Absentismus – Definition, Ursachen und Maßnahmen

Absentismus (Lateinisch: „absentia“ = Abwesenheit) beschreibt die gewohnheitsmäßige Nichtanwesenheit einer Mitarbeiter:in am Arbeitsplatz. Dieses Fernbleiben hat ein Muster und darum nichts mit krankheitsbedingtem Fehlen oder der Abwesenheit durch geschäftliche Aufgaben zu tun. Absentismus steht für eine Neigung, den arbeitsrechtlichen Verpflichtungen und Vereinbarungen aufgrund mangelnder Motivation nicht nachzukommen.

Da Absentismus in der Regel mit hohen Fehlzeiten der Betroffenen verbunden ist, führt das für beschäftigende Unternehmen zu einer Reihe von Nachteilen.

Das Gegenteil von Absentismus ist Präsentismus. Hierbei kommen erkrankte Mitarbeiter trotz ihrer Krankheit an den Arbeitsplatz. Absentismus und Präsentismus verursachen weitreichende volkswirtschaftliche Schäden.

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Abwesenheiten im Nu verwalten

Bei der Ursachenforschung für Absentismus haben sich weitgehend drei Modelle durchgesetzt.

1. Rückzugsmodell Betroffene vermeiden alle beruflichen Tätigkeiten, die sie belasten könnten. In der Folge ziehen sie sich zurück.

2. Medizinisches Modell Betroffene nutzen ihre Abwesenheit, um mögliche gesundheitliche Beeinträchtigungen durch die Arbeit nicht an sich heranzulassen.

3. Abweichendes-Verhalten-Modell Betroffene bleiben ihrer Arbeit fern, weil es ihnen an grundlegender Sozialisation mangelt.

Im Rahmen dieses Modellschemas tauchen primär drei Ursachen für durch Absentismus entstehenden Fehlzeiten auf.

Dieser Problemkreis ist für HR in der Regel eine echte Blackbox. Hier müssen Sie das ganze Feld menschlicher Beziehungen im Auge haben. Eine Ehekrise oder eine bevorstehende Scheidung kann einen Beschäftigten genauso emotional belasten, wie die Krankheit oder gar der Tod eines Familienangehörigen. Auch die neuen Herausforderungen an Beschäftigte im Homeoffice während der Pandemiezeit können zu einem verstärkten Drang von Absentismus führen.

Als HR Manager:innen sollten Sie unbedingt jeden „Einzelfall“ durch die individuelle Brille betrachten. Denn nur in seltenen Fällen ist es angebracht, auf auffällige Fehlzeiten gleich mit einer arbeitsrechtlichen Sanktionierung zu reagieren.

Das Online-Magazin Organisator beschreibt Absentismus treffend als „lautlosen Killer von Organisationen“ und stellt dabei vor allem die Führungskräfte in den Fokus seiner Analyse: Ein abwesender Führungsstil sorge einerseits für messbare Einbußen der wirtschaftlichen Unternehmensleistung und wirke sich andererseits massiv negativ auf die Belegschaft aus.

Wenn Beschäftigte keine oder minimale Führung erfahren, verlieren sie rasch das Motivation. Folge: gesunkenes Employee Engagement. Kommt dann auch noch die interne Kommunikation mit den Führungskräften zu kurz, herrscht vielleicht keine Transparenz und fühlen sich die Mitarbeiter:innen über- oder unterfordert, wird der Tag am Arbeitsplatz rasch als verschwendete Lebenszeit betrachtet. Aus dieser negativen Haltung entwickelt sich im nächsten Schritt eine berufliche Perspektivlosigkeit, die wiederum zur Demotivation führt. Ein Teufelskreis, der von Vorgesetzten und HR erst erkannt und dann durchbrochen werden muss.

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In diesen Bereich fällt vor allem ein Tabu-Thema: Suchtkrankheiten mit dem Schwerpunkt Alkoholabhängigkeit. Eine Untersuchung der Barmer von 2019 zeigt, dass Absentismus durch Alkoholprobleme in deutschen Unternehmen zu enormen Fehlzeiten führt. So sind Beschäftigte mit Alkoholproblemen durchschnittlich 59 Tage im Jahr krankgeschrieben – dreimal mehr als Erwerbstätige ohne Suchtproblematik.

Absentismus hat Folgen für das Unternehmen ebenso wie für die davon betroffenen Beschäftigten.

Nicht ausgeführte Arbeiten werden vor allem dann zu einem schwerwiegenden Problem für das Unternehmen, wenn Mitarbeiter:innen wiederholt, länger und unerwartet abwesend sind. Aufgaben bleiben liegen und müssen unter Mehrbelastung vom restlichen Team erledigt werden. Dies wiederum führt zu einem potenziell höheren Krankenstand in der Belegschaft.

Absentismus ist weiterhin vor allem dann ein besonderes Problem, wenn eine Mitarbeiter:in (immer wieder) während der arbeitsintensiven Zeiten des Jahres fehlt, oder auch in Zeiten, in denen wichtige Projektmeilensteine von diesen zu erledigen sind. All dies führt zu finanziellem Mehraufwand, der sich im wirtschaftlichen Ergebnis niederschlägt. Die wirtschaftlichen Folgen von Präsentismus sind übrigens weitaus gravierender als von Absentismus, wie die Grafik zeigt.

