Abmahnung: Gründe, Fristen und Beispiele

Eine Abmahnung ist die explizite Aufforderung ein arbeitsvertragswidriges Verhalten einzustellen. Bei Wiederholung droht die Kündigung. Der Arbeitgeber muss das Fehlverhalten genau beschreiben und darauf hinweisen, dass bei weiterem Zuwiderhandeln eine Kündigung droht.

Eine Abmahnung in der Personalakte wiegt schwer. Bevor Sie sich entschließen, eine Abmahnung auszusprechen, sollten Sie das offene Gespräch suchen. Manchen Mitarbeitern – gerade auch Berufseinsteigern oder Azubis – ist nicht bewusst, dass sie spezielle Pflichten haben, die sich aus ihrem Arbeitsvertrag ergeben. Angefangen bei der Einhaltung der Arbeitszeiten über die Weitergabe wichtiger Informationen bis zum pünktlichen Erledigen der Arbeitsaufträge. Klären Sie daher, ob hinter dem Verhalten des Mitarbeiters einfach nur Gedankenlosigkeit oder ein „schlechter Tag" steckt.Erst wenn sich trotz einer mündlich ausgesprochenen Ermahnung sein Verhalten nicht ändert, geht kein Weg an einer Abmahnung vorbei.

Eine Ermahnung ist eine mildere Form der Abmahnung. Arbeitgeber sprechen Sie aus, wenn sie ihre Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten aufmerksam machen, aber nicht direkt eine Kündigung androhen wollen. Hierin liegt auch der größte Unterschied zur Abmahnung: Wenn der Arbeitgeber eine Abmahnung ausspricht, droht er in demselben Atemzug auch eine Kündigung an.Eine Ermahnung soll hingegen lediglich eine Rüge, ein Aufrütteln oder eine Verwarnung sein.

Um eine Abmahnung wirksam aussprechen zu können, müssen drei wesentliche Punkte erfüllt sein:

• Der Arbeitgeber muss das Verhalten des Mitarbeiters deutlich als Vertragsverstoß hervorheben und abmahnen. Zusätzlich sollte der Arbeitgeber den Mitarbeiter im Abmahnungsschreiben dazu auffordern, das abgemahnte Verhalten in Zukunft zu unterlassen.

• Das Fehlverhalten des Mitarbeiters muss so genau wie möglich beschreiben werden. Eine allgemeine Formulierung wie “schlampiges Arbeiten" oder “schlechte Arbeitsleistung” reicht nicht aus. Außerdem muss der Arbeitgeber das Datum und die Uhrzeit für den Vertragsverstoß angeben.

• Zudem muss der Arbeitgeber deutlich machen, dass eine Kündigung droht, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändert.

Wichtig: Nach der Ermahnung können Sie nicht direkt eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen, wenn das Arbeitsverhältnis unter das Kündigungsschutzgesetz fällt. Der Grund: Es muss immer eine Verhältnismäßigkeit vorliegen. Wenn zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten durch eine Abmahnung wieder ändert, d. h. gemäß seines Vertrages handelt, dann liegt diese Verhältnismäßigkeit nicht vor. Denn der Arbeitgeber könnte statt einer Kündigung auch eine Abmahnung ausschreiben. Sprich: Sie müssen Ihrem Mitarbeiter zunächst eine Abmahnung ausschreiben, bevor Sie ihn wegen seines Fehlverhaltens kündigen können.

Vorlage für Abmahnungen

Ein Mitarbeiter muss abgemahnt werden? Mit dieser Vorlage sind Sie bestens gerüstet.

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Das Arbeitsrecht spricht von einem „unerwünschten Fehlverhalten“, das einer Abmahnung voraus gegangen sein muss. Die Liste der möglichen Fehltritte, bei denen Sie die gelbe Karte erteilen können, ist lang. Wichtig zu wissen: Jede Verletzung der arbeitsvertraglichen Regeln und des Fehlverhaltens müssen Sie nachweisen können, beispielweise mit schriftlich festgehaltenen Aussagen beteiligter Personen, häufig vom Vorgesetzten. Leicht nachzuweisen sind (in der Regel) Fehlverhalten wie:

• Alkohol/Drogen am Arbeitsplatz

• fehlende oder zu späte Krankmeldung

• ständige Unpünktlichkeit

• Urlaubsüberziehung

• Diebstahl

• Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften

• Konkurrenztätigkeiten

Genauer unterscheiden müssen Sie beim Abmahnungsgrund „private Internetnutzung“. Was zählt dazu und was ist erlaubt?

