Agile Methoden: Erklärung und Überblick

Bei agilen Methoden handelt es sich um Arbeitskonzepte zur flexiblen und selbstorganisierten Lösung komplexer Probleme mit dem Ziel, Kundenbedürfnisse optimal zu befriedigen. Im Zentrum steht ein hoher Grad an Interaktion und Kommunikation mit Kunden bzw. Stakeholder:innen sowie mit den Teammitgliedern untereinander. 

Charakteristisch für agiles Arbeiten ist die iterative Vorgehensweise, mit der man sich dem optimalen Ergebnis schrittweise annähert. Dabei werden Prozesse meist mehrfach durchlaufen und durch Feedback und Reviewing stetig verbessert. Auf diese Weise wird eine hohe Anpassungsfähigkeit erzielt, sodass auf plötzliche Änderungen und unerwartete Hindernisse schnell reagiert werden kann.

Diese Grundpfeiler des agilen Arbeitens basieren auf dem „Agilen Manifest“, das von einer Softwareentwicklergruppe im Jahr 2001 formuliert wurde. Aus den Prinzipien dieser Arbeitsphilosophie haben sich diverse „bewegliche“ Arbeitsmethoden herauskristallisiert. 

In der Praxis wird recht schnell deutlich, dass die Grenzen zwischen klassischen und agilen Methoden nicht immer eindeutig voneinander zu trennen sind. Dennoch ist es sinnvoll, sich einmal tiefergehend mit den grundlegenden Unterschieden auseinanderzusetzen und die beiden Ansätze für sich selbst „durchdacht“ zu haben. Worin sich diese beiden Methoden unterscheiden, lässt sich am besten veranschaulichen,  indem man einige Kernparameter gegenüberstellt:

Lesetipp: Das sind die essenziellen Grundlagen agiler (Team-)Arbeit.

So arbeiten Teams erfolgreich zusammen

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Das Spektrum der agilen Methoden erstreckt sich auf Dutzende von Ansätzen, die die agilen Leitlinien in unterschiedlicher Weise umsetzen. Während einige sich auf die Welt der Softwareentwicklung beschränken, ist der Großteil der agilen Arbeitsmethoden prinzipiell universell anwendbar. 

Gut zu wissen: Über die Jahre hinweg haben sich einige wenige Methoden zu besonders prominenten Vertretern in der agilen Arbeitswelt entwickelt. Laut dem 16. State of Agile Report gehörten im Jahr 2022 Scrum und Kanban zu den weltweit am häufigsten genutzten agilen Methoden. 

Die Intention der agilen Arbeitsmethode Kanban ist es, Arbeitsprozesse im Team effektiver zu organisieren. Der zentrale Gedanke dahinter besteht darin, Aufgaben in Arbeitspakete zu unterteilen, die von den einzelnen Teammitgliedern geregelt angegangen werden. Dabei dient das sogenannte Kanban-Board, das ähnlich wie eine Tafel mit Haftnotizen funktioniert, als visuelle Unterstützung.

• Ein Kanban-Board gliedert sich in mehrere Spalten. Jede dieser Spalten wird mit Karteikarten oder Haftnotizen versehen, auf denen einzelne Aufgaben notiert sind. Klassisch unterteilt man dabei nach „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“.

• Kanban setzt auf Selbstständigkeit. Teammitglieder wählen sich zu bearbeitende Aufgaben proaktiv aus (Pull-Prinzip).

• Menge und Umfang der zur Bearbeitung frei gegebenen Aufgaben werden auf das Team, d. h. auf seine Kapazitäten, abgestimmt. Auf diesem Weg soll einem „Verzetteln“ vorgebeugt werden.

• Außerdem gilt es, eine überschaubare Anzahl weiterer Regeln zu definieren. Beispielsweise bietet es sich an, regelmäßig Feedback und Reviews in Form von kurzen Meetings auszutauschen.

