Bewerbermanagementsystem: Definition, Anforderungen und Vorteile

Eine Software für die Verwaltung und Datenspeicherung im Kontext der Personalgewinnung wird als Bewerbermanagementsystem bezeichnet. Entsprechende Lösungen sind auch unter Begriffen wie Applicant-Tracking-System (ATS) oder E-Recruiting-System bekannt. 

Beim „konventionellen“ Recruiting erfolgen das Sichten, Vergleichen und Beantworten von Bewerbungsunterlagen sowie die Schaltung von Stellenanzeigen weitestgehend manuell. Bei der Verwendung eines Bewerbermanagementsystems geht dies teilweise automatisiert vonstatten, wobei sämtliche Daten in einem zentralen System abgewickelt werden.

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Das Recruiting stellt einen zentralen Bestandteil der Personalarbeit dar, dessen Prozesse man durch ein Bewerbermanagementsystem effizienter realisieren kann. Dabei werden zwei zentrale Absichten verfolgt:

(1) Optimierung des Bewerbungsprozesses für Arbeitgeber: Ein zentrales System gewährt dem Recruiting-Team Zugriff auf sämtliche Daten und automatisiert wiederkehrende Aufgaben.

(2) Gestaltung eines positiven Bewerbungserlebnisses für Kandidat:innen: Ein schneller und reibungsloser Ablauf begünstigt erfolgreiches Recruiting. 

Lesetipp: Bewerbermanagement effektiv gestalten – so klappt’s!

Um alle Ziele gleichermaßen zu adressieren, sollte ein Bewerbermanagementsystem in diversen Teilaspekten punkten können. Doch welche Funktionalitäten sind dafür besonders effektiv?

Das Bewerbermanagementsystem dient als zentrale Datenbank für sämtliche Daten und Unterlagen von Bewerbenden. Unternehmen mit mehreren Recruiter:innen und Personalverantwortlichen können auf diese Weise steuern, wer auf welche Bewerbungsunterlagen zugreifen darf.

Flexible Systeme erlauben Anpassungen an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens – etwa in Hinblick auf das (Corporate) Design der Karriereseite, bei Vorlagen für Stellenanzeigen und E-Mails. Auch der Ablauf des Recruiting-Prozesses ist im Idealfall maßgeschneidert. So profitieren Unternehmen beispielsweise von der Möglichkeit, verschiedene Recruiting-Phasen je nach Art der zu besetzenden Stelle (z. B. Festangestellte vs. Praktikant:innen) festzulegen.

Wer alle Daten zentral beisammen hat, dem stehen somit umfangreiche Analysemöglichkeiten offen – z. B. in Bezug auf die Qualifikationen von Kandidat:innen. Auch das Performance-Tracking von Stellenanzeigen ist aufschlussreich und dient unter anderem als Anhaltspunkt für folgende Fragen: 

• Welche Keywords im Titel sind am effektivsten? 

• Über welche Kanäle oder Stellenbörsen gehen die meisten Bewerbungen ein? 

• Wie steht es um die Cost-to-Hire- und Time-to-Hire-Quoten?

Die Kommunikation aller beteiligten Parteien im Bewerbungsprozess (Recruiting-Teams, Führungskräfte und Kandidat:innen) ist an einem Ort einsehbar und somit für alle nachvollziehbar. Auf diesem Wege geht keine Information verloren, keine Termineinladung gerät in Vergessenheit und eine doppelte Kommunikation wird ebenfalls vermieden.

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Mithilfe eines Kandidatenpools können Recruiter:innen zu besetzende Stellen mit den Datensätzen bereits gespeicherter Bewerber:innen abgleichen. Im Fall einer Übereinstimmung wird die Schaltung einer Stellenanzeige demnach mitunter im Vorfeld obsolet.

Moderne Bewerbermanagementsysteme erlauben die datenschutzkonforme Erfassung und Speicherung von Bewerbungsdaten. So wird etwa im Zuge des Bewerbungsprozesses die Einwilligung der Kandidat:innen eingeholt und deren Datensatz nach angemessener Speicherdauer automatisch gelöscht.

Lesetipp: Datenschutz in HR – das gilt es zu beachten

Anstatt Stellenanzeigen manuell bei diversen Stellenbörsen einzupflegen, geschieht dies mithilfe eines Bewerbermanagementsystems komfortabel durch Multiposting.

Ein cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem benötigt weniger lokale Ressourcen. Dies entlastet die eigene IT-Abteilung.