Die Arbeitsgerichte verstehen darunter:

• Surfen und private Mails schreiben auf dem Firmen-PC

• Downloaden von Filmen, Musik u.a.

• Telefonieren, Spielen, Chatten und Co. auf dem privaten Smartphone

• Fotografieren mit dem Handy am Arbeitsplatz.

Generell gilt: Die private Nutzung der digitalen Geräte am Arbeitsplatz ist nur gestattet, wenn Sie als Arbeitgeber dies – meist in engen Grenzen – erlauben. In der Regel tolerieren viele Chefs, wenn ein Mitarbeiter in Ausnahmen sein Smartphone nutzt. Das heißt: Gelegentlich und kurz – und wenn sich die Angelegenheit nicht in die Pause verlegen lässt.Gibt es in Ihrem Betrieb aber ein generelles Smartphone- und Internet-Verbot, dann müssen sich Mitarbeiter daran halten und können nur in den Pausen ihre privaten Geräte nutzen. Halten sie sich nicht daran, können Sie eine Abmahnung aussprechen.

Der Nachweis von unerlaubtem Surfen auf dem Firmen-PC kann – wenn er nur auf Vermutungen beruht und keine Zeugen vorhanden sind – schwierig sein. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat jedoch in einem Urteil 2016 entschieden, dass der Arbeitgeber durchaus den Browserverlauf eines Dienstrechners ohne Zustimmung des Arbeitnehmers auswerten darf. In vielen Fällen reicht es aber aus, wenn beteiligte Personen das unerlaubte Surfen bestätigen können.

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Neben den beschriebenen sogenannten geringfügigen Anlässen, bei denen dem Arbeitgeber „nur“ Arbeitszeit „gestohlen“ wird, gibt es weitere schwerwiegende Verstöße, die Ihrem Unternehmen großen Schaden zufügen können. Dazu zählen

• Ignorieren von Anweisungen und Arbeitsaufträgen

• Unhöflichkeit, Beleidigung, Lästern und Mobbing von Kollegen/Kunden/Vorgesetzten

• sexuelle Belästigung

• ausfallende und unsachliche Kritik an Entscheidungen des Arbeitgebers

• Verschweigen wichtiger Informationen

• Fahrlässigkeit im Umgang mit Daten

• Verletzung von Betriebsgeheimnissen

• unterdurchschnittliche Leistungen eines Arbeitnehmers

In allen diesen Situationen sollten Sie beachten: Es kommt maßgeblich auf den Einzelfall an und vor allem darauf, ob die Vorkommnisse gut dokumentiert sind. Je nach Schwere des Fehlers, z. B. bei der Herausgabe von Kundendaten an Außenstehende, kann statt einer Abmahnung auch direkt ein Kündigungsgrund vorliegen.

Ist ein Arbeitnehmer oft krank, rechtfertigt das keine Abmahnung. Denn er kann nichts dafür, dass er arbeitsunfähig ist. Wenn er jedoch Krankmeldungen zu spät oder nie einreicht, und das immer wieder, dann kann dies eine Abmahnung durchaus rechtfertigen.

In der Rechtsprechung wird immer auf Verhältnismäßigkeit einer Abmahnung hingewiesen. Das soll heißen: Wenn Ihr Mitarbeiter dreimal um zehn Minuten zu spät gekommen ist, wäre eine Abmahnung zunächst eine übertriebene Reaktion. Gleiches gilt für die Überziehung der Mittagspause. Es kommt immer auf den Einzelfall an und Sie müssen entscheiden, ob der ansonsten zuverlässige und engagierte Mitarbeiter wirklich dazu neigt, seine Grenzen immer weiter auszudehnen. Falls ja, ist es allerdings Ihre Aufgabe, die Grenzen aufzuzeigen.

