Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Recht und Praxis

Auch das Arbeiten im Homeoffice erfordert eine nachvollziehbare Erfassung der geleisteten Arbeitszeit, in welcher Form auch immer. Während mobiles Arbeiten an beliebigen Orten außerhalb des Betriebs stattfinden kann, bezieht sich das Arbeiten im Homeoffice in der Regel auf einen festen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden der Mitarbeitenden. 

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers greift auch bei Tätigkeit außerhalb des Unternehmens. Vor diesem Hintergrund ist es nur logisch, dass sowohl die gesetzlichen Arbeitszeiten als auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für das Arbeiten von zu Hause aus von gleichbleibender Relevanz sind.

Im September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass deutsche Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer:innen zu dokumentieren haben. Die Pflichten für Arbeitgeber erstrecken sich neben der Bereitstellung eines geeigneten Systems auch auf die tatsächliche Benutzung desselben: Demnach ist zu kontrollieren, dass die gewählte Lösung – sei es auf organisatorischer, technischer oder personeller Ebene – ihren Zweck in der Praxis erfüllt.

Gemäß § 3 ArbSchG dient die Arbeitszeiterfassung – ob im Homeoffice, im Betrieb oder an sonstigen Orten – der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz von Arbeitnehmer:innen. Durch die Dokumentation wird sichergestellt, dass Beschäftigte die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen einhalten und etwaige Überstunden fristgerecht ausgleichen können.

Arbeitszeiten einfach und sicher im Home Office erfassen

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Arbeitszeiten mühelos erfassen

Von Bedeutung ist in erster Linie, dass eine Arbeitszeiterfassung erfolgt – unabhängig davon, ob im Homeoffice, beim mobilen Arbeiten oder im Büro. Zu protokollieren sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Vorgeschrieben ist zudem eine Aufbewahrungsfrist der Arbeitszeitnachweise von mindestens zwei Jahren. 

Der Gesetzgeber bzw. die Gerichte geben hingegen (bislang) keine verpflichtenden Vorgaben hinsichtlich der formalen Implementierung. Für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kann der Arbeitgeber demnach zwischen verschiedenen Optionen wählen.

Das Arbeiten im Homeoffice basiert häufig auf Vertrauensarbeitszeit. Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit dem Modell der Vertrauensarbeitszeit grundsätzlich vereinbar: In der Folge dürfen bzw. müssen Beschäftigte im Homeoffice die Arbeitszeiterfassung selbst vornehmen. Doch auf welche Weise gelingt dies sicher und unkompliziert?

Eine manuelle Zeiterfassung lässt sich vor diesem Hintergrund besonders einfach umsetzen, birgt jedoch auch gewisse Risiken. Denn: Unternehmen, die auf eine manuelle Arbeitszeiterfassung im Homeoffice – auf Papier oder digital mittels Excel-Listen – setzen, sehen sich potenziell organisatorischen und koordinatorischen Herausforderungen gegenüber. Schließlich müssen sämtliche Listen zentral gesammelt werden, um eine sichere Verwahrung im Rahmen der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Des Weiteren ist das manuelle Führen von Zeiterfassungslisten vergleichsweise fehleranfällig und bietet mitunter sogar Spielraum für Arbeitszeitbetrug, etwa durch nachträgliche Änderungen.

Damit die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice möglichst bequem und reibungslos vonstattengeht, erweist es sich als sinnvoll, digitale Lösungen in Betracht zu ziehen. Diese gehen in der Regel mit zusätzlichem Komfort und beschleunigten Abläufen einher.

Eine Alternative zu statischen Excel-Listen stellt eine cloudbasierte HR-Software dar. Diese ermöglicht die Arbeitszeiterfassung über Webanwendungen, die auch vom Homeoffice aus abrufbar sind. Im Idealfall können die Mitarbeiter:innen zwischen dem Webinterface und einer Smartphone-App wählen, die mit demselben System verknüpft sind.

Je nach Software sind die Beantragung von Abwesenheiten sowie die Projektzeiterfassung mitunter im Funktionsumfang enthalten. Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Speicherung sowie die Möglichkeit zur Einsichtnahme und Verwaltung durch HR.

Als Nachteil können zunächst die Anschaffungskosten angesehen werden, die sich jedoch auf Dauer amortisieren – dank der zeitsparenden Dateneingabe.

Perfekt ausgestattet für die Pflicht zur Zeiterfassung

Zeiten müssen verlässlich erfasst werden, das sagt der Gesetzgeber. In Personio erfassen Sie Zeiten automatisch, zentral und sicher.

Mehr zur Arbeitszeiterfassung mit Personio

Dank der benutzerfreundlichen, natürlichen Bedienung erweist sich die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice mittels Chatbot als ausgesprochen komfortabel. Je nach Implementierung können Arbeitnehmer:innen etwa über Befehle wie „Einstempeln“ bzw. „Arbeitsbeginn“ oder „Pause“ ihre Arbeitszeiten notieren. Denkbar ist auch eine Auskunftsfunktion, über die Mitarbeiter:innen spezifische Informationen abfragen können (z. B. „Wie ist der Stand meines Arbeitszeitkontos?“). 

Der hohen Nutzerfreundlichkeit steht jedoch häufig eine fehlende Übersichtlichkeit gegenüber.

Die Etablierung eines Zeiterfassungssystems zieht unter anderem zusätzliche Arbeitszeit nach sich. Ist ein digitaler Prozess jedoch erst einmal in Gang gesetzt, wird dieser für alle Beteiligten schnell zu einem unverzichtbaren Instrument des Arbeitsalltags. 

Personio bietet als All-in-one-HR-Software eine zuverlässige Lösung, die neben der zentralen Arbeitszeiterfassung zahlreiche weitere Funktionen vereint. So erfolgt etwa die Auszahlung von Überstunden oder deren Umwandlung in Freizeitausgleich auf Wunsch automatisch. Sie möchten mehr über die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten für Ihr Unternehmen erfahren? Kontaktieren Sie uns jederzeit!

Für die Arbeits-, Ruhe- und Pausenzeiten sowie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice gilt das Gleiche wie für die Arbeit im Betrieb: Bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden bedarf es mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei über 9 Stunden Arbeitszeit sind es mindestens 45 Minuten. Im Anschluss an die tägliche Arbeitszeit ist in der Regel eine Ruhezeit von 11 Stunden vorgeschrieben, wobei § 5 des Arbeitszeitgesetzes einige Ausnahmen nennt. 

Grundsätzlich sind alle in einem Unternehmen sowie im öffentlichen Dienst beschäftigten Arbeitnehmer:innen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet – auch wenn sie im Homeoffice tätig sind. 

Der § 18 ArbZG führt einige wenige Ausnahmefälle auf, die vom Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen sind. Darunter fallen auch leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, für die keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht.

Im Zuge der Steuererklärung (Stichwort Homeoffice-Pauschale) muss dem Finanzamt in der Regel keine schriftliche Arbeitszeiterfassung der Homeoffice-Tage übermittelt werden. Arbeitnehmer:innen müssen deren Anzahl jedoch auf Nachfrage belegen können, etwa mit einer Bescheinigung des Arbeitgebers.