Arbeitszeiterfassung: Gesetzliche Pflicht und Modelle

Der Begriff Arbeitszeiterfassung umfasst sämtliche Möglichkeiten, die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden – den Zeitraum also, in dem diese ihrer vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht nachkommen müssen – so exakt wie möglich zu dokumentieren. Dies umfasst Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit.

Die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht betrifft alle Branchen und Unternehmensgrößen und ist im Arbeitszeitgesetz geregelt. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt dabei nicht nur für klassische Vollzeitkräfte, sondern auch für Teilzeitbeschäftigte, Minijobber sowie mobile und flexible Arbeitsmodelle.

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Die korrekte Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmer*innen, einen Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten.

• Arbeitgeber erhalten Informationen über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten

• Falls nicht, zeigt die Arbeitszeiterfassung, wann ein Arbeitgeber aufgrund seiner Fürsorgepflicht handeln und einschreiten muss

• Arbeitnehmer*innen können kontrollieren, ob der Arbeitgeber ihren Lohn auf Basis der erfassten Arbeitszeit korrekt abgerechnet hat und ob ihre Überstunden sauber erfasst wurden.

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Mehr zur Zeiterfassung mit Personio

Nach dem aktuellen Stand des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber künftig die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer systematisch und manipulationssicher dokumentieren. Die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht betrifft dabei auch Kleinbetriebe und Unternehmen jeder Größe. Das Bundesarbeitsministerium arbeitet derzeit an einem Gesetzesentwurf, der 2025 in Kraft treten könnte.

Besonders relevant: Die elektronische Zeiterfassung wird explizit als Standardlösung empfohlen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Knapp drei Jahre nach dem EuGH-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 bestätigt, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen. Im Dezember 2022 wurden zudem einige Eckpunkte zur Umsetzung der Arbeitszeiterfassung durch das BAG-Urteil konkretisiert:

• Verpflichtung des Arbeitgebers, Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Überstunden aufzuzeichnen

• Möglichkeit, die Pflicht auf die Arbeitnehmer*innen zu übertragen, jedoch ist die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten

• Aufzeichnungsmöglichkeiten: digital oder analog, jedoch muss das System bestimmten Kriterien entsprechen.

In diesem Artikel erfahren Sie genau, was das BAG entschieden hat und wie Sie rechtssicher Zeiten erfassen.

Grundsätzlich müssen alle Arbeitnehmenden die Arbeitszeit erfassen – auch leitende Führungskräfte. Führungspersonal hat allerdings keinen Anspruch auf Überstundenausgleich. Die Einkommensgrenze richtete sich 2022 nach der Beitragsbemessungsgrenze von 81.000 Euro in den neuen Bundesländern und 84.600 Euro in den restlichen Bundesländern.

Arbeitszeiten können auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Welches System das passende ist, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Digitalisierungsstrategie, Branche und Arbeitszeitmodellen ab. Diese Optionen sind die gängigsten.

Stationäres System: Die Mitarbeiter*innen melden sich an Terminals in den Betriebsstätten mittels Karte, Chip oder auch Smartphone oder per Fingerabdruck an und ab.

Stempeluhr: Die klassische Stempeluhr ist noch denkbar, in Zeiten digitaler Datenverarbeitung aber nicht mehr wirklich zukunftsfähig.

Niederschrift: Per Hand werden von den Beschäftigten Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten festgehalten. Diese manuelle Methode dient als Stundennachweis, der besonders in kleineren Unternehmen oder bei geringfügiger Beschäftigung Anwendung findet. Der altbekannte „Stundenzettel“ ist vor allem in der Baubranche aber auch bei Projektarbeit üblich.

Arbeitszeiten einfach und sicher erfassen

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Arbeitszeiten mühelos erfassen

Excel-Tabelle: Gerade für kleinere Unternehmen machen die Arbeitszeiterfassung via Excel-Tabelle. Nachteile dieser kleinen Lösung sind vor allem die Anfälligkeit durch menschliche Fehler bei der Dateneingabe, die mangelnden Kontrollmöglichkeiten sowie die potenziell sehr einfache Manipulierbarkeit für beide Seiten.

