Betriebsurlaub: Definition, Pflichten & Vorlagen

Betriebsurlaub bedeutet in den meisten Fällen, dass der gesamte Betrieb für eine im Voraus festgelegte Zeit stillgelegt wird. Während dieser Zeit wird die ganze Belegschaft des Unternehmens in den Zwangsurlaub geschickt. In vielen Betrieben ist dies zwischen Weihnachten und Neujahr der Fall. Dabei steht natürlich im Vordergrund, Kosten zu sparen. Im Gegensatz dazu steht die Urlaubssperre, die aufgrund von großem Arbeitsanfall den Angestellten über einen gewissen Zeitraum Urlaub untersagt.

Der Betriebsurlaub ist im Bundesurlaubsgesetz geregelt. § 7 weist klar darauf hin, dass bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche der Arbeitnehmenden zu berücksichtigen sind. Es sei denn, „dringende betriebliche Belange“ stehen dem gegenüber. 

Der Arbeitgeber kann also bestimmen, wann seine Angestellten Urlaub zu nehmen haben, muss dabei aber Rücksicht auf ihre Wünsche nehmen. Aufgrund der Tatsache, dass Arbeitnehmende nur eine begrenzte Anzahl an Urlaubstagen zur Verfügung haben, sind diese meistens schon Anfang des Jahres verplant. 

Die einen fahren im Sommer zwei Wochen ans Meer, die anderen verbringen den Großteil ihres Urlaubs im Winter auf der Piste. Da wären dann noch die Schnäppchenjäger, die bewusst außerhalb der Hochsaison in den Süden fliegen und die Eltern von schulpflichtigen Kindern, die sich die Urlaubszeit nicht frei aussuchen können. 

All diesen Menschen zu erklären, dass sie in Zukunft eine oder zwei Wochen ihres Urlaubs dann zu nehmen haben, wenn es dem Arbeitgeber in die Agenda passt, ist eine Herausforderung, aber grundsätzlich „aus wichtigen Gründen“ erlaubt. Gründe für Betriebsurlaub, die das Gesetz als gerechtfertigt sieht, sind:

• Die Auftragslage in einem vorhersehbaren oder immer wiederkehrenden Zeitraum ist deutlich niedriger als üblich. Ein gutes Beispiel dafür sind die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.

• Es finden Umbauarbeiten im Betrieb statt.

• Der einzige Kunde des Unternehmens hat selbst Betriebsurlaub.

• Der Betrieb kann ohne die Anwesenheit des Vorgesetzten oder einer anderen zentralen Person nicht normal weitergeführt werden.

Betriebsurlaub für alle Beteiligten einfach gestalten

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Mehr zum Urlaubsmanagement

Ob Betriebsferien oder Urlaubstage – in Abzug gebracht werden die Tage auf die gleiche Weise. Der einzige Unterschied liegt darin, dass die Arbeitnehmenden bei den Betriebsferien nicht mitbestimmen können, wann der Urlaub stattfinden soll. Die Entscheidung liegt allein beim Arbeitgeber, wobei der Betriebsrat stets ein Wörtchen mitzureden hat – sofern es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt. Dieser kann Betriebsferien verhindern oder verschieben. Er kann auch entscheiden, ob gewisse Abteilungen zu bestimmten Zeiten Betriebsferien nehmen müssen oder nicht. Es ist daher wichtig, dass HR und Betriebsrat eng zusammenarbeiten.

Ein Betriebsurlaub sollte frühzeitig bekannt gegeben werden, sodass die Mitarbeitenden genügend Zeit haben, um sich und ihren geplanten Urlaub darauf abzustimmen. Im Gesetz ist zwar nicht genau geregelt, wann die Bekanntgabe des Betriebsurlaubs an die Mitarbeitenden spätestens zu erfolgen hat, üblich sind aber mindestens sechs Monate Vorlaufzeit. Wird der Betriebsurlaub bekannt gegeben, nachdem Mitarbeitende ihren Urlaub bereits verplant haben – ob bereits angetreten oder nicht –, hat der Arbeitgeber diese Mitarbeitenden während des Betriebsurlaubs zu bezahlen oder sie während dieser Zeit doch zu beschäftigen. Die Einhaltung einer gewissen Ankündigungsfrist beim Betriebsurlaub ist also das A und O, um Kosten zu sparen. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig direkt schriftlich und sehen Sie idealerweise auch einen Aushang zur Ankündigung des Betriebsurlaubs vor.

