Arbeitszeugnis: 20 Formulierungen, Vorlage und Geheimsprache

Das Arbeitszeugnis ist eine offizielle Urkunde und darf gemäß § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) sowie § 109 GewO (Gewerbeordnung) nicht elektronisch ausgestellt werden. Es bedarf also der Papierform samt Unterschrift des/der Ausstellenden.

Es gibt zwei grundlegende Formen von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Der hauptsächliche Unterschied besteht dabei im inhaltlichen Umfang.

Ein einfaches Arbeitszeugnis dient in erster Linie als Beschäftigungsnachweis und enthält – neben Arbeitnehmerdaten, Unternehmensdaten, Datum und Unterschrift – nur die erforderlichen Mindestangaben wie:

• Art der Tätigkeit

• Dauer der Beschäftigung

Eine Bewertung findet nicht statt. Benötigt ein:e Mitarbeiter:in beispielsweise für eine Behörde einen Nachweis über die Tätigkeit, ist dieses auf den Punkt gebrachte Dokument vollkommen ausreichend.

Anders gestaltet sich das qualifizierte Arbeitszeugnis. Dieses beinhaltet zusätzlich zur Tätigkeitsbeschreibung, Dauer etc. eine umfassende Beschreibung und Bewertung der Arbeitsleistung und Soft Skills.

An Form und Inhalt von Arbeitszeugnissen werden hohe Anforderungen gestellt. Werden diese nur unzureichend erfüllt, besteht für Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, eine Korrektur bzw. Neuausstellung zu verlangen.

• Briefkopf mit Name des Arbeitgebers (alternativ Firmenpapier) und Ausstellungsdatum

• Überschrift/Titel: Arbeitszeugnis für den/die Arbeitnehmer:in [Vor- und Nachname Arbeitnehmer:in]

• Stammdaten des/der Angestellten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Art und Dauer der Beschäftigung

• Unternehmensbeschreibung: Name, Branche, Produkt/Tätigkeitsgebiet, Größe des Unternehmens/Mitarbeiteranzahl, Hauptsitz und ggf. Standorte und Rechtsform

• Beschreibung der Tätigkeit: Aufgaben, Haupt- und Nebentätigkeiten, größte Erfolge (Diesen Teil füllen die Mitarbeiter:innen meistens selbst aus und schicken ihn der Personalabteilung oder der Führungskraft zu. Die Aufgaben werden wie folgt sortiert: An den Anfang und den Schluss gehört das Relevanteste, im Mittelteil werden zweitrangige Aufgaben genannt)

• Bewertung der Leistung: Arbeitsbereitschaft und die Fähigkeit dazu, Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolge und ggf. Führungsqualitäten

• Bewertung des Sozialverhaltens: Wie hat sich der/die Mitarbeitende gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen, der Kundschaft und Dienstleister:innen verhalten?

• Warum verlässt der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen? Der Grund darf nur im Arbeitszeugnis stehen, wenn Mitarbeitende dem auch zugestimmt haben.

• Schlussgruß und Zukunftswünsche 

• Ort, Datum und Unterschrift

Korrektheit der Unterschrift: Die Unterschrift ist dann korrekt, wenn sie der Arbeitgeber selbst oder Bevollmächtigte, die auf der Hierarchieebene über dem/der scheidenden Mitarbeiter:in stehen, leisten. Name, Position und Vertretungsvollmacht der unterschreibenden Person müssen klar erkennbar sein.

Fehlerlosigkeit: Ein professionell ausgestelltes Arbeitszeugnis weist weder Grammatik- und Rechtschreibfehler noch optische Mängel auf.

Vollständigkeit: Leistungen müssen vollständig beschrieben werden. Dies bedeutet: Ehrlichen Verkäuferinnen bescheinigt man im Zeugnis Ehrlichkeit und hervorragenden Einkäufer:innen muss Verhandlungsgeschick bescheinigt werden.

