Darüber sollten Sie im Austrittsgespräch reden (mit Fragebogen)

Obwohl sie alltäglich sind und zu jedem Jobwechsel dazu gehören, zählen Kündigungen zu den eher weniger angenehmen Aufgaben jedes Personalers. Sie bedeuten – meistens – den Verlust eines lieb gewonnenen Kollegen, eine Menge Papierkram und hohe Aufwände für die Wiederbesetzung der Stelle. Manchmal sind Frust, Ärger und Ängste involviert.

Jedoch können Sie Kündigungen durchaus einen positiven Aspekt abgewinnen, speziell aus HR-Sicht. Sie bieten die Chance, Fehler zu erkennen und es beim nächsten Mitarbeiter besser zu machen. Das passende Werkzeug hierzu sind Austrittsgespräche im Rahmen des Offboardings, auch Exit Interviews oder Exit-Gespräch genannt.

Ein Austrittsgespräch sollte fester Bestandteil des Offboarding-Prozesses sein, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. In einem Exit-Gespräch wird der Mitarbeiter nach den Gründen für seine Kündigung, nach seinen persönlichen Eindrücken und allgemein nach Verbesserungsvorschlägen gefragt. Idealerweise liegt den Gesprächen ein strukturierter Exit Interview-Fragebogen zugrunde – mehr dazu erfahren Sie im zweiten Teil dieses Artikels.

Aus den Augen, aus dem Sinn: Die Versuchung ist groß, sich möglichst schnell und geräuschlos von einem Mitarbeiter zu trennen. Vor allem, wenn die Emotionen hochkochen, der Mitarbeiter selbst, Kollegen oder Vorgesetzte sauer und enttäuscht sind. Trotzdem sind Austrittsgespräche extrem wichtig, und zwar in zweierlei Hinsicht:

Probleme aufdecken: Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, sprechen Probleme meist offener an. Sie müssen nicht mehr befürchten, dass Kritik ihre Vorgesetzten verprellt und ihre Karriere bremst. Exit Interview-Fragen bieten die Gelegenheit, tiefe Einsichten über die Unternehmens- und Führungskultur zu gewinnen und strukturelle Probleme aufzudecken.

Arbeitgeberimage verbessern: Exit-Gespräche sind oftmals die letzte Chance für das versöhnliche Ende einer Zusammenarbeit. Ein offenes Gespräch beweist Kritikfähigkeit, das Eingeständnis eigener Fehler und den Willen zur Verbesserung. Hören Sie einem Ex-Mitarbeiter zum Schluß gut zu und vermitteln ihm Wertschätzung, wird er Sie in besserer Erinnerung behalten und vielleicht sogar als Arbeitgeber weiterempfehlen.

Aus Exit Interviews lernen

Austrittsgespräche sind eine gute Gelegenheit, etwas über Ihre Organisation und Unternehmenskultur zu erfahren. Dieser Fragebogen hilft Ihnen, die richtigen Dinge anzusprechen.

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Sie sollten Austrittsgespräche übrigens unabhängig davon führen, ob der Mitarbeiter selbst gekündigt hat oder ihm gekündigt wurde. Auch wenn ein Mitarbeiter selbst keinen Grund zur Kündigung hatte, werden ihm einige Punkte einfallen, die sich verbessern lassen. Sollte es böses Blut gegeben haben, entscheiden Sie von Fall zu Fall, ob ein Austrittsgespräch trotzdem sinnvoll ist oder Sie die Angelegenheit lieber auf sich beruhen lassen wollen.

Informieren Sie den Mitarbeiter vorab über das Ziel und den Ablauf des Gesprächs, damit er sich innerlich vorbereiten kann. Machen Sie klar, dass es um ein offenes, vertrauliches Gespräch geht, in dem Sie seine persönliche Meinung erfahren möchten.

Das Exit Interview führen Sie am besten in den letzten Arbeitstagen des Mitarbeiters. Mit ausreichend Abstand zur ausgesprochenen Kündigung und (womöglich) dem neuen Job in Reichweite lässt sich am ehesten vernünftig und sachlich reden. Das Arbeitszeugnis sollte zu diesem Zeitpunkt schon fertiggestellt sein, damit der Mitarbeiter keine Auswirkungen auf seine Beurteilung befürchten muss.

