Betriebsausgaben: Definition, Beispiele und Abzugsfähigkeit

Als Betriebsausgaben bezeichnet man im Steuerrecht jene Ausgaben, die durch das  Unternehmen bzw. „den Betrieb veranlasst“ sind. Mit anderen Worten: Betriebsausgaben sind jene Aufwendungen, die aufgrund der betrieblichen Tätigkeit anfallen. Denn ohne Betriebsausgaben kann ein Unternehmen seinen betrieblichen Zweck nicht erfüllen, ganz gleich, ob es sich um einen Gewerbebetrieb, einen Betrieb in der Land- oder Forstwirtschaft oder um eine selbstständige Tätigkeit handelt.

Steuerrechtlich geregelt sind die Betriebskosten in§ 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EstG). Warum ist die einwandfreie Identifikation von Betriebsausgaben so wichtig? Abzugsfähige Betriebskosten mindern den Gewinn des Unternehmens und senken dadurch dessen steuerliche Bemessungsgrundlage.

Es spielt dabei grundsätzlich keine Rolle, ob die Betriebsausgaben

• notwendig

• üblich oder

• zweckmäßig sind 

Werden allerdings eines oder mehrere dieser drei Kriterien bei Betriebsausgaben nicht erfüllt, kann die Folge eine Betriebsprüfung im Unternehmen sein. In deren Rahmen wird dann geprüft, ob die gemachten Aufwendungen doch privat und eben nicht betrieblich veranlasst waren. Sind sie privat, können die Ausgaben nicht abgesetzt werden. Der Unternehmensgewinn wird nicht gemindert.

Beispiel: Geschäftsführer Anfang unternimmt eine dreitägige Reise, auf der private und betriebliche Zwecke vermischt sind. Steuerlich betrachtet muss er deshalb die entstandenen Aufwendungen für privat und betrieblich aufteilen. Auf seiner Reise besucht er ein Partnerunternehmen, hält sich dort etwa vier Stunden auf und bespricht die Auftragslage. Sein zeitlicher Aufwand ist im Verhältnis zur Gesamtdauer so so gering, dass er die Ausgaben für die Reise nicht als betrieblich veranlasste Betriebsausgaben abziehen kann. 

Das Steuerrecht unterscheidet zwischen

• uneingeschränkt abzugsfähigen

• nicht oder nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben 

sowie zwischen

• vorweggenommenen und

• nachträglichen Betriebsausgaben

Was sich hinter diesen Begrifflichkeiten verbirgt, erfahren Sie im folgenden Kapitel.

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Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Zu den uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen beispielhaft folgende Kosten: 

• Personalkosten: Darunter fallen etwa Löhne und Gehälter, Provisionen, Sonderzahlungen

• Betriebssteuern und Aufwendungen für Versicherungen: Bei der Rechtsform GmbH sind dies z.B. Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Solidaritätszuschlag, Umsatzsteuer; Betriebshaftpflichtversicherung, Berufshaftpflichtversicherung, Vermögensschadenhaftpflicht, Betriebsunterbrechungsversicherung, Gewerbliche Gebäudeversicherung, Inhaltsversicherung etc.

• Bürokosten: Mietkosten der Unternehmensräume, Telefonkosten, Hardware- und Softwarekosten, Strom- und Heizkosten, Büromaterialien, Fachliteratur etc.

• Fortbildungskosten für Belegschaft

• Kraftfahrzeugkosten

• Sozialabgaben

• Rückstellungen

• Beiträge für Berufsverbände

• Abschreibungen

• Dienstleistungen externer Unternehmen

• Kontoführungskosten

• Prozesskosten

• Werbekosten (Marketing, PR, Werbung etc.) – Achtung: Werbekosten sind keine Werbungskosten!

Nicht sofort abzugsfähige Betriebsausgaben sind etwa mit der Anschaffung von Anlagegegenständen verbunden, die sich allerdings erst im Rahmen der Abschreibung als Betriebsausgabe auswirken. 