Scrum eignet sich für Teams von maximal zehn Personen. Diese beliebte und vielerorts angewandte agile Methode kommt vor allem bei der Entwicklung von Produkten und für effizientes Projektmanagement zum Einsatz. Die Schlüsselmerkmale von Scrum bestehen dabei unter anderem in zyklischen Arbeitsphasen (Sprints) und täglichen Meetings (Daily Scrums). Auf diese Weise bewegt sich das Team schrittweise zum Ziel. Typisch für Scrum ist zudem die Vergabe von spezifischen Teamrollen:

• Product Owner: Dieses Teammitglied verantwortet die Festlegung möglicher Produkteigenschaften oder Lösungen für das Projektthema. Außerdem priorisieren Product Owners sämtliche (Teil-)Aufgaben.

• Scrum Master: Als prozessverantwortliche Person überwacht der Scrum Master alle Projektvorgänge. Darüber hinaus koordiniert er die Zusammenarbeit im Team.

• Entwicklungsteam: Die verbleibenden Teammitglieder bilden den Kern des Arbeitskreises. Sie setzen die definierten Aufgaben um.

1. Zunächst erarbeitet das Team eine grobe Vision des angestrebten Produkts. Die wichtigsten Eigenschaften, Funktionalitäten und Anforderungen verschriftlicht der Product Owner mitsamt Prioritäten im sogenannten Product Backlog.

2. Der Zeitrahmen für das Projekt wird gesetzt und das Team plant den ersten Sprint mithilfe folgender Fragestellung: Welche Teilaufgaben werden zunächst angegangen und wann gelten sie als erledigt? Ein Sprint Backlog dient dazu, die abzuarbeitenden Aufgaben festzuhalten.

3. Ein Sprint mit der Dauer von ein bis vier Wochen wird durchgeführt. Im Zuge dessen bearbeitet das Entwicklungsteam die geplanten Teilaufgaben. Das Ziel des Sprints: ein potenziell vorzeigbares Produkt bzw. einen Prototyp (Inkrement) zu entwickeln.

4. In Form eines ausführlichen Sprint-Reviews lässt das Team die vorausgegangenen Wochen Revue passieren und präsentiert dem Product Owner das erarbeitete Inkrement. Dieser Prozess dient als Startpunkt für den nächsten Sprint. 

5. Die aus Sprint und Sprint-Reviews bestehenden Phasen werden iterativ wiederholt, bis das (finale) Inkrement den gewünschten Anforderungen entspricht.

6. Nach dem abschließenden Sprint findet eine Sprint Retrospective statt, bei der der gesamte Projektprozess unter die Lupe genommen wird.

Scrumban ist eine hybride agile Arbeitsmethode, die verschiedene Aspekte von Scrum und Kanban in sich vereint.

• Die Scrum-typischen Phasen, bestehend aus Sprints, Sprint-Reviews und Sprint Retrospectives, werden übernommen.

• Zudem verwendet man Kanban-Elemente wie das visuelle Kanban-Board mit Karten.

• Ein Product Backlog listet anstehende (Teil-)Aufgaben auf.

• Weder existiert ein fixer Zeitrahmen noch gibt es eine Teamhierarchie oder unterschiedliche Teamrollen.

Scrumban stellt somit eine äußerst flexible Arbeitsmethode dar und eignet sich besonders für langfristige Projekte bzw. jene mit nicht definierter Dauer.

Scrum, Kanban und ihre hybriden Verfahren dominieren heute das Feld der agilen Vorgehensweisen. Doch es gibt weitere interessante Methoden, die im Falle besonderer Herausforderungen noch vielversprechender funktionieren: Mit Design Thinking steht Entwickler:innen eine erstklassige Arbeitstechnik zur Verfügung, um kreative und innovative Lösungen sowie Produkte zu gestalten.

1. Das Problem analysieren und verstehen: Das Verständnis des Problems und eine Vorstellung des angestrebten Lösungszustands stehen im Mittelpunkt. Dazu wird der Standpunkt von Kund:innen oder Nutzer:innen eingenommen.

2. Beobachten und analysieren: Wie verhalten sich Kund:innen und in welchen Kontexten begegnet ihnen das Problem? 

3. Definieren: Dank der ermittelten Erkenntnisse entsteht ein Gesamtbild des Problems. Anschließend kann das Entwicklerteam die Zielgruppe definieren, für die eine Lösung entwickelt werden soll.

