Absage auf Bewerbung: 5 Muster und effektive Tipps

Fest steht: Geht es ausschließlich ums Arbeitsrecht, müssen Sie Absagen auf Bewerbungen weder schreiben noch begründen. Mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) empfehlen Jurist:innen sogar, Absagen nicht genau zu erläutern.

Dennoch ist es wichtig, Absagen zu verfassen. Erstens haben Bewerber:innen Zeit und Mühe investiert – es ist also eine Frage der Höflichkeit. Zweitens leben wir in einer transparenten Welt, in der ein gedankenloser Umgang mit Bewerber:innen sich sehr schnell herumspricht – Gift für Ihr Employer Branding!

Trotzdem scheinen sich HR-Verantwortliche gerne zu drücken: Laut einer Studie von Meta HR und Stellenanzeigen.de haben es über 25 Prozent der teilnehmenden Jobsuchenden schon einmal erlebt, dass sie auf ihre Bewerbung keine Absage erhalten haben.

Eine Befragung unter den Lesern und Leserinnen von Karrierebibel.de kam zu folgendem Ergebnis: Die Punkte „Nach der Bewerbung nie wieder etwas hören“ und „Nach dem Gespräch keine Rückmeldung erhalten“ landeten auf Platz zwei und drei der größten Nerv-Faktoren im Bewerbungsverfahren. 

Überboten wurde das mangelnde Feedback lediglich davon, dass „keine:r ehrlich sagt, woran die Bewerbung gescheitert ist“. Kein Wunder also, wenn insgesamt 62 Prozent der Befragten sehr bis völlig frustriert waren, wenn ein Arbeitgeber nach einer Bewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch nicht mehr reagiert hat.

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Zeigen Sie Wertschätzung durch zügiges Feedback: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für Absagen, legen Sie ein Versanddatum fest und garantieren Sie einen reibungslosen Prozess.

Absagen automatisiert versenden

Mit der Verlagerung der Jobsuche ins Internet haben sich auch die Erwartungen von Talenten geändert: Wer eine E-Mail inklusive Lebenslauf und Zeugnissen abschickt oder ein Formular auf einer Online-Karriereseite ausfüllt, rechnet mit einer zügigen Antwort. Im Schnitt dauert es jedoch zwei Tage, bis eine Eingangsbestätigung eintrifft – zu lange in Zeiten der Digitalisierung.

Grundsätzlich gilt: Die Bestätigung über den Bewerbungseingang sollte unverzüglich erfolgen. In diesem Rahmen darf allerdings niemals eine endgültige Absage auf eine Bewerbung erteilt werden. Denn das könnte Kandidat:innen dazu verleiten, anzunehmen, dass die Angaben nicht von Menschen, sondern von einem Algorithmus ausgewertet wurden.

Stattdessen sollte man beim Erstkontakt darauf hinweisen, dass die Unterlagen (zeitnah) geprüft werden, und – wenn möglich – ein konkretes Datum nennen, bis wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. 

Bis zum Folgekontakt dürfen – laut Faustregel – maximal 14 Tage vergehen. Nach Ablauf dieses Zeitraums gehört es zum guten Unternehmenston, Bewerbungen entweder mit einer Absage oder einer Einladung zum (telefonischen) Vorstellungsgespräch zu beantworten. Wer sich innerhalb von zwei Wochen nicht entscheiden kann, verschickt einen Zwischenbescheid. 

Gut zu wissen: Sagen Bewerber:innen während des Einstellungsprozesses ab, liegt das – laut der Bitkom Research Studie von Personio – zu 95 Prozent daran, dass sie bereits eine andere Stelle gefunden haben.

Lesetipp: Zusage schreiben – so gelingt’s

Absageschreiben fallen – je nach Position und Unternehmensgröße – unterschiedlich aus. Hier finden Sie einige Beispiele zur Orientierung.