Fälligkeit des Zeugnisses: In der Regel ist die Fälligkeit für das einfache Arbeitszeugnis das Ende des Arbeitsverhältnisses. Vorläufige Zeugnisse im Rahmen einer Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer:innen sind zum vereinbarten Termin nach Kündigungserhalt fällig.

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Die Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse setzt zahlreiche verfügbare Informationen über den/die Mitarbeiter:in voraus. Sind diese vorhanden, unterstützen Sie Textbausteine Ihrer Personalsoftware bei der Zeugniserstellung. Dies ist eine empfohlene Vorgehensweise, um das Zeugnis zwar so individuell wie möglich zu formulieren, trotzdem aber den Zeitaufwand dafür in einem angemessenen Rahmen zu halten.

Folgende Beurteilungskriterien sind Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

• fachliche Kompetenz, wie z. B. Fachwissen, Spezialkenntnisse, PC- und IT-Kenntnisse, Fremdsprachen und Weiterbildungsmaßnahmen

• geistige und kreative Fähigkeiten in Form des mündlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögens

• soziale Kompetenz, wie z. B. Veränderungs-, Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft

• Verhalten im Unternehmen gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen

• Leistung hinsichtlich Arbeitsweise, Nutzen für das Unternehmen oder Managementfähigkeit

In § 109 Absatz 2 GewO ist geregelt, dass Arbeitszeugnisse klar und verständlich zu halten sind. Zudem gilt es, bei den genutzten Formulierungen die Aspekte „wahr“ und „wohlwollend“ zu beachten. Heißt: Unternehmen dürfen scheidenden Mitarbeiter:innen die Suche nach einer neuen Stelle nicht mit negativen Formulierungen erschweren. In der Folge hat sich eine inoffizielle, aber weitverbreitete „Zeugnissprache“ entwickelt.

• Sehr gut: „Er/Sie verfügt über ein hervorragendes Fachwissen, das er/sie mit äußerster Effizienz und größter Genauigkeit einsetzte.“

• Gut: „Er/Sie verfügt über ein gutes Fachwissen, das er/sie mit großer Effizienz und Genauigkeit einsetzte.“

• Befriedigend: „Er/Sie verfügt über ein umfangreiches Fachwissen, das er/sie sicher einsetzte.“

• Ausreichend: „Er/Sie verfügt über ein Fachwissen, das er/sie einsetzte.“

• Sehr gut: „Er/Sie arbeitete stets absolut sicher und vollkommen selbstständig.“

• Gut: „Er/Sie arbeitete stets sicher und selbstständig.“

• Befriedigend: „Er/Sie arbeitete sicher und selbstständig.“

• Ausreichend: „Er/Sie zeigte keinerlei Unsicherheiten bei der Umsetzung seiner/ihrer Arbeit.“

• Sehr gut: „Herr/Frau Müller legte stets eine ausgezeichnete Motivation an den Tag.“

• Gut: „Herr/Frau Müller legte stets eine gute Motivation an den Tag.“

• Befriedigend: „Herr/Frau Müller legte eine gute Motivation an den Tag.“

• Ausreichend: „Herr/Frau Müller legte eine ausreichende Motivation an den Tag.“

• Sehr gut: „Er/Sie erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht immer herausragende Arbeitsergebnisse.“

• Gut: „Er/Sie erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht immer gute Arbeitsergebnisse.“

• Befriedigend: „Er/Sie erzielte in qualitativer und in quantitativer Hinsicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.“

• Ausreichend: „In vielen Fällen erzielte er/sie zufriedenstellende Arbeitsergebnisse.“

• Sehr gut: „Herr/Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen stets vorbildlich verhalten.“

• Gut: „Herr/Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen stets einwandfrei verhalten.“

• Befriedigend: „Herr/Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen einwandfrei verhalten.“

• Ausreichend: „Herr/Frau Schmidt hat sich gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen befriedigend verhalten.“

Aufgrund der vorhandenen Einschränkungen haben Arbeitgeber eine Art Geheimcode entwickelt. Sie nutzen scheinbar positive Formulierungen, um negative(re) Beurteilungen in Zeugnisse einfließen lassen zu können. Diese haben allerdings nichts mit dem gängigen Notensystem zu tun.

