Arbeitszeitbetrug: Alles zur rechtlichen Lage

Der Begriff Arbeitszeitbetrug umfasst eine ganze Palette an mutwillig oder vorsätzlich begangenen Verstößen rund um das Thema Arbeitszeit. Allen gemeinsam ist die Tatsache, dass während der Arbeitszeit weniger gearbeitet wird als vertraglich vereinbart – sei es wegen regelmäßiger privater Telefonate oder wegen regelmäßigen Zuspätkommens.

Als Basis ihrer Zusammenarbeit vereinbaren Arbeitgebende und Arbeitnehmende eine bestimmte Arbeitszeit, die normalerweise in Stunden pro Woche festgelegt wird. Arbeitszeiten können entweder in einem individuellen Arbeitsvertrag oder über einen Tarifvertrag geregelt sein.

Arbeitnehmer:innen sind vertraglich verpflichtet, ihre Arbeitsleistung während der Arbeitszeit zu erbringen. Tun sie dies nicht im vereinbarten Umfang bzw. machen falsche Angaben über ihre geleisteten Arbeitszeiten, liegt Arbeitszeitbetrug vor. In der Regel geben Beschäftigte einen längeren Zeitraum an, als sie tatsächlich gearbeitet haben.

Es ist unerheblich, ob Beschäftigte die Falschangaben mündlich weitergegeben, in einer Tabelle erfassen oder über ein im Unternehmen implementiertes Zeiterfassungssystem vornehmen. In allen Fällen handelt es sich um Arbeitszeitbetrug. Weil der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden für eine Arbeitszeit bezahlt, die diese schlichtweg nicht erbracht haben.

Typische Beispiele für Arbeitszeitbetrug

• falsche Angaben zu Mehrarbeit

• immer wieder unentschuldigtes Fehlen

• wiederholt verspäteter Arbeitsbeginn

• häufige private Internetnutzung während der Arbeitszeit – auch im Home office

• regelmäßige private Telefonate während der Arbeitszeit – auch im Home office

• Entfernen von der Arbeitsstätte – ohne entsprechende Dokumentation und Absprache

• falsche Angaben bei der Arbeitszeiterfassung – es werden Stunden aufgeschrieben, in denen nicht gearbeitet wurde

• technische Manipulation oder bewusster Missbrauch der Zeiterfassung

• zu lange oder zu viele Pausen

• Pausen als Arbeitszeit darstellen

• Falsche Fahrtzeiten im Außendienst abrechnen

• nicht erbrachte Arbeitszeiten werden nicht nachgearbeitet

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Der Begriff Betrug ist eindeutig. Denn beim Arbeitszeitbetrug handelt es sich nicht um ein Kavaliersdelikt – im Gegenteil, die meisten Arbeitgeber bewerten begangenen Arbeitszeitbetrug als einen schweren Vertrauensmissbrauch. Und leiten gravierende arbeitsrechtliche Konsequenzen ein, die Sie unter Punkt 2 erfahren.

Neben einem vorsätzlich und mutwillig begangenen Arbeitszeitbetrug gibt es zahlreiche Situationen im Berufsalltag, in denen es zu unbeabsichtigten Arbeitszeitverstößen kommen kann. Etwa wenn ein Mitarbeitender zu spät zur Arbeit kommt, weil er unverschuldet im Stau stand oder eine Mitarbeitende ihre Pausenzeit überschreitet, weil sie im Restaurant länger auf bestellte Essen warten musste. Bei dieser Art von Arbeitszeitverstößen wird man dem Verursachenden keine Betrugsabsicht unterstellen (können). Erst recht nicht, wenn die Betroffenen dies aktiv melden, die versäumte Arbeitszeit nacharbeiten und dokumentieren.

Auch das spontane Gespräch mit Kolleg:innen an der Kaffeemaschine oder der Social Talk zu Beginn eines Videocalls werden in der Regel vom Arbeitgebenden nicht als Arbeitszeitbetrug bewertet. Weil das soziale Miteinander durchaus zum Teambuilding beiträgt.

