Vorlage für Abwesenheitsnotiz: Beispiele, Formulierungen, Fehler

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine vorformulierte und automatisiert verschickte Antwort auf eingehende Mails. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn Mitarbeitende nicht am Arbeitsplatz sind bzw. wenn sie nicht auf ihre Mails zugreifen können. Egal, ob die Abwesenheit die Folge von Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Teilzeit, Feiertagen oder einer Geschäftsreise ist.

Damit die Abwesenheitsnotiz versandt werden kann, müssen Sie diese sogenannte Auto-Reply-Funktion in Ihrem Mailprogramm für den Zeitraum der Abwesenheit aktivieren. Das ist keine Raketenwissenschaft. Doch wie schreiben Sie den Text für eine passende Abwesenheitsnotiz und welche Informationen muss diese in welchem Fall unbedingt enthalten?

Zahlreiche Unternehmen überlassen mittlerweile nichts mehr dem Zufall und geben die grundlegenden Textbausteine für eine individuelle Abwesenheitsnotiz der Mitarbeitenden vor. Damit wird ein einheitlicher Kommunikationsstil nach intern und extern gewährleistet, der im Idealfall auch das Selbstverständnis und den Markenkern des Unternehmens spiegelt.

Dabei gibt es eine breite Palette an Tonalitäten, die bespielt werden kann – von locker-flockig über seriös bis hin zu elegant-verspielt. Welcher Ton passt, hängt bis zu einem gewissen Grad von der gelebten Unternehmenskultur ab. Denn Mitarbeitende eines Tech-Startups werden in der Regel in ihrer Abwesenheitsnotiz einen lockereren Ton anschlagen als die Beschäftigten eines alteingesessenen Unternehmens der Versicherungs- oder Bankenbranche.

Dennoch sollten sich Unternehmen grundsätzlich darüber im Klaren werden, wie strikt die Vorgaben für Abwesenheitsnotizen sein und damit zu einer gewissen Unpersönlichkeit führen können. Besitzt der Text für den Autoresponder einen persönlichen, individuellen Touch, kann dies durchaus das Bild eines offenen, kreativen und menschlichen Unternehmens zeichnen und damit unterschwellig sogar zum Employer Branding beitragen – wenn es denn gewünscht ist.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz formulieren – und welche Ausprägungen dabei möglich sind.

Beim Aufbau der Abwesenheitsnotiz entwickeln Sie zunächst die grundlegende Struktur und versehen dann die einzelnen Punkte mit passenden, aufeinander abgestimmten Formulierungen.

Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor und legen Sie fest, welche Angaben auf jeden Fall aufgenommen werden müssen.

Für jede Situation die richtige Vorlage

Ob bei Krankheit, Urlaub oder Elternzeit: In dieser Vorlage finden Sie acht Musterformulierungen für Ihre nächste Abwesenheitsnotiz.

Vorlage hier herunterladen

Betreff

Hierfür reicht ein Wort, um dem Absender zu signalisieren, was ihn erwartet:

Abwesenheitsnotiz oder auf Englisch Out of Office Message.

Anrede und Dank

Begrüßen Sie den Absender in jedem Fall und danken Sie für die eingegangene Nachricht.

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen/herzlichen/besten Dank für Ihre Nachricht/Ihre E-Mail

Guten Tag, herzlichen Dank für Ihre Mail!

Abwesenheitszeitraum

Geben Sie als nächstes den konkreten Zeitraum an, in dem Sie für die Absender der Mail nicht erreichbar sind, verbunden mit der Information, wann Sie frühestens auf die Mail antworten können. Sie dürfen den Grund für Ihre Abwesenheit nennen, müssen dies aber nicht – bei Anlässen wie längerem Urlaub, Sabbatical oder Elternzeit kann dies aber in jedem Fall für mehr Transparenz sorgen.

Ich bin vom TT.MM. bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.

Ich bin vom TT.MM. bis zum TT.MM. im Urlaub. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.

Ich befinde mich vom TT.MM. bis zum TT.MM. in Elternzeit.  Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.

Momentan befinde ich mich in einem Sabbatical. Sie erreichen mich per Mail wieder ab dem TT.MM.

Weiterleitung oder nicht

Informieren Sie die Absender jetzt darüber, ob die Mail weitergeleitet wird oder nicht.

Ihre Mail wird innerhalb unserer Organisation nicht weitergeleitet. Dafür bitten wir um Ihr Verständnis.

