Arbeitsumfeld verbessern: So gelingt es!

Die Arbeitsumgebung umfasst zunächst einmal die unmittelbaren Gegebenheiten am Arbeitsplatz. Dies impliziert physische Faktoren wie die Gestaltung der Arbeitsräume und der einzelnen Arbeitsplätze. Daneben spielen auch materielle Ressourcen, wie beispielsweise elektronische Geräte, Werkzeuge und weitere Arbeitsmittel, eine wichtige Rolle. Darüber hinaus sind auch Aspekte der Mitarbeiterführung, der Kommunikation und des sozialen Miteinanders von Bedeutung. Und auch das gewählte Arbeitszeitmodell beeinflusst die Stimmung am Arbeitsplatz maßgeblich.

Mit diesem Leitfaden schaffen Sie eine Kultur zum Wohlfühlen.

Da sich der Unternehmenserfolg zu einem großen Teil an der Motivation und dem Leistungsvermögen der Mitarbeitenden bemisst, ist die Schaffung eines optimalen Arbeitsumfeldes ein lohnendes Ziel. An welchen Stellschrauben lässt sich für eine besonders effektive Wirkung drehen?

Flexible Arbeitsmodelle und -methoden gewähren der Belegschaft Mitbestimmungsrechte hinsichtlich Arbeitsumgebung und Arbeitszeit. Hybrid Working ermöglicht es beispielsweise Großraumbüroangestellten, sich für konzentrationsintensive Aufgaben an einen ruhigen Ort zurückzuziehen. Durch das Praktizieren von Gleitzeit können Aufgaben zudem auf die individuell produktivste Tageszeit verlegt werden. Der Nebeneffekt: Eine verbesserte Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, was sich wiederum positiv auf das Mitarbeiter-Wohlbefinden und die aktive Leistungsbereitschaft auswirkt.

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Insbesondere wenn Team-Mitglieder räumlich und zeitlich getrennt arbeiten, ist eine intensive Kommunikation wichtig. Wöchentliche Meetings dienen dazu, relevante Anliegen und Neuigkeiten zu besprechen. Des Weiteren stellen regelmäßige Feedbackgespräche eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden sicher. Teamevents außerhalb der regulären Arbeitstätigkeiten bieten die Chance, Kolleg:innen durch einen Austausch auf persönlicher Ebene noch näher kennen und verstehen zu lernen.

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Eine adäquate Einrichtung der Räumlichkeiten und Arbeitsplätze verbessert die Arbeitserfahrung und ist darüber hinaus an ausgewählte gesetzliche Vorgaben geknüpft. 

Richtiges Sitzen ist für die Rückengesundheit von fundamentaler Relevanz. Zum erforderlichen ergonomischen Mobiliar zählen aus diesem Grund unter anderem höhenregulierbare Schreibtische und individuell anpassbare Schreibtischstühle bis hin zu verstellbaren Bildschirmen. Lichtdurchflutete und klimatisierte Büroräume verbessern zudem die Stimmung und das allgemeine Wohlbefinden. 

Tipp: Beziehen Sie Ihre Angestellten für eine gesteigerte Identifikation bei der Gestaltung ihrer Arbeitsumgebung mit ein. Ermuntern Sie sie beispielsweise dazu, eigene Grünpflanzen oder Fotos mitzubringen.

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Körperliches und geistiges Wohlbefinden stehen in engem Zusammenhang mit einer produktiven Arbeitsleistung. Zusätzlich zur ergonomischen Ausgestaltung von Arbeitsplätzen können Unternehmen mit diversen weiteren Möglichkeiten einen aktiven Beitrag für ein gesundes Arbeitsumfeld leisten. Zuschüsse für Sportkurse, bewegte Pausen und eine gesunde Ernährung in der Kantine spielen nicht nur der Arbeitnehmergesundheit, sondern auch dem Employer Branding in die Karten.

Lesetipp: Weitere wichtige Maßnahmen, die der Arbeitnehmergesundheit zugutekommen.

Da zahlreiche unternehmerische Tätigkeiten ständiger Veränderung unterliegen, sind regelmäßige Weiterbildungen mitunter unabdingbar. Proaktive Angebote vonseiten des Arbeitgebers erleichtern Mitarbeitenden, mit steigenden Anforderungen Schritt zu halten. Fortbildungsbudgets oder auch Inhouse-Schulungen stellen gleichzeitig eine effektive Maßnahme dar, um Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden.