Treffen Sie sich auf neutralem Boden, zum Beispiel in einem separaten Besprechungsraum. Ein Vier-Augen-Gespräch mit einem Kollegen aus der Personalabteilung schafft eine gute Atmosphäre, in der sich der Mitarbeiter öffnen kann, es entsteht keine "Verhörsituation”.

Führen Sie das Gespräch anhand eines Exit Interview-Fragebogens, damit Sie alle für Sie relevanten Themen abhandeln. Machen Sie sich Notizen zu den Antworten des Mitarbeiters. Lassen Sie ihn den Fragebogen auf keinen Fall selbst ausfüllen. Wer möchte schon schwarz auf weiß festhalten müssen, dass er seinen Vorgesetzten oder die Geschäftsführung nicht so toll findet? Im ungezwungenen Gespräch werden Sie wesentlich mehr herausfinden.

Versuchen Sie durch passende Zusatzfragen die Gedanken und Motive des Mitarbeiters zu ergründen. Bohren Sie jedoch nicht und setzen Sie ihn nicht unter Druck. Möchte er zu einem Thema nichts sagen, respektieren Sie das. Kommentieren oder bewerten Sie die Äußerungen des Mitarbeiters nicht, so wie sich das bei Feedback allgemein gehört.

Einige No-Gos müssen Sie unbedingt vermeiden, damit Austrittsgespräche keine reine Pseudo-Veranstaltung sind oder sich sogar negativ auswirken.

• Mit anderen Gesprächen vermischen: Grenzen Sie das Austrittsgespräch klar von anderen Terminen im Offboarding-Prozess ab. Exit Interviews sind nicht Teil des Kündigungsgesprächs, das möglichst “kurz und schmerzlos” und im Beisein eines Zeugen abgehalten werden sollte. Ebenso wenig gehören sie zum fachlichen Übergabeprozess mit Kollegen und Vorgesetzten. Sobald das Exit Interview mit anderen Gesprächen oder Zielen vermischt wird, ist der vertrauliche, offene Charakter dahin.

• Vorgesetzte nehmen teil: Direkte oder indirekte Vorgesetzte gehören nicht in ein Austrittsgespräch und deren Büro ist kein geeigneter Ort dafür. Ein Abschlussgespräch mit dem Chef ist alles, aber kein Austrittsgespräch – auch, wenn es in vielen Unternehmen so bezeichnet wird. Ehrliche Kritik des Mitarbeiters ist in diesem Rahmen nicht zu erwarten. Im besten Fall wird Small Talk betrieben, im schlechtesten Fall nochmal richtig abgerechnet. Exit Interviews funktionieren nur mit einem neutralen Gegenüber. Die Personalabteilung ist der richtige Ansprechpartner dafür.

• Vertraulichkeit wird verletzt: Werten Sie die Ergebnisse in der Personalabteilung aus. Vorgesetzte oder Management erhalten nur anonymisierte, zusammengefasste Informationen aus dem Exit-Gespräch. In kleineren Unternehmen, in denen nur selten ein Mitarbeiter kündigt, lassen sich Ergebnisse schwer anonymisieren. Da liegt es nahe die Gesprächsnotizen einfach per Rundmail an die Führungskräfte zu verteilen. Tun Sie das nicht! Der Ärger des Ex-Mitarbeiters darüber ist vielleicht das kleinere Übel. Wird bekannt, dass vertrauliche Kritik aus Austrittsgesprächen im Unternehmen die Runde machen, wird keiner Ihrer Mitarbeiter jemals wieder ehrlich seine Meinung äußern.

Die richtige Gesprächsführung entscheidet darüber, ob das Austrittsgespräch konstruktiv abläuft und der Mitarbeiter offen redet. Welche Fragen sollten Sie stellen? Dieser strukturierte Fragebogen für das Exit Interview hilft Ihnen, alle wichtigen Themenbereiche anzusprechen und relevante Ergebnisse zu bekommen, die Sie anschließend sinnvoll auswerten können. Mit guter Vorbereitung gehen Sie außerdem souverän in das Gespräch, vermeiden emotionale Diskussionen oder oberflächliches Geplänkel.