4. Ideen finden: Mit dem Wissen um Bedürfnisse, Umstände und die Zielgruppe selbst werden möglichst viele Ideen und Vorschläge gesammelt. In der Folge werden die Ideen sortiert und auf wenige vielversprechende Konzepte reduziert.

5. Prototypen entwickeln und testen: Die gewonnenen Ideen fließen in die Konstruktion einer prototypischen Lösung ein. Diese wird einer relevanten Testgruppe präsentiert, die dem Entwicklerteam wiederum ihr Feedback zurückmeldet. Basierend auf dem Feedback gilt es, zu einer früheren Phase zurückzuspringen und den Prototyp weiterzuverbessern.

Teams fürs nächste Projekt motivieren

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OKR verbindet den Top-down- und den Bottom-up-Ansatz effektiv miteinander. Dies wirkt sich unter anderem positiv auf die intrinsische Motivation aller Mitarbeiter:innen aus – schließlich werden sie in die Zieldefinition mit einbezogen. Im Vergleich zu Systemen mit strikten Zielvorgaben führt dies mitunter langfristig zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung sowie zu einer gesteigerten Produktivität.

• Ausgehend von einer Unternehmensvision legt das Management untergeordnete Visionen bzw. Ziele (Objectives) für die einzelnen Abteilungen fest.

• Innerhalb der jeweiligen Abteilungen entscheiden Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gemeinsam über qualitative Objectives. Jedes Objective wird dabei mit mehreren quantitativen Key Results (messbaren Schlüsselergebnissen) versehen.

• Nach Ablauf eines definierten Rhythmus (beispielsweise eines Quartals) findet ein OKR-Review statt. Bei diesem ziehen sowohl das Management als auch die Mitarbeiter:innen Bilanz über die erreichten Objectives – anhand der jeweiligen Key Results.

• Die transparente Offenlegung sämtlicher Ziele ist ein Kernbestandteil des OKR-Konzepts. So kennen alle Mitarbeiter:innen die jeweiligen Ziele der anderen. Dies befähigt die Beschäftigten dazu, sich aktiv auszutauschen und gegenseitig zu unterstützen.

Lesetipp: Was unterscheidet eine agile Leadership von einer klassischen Führung?

Das „Lean Startup“ (bzw. kurz „Lean“) wurde im Jahr 2011 von Eric Ries entwickelt. Hinter dieser agilen Methode bzw. Philosophie steckt die Idee, einen möglichst schlanken (engl. „lean“) Prozess für die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen zu kreieren.

Die Lean-Methode fußt auf einem dreiteiligen iterativen Prozess, der bis zum gewünschten Ergebnis wiederholt wird:

1. Build (Bauen): Zunächst wird ein „kleinstmöglich realisierbares Produkt“ (minimum viable product, MVP) bzw. eine solche Dienstleistung entwickelt.

2. Measure (Messen): Mithilfe der künftigen Nutzer:innen oder Kund:innen überprüft man, wie erfolgreich das Produkt ist.

3. Learn (Lernen): Die Daten aus dem zweiten Prozessschritt werden genutzt, um einen Lernprozess voranzutreiben und weiter am Produkt zu feilen.

Ursprünglich sollte die zyklische Vorgehensweise Start-ups helfen, mit wenig Kapital möglichst schnell ein Produkt auf den Markt zu bringen. Inzwischen greifen viele Unternehmen auf besagte agile Methode zurück, um zu verhindern, dass Produkte nach jahrelanger Entwicklung zuletzt an der Markteinführung scheitern.

Der Name „Business Model Canvas“ bedeutet übersetzt „Geschäftsmodell-Leinwand“. Das oft in Verbindung mit agilen Methoden genannte Konzept dient der Gestaltung von komplexen Geschäftsmodellen und bietet eine Alternative zum klassischen Businessplan.