Desktop oder Smartphone: Der Beginn der Arbeitszeit wird per Mausklick am Computer oder per App über das Smartphone aufgezeichnet. Nach Arbeitsende und für die Pausen melden sich die Nutzer*innen wieder ab. Insbesondere im Homeoffice oder an Telearbeitsplätzen ist diese Art der digitalen Zeiterfassung geeignet.

Nicht vergessen: Sollte der Arbeitgeber bereits ein Zeiterfassungssystem betreiben und dieses im Zuge der gesetzlichen Anpassungen im Arbeitszeitgesetzt geändert werden müssen, benötigt er dafür die Zustimmung des Betriebsrates.

Bei allen genannten Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit sollte eine Sache stets im Fokus stehen: Arbeitnehmer*innen sollten sich davon nicht kontrolliert oder gar gegängelt fühlen. Bei der Einführung muss größtmögliche Transparenz herrschen – was wird wann wozu aufgezeichnet und wie verwertet? So lassen sich die Beschäftigten mitnehmen.

In einigen Branchen herrschen besondere Regeln zur Arbeitszeiterfassung, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz benannt werden. Für folgende Wirtschaftszweige ist die Zeiterfassung im Unternehmen schon seit langem Pflicht:

• Baugewerbe

• Gaststätten und Herbergen

• Personenbeförderungsgewerbe

• Speditionen-, Transport- und Logistikunternehmen

• Forstwirtschaft

• Gebäudereinigung

• Messebau

• Fleischwirtschaft

Paket- und Zeitungszusteller*innen müssen gleichfalls ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Für Minijobber gilt nach § 17 Mindestlohngesetz für den Arbeitgeber gleichfalls eine Dokumentationspflicht zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Zeiten müssen mindestens für zwei Jahre nach Beginn der Aufzeichnung aufbewahrt werden und spätestens nach dem 7. Tag der erbrachten Arbeitsleistung erfasst werden.

Mit dieser Vorlage können Minijobber ihre Zeiten erfassen.

Die dargestellten digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung rücken auch das Thema Datenschutz und dessen strikte Einhaltung in den Mittelpunkt. Zudem ist die Implementierung solcher Systeme ein wesentlicher Baustein einer effizienten Zeitwirtschaft, die es Unternehmen ermöglicht, Arbeitszeiten optimal zu planen und zu nutzen. Neben dem Arbeitszeitgesetz müssen Unternehmen eine weitere europäische Regelung im Blick haben – die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Zeiten, die Unternehmen in der Arbeitserfassung digital dokumentieren, zählen zu den personenbezogenen Daten, die besonders schützenswert sind. Missbrauch oder unerlaubte Weitergabe sollen durch folgende Kontrollprinzipien verhindert werden:

• Systeme zur Zeiterfassung sollen nicht von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle)

• Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten bei der Übertragung müssen verhindert werden (Weitergabekontrolle)

• Veränderung von Daten muss nachvollziehbar sein (Eingabekontrolle)

• Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden (Verfügbarkeitskontrolle)

• Daten zur Arbeitszeiterfassung müssen getrennt von anderen Daten verarbeitet werden, sie dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden

Fazit: Die Pflicht zur Zeiterfassung darf in keinem Fall zur dauerhaften Überwachung des Arbeitszeitkontos der Mitarbeiter*innen führen – ganz gleich, welche Systeme zum Einsatz kommen. Eine HR Software, die Zeiterfassung mit im Portfolio hat, sorgt für absolute Sicherheit, wenn sie mit einem sauber definierten Rechtekonzept und individuell zu vergebenden Zugriffsrechten ausgestattet ist.

Ab 2025 wird die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht für alle Unternehmen gesetzlich verschärft. Arbeitszeiten müssen dann systematisch, manipulationssicher und möglichst elektronisch erfasst werden. Verstöße können zu Bußgeldern führen.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Auch Kleinbetriebe müssen die neuen gesetzlichen Vorgaben zur Stundenerfassungspflicht umsetzen.

Eine elektronische Zeiterfassung erleichtert die Dokumentation, sorgt für Rechtssicherheit, spart Zeit und bietet Transparenz für alle Beteiligten. Sie ist die empfohlene Lösung, um die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.