Arbeitsanweisung erstellen und optimieren

Eine Arbeitsanweisung ist eine detaillierte Vorgabe für die Ausführung einer anstehenden Arbeit. Sie führt konkret und möglichst verständlich aus, welche Anwender:innen (wer) eine Tätigkeit (was) mit welchen Hilfsmitteln (womit) und auf welche Weise (wie) erledigen sollen.

Im Englischen wird auch von Basic Operating Procedures (BOP) gesprochen.

Das Ziel dabei: mit einheitlicher Vorgehensweise beständige, nachvollziehbare Ergebnisse zu liefern sowie Risiken und Fehlerquellen zu minimieren. 

Arbeitsanweisungen kommen in Unternehmen aller Branchen zur Anwendung. Sie dienen einem Arbeitgeber oft dazu, sein Direktionsrecht auszuüben, das ihm laut Gewerbeordnung zusteht. 

In vielerlei Hinsicht werden Arbeitsanweisungen vom Arbeitsschutzgesetz oder von speziellen Verordnungen gefordert, um Unfällen und Gesundheitsschäden vorzubeugen. Dazu gehören etwa die Betriebssicherheits- sowie die Gefahrstoffverordnung. In anderen Fällen handelt es sich um vom Arbeitgeber freiwillig verfasste Arbeitsanweisungen. 

Zu den häufigen praktischen Anwendungen gehören:

• betriebliche Notfallplanung (Notfallanweisungen)

• Bedienung von Maschinen/Software (Bedienungsanweisungen)

• Laboranalysen oder Prüfverfahren (Qualitätsanweisungen)

• Bearbeitung von Kundenanfragen

• hygienegerechte Zubereitung von Speisen

Zwar unterliegen Arbeitsanweisungen in der Regel keiner Norm. Arbeitgeber sollten jedoch stets sicherstellen, dass diese rechtskonform ausgearbeitet sind. Für Beschäftigte sind Arbeitsanweisungen schließlich verbindlich; ihre Nichtbefolgung kann leicht mit einer Abmahnung enden. Lediglich im Falle von rechtswidrigen Anordnungen dürfen Mitarbeiter:innen die Ausführung verweigern. 

Rechtssicher abmahnen: Achten Sie auf Formulierung, Form und Fristen.

Die Ausarbeitung, Aktualisierung und Pflege von Arbeitsanweisungen stellt an sich bereits einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand dar. Doch inwiefern lohnt es sich für Arbeitgeber, abseits von gesetzlichen Forderungen freiwillige Arbeitsanweisungen zu implementieren? 

• Konstante Qualität: Standardisierte Verfahren fungieren als Basis, um ein konstantes Qualitätslevel beizubehalten. Nur wenn man Dienstleistungen und Produkte stets auf vergleichbare Weise erzeugt, werden sie den gesetzten Qualitätsanforderungen gerecht. 

• Optimiertes Onboarding: Detaillierte Beschreibungen von durchzuführenden Arbeiten sind insbesondere für neu eingestellte Mitarbeiter:innen eine Erleichterung. Bei simplen, aber umfangreichen Tätigkeiten erspart dies mitunter sogar die Einarbeitung durch erfahrene Kolleg:innen.

• Effizienzsteigerung: Mit Arbeitsanweisungen können Anwendungsfehler reduziert werden. Dies verhindert zeitraubende Korrekturen und Wiederholungen.

Vor allem digitale Arbeitsanweisungen erweisen sich als zweckdienlich: Sie lassen sich mit einer entsprechenden Software zentral verwalten und unkompliziert auf dem neuesten Stand halten. Bei Anweisungen mit sicherheitsrelevantem Charakter wird insbesondere die Verfolgung und Dokumentation des Schulungsstands von Mitarbeitenden vereinfacht. 

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Arbeitsanweisungen ins Schulungsmanagement integrieren

In Personio können Sie unterschiedliche Trainings oder Schulungen hinterlegen, die Ihre Mitarbeitende zu einer Frist erledigen müssen. 