Eine Weiterleitung Ihrer E-Mail ist aus Vertraulichkeitsgründen nicht eingerichtet.

Wird Ihre Mail weitergeleitet, so folgen Informationen zur …

Vertretung

Hierbei gibt es zwei Optionen.

Vertretung ohne automatisierte Mailweiterleitung

Sollten Sie während der Abwesenheit vertreten werden, gehört nun die Information über den oder die Kollegin mit Namen, Kontaktmöglichkeiten und Erreichbarkeit in die Abwesenheitsnotiz.

Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin VORNAME NACHNAME, die Sie unter name@unternehmen.de per Mail erreichen. In einer dringenden Angelegenheit erreichen Sie ihn/sie auch TAG, TAG, TAG telefonisch unter TELEFONNUMMER.

Vertretung mit automatisierter Mailweiterleitung

Wenn Sie eine automatische Weiterleitung an Ihre Vertretung eingerichtet haben, gehört diese Info ebenfalls in die Abwesenheitsnotiz.

Ihre Mail wird automatisch an meine Kollegin VORNAME NACHNAME weitergeleitet, die mich während meiner Abwesenheit/meines Urlaubs/meines Sabbaticals o.ä. vertritt.

Schlussformel

VORNAME NAME

Mit freundlichen Grüßen o.ä.

Darunter sollte die aktuelle E-Mail-Signatur stehen.

Allgemeine Empfehlungen zum Schreiben der Abwesenheitsnotiz

Die hier genannten Beispielformulierungen sind formeller und neutraler Natur. Sie erfüllen aber ihren zentralen Zweck – den Absender darüber zu informieren, wie lange Sie sich nicht um dessen Anliegen kümmern können und wer als Vertretung fungiert.

Achten Sie unbedingt darauf, dass der Text der Abwesenheitsnotiz weder Grammatik- noch Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehler enthält. Apropos, Zeichensetzung: Ein oder gar mehrere Ausrufezeichen haben hier nichts zu suchen. Auch Emoticons, Memes oder Bilder sind tabu.

Zahlreiche Unternehmen verwenden Microsoft Outlook als Mailprogramm. Das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Outlook über Vorlage ist unkompliziert und geht schnell. Outlook erlaubt eine exakte Festlegung, wer Ihre Abwesenheitsnotiz erhält, über Regeln können sogar verschiedene Vorlagen nur an bestimmte Adressat:innen versandt werden.

1. Wählen Sie in der Top-Navigation von Outlook „Datei“ aus.

2. Im nun erscheinenden Fenster klicken Sie auf das Feld „Automatische Antworten“. Es öffnet sich ein neues Fenster.

3. Aktivieren Sie nun die Abwesenheitsnotiz mit einem Klick auf „Automatische Antworten senden“ und geben Sie im folgenden Schritt über die Auswahlfelder den Zeitraum Ihrer Abwesenheit an.

4. Als nächstes legen Sie den Nachrichtentext fest, der versandt werden soll. Sie können hier über die Registerkarten auch zwischen interner und externe Abwesenheitsnotiz unterscheiden – textlich sollte sich diese Differenzierung widerspiegeln.

5. Mit einem Klick auf „OK“ schließen Sie die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz Outlook ab.

Über den Button „Regeln“ können Sie bestimmte Sonderfunktionen einstellen und Merkmale spezifizieren. Viele Unternehmen bieten dazu in ihren Intranets weiterführende Anleitungen an oder die IT steht bei Fragen zur Abwesenheitsnotiz als Sparringspartner zur Verfügung.

Keine Arbeit zweimal machen

In Personio können Sie Vorlagen zu Verträgen, E-Mails und HR-Prozessen erstellen und immer wieder nutzen. So werden aus Routinearbeiten keine Zeitfresser mehr.

HR-Arbeit mit Vorlagen vereinfachen

Natürlich sollten Sie sich in einer Abwesenheitsnotiz nicht verkünsteln. Doch insbesondere Unternehmen im Premium-Marktsegment legen Wert auf elegante und klare Formulierungen. So könnte eine Vorlage für eine elegante Abwesenheitsnotiz aussehen.

Sehr geehrte Damen und Herren,

zunächst einmal vielen/besten/herzlichen Dank für Ihre Mail.

Ich befinde mich bis zum TT.MM. auf einer Geschäftsreise/im Urlaub/in Elternzeit und kann deshalb Ihre Mail nicht direkt beantworten. Ihre E-Mail wurde automatisiert an meine/n Kollegin/en VORNAME NAME weitergeleitet. Er/Sie wird sich so bald wie möglich zu Ihrem Anliegen melden.