Eine rechtliche Frist besteht nicht (das Bundesarbeitsgericht spricht nur von „zeitnah“), doch sagt die Faustregel innerhalb von 14 Tagen. Wenn Sie erst Wochen oder Monate warten, kann eine Abmahnung ihre Wirksamkeit verlieren. Wenn es hart auf hart kommt, werden Arbeitsgerichte fragen, warum Sie das Fehlverhalten, wie Unhöflichkeit gegenüber Kunden, erst so spät zur Sprache gebracht haben.

Allerdings gibt es Fälle, beispielsweise die Verletzung von Compliance-Regeln oder das Ausplaudern von Betriebsgeheimnissen, in denen der Arbeitgeber erst noch Nachforschungen anstellen muss. Dann sehen auch Gerichte eine längere Frist zwischen Vorfall und Abmahnung nicht kritisch.

Sie müssen das Fehlverhalten beim Namen nennen und es möglichst konkret mit Ort, Datum und Uhrzeit beschreiben. HR als Vertreter des Arbeitgebers muss in der Abmahnung deutlich machen, dass ein solches Verhalten nicht geduldet wird und im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis gefährdet ist, sprich zur Kündigung führen kann.Nach drei Abmahnungen können Sie eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. Bei einem schwerwiegenden Fehlverhalten des Mitarbeiters, wie Fahrlässigkeit oder sexuelle Belästigung, kann das Arbeitsverhältnis auch schon nach der zweiten Abmahnung beendet werden.

HR kann die Abmahnung mündlich aussprechen, aber auch schriftlich per Brief, Mail oder Fax. Wichtig ist: Sie stehen in der Beweispflicht, dass Sie die Abmahnung ausgesprochen haben. Am einfachsten ist es daher, dem Mitarbeiter ein Schriftstück auszuhändigen, dessen Erhalt er quittieren muss. Am sichersten ist auf jeden Fall die Papierform.

Bevor eine Abmahnung in die Personalakte kommt, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorher zu dem Sachverhalt anhören.

Wenn ein Mitarbeiter über längere Zeit kein Fehlverhalten zeigt, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion und damit ihre rechtliche Wirkung als Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung. Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat vor fünf Jahren seinen Urlaub eigenständig um einen Tag verlängert und wurde abgemahnt. Danach kam es zu keiner Verfehlung mehr bis zu dem Tag, an dem er unentschuldigt einen halben Tag fehlte. Die neue Abmahnung gilt nicht als Wiederholung und damit als Vorstufe zur Kündigung, da die alte so lange zurückliegt, dass sie keine Warnfunktion mehr erfüllt. Allgemein anerkannte Zeitregeln gibt es nicht.

Haben Sie Ihren Mitarbeiter bereits wegen eines bestimmten Fehlverhaltens abgemahnt, können Sie ihn im nächsten Schritt kündigen, wenn er sein Verhalten nicht ändert. Ein mehrfaches Abmahnen ist nicht nötig.

Genauso wie vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen Sie Ihren Mitarbeiter auch vor einer außerordentlichen – fristlosen – Kündigung abmahnen. Selbst bei Verstößen wie Diebstahl können Sie Ihrem Mitarbeiter laut Bundesarbeitsgericht nicht direkt kündigen, wenn es sich um einen Bagatellschaden handelt, der Mitarbeiter sich zuvor keine Fehltritte geleistet hat und der Fehltritt eine einmalige Sache war. In diesem Fall müssen Sie ihn sogar erst einmal abmahnen.

Ist Ihr Mitarbeiter tarifvertraglich unkündbar, ist auch eine vorangegangene Abmahnung nötig. In diesem Fall brauchen Sie einen wichtigen Grund, um Ihrem Mitarbeiter zu kündigen. Dieser darf keine Betriebsschließung sein. Es muss ein erheblicher Pflichtverstoß sein, für den er in der Vergangenheit bereits abgemahnt wurde.

Wenn sich der Arbeitnehmer im Fall einer Abmahnung beim Betriebsrat beschwert, kann der eine Abhilfe vom Arbeitgeber fordern. Auch kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung verlangen. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über sein Vorgehen grundsätzlich informieren.

In der Regel gehen Abmahnungen vom Arbeitgeber aus, doch kann auch der Arbeitnehmer eine solche aussprechen, nämlich wenn der Arbeitgeber gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstößt. Dieser muss konkret beschreibbar sein.