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Prinzipiell sind alle fachlich qualifizierten Angestellten dazu in der Lage, eine Arbeitsanweisung zu erstellen. Verbindlich wird diese jedoch erst, wenn sie von einer dafür befugten Person geprüft und freigegeben wurde. Des Weiteren gelten folgende Dos and Don’ts:

Um eine vollumfängliche Arbeitsanweisung mit allen wichtigen Punkten aufzusetzen, bietet sich eine systematische Vorgehensweise an. Zwei Möglichkeiten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

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Die Personalzeiterfassung stellt einen Routinevorgang in Unternehmen dar, der möglichst effizient gestaltet sein sollte. Am Beispiel der Muster GmbH zeigen wir Ihnen nun, wie man mithilfe des 7-Schritte-Verfahrens eine Arbeitsanweisung zur unternehmensinternen Personalzeiterfassung anfertigt:

1. Bestandsaufnahme und Brainstorming: Zunächst wird der Bedarf einer Arbeitsanweisung für die betreffende Tätigkeit evaluiert. Zudem gilt es zu überprüfen, ob bereits ein ähnliches Dokument existiert, das angepasst werden kann. Die beispielhafte Muster GmbH hat lediglich ein stark veraltetes Dokument vorliegen und entscheidet sich aus diesem Grund dafür, komplett neu zu beginnen. 

2. Zweck, Kontext oder Teilprozess benennen: Im behandelten Beispiel besteht der Zweck in der verpflichtenden Dokumentation der täglichen Arbeitszeit sowie der Überstunden für alle internen Mitarbeitenden der Muster GmbH.

3. Benötigte Arbeitsutensilien, Werkzeuge und Dokumente auflisten: Die Personio-Software und das neu erstellte Dokument „Richtlinien zur Arbeitszeit für Mitarbeitende der Muster GmbH“. 

4. Ablauf skizzieren: Die einzelnen Schritte der Arbeitszeiterfassung werden nun – aus Sicht der Mitarbeitenden – in einem übersichtlichen Flussdiagramm dargestellt. 

5. Schritt-für-Schritt-Anleitung verfassen: In leicht verständlichen, übersichtlich gestalteten und aufeinander aufbauenden Einzelschritten wird beschrieben, wie und wann die Arbeitszeit in die Software einzupflegen ist. Spezielle IT- bzw. HR-Fachbegriffe werden entweder vermieden oder erklärt. Screenshots dienen der Veranschaulichung. 

6. Mögliche Probleme sowie Lösungswege beschreiben: Im Falle, dass ein Zugriff auf das System nicht gegeben ist, kann vorübergehend auf eine handschriftliche Zeiterfassungsliste ausgewichen werden, die der Führungskraft zu übergeben ist.

7. Überprüfung, Genehmigung und Freigabe: Eine weitere Person überprüft die erstellten Anweisungen auf Verständlichkeit und Vollständigkeit. Der/Die Personalchef:in signiert das Dokument und gibt es frei. Im letzten Schritt wird die Arbeitsanweisung allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Dies geschieht zum Beispiel über ein Dokumentenlenkungssystem. 

Beim Verfassen von Arbeitsinstruktionen dienen vielen Unternehmen die zehn W-Fragen als Grundgerüst. Diese Vorgehensweise ist ausgesprochen nachvollziehbar und eignet sich grundsätzlich für jede Art der Arbeitsanweisung.

Tipp: Im Einzelfall bietet es sich an, die Anzahl der Fragen zu reduzieren. 

Das W-Fragen-Format erklärt sich am besten anhand eines Beispiels. In unserem Fall sind es detaillierte Instruktionen, wie Mitarbeitende ihre Absenzen mithilfe der Personio-Software dokumentieren sollen:

• Wer soll die Tätigkeit erledigen? Sämtliche Mitarbeiter:innen der Muster GmbH mit Ausnahme von Praktikant:innen und Werkstudierenden.