Persönlich erreichen Sie mich wieder ab dem TT.MM. Dann freue ich mich auf die weitere Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Zahlreiche Unternehmen haben internationale Kontakte. Da gehört eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch zum guten Ton. Viele global agierende Organisationen platzieren auch zweisprachige Abwesenheitsnotizen innerhalb einer Mail. Hier folgen zwei Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz Englisch.

Ohne Weiterleitung

Out of office Message

Dear Sir/Madam,

Thank you for your mail. I will be out of the office from TT.MM. until TT.MM.

My emails are not being re-directed. If you need immediate assistance, please contact my colleague VORNAME NAME. She/He can be reached via email: MAILADRESSE

Best regards

VORNAME NAME

Signatur

Mit Weiterleitung

Out of office Message

Dear Sender,

Thank you for your mail. Unfortunately, I cannot deal with your email personally as I will be out of the office from TT.MM. until TT.MM. My emails are being automatically re-directed to my colleague VORNAME NAME. She/He will answer directly to your email.

Best regards

VORNAME NAME

Signatur

Auch im Krankheitsfall muss eine passende Abwesenheitsnotiz vorbereitet und eingestellt werden. Hierbei ist es sinnvoll, zwischen wenigen Tagen krankheitsbedingter Abwesenheit oder einer längeren Krankheit zu unterscheiden.

Längere Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie mich für einen längeren Zeitraum nicht. Aus Vertraulichkeits- und Datenschutzgründen wird Ihre Mail nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen per Mail an meine/n Kollegin/en VORNAME NAME unter name@unternehmen.de.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Kürzere Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Aus persönlichen Gründen bin ich [voraussichtlich] erst am TT.MM. wieder erreichbar. Dann werde ich mich gerne direkt bei Ihnen melden. Sollte es bis dahin dringende Anliegen geben, wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegin/en VORNAME NAME unter name@unternehmen.de.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Der Urlaub ist gemeinhin der schönste Anlass, eine passende Abwesenheitsnotiz zu formulieren. Doch insbesondere hier finden sich zahlreiche Stilblüten, die Sie nicht in eine Abwesenheitsnotiz packen sollten. Es ist kein Problem, den Urlaub als Grund für die Abwesenheit zu benennen. Sie sollten aber auf flapsige und respektlose Formulierungen wie „Endlich kann ich meinen Schreibtisch gegen einen Platz am Pool eintauschen“ oder „Ich bin dann mal weg! Die Kollegen halten schon die Stellung“ verzichten … Stattdessen können Sie schreiben:

Sehr geehrte Damen und Herren/Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich im Urlaub und bin am TT.MM. wieder für Sie erreichbar. Dann werde mich gerne bei Ihnen melden. Sie benötigen dringend eine Antwort? Dann wenden Sie sich bitte per Mail an meine/n Kollegen/in VORNAME NAME unter name@unternehmen.de. Sie/Er hilft Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Abwesenheiten mit wenig Aufwand verwalten

Ob Urlaub, Krankheit oder Elternzeit: In Personio beantragen Mitarbeitende ihre Abwesenheitstage selbst und die Führungskraft gibt sie frei. HR behält unterdessen den gesamten Überblick zu allen Fehltagen.

Abwesenheiten leicht verwalten

Einige Organisationen und Betriebe nutzen die Weihnachtsfeiertage für einen Betriebsurlaub. Die Mitarbeitenden sind dann – bis auf eine Notbesetzung – im Weihnachtsurlaub. Auch für einen derartigen Fall können Sie eine separate Abwesenheitsnotiz einrichten.

Sehr geehrte Damen und Herren/Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Unternehmen ist über die Weihnachtsfeiertage von TT.MM. bis zum TT.MM. geschlossen. Deshalb können wir Ihnen erst ab dem TT.MM. antworten.

Wir entschuldigen uns für etwaige Verzögerungen und wünschen Ihnen Frohe Weihnachten/Ostern/Pfingsten und erholsame Feiertage.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

In der Regel handelt es sich bei Elternzeit um einen längeren Zeitraum, in dem Mitarbeitende – Mütter und Väter – nicht im Unternehmen arbeiten. Von daher ist es zwingend nötig, eine Abwesenheitsnotiz für diesen Sonderfall einzurichten, damit Anfragen rechtzeitig an die entsprechende Vertretung gestellt werden bzw. eine automatisierte Weiterleitung eingerichtet werden kann.