Die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems bzw. Applicant-Tracking-Systems wartet neben einer Effizienzsteigerung mit vielen weiteren Benefits auf:

Durch die zentrale Datenablage gestaltet es sich deutlich leichter, den aktuellen Stand von Bewerbungen einzusehen. Dies erspart die Suche nach Dokumenten und verringert das Risiko, dass entscheidende Unterlagen verlegt werden oder gar verloren gehen. 

In einem Bewerbermanagementsystem werden die relevanten Daten automatisch aus gespeicherten Lebensläufen extrahiert (CV-Parsing). So lassen sich diese leichter überblicken und bewerberübergreifend vergleichen. Nach erfolgter Einstellung können die Daten von Bewerber:innen wiederum automatisch in den Onboarding-Prozess übertragen werden.

Lesetipp: So beschleunigt CV-Parsing die Erfassung von Bewerberdaten 

Ein einheitliches Tool ermöglicht es Recruiter:innen, passende Bewerberprofile an relevante Fachabteilungen weiterzuleiten, Gesprächstermine zu organisieren und Feedback auszutauschen.

Die Analyse von Bewerberdaten oder der Stellenanzeigen-Performance zeigt vorhandene Optimierungsmöglichkeiten auf. Eine besondere Relevanz kommt dabei unter anderem folgenden Aspekten zu: An welcher Stelle geraten interne Prozesse häufig ins Stocken? Wie gestaltet man Stellenangebote möglichst attraktiv?

Durch die im Kandidatenpool vorgehaltenen Bewerberdaten können künftige Stellen potenziell schneller besetzt werden. Das Multiposting von Stellenanzeigen ist mit wenigen Klicks möglich – auf Hunderten von Stellenbörsen und sozialen Kanälen zugleich. Standardisierte und gut strukturierte Recruiting-Prozesse sparen ebenfalls Zeit (und damit Geld).

Die zentrale Speicherung sowie ein einheitliches Bewerbungsformular gewährleisten eine einfache Vergleichbarkeit von Bewerbungen bzw. Kandidat:innen miteinander. Darüber hinaus gelingt es, Unterschiede in Aufbau und Layout von Lebensläufen durch CV-Parsing zu beseitigen, was wiederum einen neutralen Vergleich begünstigt.

Ein gut strukturierter, für Kandidat:innen leicht nachvollziehbarer Bewerbungsprozess reduziert die Zahl der Abbrüche während des Bewerbungsvorgangs. Ein schlankes und übersichtliches Bewerbungsformular sowie ein zügig ablaufender Prozess erweisen sich demnach als ausgesprochen vorteilhaft.

Moderne Unternehmen haben sich unter anderem hohen Bewerberaufkommen, steigender Mitarbeiterfluktuation oder einem Mangel an Recruiter:innen zu stellen. Ohne Software-Unterstützung kommt ein modernes und vor allem effizientes Recruiting in unserer zunehmend digitalen Welt somit einer Mammutaufgabe gleich.

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Die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Kommunikation mit Kandidat:innen und die Organisation von Bewerbungsgesprächen stellen Kernaspekte des Bewerbermanagements dar. Darüber hinaus spielen auch die systematische Erfassung und Speicherung von Bewerberdaten sowie deren Abgleich mit passenden Stellen eine wichtige Rolle. 

Die Kosten eines Bewerbermanagementsystems sind abhängig vom Funktionsumfang sowie von der Anzahl der Mitarbeiter:innen und parallel geschalteter Stellenanzeigen. 

Mit einem Bewerbermanagementsystem werden Daten von Bewerber:innen an einem zentralen Ort erfasst und verwaltet, sodass sie systematisch durchsucht und mit Stellenanzeigen abgeglichen werden können. Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen geschieht automatisiert, wobei deren Performance anhand von relevanten Messwerten analysiert werden kann. Auch lässt sich die Kommunikation und Terminabsprache zwischen Kandidat:innen und dem Recruitment-Team auf diese Weise zentral organisieren.

Ein Bewerbermanagementsystem bzw. Applicant-Tracking-System ist eine Software zur zentralen Verwaltung und Organisation von Bewerbungen bzw. Bewerber:innen. Mithilfe eines solchen Systems gestalten Unternehmen ihren Recruiting-Apparat dynamisch, automatisiert und effizient.

Je höher die Anzahl der zu veröffentlichenden Stellenanzeigen und eingehenden Bewerbungen, desto lohnenswerter gestaltet sich die Nutzung eines Bewerbermanagementsystems. Auch wenn sich das Recruiting-Team aus mehreren Mitarbeitenden zusammensetzt, ist eine entsprechende Software zur Koordination sinnvoll.