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Der Start in einen neuen Job birgt zahlreiche Herausforderungen, bei denen neue Teammitglieder von Hilfestellungen durch den Arbeitgeber, HR oder Kolleg:innen profitieren. Das Etablieren von Mentorenprogrammen ist bei der Integration ins Team von unschätzbarem Wert. Abseits jeglicher Hierarchie schaffen Mentor-Mentee-Beziehungen eine Basis des Vertrauens und der Hilfsbereitschaft, was der langfristigen Zusammenarbeit zugutekommt.

Checkliste: Sorgen Sie für einen reibungslosen Start für Neuankömmlinge.

Das Betriebsklima stellt eine allgegenwärtige Komponente des Arbeitsumfeldes dar, der sich niemand entziehen kann. Sie wird durch den gelebten Führungsstil und die Unternehmenskultur mitbestimmt und begleitet sämtliche Mitarbeitende bei ihrer tagtäglichen Arbeit. Geschäftsführung und Führungskräften obliegt es deshalb umso mehr, einen wertschätzenden und respektvollen Umgang vorzuleben. Mitunter lohnt es sich, grundlegende Verhaltensrichtlinien in der Unternehmensphilosophie bzw. in einem Verhaltenskodex zu verankern. Diese sollten neuen Mitarbeitenden bereits im Zuge des Onboardings vermittelt werden.

Die Diversität einer Belegschaft in Bezug auf Herkunft, Sprache, körperliche Beeinträchtigungen und andere Faktoren bedeutet Chance und Herausforderung zugleich. Damit die positiven Effekte wie Innovationskraft und Kreativität überwiegen, empfiehlt es sich, inklusive Maßnahmen zu etablieren. Dazu zählen unter anderem barrierefreie Räumlichkeiten, Arbeitsmittel und Software. Geförderte Sprachkurse und eine mehrsprachige Unternehmenskommunikation helfen darüber hinaus bei der Verständigung in internationalen Teams. Den interkulturellen Austausch kann man beispielsweise durch thematisch passende Teamevents anregen.

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Um die Wechselwirkungen zwischen Arbeitsumfeld und Arbeitsqualität im eigenen Unternehmen nachzuvollziehen, ist eine Kenntnis der vorherrschenden Bedingungen von fundamentalem Nutzen. Eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Arbeitsumgebung fungiert zudem als Grundlage für zukünftige Verbesserungen. Diese können sich an folgenden Gesichtspunkten orientieren:

• Physisches Umfeld: Sind die Arbeitsplätze ergonomisch und barrierefrei gestaltet? Stehen Meetingräume oder Think-Tanks zur Verfügung? Gibt es Pausenräume oder Ruhebereiche?

• Kommunikation: Halten Führungskräfte ihre Teammitglieder ausreichend auf dem Laufenden? Wird Feedback gehört und angenommen? Stehen Tools für eine remote Zusammenarbeit zur Verfügung?

• Arbeitsklima: Zeugt der gegenseitige Umgang von Respekt und Wertschätzung? Werden Erfolge gesehen und anerkannt? Herrscht eine überwiegend positive Stimmung?

• Weiterbildung und Entwicklung: Werden interne Schulungen angeboten? Können sich Mitarbeitende zu Führungskräften weiterentwickeln? Werden externe Fortbildungen unterstützt und finanziert?

• Work-Life-Balance: Stehen flexible Arbeitsmodelle zur Verfügung? Gibt es Angebote für die betriebliche Gesundheitsförderung? Werden Freizeitaktivitäten und After-Work-Events gepflegt?

Lesetipp: Mitarbeiterzufriedenheit messen und verbessern – so funktioniert’s!

Ihre Mitarbeitenden sind die wichtigste Ressource

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Bevor konkrete Feinjustierungen am unternehmensinternen Arbeitsumfeld vorgenommen werden, kommt man nicht umhin, sich folgender Frage zu widmen: Was kennzeichnet eine gute Arbeitsumgebung und wie sieht deren Kehrseite aus?