Wenn Führungskräfte durch Absentismus glänzen, mit anderen Worten: nicht führen, können sie ihren Mitarbeiter:innen keine Orientierung, keinen Halt, kein Feedback und keine Entwicklung ermöglichen. Die Folge sind unmotivierte Mitarbeiter, die ihrerseits durch (mentale) Abwesenheit glänzen. Der Gallup Engagement Index 2019 stellt hier einen direkten Zusammenhang zwischen mangelnder Führung und Motivation her: 70 Prozent der Beschäftigten äußerten, keine emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber zu haben. Diese mentale Form des Absentismus sorgt in Deutschland für Produktivitätsausfälle in Höhe von 105 Milliarden Euro.

Mitarbeiter, die innerlich bereits gekündigt haben, beeinflussen die Fluktuationsrate und die Fluktuationskosten des Unternehmens negativ. Wenn die Unternehmenskultur nicht stimmt, wandern vor allem die begehrten und umkämpften Fachkräfte ab. Nicht nur die Personaleinsatzplanung für die HR wird dann schwieriger, auch die wirtschaftliche Entwicklungskraft eines betroffenen Unternehmens unterliegt erheblichen Risiken.

Aber auch gesundheitliche Gründe, die sich direkt aus einer möglicherweise verfahrenen Situation am Arbeitsplatz ergeben, spielen eine Rolle. Die gesundheitlichen Folgen durch Belastungen am Arbeitsplatz, die sich aus Über- und Unterforderung, Belästigung und mangelnder Perspektive ergeben, sind divers und reichen von depressiven Störungen über Bluthochdruck bis zu Magen-Darm-Erkrankungen.

Das Hauptproblem für Unternehmen ist, dass die meisten Mitarbeitenden, die von Absentismus betroffen sind, nicht den Mut und die Offenheit aufbringen, sich mit ihren Problemen den direkten Vorgesetzten oder der HR anzuvertrauen. Doch nur dann, wenn das Problem als solches erkannt wird, können Sie als HR gegensteuern und die richtigen Maßnahmen ergreifen um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Ein perfektes Tool für Sie als HR, um „Absentisten“ keine Chance zu geben, ist eine Zeiterfassungssoftware. Dort können Sie die Arbeitszeiten aller Beschäftigten auf einen Blick betrachten – und vor allem die individuellen Fehlzeiten auswerten. Moderne Tools schlagen automatisch Alarm, wenn längere, regelmäßige und häufige Fehlzeiten bei einzelnen Mitarbeiter:innen auftauchen. Als erste Option können Sie die Vorgesetzten über die vermehrten Abwesenheiten informieren und im nächsten Schritt das Gespräch mit den Betroffenen suchen.

>> So hilft Ihnen die Zeiterfassungs-Software von Personio.

Arbeitgeber können und sollten Fehlzeiten durch Absentismus mit Hilfe von Fehlzeitenmanagement entgegenwirken, indem sie verschiedene proaktive Maßnahmen ergreifen, z. B. eine hohe Anwesenheitsquote belohnen, ihre Mitarbeiter emotional unterstützen, klare Erwartungen an die Anwesenheit formulieren und die Anwesenheitsrichtlinien des Unternehmens in schriftlichen Dokumenten festhalten, die von allen neuen Mitarbeiter:innen zu lesen und zu unterschreiben sind. Klare Richtlinien zeigen mögliche Konsequenzen eines Fehlverhaltens rechtzeitig auf.

Wichtig für die Problemlösung bei individuellen Fällen von Absentismus ist das Erkennen und Klären der wirklichen Ursache in jedem Fall. Gelingt Ihnen dies, können Sie gemeinsam mit der Mitarbeiter:in eine Lösung finden. Gespräche mit den Vorgesetzten oder der HR sollten den Anfang einer im Idealfall vertrauensbildenden Maßnahme darstellen. Hören Sie zu, stellen Sie konkrete Fragen, bieten Sie Unterstützung an.

In vielen Fällen sorgen diese Gespräche und das Gewähren von zeitlichen Gestaltungsspielräumen bereits für eine deutliche Optimierung der Situation. Klären Sie, ob eine Arbeitszeitreduktion oder eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung für die Betroffenen hilfreich sein kann. Eventuell kann auch ein Platz in der firmeneigenen Kita ein ungenanntes Betreuungsproblem der Mitarbeiterin lösen?

Wenn Sie als HR erkennen, dass Absentismus in Ihrer Organisation nicht nur ein punktuelles Problem darstellt, sollten Sie generelle und strukturelle Lösungsoptionen entwickeln.

Dies kann z.B. das Implementieren eines Betriebs- oder Vertrauensarztes sein, der Sprechstunden zu Themen wie Arbeitsbelastung oder Hilfestellung in schwierigen Zeiten anbietet. Auch ein innerbetriebliches Gesundheitsmanagement kann dazu beitragen, die Balance zwischen Privat- und Berufsleben zu verbessern und Absentismus vorzubeugen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie die grundsätzliche Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen verbessern. Entwickeln Sie mit dem Management eine Kultur der gegenseitigen Wertschätzung. Prüfen Sie gemeinsam mit den Fachbereichen, ob die Arbeitsbelastung der Kolleg:innen akzeptabel ist, ob der Aufgabenbereich motivierend und herausfordernd ist. Und nehmen Sie einen ehrlichen Gehalts-Check vor, der die Leistungsfähigkeit und nicht nur das Aufgabenspektrum einbezieht.

Wenn die o.g. Maßnahmen nicht greifen und sich die betroffene Person als uneinsichtig erweist, müssen Sie im Folgenden arbeitsrechtliche Maßnahmen wie z.B. Abmahnungen ergreifen. Auch Freistellungen sind denkbar, denn bei suchtkranken Beschäftigten haben Sie als Arbeitnehmer stets die Fürsorgepflicht.