Es ist nicht gesetzlich vorgegeben, wie lange der Betriebsurlaub dauern darf. Die Arbeitnehmenden sollten aber die Möglichkeit haben, über einen Teil ihres Urlaubs selbst zu bestimmen. Dies geht aus diversen Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hervor. 

Wie viel Urlaub darf der Arbeitgeber also schlussendlich tatsächlich verplanen? Eine Quote von 3/5 legt das BAG 1981 offiziell per Urteil als Richtwert fest, was bedeutet, dass der angeordnete Betriebsurlaub nicht mehr als 60 Prozent des Jahresurlaubs ausmachen sollte. Mithilfe des kostenlosen Urlaubsrechners berechnen Sie den Urlaubsanspruch Ihrer einzelnen Mitarbeitenden, um besser planen zu können. Beachten Sie dabei auch die Regelungen zum Resturlaub.

Eine Kündigung lässt sich nicht immer planen und es kann vorkommen, dass ausgerechnet während des Betriebsurlaubs ein Jobangebot ins Haus flattert. Was nun? Können Arbeitnehmende kündigen, wenn der Betrieb stillgelegt ist? 

Ja, denn Arbeitgeber sind selbst in den Betriebsferien gesetzlich verpflichtet, die Post für ihr Unternehmen anzunehmen. Das Kündigungsschreiben muss grundsätzlich nur vor Ablauf der Kündigungsfrist im Briefkasten liegen, um gültig zu sein. Gleiches gilt für eine Kündigung der Arbeitnehmenden. Diese haben nach Zustellung drei Wochen Zeit, gegen die Kündigung Einspruch zu erheben. Ob der Betrieb also läuft oder stillgelegt ist, ändert nichts an den Vorgaben, was die Kündigung betrifft. Es gilt auch dann, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Urlaub ohne Papierchaos verwalten

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Betriebsurlaub vom xx.xx.xxxx bis zum xx.xx.xxxx 

Lieber/Liebe Geschäftspartner:in,

Erholung muss sein – darum gönnen wir uns eine kleine Auszeit vom xx.xx.xxxx bis zum xx.xx.xxxx.

Während unseres Betriebsurlaubs sind wir leider nicht erreichbar. In dringenden Fällen können Sie sich unter (Telefon-Nr.) an (unsere Vertretung/unsere:n Partner:in) wenden.

Ab dem xx.xx.xxxx sind wir wieder – wie gewohnt – für Sie da. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Beste Grüße

Ihr (Firma)-Team

Wann ist die Anordnung von Betriebsferien erlaubt?

Die Anordnung von Betriebsferien ist laut Arbeitsrecht erlaubt, wenn z. B.:

• der reibungslose Betrieb des Unternehmens ohne Chef nicht möglich ist,

• ein Umbau bevorsteht,

• der einzige Kunde auch Betriebsurlaub plant.

Per Gesetz nicht erlaubt sind Betriebsferien, wenn:

• die Auftragslage gerade schwach ist,

• andere Betriebsablaufstörungen die Arbeit stocken lassen.

Sind Urlaubswünsche der Mitarbeitenden in Betriebsferien zu berücksichtigen?

Grundsätzlich haben Unternehmen das Recht, einen verbindlichen Betriebsurlaub anzuordnen. Allerdings hat das Gesetz ein genaues Auge darauf und duldet keine willkürliche Durchsetzung. § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) gibt Unternehmen vor, auf die Urlaubswünsche der Arbeitnehmenden Rücksicht zu nehmen. Lediglich „dringliche betriebliche Belange“ gelten als zugelassene Ausnahmen.