In der Praxis kann die Qualität der Arbeitsumgebung zum Teil extreme Ausprägungen annehmen. Im Folgenden werden zwei gegensätzliche Szenarien skizziert:

Petra arbeitet als Werbetexterin in einer Agentur. Für kollaboratives Arbeiten stehen ihr und ihren Kolleg:innen großräumige, offene Büros mit freier Arbeitsplatzwahl zur Verfügung. Diese bieten Gelegenheit zum Austausch und fördern kreative Prozesse. Dank Mobile Working hat Petra die Möglichkeit, Aufgaben ungestört zu Hause oder unterwegs zu erledigen. Trotz der räumlichen Trennung erkundigen sich ihre Vorgesetzten regelmäßig nach dem Bearbeitungsstand und ihrer Arbeitsbelastung. Sie haben ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge und Petra gibt ihrerseits konstruktives Feedback. Pro Jahr stehen Petra bis zu 5 Tage für persönliche oder fachliche Weiterbildung zur Verfügung. 

Auf einem Schwarzen Brett kann Petra sich mit anderen Kolleg:innen zu gemeinsamen Wandertouren und Bowling-Abenden verabreden. Der ideale Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit lässt Petra kontinuierlich gute Leistungen erbringen.

Tom arbeitet als Controller für ein Software-Unternehmen. Feste Arbeitszeiten in einem lauten Großraumbüro sorgen für eine abwechslungslose Arbeitsumgebung mit ständigen Störungen. Dies befeuert Stress und sorgt für schlechte Laune. 

Von ihren Vorgesetzten bekommen Tom und seine Kolleg:innen wöchentlich ein straffes Aufgabenpensum auferlegt, das es abzuarbeiten gilt. Bedingt durch die häufigen Krankheitsausfälle in der Reihe der Vorgesetzten erhält Tom selten die Gelegenheit, Unklarheiten zu besprechen. In der Personalabteilung stoßen seine Bemühungen um bessere Arbeitsbedingungen auf taube Ohren. Nach Feierabend verlässt Tom wie die meisten Mitarbeitenden zügig das Büro, um sich fernab der auslaugenden Arbeitsatmosphäre zu erholen.

Der Ausgestaltung eines produktiven und mitarbeiterfreundlichen Arbeitsumfeldes kommt eine hohe Relevanz zu. Denn dieses trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die Mitarbeitenden wohl, wertgeschätzt und motiviert fühlen. Arbeitgebern steht dabei eine große Bandbreite an Maßnahmen und Werkzeugen zur Verfügung, um für ein vorbildliches mitarbeitermotivierendes und mitarbeitereinbindendes Arbeitsklima zu sorgen. Die Personio-Software erleichtert es Ihnen, die Performance und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden systematisch zu analysieren – eine fundierte Grundlage, um gute Leistungen zu identifizieren und darauf basierend Entwicklungspotenziale sowie einen möglichen Handlungsbedarf zu erkennen. 

Eine positive Arbeitsumgebung zeichnet sich durch flexible Arbeitsmöglichkeiten, einen konstruktiven Umgang sowie komfortable Arbeitsplätze aus. Mitarbeitenden stehen dabei alle benötigten Ressourcen zur Verfügung, um produktiv zu arbeiten und sich umfassend wohl- und eingebunden zu fühlen. Des Weiteren ist durch eine gesunde Feedbackkultur sichergestellt, dass die Belegschaft Gehör findet und die Rahmenbedingungen ihrer Arbeit mitbestimmen kann.

Das Arbeitsumfeld sollte es Mitarbeiter:innen ermöglichen, ihren Tätigkeiten fokussiert und ohne Störungen oder Kommunikationsbarrieren nachzugehen. Vor diesem Hintergrund sind die räumliche Gestaltung, die technische Ausstattung, ein wertschätzender Umgang und eine inklusive Unternehmenskultur von zentraler Bedeutung.

Zentrale Ansatzpunkte für ein optimiertes Arbeitsumfeld stellen Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende, flexible Arbeitsmodelle und die Verbesserung der physischen Arbeitsumgebung dar. Auch das Arbeitsklima selbst kann gezielt gefördert werden, etwa durch einen wertschätzenden Umgang, eine positive Feedbackkultur oder abteilungsübergreifende Teamevents.

Das Arbeitsumfeld bestimmt unter anderem, wie produktiv Mitarbeitende arbeiten und wie motiviert sie sich ihren Aufgaben widmen. Durch eine positiv gestaltete Arbeitsumgebung kann der Arbeitgeber somit einen erheblichen Einfluss auf die Qualität der geleisteten Arbeit ausüben. Die damit verbundenen Maßnahmen kommen letztendlich auch der psychischen und physischen Gesundheit der Belegschaft zugute.