Betreff: Ihre Bewerbung für eine Stelle als (Jobtitel)

Sehr geehrte:r Frau/Herr (Nachname),

vielen Dank für Ihre Bewerbung als (Jobtitel). Es freut uns, dass Sie an (Unternehmen) und unsere Vision glauben. Leider hat sich Ihr Profil nicht ganz mit unseren Erwartungen gedeckt, sodass wir Ihnen diesmal keinen Job anbieten können.

Ihre Bewerbungsunterlagen haben uns einen lebhaften Eindruck von Ihren Qualifikationen und Kompetenzen vermittelt. Deshalb würden wir Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen und uns wieder bei Ihnen melden, wenn wir in Zukunft eine Stelle schaffen sollten, auf die Ihr Profil besser passt. Melden Sie sich bitte kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind. 

Bei Ihren Fähigkeiten wird es bestimmt nicht lange dauern, bis Sie einen Job finden, in dem Sie Ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Wir wünschen Ihnen alles Gute!

Viele Grüße

(Vor- und Nachname, Unternehmensposition)

Betreff: Danke für das freundliche Gespräch

Sehr geehrte:r Frau/Herr (Nachname),

es war uns eine Freude, Sie näher kennenzulernen. Wir möchten uns auf diesem Weg noch einmal dafür bedanken, dass Sie uns die Chance gegeben haben, im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mehr über Sie und Ihre fachlichen Qualifikationen zu erfahren.

Sie haben einen ausgesprochen positiven Eindruck hinterlassen. Leider müssen wir Sie heute jedoch davon in Kenntnis setzen, dass eine andere Person besser auf das Stellenprofil gepasst hat und die Entscheidung in der Folge auf sie/ihn gefallen ist.

Mit den besten Wünschen für Sie und Ihren weiteren Karriereweg

Vor- und Nachname, Unternehmensposition

Komplettes Bewerbermanagement in einem Tool

Bewerberdokumente übersichtlich speichern, Zu- und Absagen verschicken und zentral Feedback von Kolleg:innen einholen: Wenn Sie Ihr Bewerbermanagement von einem Tool aus steuern, gewinnen Sie Zeit beim Recruiting und sind der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Mehr zum Bewerbermanagement

Bewerber:innen mit Wertschätzung zu behandeln, liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens und wird immer wichtiger. Denn Jobsuchende tauschen sich in der Regel im Freundeskreis, mit der Familie und (Ex-)Kolleg:innen über ihre Erfahrungen aus. Zudem bieten Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu längst auch Kategorien für den Bewerbungsprozess.

Mit der Talent-Management-Software von Personio gestalten Sie unter anderem Ihre Einstellungsprozesse effizienter und gewinnen somit Zeit für Belange, die sonst möglicherweise ressourcenbedingt unter den Tisch fallen würden, wie beispielsweise eine höfliche und authentische Absage auf eine Bewerbung zu erstellen. Testen Sie Personio jetzt 14 Tage kostenlos.

Gut zu wissen: Bei Personio sagen wir allen Kandidat:innen, die wir zum persönlichen Gespräch getroffen haben, telefonisch ab. Streng nach dem Grundsatz: Wer sich die Zeit für ein Vorstellungsgespräch genommen hat, hat auch eine persönliche Rückmeldung verdient. Erst wenn wir Kandidat:innen nach zwei Versuchen nicht erreicht haben, versenden wir eine Absage per E-Mail. 

Absagen auf eine Bewerbung sollten stets höflich und möglichst individuell formuliert sein. Außerdem gilt es, abgelehnte Bewerber:innen für ihren weiteren Berufsweg zu motivieren.

Auch wenn eine Initiativbewerbung für Sie überraschend kommt, sollten Sie unbedingt persönlich absagen. Beabsichtigen Sie, die Bewerberdaten für die Zukunft zu speichern, benötigen Sie dazu das schriftliche Einverständnis der betreffenden Personen. 

Zu den klassischen Beispielen, warum Bewerbungen abgelehnt werden, zählen unter anderem:

• fehlende Eignung für die ausgeschriebene Stelle

• mangelnde Qualifikation

• langweiliges Anschreiben

• Motivation nicht erkennbar

• unbegründete Lücken im Lebenslauf

• mangelhafte Orthografie und Grammatik