Einige Beispiele:

• Der/Die Mitarbeiter:in wusste sich stets gut zu verkaufen. (Er/Sie war zu selbstbewusst und konnte nicht mit anderen kooperieren.)

• Er/Sie verstand es, seine/ihre Aufgaben erfolgreich zu delegieren. (Er/Sie hat andere seine/ihre Aufgaben erledigen lassen.)

• Er/Sie war erfolgreich darin, die eigene Meinung zu vertreten. (Er/Sie hielt viel von sich und vertrug keine Kritik.)

• Er/Sie war als Mitarbeiter:in kritisch und anspruchsvoll. (Er/Sie beklagte sich oft und ist sehr egozentrisch.)

Webinar-Aufzeichnung: Arbeitszeugnis formulieren

In diesem Webinar erklärt Rechtsanwältin Sarah Klachin, welche inhaltlichen & formalen Kriterien zählen, bei welchen Formulierungen HRler vorsichtig sein müssen und wie Personaler angemessen benoten.

Webinar-Aufzeichnung ansehen

Das folgende Muster eines Arbeitszeugnisses verdeutlicht, wie ein solches in der Praxis aussehen kann:

Mosaik Außenhandel GmbH

Musterstraße 1

12345 Hamburg

Arbeitszeugnis für die Arbeitnehmerin Christina Schmidt

Frau Christina Schmidt, geboren am 12. September 1994 in Kiel, wohnhaft in der Altonaer Straße 7, 22525 Hamburg, war in der Zeit vom 01.03.2015 bis 31.03.2023 zunächst als Bürofachangestellte und anschließend als Assistentin der Geschäftsführung in unserem Unternehmen tätig. 

Die Mosaik Außenhandel GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Hamburg sowie zwei Filialen in Köln und Nürnberg, das sich auf den Im- und Export von hochwertigen Fliesen für den Innen- und Außenbereich spezialisiert hat. Der Fokus liegt dabei auf der Belieferung von Baumärkten und Einzelhändlern in Deutschland sowie ausgewählten Ketten in Frankreich, Italien, Österreich und der Schweiz. Unser Unternehmen wurde 1965 gegründet und umfasst heute 28 Angestellte sowie drei auf Provisionsbasis tätige Vertriebsmitarbeiter:innen.

Frau Schmidt wurde im Anschluss an ihre Ausbildung zur Einzelhandelskauffrau in einem Sanitärfachgeschäft von uns unbefristet als Bürofachkraft eingestellt. Bereits ein Jahr später übernahm sie den Posten unserer aus Altersgründen ausscheidenden Chefsekretärin. Als Assistentin der Geschäftsführung war sie hauptverantwortlich für die Unterstützung unserer beiden Chefs in allen organisatorischen und administrativen Belangen zuständig. Zu ihren Kernaufgaben gehörte das klassische Sekretariat sowie die Betreuung von Gästen und unserer externen Vertriebsmitarbeiter:innen. Darüber hinaus war Frau Schmidt maßgeblich bei der Planung und Durchführung der Teilnahme unseres Hauses an der Cersaie (alljährliche Fliesen-Fachmesse in Bologna, Italien) beteiligt. 

Ihr Aufgabengebiet umfasste im Einzelnen:

• Terminplanung und -koordination, Wiedervorlagemanagement sowie Fortschrittsüberprüfung bei laufenden Projekten

• Korrespondenz in deutscher, englischer, französischer und italienischer Sprache

• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

• Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Geschäftsführer:innen und allen internen sowie externen Partner:innen

• Betreuung der externen Vertriebsmitarbeiter:innen als erste Ansprechperson

• Recherchearbeit für die Geschäftsführung, Erstellung von Berichten und Präsentationsunterlagen, Übersetzung von Texten ins Französische bzw. Italienische und umgekehrt

• Organisieren von Meetings einschließlich Protokollführung

• Planung von Betriebsfeiern und -ausflügen

• Besucherbetreuung, Gästeführungen (Ausstellungsräume, Lager im Hamburger Hafen)

• Pflege und Aktualisierung der Website von Stammsitz und Filialen, Datenpflege

• Organisation von Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnung

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Planung und Durchführung von Messeauftritten und Messebesuchen

Vor allem während urlaubsbedingter Absenzen unterstützte Frau Schmidt zusätzlich unsere Buchhaltung bei der Überwachung von Liefer- und Zahlungsterminen sowie bei der Erstellung von Rechnungen. 