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Im§ 12 Abs. 5 EStG finden sich Informationen zu jenen Ausgaben, die „den Gewinn nicht mindern“ dürfen und deshalb nicht abzugsfähig sind. Dazu zählen

• Geschenke für Externe, die pro Jahr den Wert von 35 € übersteigen (zur Ausnahme siehe Punkt 7 dieses Textes)

• Geldstrafen

• Freiwillige Zuwendungen

• Einkommenssteuer und andere persönliche Steuern des Steuerpflichtigen

• Aufwendungen zur privaten Lebensführung und dem Unterhalt von Angehörigen

• Aufwendungen des Steuerpflichtigen für die Erstausbildung oder das Erststudium (sofern diese nicht in einem Angestelltenverhältnis stattfinden)

• Zinsen auf hinterzogene Steuern

• Unangemessen hohe Bewirtungskosten

• Fahrtkosten, die über der Entfernungspauschale liegen

Nur beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

In § 4 Abs. 4a, 5 und 9 EStG werden wichtige Informationen zur begrenzten Abzugsfähigkeit der Betriebsausgaben dargestellt. Hierbei steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob es wirklich einen betrieblichen Grund für die Veranlassung der Kosten gab oder ob diese mit der privaten Lebensführung in Verbindung gebracht werden.

• Ordnungs- und Bußgelder (z.B. Geldbußen zur Ahndung von Kartellverfahren)

• Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass (bis zu 70 Prozent der Kosten, die restlichen 30 Prozent sind nicht absetzbar)

• Repräsentationskosten – soweit sie „nach allgemeiner Verkehrsauffassung nicht als unangemessen anzusehen sind“ (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG) – damit ist z.B. ein besonders teures Auto eines Geschäftsführers oder eine extrem luxuriöse Ausstattung der Geschäftsräume gemeint

• Kosten für den Arbeitsweg

• Kosten für das häusliche Arbeitszimmer, wenn es nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt – dann sind alle Kosten als Betriebsausgaben absetzbar

• Kosten für das Geschäftsauto nur beschränkt abzugsfähig, wenn das Fahrzeug auch zu privaten Zwecken genutzt wird

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Die Gründung eines Unternehmens bedarf sorgfältiger Vorbereitung, deshalb können vor der Gründung auch zum Beispiel Kosten für Messe- oder Konferenzbesuche, Weiterbildungen von Mitarbeitenden, Beratungskosten zur Gründung oder für den Bau eines Firmengebäudes anfallen. Diese Ausgaben werden als vorweggenommene Betriebsausgaben bezeichnet und sind abzugsfähig. Wie bereits erwähnt, muss immer der direkte wirtschaftliche Zusammenhang der Aufwendungen zum zu gründenden Unternehmen klar sein und im besten Fall auch gegenüber dem Finanzamt erklärt werden können. Auch die Gewerbesteuer zählt zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Wenn ein Unternehmen geschlossen wurde und dessen betriebliche Tätigkeit beendet wurde, können Schuldzinsen als nachträgliche Betriebsausgaben abgesetzt werden. Denn hier besteht ein direkter Zusammenhang zu den (abgeschlossenen) wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens.

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Für bestimmte Berufsgruppen ist im Steuerrecht ein pauschaler Betriebsausgabenabzug möglich. Höhere Betriebsausgaben können von diesen Berufsgruppen aber nachgewiesen und damit dann auch geltend gemacht werden. Folgende Berufe profitieren von einer Betriebsausgaben-Pauschale: 

Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller

Maximal 30 Prozent der Betriebseinnahmen oder 2.455 € pro Jahr

Selbstständige Hebammen

Maximal 25 Prozent der Betriebseinnahmen oder 1.535 € pro Jahr

Nebenberuflich tätige Schriftsteller, Künstler, Wissenschaftler, Lehr- oder Prüfungskräfte

Maximal 25 Prozent oder 614 €

Tagesmütter und Tagespflegepersonal

Maximal 300 € pro Monat (bei einer täglichen Betreuungszeit von acht Stunden und mehr pro Kind)

Übungsleiter

Maximal 2.400 € pro Jahr

Ehrenamtliche Tätigkeit

Maximal 720 € pro Jahr

Diese Pauschalen sind selbstverständlich nur dann sinnvoll, wenn entweder geringe Betriebseinnahmen vorliegen oder die Kosten gering sind. Eine tabellarische Übersicht über die tatsächlich angefallenen Kosten und Einnahmen hilft bei der Entscheidung. Ein unterjähriger Wechsel in der Besteuerung von der Pauschale zu den tatsächlich erfassten Kosten ist nicht möglich.