Halten Raucher:innen die ihnen zustehende Pausenzeit ein und gehen statt einmal 45 Minuten am Stück lieber neunmal auf eine Zigarettenlänge vor die Tür, ist das grundsätzlich zunächst kein Arbeitszeitbetrug. Stempeln sie allerdings diese Pausenzeiten bewusst nicht aus, kann ihnen vorsätzliches Handeln vorgeworfen werden – und damit eine betrügerische Absicht.

Achtung: Einige Zeiterfassungssysteme ziehen automatisch die im Unternehmen gültigen Pausenzeiten ab!

Mit der stärkeren Verbreitung von Home office in Deutschland gibt es beim Arbeitszeitbetrug eine neue Variante. Dabei nutzen Beschäftigte die regelmäßige Zeit zuhause verstärkt für private Zwecke, ohne dass der Arbeitgeber eine echte Kontrollmöglichkeit hätte. Der Computer läuft dauerhaft und täuscht digital die Anwesenheit und die Arbeit vor.

Abmahnung und Arbeitszeitbetrug Wird der Arbeitszeitbetrug eines Mitarbeitenden aufgedeckt, führt er normalerweise zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Bei eher als geringfügig zu bewertenden Verstößen ist eine schriftliche Abmahnung durch den Arbeitgeber ein normales und regelmäßig gelebtes Vorgehen. Mit dem vergleichsweisen milden Mittel der Abmahnung kann HR drei Dinge erreichen:

1. Sie geben einen konkreten Hinweis auf das Fehlverhalten 2. Sie fordern dazu auf, dieses Fehlverhalten zu unterlassen 3. Sie geben den Betroffenen eine Chance auf Wiedergutmachung

Bei gravierenderen Formen von Arbeitszeitbetrug greifen Arbeitgeber regelmäßig zu härteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen.

Vorlage: Abmahnung formulieren

Eine Abmahnung muss präzise formuliert werden. Nutzen Sie diese Vorlage als Grundlage für Ihren individuellen Text.

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Bewerten Sie den Arbeitszeitbetrug eines Beschäftigten nicht mehr als geringfügig, können Sie als HR zum härteren Mittel der Kündigung greifen. Hierbei bieten sich zwei Optionen an: die ordentliche Kündigung oder die fristlose Kündigung.

Damit eine Kündigung auch einer möglichen Kündigungsschutzklage des Betroffenen standhält, müssen folgende Kriterien des Arbeitszeitbetrugs erfüllt sein:

• Der Betrug muss erhebliche Ausmaße annehmen (5 Minuten pro Monat Minuszeit reichen nicht aus!)

• Der Betrug kann vom Arbeitgeber zweifelsfrei nachgewiesen werden

• Der Betrug verursacht einen wirtschaftlichen Schaden, der nicht nur Bagatellcharakter hat

Eine bei Arbeitszeitbetrug angebrachte Form der ordentlichen Kündigung ist die verhaltensbedingte Kündigung. Das Fehlverhalten ist der Grund für die Kündigung. Oftmals – aber nicht zwingend! – geht dieser Kündigungsform eine schriftliche Abmahnung voraus – die sich auf einen gleichwertigen Verstoß (also auf einen bereits begangenen Arbeitszeitbetrug) beziehen sollte. Greift die Kündigung, endet das Vertragsverhältnis mit Ablauf der vertraglich festgelegten Kündigungsfrist.

Handelt es sich um schwerwiegende Formen von Arbeitszeitbetrug und ist das Vertrauensverhältnis massiv und nachweisbar zerstört, ist als ultima ratio sogar eine außerordentliche, fristlose Kündigung gerechtfertigt.

In der Regel müssen Sie als HR damit rechnen, dass derartige Fälle vor dem Arbeitsgericht verhandelt werden. Ihre Kündigungsschreiben müssen deshalb formal einwandfrei sein und inhaltliche Substanz haben.