• Was genau ist zu tun? Urlaubstage, Elternzeit, Dienstreisen und mobiles Arbeiten müssen fristgerecht im Vorfeld beantragt werden.

• Wie ist die Arbeit zu erledigen? Einzelne Abwesenheitstage sind mit mindestens zwei Wochen Vorlauf zu beantragen. Abwesenheiten von mehr als drei Tagen am Stück benötigen einen Vorlauf von mindestens vier Wochen und erfordern außerdem die Wahl einer Urlaubsvertretung. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt anschließend durch die direkte Führungskraft. 

• Womit soll gearbeitet werden? Urlaubsverwaltung der Personio Software für PC oder Smartphone.

• Wofür wird gearbeitet? Planung und Koordination der An- und Abwesenheiten innerhalb der Teams. Evaluation von Krankenständen durch HR.

• Wo findet die Tätigkeit statt? Vom eigenen PC-Arbeitsplatz bzw. dienstlichen Smartphone aus.

• Wie viel wird gebraucht? Entfällt, da die Frage auf dieses Beispiel nicht anwendbar ist.

• Wie lange darf die Tätigkeit in Anspruch nehmen? Umfangreichere Abwesenheitszeiten, wie Sabbaticals oder Elternzeit, sind vorab mit der direkten Führungskraft im Detail zu besprechen.

• Wie gut muss das Ergebnis sein? Die Beantragung von Abwesenheiten muss fristgerecht erfolgen und ggf. mit erläuternden Kommentaren versehen sein.

• Wie sehen die Sicherheitsmaßnahmen aus? Entfällt, da die Frage auf dieses Beispiel nicht anwendbar ist.

Gut zu wissen: Bei der Instruktion im Hinblick auf besonders umfangreiche oder komplexe Tätigkeiten (technische Betriebsanweisungen, Evakuierungskonzepte o. Ä.) besteht häufig die Notwendigkeit, bestimmte W-Fragen – wie etwa Sicherheitsmaßnahmen – entsprechend ausführlicher zu beantworten.

Lesetipp: Lernen Sie, wie Sie Kritikgespräche als Führungskraft gekonnt angehen.

Für wiederkehrende, komplexe oder gar gefährliche Arbeitsvorgänge im Unternehmen sind detaillierte Arbeitsanweisungen unabdingbar. Bauen Sie auf das zuverlässige Schulungsmanagement der Personio Software, damit Ihre Mitarbeitenden stets adäquat unterwiesen sind. Testen Sie Personio jetzt 14 Tage kostenlos.

Arbeitsanweisungen erweisen sich mitunter als rechtswidrig, wenn sie gegen Gesetze, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeits- bzw. Tarifvertrag verstoßen. Auch dürfen von Arbeitnehmer:innen keine Handlungen verlangt werden, die beispielsweise mit ihrem religiösen Glauben unvereinbar sind. Letztendlich können derartige Rechtswidrigkeiten nur durch ein Gericht festgestellt werden.

In mehrfacher Hinsicht besteht für Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitsanweisungen für Mitarbeitende zu erstellen. Zum einen existieren rechtliche Grundlagen für Arbeitsanweisungen zu sicherheitsrelevanten Tätigkeiten – dazu zählen beispielsweise das Arbeitsschutzgesetz und die Betriebssicherheitsverordnung. Ferner sind Mitarbeitende zur Befolgung entsprechender Anweisungen verpflichtet, die vom Arbeitgeber angeordnet bzw. verschriftlicht wurden.

Wird eine rechtskonforme Arbeitsanweisung an Mitarbeiter:innen dirigiert, darf diese nicht verweigert werden – andernfalls droht eine Abmahnung. Bemerkt man als Mitarbeiter:in vermeintliche rechtswidrige Anweisungen, sollte man in Dialog mit dem Arbeitgeber treten.