbeiter in Frankreich ohne A1-Bescheinigung erwischt, muss dieser immerhin 3.269 Euro blechen.

• Andere Länder erheben stattdessen Sozialversicherungsbeiträge – und zwar für jeden Tag des beruflichen Auslandsaufenthalts.

Auch Zutrittsverbote zu Messegeländen und Arbeitsstätten sind eine beliebte Maßnahme, um Mitarbeiter ohne Bescheinigung abzustrafen. Dann kann es passieren, dass Ihr Vertriebsteam mit Sack und Pack vor dem Messegebäude steht und nicht eingelassen wird.

Die A1-Bescheinigung mag Ihnen wie ein bürokratisches Ungeheuer erscheinen. Aber eines, das Sie zähmen können.

Setzen Sie intern einen sauberen Prozess auf, damit Sie bevorstehende Dienstreisen auf dem Schirm haben und die A1-Bescheinigung im Zweifel schnell beantragen können.

Sensibilisieren Sie außerdem Ihre Mitarbeiter für das Thema und machen Sie Ihnen klar: Die Bescheinigung gehört ins Gepäck! Und nicht unter drei Urlaubsanträge auf den Schreibtisch. Dann bleiben Ihnen Bußgelder erspart. Und den Kopf haben Sie dann für andere Dinge in der Personalarbeit frei.