Eine „Leinwand“ wird baukastenartig in bis zu elf Felder unterteilt, die die Schlüsselfaktoren für das Geschäftsmodell repräsentieren:

• Schlüsselpartner:innen

• Schlüsselaktivitäten

• Schlüsselressourcen

• Nutzenversprechen

• Kundenbeziehung

• Kundenarten

• Vertriebs- und Kommunikationskanäle

• Kosten

• Einnahmequellen

• Team(-Kompetenzen) 

• Werte

Zu jedem Schlüsselfaktor werden Überlegungen in Form von Stichpunkten notiert. So wird ein komplettes Geschäftsmodell schnell und übersichtlich skizziert. Bei Bedarf können Unternehmer:innen auch gleich mehrere Modelle erstellen und miteinander vergleichen.

Zufriedenheit steigert die Agilität

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Umfragedaten aus dem Jahr 2019 zufolge liegt Deutschland bei der Verwendung agiler Entwicklungsmethoden international stark zurück. Hiesige Unternehmen bildeten das Schlusslicht unter 655 befragten Unternehmen aus 16 Industrienationen. Doch lohnt sich ein Umdenken überhaupt? Und worin bestehen unterm Strich die konkreten Vorzüge und Risiken agiler Methoden für ein Unternehmen?

• Schnelligkeit und Produktivität: Das zentrale Plus agiler Methoden basiert darauf, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Fehler und Unvollkommenheiten sollen zügig erkannt und beseitigt werden. Darüber hinaus wird gesammeltes Feedback unmittelbar zur Verbesserung eingesetzt.

• Risikominimierung: Neben der iterativen Revision und Optimierung von Produkten besteht zudem die Möglichkeit, Entwicklungsprozesse vorzeitig stillzulegen. Schneidet beispielsweise bereits der Prototyp schlecht ab, kann die Weiterentwicklung eines Produkts frühzeitig verworfen werden.

• Hohe Kundenorientierung: Setzen Unternehmen auf agile Arbeitsmethoden, binden sie ihre Kund:innen und Nutzer:innen besonders intensiv in die Arbeitsprozesse ein. Bereits zu Beginn der Produktentwicklung oder der Lösungsfindung versetzen sich agile Projektteams in die Position ihrer Kundschaft und ergründen präzise deren Wünsche und Vorgaben. 

• Innovationskraft: Die Offenheit für Ideen und unterschiedliche Meinungen ist ein grundlegendes Charakteristikum agiler Arbeitsmethoden. Die iterativen Arbeitsprozesse agiler Methoden bieten darüber hinaus viel Spielraum, um neuartige Ideen einzubauen. 

• Arbeitgeberattraktivität: Agil arbeitende Teams zeichnen sich durch ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit aus. Meinungen und Ideen von Mitarbeiter:innen werden angehört, wertgeschätzt und können dank flacher Hierarchien eigenständig verfolgt werden. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation von Arbeitnehmer:innen aus und kommt dem Teamgeist zugute. Die Einbindung von agilen Arbeitsmethoden kann ein Unternehmen mitunter als Alleinstellungsmerkmal nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

• Geringere Planungssicherheit: Im agilen Arbeitsprozess ergeben sich ständig Anpassungen und Wegänderungen. Aus diesem Grund ist lediglich eine grobe Planung möglich.

• Untauglichkeit im stabilen Umfeld: Agile Arbeitsmethoden sind keine Allrounder-Lösungen, sondern entfalten sich erst in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld. 

• Unübersichtliche Vielfalt: Angesichts der hohen Anzahl agiler Arbeitsmethoden kann man leicht den Überblick verlieren. Welche Methode die geeignete Wahl ist, hängt unter anderem von der Branche, Unternehmensgröße oder Projektart ab.

Für das Ermitteln einer geeigneten agilen Methode gibt es kein Patentrezept. Die folgenden Tipps sollen den Weg zur passenden Methode – im Hinblick auf Organisationsstruktur, Projektart und vorhandenes Know-how – erleichtern:

• Expertenrat einholen: Sind in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:innen tätig, die bereits mit ausgewählten agilen Methoden vertraut sind? Andernfalls fungieren Coaches oder externe Schulungen als erste Anlaufstelle.