Im Gegensatz zu den genannten Berufsgruppen müssen alle anderen Unternehmen ihre Betriebsausgaben einzeln erfassen. Dabei müssen Belege gesammelt und eingereicht werden.

Noch einmal zusammengefasst: Es können ausschließlich jene Betriebsausgaben abgesetzt werden, die in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zum Betrieb oder Unternehmen stehen oder vom Betrieb wirtschaftlich veranlasst werden.

Im Rahmen der Steuererklärung muss geprüft werden, welche der Betriebsausgaben abzugsfähig sind und welche nicht. Dabei wird – wie oben bereit beschrieben – zwischen den voll abzugsfähigen, den nicht oder den nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben unterschieden und die einzelnen Aufwendungen entsprechend dieser Gliederung in der Steuererklärung aufgeteilt. 

Sogenannte durchlaufende Posten zählen übrigens weder zu den Betriebseinnahmen noch zu den Betriebsausgaben, es handelt sich um Beträge, die im Namen eines Dritten vereinnahmt und verausgabt werden. Auch wenn sie sich nicht auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken, müssen sie in der Bilanz erfasst werden.

Ob Spenden als Betriebsausgaben anerkannt werden, hängt von der Gesellschaftsform des Unternehmens ab, das spendet. Selbstständige oder Personengesellschaften (wie z.B. GBR, OGH oder Kommanditgesellschaft) können Spenden nicht als Betriebsausgaben gelten machen. Es fehlt hierbei der wirtschaftliche Zusammenhang zum Betrieb. Stattdessen können Spenden als sogenannte Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Anders sieht es bei Kapitalgesellschaften (wie z.B. AG, SE, KGaA, GmbH) aus – diese können Spenden bis zu einer gewissen Höhe in der Regel als Betriebsausgabe absetzen.

Allerdings dürfen Spenden maximal 20 Prozent der Gesamteinkünfte des Unternehmens nicht überschreiten, sie müssen einen gemeinnützigen Zweck haben oder keine Gegenleistung des Begünstigten bedingen. Spenden müssen dem Finanzamt gegenüber per Spendenbescheinigung nachgewiesen werden.

Auch wenn es auf den ersten Blick merkwürdig klingt – nicht jedes Geschenk für den Geschäftspartner ist auch als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Damit ein Geschenk als Betriebsausgabe abzugsfähig ist, muss es verschiedene Voraussetzungen erfüllen: Es muss aus betrieblichen Gründen gemacht werden und es darf keine Gegenleistung damit verbunden werden. Hat das Geschenk zum Beispiel den Zweck, ein Geschäft anzubahnen oder eine geschäftliche Beziehung zu sichern, so ist dies keine Gegenleistung.

Typische, abzugsfähige Geschenke an Dritte sind Blumen, Eintrittskarten oder Sach- und Geldgeschenke. Maximal 35 € (inklusive Umsatzsteuer) darf ein Unternehmen pro Geschäftspartner und Jahr als Betriebsausgaben absetzen. Achtung: Ist das Geschenk teurer, kann die vollständige Ausgabe nicht abgezogen werden! Die 35 € sind kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze.

Wer mehrere Geschenke an einen Geschäftspartner pro Jahr macht, muss die Summen der einzelnen Geschenke addieren.

Wann Geschenke teurer als 35 € sein dürfen

Wenn der Beschenkte das Geschenk für seine berufliche Tätigkeit nutzen kann, darf die 35 €-Grenze überschritten werden – auch deutlich. Dann kann der Schenkende die Kosten als Betriebsausgabe abziehen und auch die Umsatzsteuer berücksichtigen.

Positiv-Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen schenkt seiner Kreativagentur diverse Software-Pakete für Videoschnitt, Gestaltung und Bildbearbeitung im Wert von 1.500 Euro. Dieses Paket kann die Agentur nur betrieblich verwenden.

Für jedes Geschenk gilt: Rechnung speichern und transparent ablegen. Damit lässt sich im Fall einer Betriebsprüfung rasch Klarheit schaffen. Nicht vergessen: Die Beweislast trägt der Schenkende.