Download: Fragebogen für Austrittsgespräche

Warum möchten Mitarbeitende das Unternehmen verlassen? Gewinnen Sie mit diesem Fragebogen neue Erkenntnisse zu Ihrem Unternehmen und leiten Sie daraus Optimierungsmaßnahmen ab.

Fragebogen hier herunterladen

1. Was ist der Grund für Ihre Kündigung? (Vorausgesetzt, der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen freiwillig.)

2. Was hätte sich ändern müssen, damit Sie geblieben wären?

3. Haben Sie Ihre Kritikpunkte in der Vergangenheit geäußert? Wie wurde damit umgegangen?

4. Wie haben Sie das Onboarding empfunden?

5. Wie haben Sie Ihr Verhältnis zum Management/Ihrem Vorgesetzten empfunden? Was hätten Sie sich anders gewünscht?

6. Wie haben Sie die Stimmung im Team empfunden?

7. Unter welchen Umständen hätte __ zu Ihren Karriereplänen gepasst/hätten Sie sich vorstellen können, bei __ aufzusteigen?

8. Inwieweit liegt im Vorstellungsgespräch die Ursache dafür, dass Sie uns verlassen? Zum Beispiel durch falsche Versprechungen, eine falsche Beschreibung der Stelle?

9. Würden Sie einem Freund empfehlen sich bei uns zu bewerben, oder eher nicht? Warum?

10. Wie würden Sie unsere Unternehmenskultur beschreiben und was hätten Sie sich in diesem Zusammenhang anders gewünscht?

11. Welche Tipps würden Sie uns gerne zur Verbesserung unserer Mitarbeiterbindung geben?

12. Worauf sollten wir in Ihren Augen bei der Neubesetzung der Stelle achten?

Ist Ihnen das breite Themenspektrum aufgefallen, dass die Fragen abdecken? Obwohl die Kündigung der Anlass für ein Austrittsgespräch ist, sollte der Kündigungsgrund nicht allein im Vordergrund stehen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Einblicke in alle Bereiche zu bekommen, die für die Mitarbeiterzufriedenheit relevant sind.

Unzufriedenheit mit der Personalabteilung ist wahrscheinlich eher selten der Kündigungsgrund. Doch selbst für Ihre Arbeit können Exit Interview-Fragen wertvolle Erkenntnisse bringen. Vielleicht liefert Ihnen der Ex-Mitarbeiter den entscheidenden Hinweis, wodurch sich die betreffende Position deutlich attraktiver gestalten ließe. Oder er erzählt, welche Informationen ihm im Einstellungsgespräch damals gefehlt haben.

Gehen Sie mit demselben Exit Interview-Fragebogen in Ihre Gespräche, damit Sie die Ergebnisse systematisch auswerten und analysieren können. (Deshalb muss er vorher gut ausgearbeitet sein.) Werden wiederholt ähnliche Kritikpunkte genannt, scheint es echte Schwachstellen zu geben. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit nach, ob sich Maßnahmen zur Verbesserung auch im Feedback Ihrer Ex-Mitarbeiter wiederfinden.

Integrieren Sie Exit Interviews in Ihren Offboarding-Prozess. In einer HR-Software können Sie zum Beispiel den Exit Interview-Fragebogen hinterlegen, Ergebnisse dokumentieren und Sie stellen sicher, dass alle Schritte jedes Mal gewissenhaft erledigt werden.

Kündigungen gehören zum Alltag wie Neueinstellungen. Unternehmen und Menschen verändern sich, und etwas Wandel tut allen Beteiligten gut. Trotzdem sind Kündigungen eher selten erfreuliche Erfahrungen. Strukturierte Austrittsgespräche tragen dazu bei, dass Sie aus der Situation das Beste machen können: Sie gewinnen wichtige Erkenntnisse, wie Sie Ihre Mitarbeiter besser binden können und gehen möglichst im Guten mit Ihrem Mitarbeiter auseinander.