Sehr geehrte Damen und Herren/Guten Tag/Liebe Kunden und Geschäftspartner,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich [voraussichtlich] bis zum TT.MM.JJJJ in Elternzeit. In diesem Zeitraum habe ich keinen Zugriff auf meine Mails, die auch nicht weitergeleitet werden. Bitte wenden Sie sich deshalb mit Ihrem Anliegen an meine Kollegin/meinen Kollegen VORNAME NAME, die/der mich im o.g. Zeitraum vertritt. Sie erreichen sie/ihn per Mail unter name@unternehmen.de sowie telefonisch unter VORWAHL – DURCHWAHL.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Mehr als 66 Prozent der erwerbstätigen Frauen mit minderjährigen Kindern arbeiten in Teilzeit, bei den Männern sind es lediglich etwas mehr als 6 Prozent. Teilzeitbeschäftigung bedeutet gute Organisation und Zeiteinteilung. Nicht jede Teilzeitkraft arbeitet allerdings täglich, viele verteilen ihre Arbeitszeit auf wenige Wochentage. Um Transparenz für Kunden, Geschäftspartner und Kolleg:innen zu schaffen, ist es für Teilzeitkräfte ratsam, eine entsprechende Abwesenheitsnotiz einzurichten.

Sehr geehrte Damen und Herren/Liebe Kunden und Geschäftspartner/Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich am TT.MM. wieder per Mail. Selbstverständlich kümmere ich mich dann zeitnah um Ihr Anliegen. Ich bitte um Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Wenn Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen, gehört das Erstellen einer dauerhaften Abwesenheitsnotiz zu den letzten Aufgaben. Im Fall einer Kündigung durch den Arbeitgeber sollten sich Mitarbeitende auf keinen Fall dazu hinreißen lassen, einen von Emotionen getragenen Text zu verfassen. Wichtiger ist es, professionell zu bleiben und sich auf die Kerninformationen zu beschränken, die für den Absender wichtig sind.

Sehr geehrte Damen und Herren/Liebe Kunden und Geschäftspartner/ Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht/Mail. Ich arbeite nicht mehr für NAME DES UNTERNEHMEN (oder) Ich bin zum TT.MM.JJJJ aus dem Unternehmen NAME ausgeschieden. Mein/e Kollegen/in VORNAME NAME hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen sie/ihn unter vorname.name@unternehmen.de und telefonisch unter VORWAHL – DURCHWAHL.

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NAME

Signatur

Auch bei einem so simplen Aufgabe wie einer Abwesenheitsnotiz können Risiken entstehen, die im schlimmsten Fall sogar negative finanzielle Folgen nicht nur für das Unternehmen haben können.

Risiken

Kriminelle nutzen die in einer Abwesenheitsnotiz platzierten Informationen wie Mail- und Namensangaben zu und verschaffen sich Zugriff auf das komplette Adressbuch des Unternehmens, um Phishing-Mails zu verschicken oder Schadsoftware im Unternehmen einzuschleusen. Deshalb können Sie z.B. bei der Angabe von Mails Ihrer Vertretung auf das @-Zeichen verzichten und stattdessen vorname.name(at)unternehmen.de schreiben, um es möglichen Cyberangreifern schwerer zu machen. Abwesenheitsnotizen können über Outlook-Regeln auch nur an feste Einträge aus dem Adressbuch weitergeleitet werden.

In diesem Zusammenhang sollten Sie keinesfalls zu viele Details zu Ihrer Abwesenheit, etwa zum Urlaub am anderen Ende der Welt preisgeben. Denn diese Infos können von Kriminellen genutzt werden. Einbrüche in Firmen, Häuser oder Wohnungen sind keine Seltenheit.

Fehler und No Gos

Wir haben es bereits erwähnt, dass die Abwesenheitsnotiz nicht zu einem Sammelbecken für Flachwitze, Emojis oder Strandbilder missbraucht werden sollte. Was Sie witzig finden, kann Kolleg:innen oder Kund:innen verunsichern und Sie selbst – aber auch das Unternehmen – schnell unprofessionell wirken lassen.

Lesen Sie Ihren Text immer Korrektur oder lassen Sie eine Kollegin gegenlesen – denn auch Schreibfehler oder fehlende Informationen in einer Abwesenheitsnotiz sind peinlich. Schreiben Sie keine Romane, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Dann steht einem erholsamen und entspannten Urlaub ohne tägliche Mailkontrolle nichts mehr im Weg.