• Ausprobieren: Agile Methoden leben von ständigem Testen, Optimieren und Reflektieren. Das freie Erkunden verschiedener Herangehensweisen bringt in jedem Fall nützliche Erkenntnisse zutage. Dieses Austesten sollte bevorzugt in kleinerem Rahmen und bei unkritischen Projekten erfolgen. Im Optimalfall finden Sie auf diesem Weg eine geeignete agile Methode, die Sie auf andere Projekte übertragen.

• Einen individuellen Agile-Methoden-Mix kreieren: Sollte sich keine der verbreiteten agilen Methoden als ausreichend passend für Ihr Unterfangen erweisen, bietet es sich an, einzelne geeignete Aspekte zu kombinieren.

Viele der universellen agilen Arbeitsmethoden sind grundsätzlich im HR-Bereich anwendbar. Denn auch das Recruiting und die Betreuung fähiger Mitarbeiter:innen stellen einen Kernprozess dar, der regelmäßiger Optimierung bedarf.

Beispielsweise kann mithilfe der Scrum-Methode iterativ an der Optimierung von Einstellungsverfahren gearbeitet werden. Eine mögliche Vision könnte dabei lauten, den Recruiting-Prozess (= das Produkt) oder das Onboarding für neue Mitarbeiter:innen möglichst effizient zu gestalten. Vorstellbar ist ebenfalls, sich zusätzlich bestimmter Elemente des Design Thinking zu bedienen. Dabei würden Bewerber:innen in ihrer Rolle als „Kund:innen“ in den Fokus gerückt. Deren Feedback können Recruiter:innen auch nach nicht erfolgter Einstellung erheben, um es in den Optimierungsprozess einfließen zu lassen.

Darüber hinaus bietet sich die Kanban-Methode als geeignetes Werkzeug an, um agile und effiziente Workflows für Routineaufgaben – wie z. B. das Bearbeiten von Mitarbeiteranträgen – zu schaffen.

Des Weiteren kann HR eine zentrale Schlüsselrolle einnehmen, wenn es um die Einführung von agilen Methoden in anderen Abteilungen geht. Eine Schlüsselbedeutung kommt etwa dem Coaching von Mitarbeiter:innen und Führungskräften zu. 

Lesetipp: So transformieren Sie Ihre Unternehmenskultur erfolgreich!

Wer in der Vergangenheit auf klassische Arbeitsprozesse und -methoden gesetzt hat, dem eröffnet sich mit Scrum, Kanban und Co. ein weitgehend neues Feld. Für manche Unternehmen kann die agile Transformation ein entscheidender Faktor sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wichtige Schritte dafür sind die Zusammenstellung von agilen Teams, das Coaching der Teammitglieder oder auch die Einführung von Scrum-Rollen. Die Softwarelösungen von Personio assistieren Ihnen bei der gezielten Personalentwicklung und einer adäquaten Personalauswahl.

Welche agile Methode für ein Unternehmen oder ein Projektteam geeignet ist, hängt stark von dessen Anforderungen ab. Darunter fallen die Komplexität der Aufgaben, der zeitliche Rahmen, vorhandene Teamstrukturen sowie der aktuelle Produktlebenszyklus. Oft ist die maßgeschneiderte Verknüpfung mehrerer agiler Arbeitsmethoden ideal, um den Projektanforderungen gerecht zu werden.

Mit „agil“ wird eine Arbeitskultur bzw. -philosophie bezeichnet, die im Gegensatz zu traditionellen Arbeitsmethoden vermehrt auf Flexibilität, Interaktion und Selbstorganisation setzt. Bei Scrum handelt es sich um eine der bekanntesten agilen Methoden, die sich besonders für Produktentwicklung und Projektmanagement eignen.

Kanban ist eine der meistverbreiteten agilen Methoden und folgt einem relativ simplen Prinzip. Dabei wird der Arbeitsprozess strukturiert in einzelne Aufgaben unterteilt, die von den Teammitgliedern selbstständig ausgewählt und abgearbeitet werden. Mithilfe eines Kanban-Boards wird der Prozessablauf übersichtlich visualisiert, sodass der aktuelle Stand jederzeit nachvollziehbar ist.