Wir haben Frau Schmidt als eine außerordentlich motivierte Mitarbeiterin kennengelernt, die sämtliche Aufgaben zügig und mit größter Sorgfalt erledigte. Sie arbeitete gewissenhaft, systematisch und fristgerecht und hat unseren Erwartungen jederzeit vollauf entsprochen. Mit ihrer sehr raschen Auffassungsgabe, ihrem Engagement und ihrer Eigeninitiative hat Frau Schmidt maßgeblich zum Erfolg unseres Unternehmens beigetragen. Mit den heutigen Kommunikationstechniken einschließlich EDV-Anwendungen (MS-Office, Buchführung mit SAP) ist Frau Schmidt bestens vertraut. Ihre umfassenden Sprachkenntnisse – ihre zweite Muttersprache ist Italienisch – waren gerade für unsere Branche sehr von Vorteil. 

Durch ihr professionelles und freundliches Auftreten gegenüber Vorgesetzten und Kolleg:innen hat Frau Schmidt stets zu einem sehr positiven Betriebs- und Arbeitsklima beigetragen. Auch in hektischen Situationen überzeugte sie vorbildlich durch eine souveräne Haltung und den Blick fürs Wesentliche. Auch unsere Kund:innen und Außendienstler:innen schätzten ihre zuvorkommende und hilfsbereite Art sehr.

Frau Schmidt verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihre Entscheidung sehr und wünschen ihr viel Erfolg und alles Gute.

Ort/Datum Unterschrift

Wenn Sie eine passende Vorlage zur Hand haben, sparen Sie bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen potenziell eine Menge Zeit. Egal, ob Praktikant:in, Werkstudent:in oder Vollzeitkraft – mithilfe unserer Arbeitszeugnis-Vorlagen sind Sie auf jede Situation vorbereitet. Laden Sie sich die Vorlage Ihrer Wahl ganz bequem herunter:

• Arbeitszeugnis (allgemein)

• Praktikantenzeugnis

• Werkstudentenzeugnis

Doppeldeutige Formulierungen sind in einem Arbeitszeugnis genauso wenig erlaubt wie Auslassungen. Als Auslassungen gelten in diesem Fall sogenannte „Nichtinformationen“ an Stellen, an denen der/die Leser:in des Zeugnisses eine positive Information erwarten darf. Bei einem qualifizierten Zeugnis sind daher alle ausgeübten Tätigkeiten sowie die damit einhergehenden Hard Skills aufzuführen und zu bewerten. Ebenso müssen die gängigen Soft Skills erwähnt und beurteilt werden.

Wurde das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber gekündigt, ist es nicht erlaubt, im Arbeitszeugnis darauf zu verweisen. Dies gilt für jede Form der Kündigung. Auch die Formulierung „im gegenseitigen Einverständnis aufgelöst“ ist nicht zulässig, da diese Aussage die arbeitgeberseitige Kündigung impliziert und die scheidende Arbeitskraft in ein schlechtes Licht rückt. Sie dürfen die vorgenannte Formulierung allerdings mit dem ausdrücklichen Einverständnis des bzw. der jeweiligen Mitarbeiter:in aufnehmen. Ansonsten gilt: Bei einer Kündigung seitens des Arbeitgebers ist laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf lediglich der Hinweis gestattet, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Datum endet.