Die wichtigsten Tipps und Formalien zu Kündigungsschreiben

Wichtig: Sobald Sie als HR Kenntnis von Arbeitszeitbetrug erhalten haben, bleibt ihnen ab diesem Zeitpunkt eine Frist von zwei Wochen, um dem betroffenen Mitarbeitenden fristlos zu kündigen. Versäumen Sie diese Frist, können Sie nur noch eine ordentliche Kündigung aussprechen.

Welche Form der Kündigung die jeweils passende ist, hängt vom Einzelfall und dessen Schwere ab.

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Die Kündigung wegen Arbeitszeitbetrugs ist ein scharfes Schwert – wenn es dem Arbeitgeber denn gelingt, das Fehlverhalten zweifelsfrei nachzuweisen. Und genau das muss der Arbeitgeber tun. Stichhaltige Beweise zu erbringen, ist nicht einfach.

Im Idealfall ertappen Sie betrügerisch handelnde Beschäftigte „auf frischer Tat“, etwa beim bewusst falschen Ein- oder Ausloggen im Zeiterfassungssystem. In einem Fall, der vor dem Bundesarbeitsgericht landete, begann und endete die Arbeitszeit einer Angestellten am Rechner, die Frau meldete sich allerdings häufiger auf dem Parkplatz über eine Software ab und erschlich sich damit Arbeitszeit. Die fristlose Kündigung hatte Bestand.

Fällt Ihnen als HR auf, dass Mitarbeitende trotz festgelegter Arbeitszeiten regelmäßig oder immer wieder deutlich zu spät an ihren Arbeitsplatz kommen, kann das ein Indiz für vorsätzlichen Arbeitszeitbetrug sein. Dem Sie nachgehen sollten. Kompliziert wird es, wenn Sie überprüfen möchten, was der Mitarbeitende an seinem Arbeitsplatz inhaltlich macht.

Deshalb gehen manche Arbeitgeber auch den Weg der Verdachtskündigung. Sie kündigen zunächst auf Verdacht, weil Sie das Vergehen des Arbeitszeitbetrugs (noch) nicht eindeutig nachweisen können. Dennoch ergibt sich aus dieser Art der Kündigung ein eindeutiger Hinweis auf einen schwerwiegenden Vertrauensverlust. Der auch vor Gericht Bestand haben kann.

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Vorsätzlicher Arbeitszeitbetrug kann für ein betroffenes Unternehmen ein nicht unerhebliches wirtschaftliches Risiko darstellen. HR sorgt über eine Personalbedarfsplanung dafür, dass im Unternehmen genügend Mitarbeitende arbeiten, um die Produkte und Services marktgerecht erstellen zu können. Doch wenn Beschäftigte wegen Arbeitszeitbetrugs ihre arbeitsvertraglichen Leistungen nicht erbringen, geraten Unternehmen mit ihren eigenen Leistungen in Verzug – mit finanziellen Folgen für die gesamten Organisation.

Aber auch Arbeitgeber können Arbeitszeitbetrug begehen. Um Steuern und Sozialabgaben zu sparen, werden dann geringere Arbeitszeiten als vereinbart bei den Finanzbehörden angegeben. Dies erfüllt den Straftatbestand der Steuerhinterziehung. Es drohen Nachzahlung im worst case sogar eine Freiheitsstrafe.

Manipuliert der Arbeitgeber etwa das Zeiterfassungssystem des Unternehmens, um angefallene Überstunden nicht bezahlen zu müssen oder um die Zeiterfassung zu seinen Gunsten zu ändern, können die Beschäftigten eine Klage beim Arbeitsgericht einreichen und – falls vorhanden – den Betriebsrat einschalten.

Zur Formulierung einer Abmahnung können Sie das folgende Muster nutzen. Wandeln Sie es unbedingt für den jeweiligen Einzelfall ab. Holen Sie sich idealerweise auch fachliche Unterstützung durch Expert:innen im Arbeitsrecht. Dies gilt insbesondere, wenn es nach einer Abmahnung auch zu einer Kündigung wegen Arbeitszeitbetrugs kommen sollte.

Muster für Abmahnung bei Arbeitszeitbetrug als PDF herunterladen