• privates Verhalten und Vorkommnisse

• Tätigkeit als Betriebsrat/Betriebsrätin bei einer Freistellung bis zu maximal einem Jahr

• Zugehörigkeit zu Gewerkschaften oder Parteien

• Schwangerschaft inklusive Mutterschutz

• nebenberufliche Tätigkeiten

• Gesundheitszustand – soweit dadurch keine Gefährdung Dritter vorliegt

• Schwerbehinderungen

• Anzahl der Krankentage, solange sie im Verhältnis zur Arbeitszeit nicht als beträchtlich gelten

• das Arbeitsverhältnis nicht berührende Straftaten

• Verdacht auf eine oder mehrere strafbare Handlungen

Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer:innen Anspruch auf eine Zeugnisausstellung im Rahmen des Offboardings. Das gilt für leitende Angestellte genauso wie für Aushilfen oder Teilzeitkräfte. Aber auch Praktikant:innen, Zivildienstleistende und Auszubildende besitzen ein Recht auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Allerdings müssen Arbeitnehmer:innen ihr Arbeitszeugnis ausdrücklich verlangen und der Anspruch muss darüber hinaus begründet sein.

In folgenden Situationen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis oder ein abschließendes Arbeitszeugnis gegeben:

• Bei Kündigung: Der Anspruch auf ein abschließendes Arbeitszeugnis greift unabhängig davon, ob Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber gekündigt hat.

• Bei Insolvenz: Das erste Zeugnis wird zum Datum der Insolvenzeröffnung fällig. Besteht das Arbeitsverhältnis darüber hinaus, begründet dies einen Anspruch auf ein zweites Zeugnis mit Ende des Arbeitsverhältnisses.

• Bei Betriebsübergang auf neue Eigentümer:innen: Im Rahmen der Übergabe eines Unternehmens können Arbeitnehmende ein Zwischenzeugnis verlangen.

Die Verpflichtung des Arbeitgebers, auf Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen, erlischt unter Umständen, und zwar durch Verjährung oder Verwirkung. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Austritt aus dem Unternehmen. 

Verwirkung hingegen tritt, bezogen auf den Einzelfall, mitunter bereits nach zehn Monaten ein und basiert auf folgender Grundlage: Da es sich beim Arbeitszeugnis um einen schuldrechtlichen Anspruch der Arbeitnehmer:innen handelt, kann dieser Anspruch verwirken. Eine derartige Situation liegt vor, wenn die Erfüllung der Zeugnisausstellung unmöglich wurde. Dafür kann es zwei nachvollziehbare gute Gründe geben. Beispielsweise ist es einem Arbeitgeber nach einem so langen Zeitraum ganz einfach nicht mehr möglich, die Arbeitsleistung und das Verhalten des/der Angestellten wahrheitsgemäß zu bewerten. Ein weiterer Grund liegt vor, wenn ehemalige Arbeitnehmer:innen eindeutig den Eindruck erwecken, dass sie ihren Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht mehr geltend machen wollen. In dem Fall gilt dieser ebenfalls als verwirkt.

Formulierungen wie „hervorragendes Fachwissen“, „äußerste Effizienz“, „ausgezeichnete Motivation“, „größte Genauigkeit“ und „arbeitete stets absolut sicher und vollkommen selbstständig“ lassen auf ein sehr gutes Arbeitszeugnis schließen.

Mithilfe von scheinbar positiven Äußerungen, wie z. B. „Er/Sie verstand es, seine/ihre Aufgaben erfolgreich zu delegieren“, lassen Arbeitgeber mitunter negative(re) Beurteilungen in Zeugnisse einfließen.

Arbeitszeugnisse müssen grundsätzlich klar, prägnant und wohlwollend formuliert werden. Dies bedeutet, dass etwaige Unzulänglichkeiten nicht thematisiert werden dürfen.

Die Fälligkeit eines Arbeitszeugnisses hängt von der konkreten Situation ab. Grundsätzlich haben Arbeitnehmende nach Ablauf eines (dauerhaften) Dienstverhältnisses Anspruch darauf – den sie jedoch im Rahmen der sogenannten Holpflicht geltend machen müssen.