Bewerbungskosten erstatten: Rechte & Pflichten

Die gesetzliche Lage zum Thema „Reisekosten und Vorstellungsgespräch" ist auf den ersten Blick eindeutig: Es ist keine Frage von Kulanz und Imagepflege, wenn ein Unternehmen die Kosten übernimmt, sondern seine Pflicht. Denn der Gesetzgeber hat festgelegt: Wer einlädt, zahlt. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 670 BGB) sind Arbeitgeber verpflichtet, jedem einzelnen Kandidaten die entstehenden Kosten zu erstatten – und dabei spielt es keine Rolle, ob er oder sie den Job bekommt oder nicht.

Auf den zweiten Blick lässt das Gesetz jedoch Ausnahmen zu: Unternehmen können generell oder abhängig von der ausgeschriebenen Stelle die Kostenübernahme ausschließen. Aus der Pflicht wird nun eine Kann-Vorschrift, also eine freiwillige Leistung.

Wenn Sie sich für dieses Vorgehen entscheiden, müssen Sie allerdings im Vorfeld schriftlich auf dieses Vorgehen hinweisen. In der Praxis bedeutet das: Betonen Sie bereits im Einladungsschreiben, dass die Kosten für die Wahrnehmung des Vorstellungsgesprächs nicht erstattet werden.

Ebenso kann die Personalabteilung die Höhe der Kostenübernahme eingrenzen. Beispielsweise nur einen Fixbetrag für die Reisekosten – unabhängig von der Entfernung – gewähren. Auch hier gilt: Diese Regelung muss vorher ausdrücklich schriftlich festgehalten werden. Wenn Sie dies nicht erwähnen, gilt die volle Erstattungspflicht.

Beispiel:Je nach Position unterscheiden Arbeitgeber durchaus, in welcher Höhe sie die Ausgaben erstatten wollen. Will ein Unternehmen beispielsweise den Posten im Empfang besetzen und geht davon aus, dass die Mehrzahl der Bewerber aus einem Umkreis von 20 km kommt, kann es im Einladungsschreiben darauf hinweisen, dass die Fahrtkosten nicht übernommen werden.

Erklären Sie sich hingegen bereit, die Vorstellungskosten des Bewerbers zu übernehmen, sollten Sie in der Einladung zum Vorstellungsgespräch konkret festlegen, was sie später erstatten. Dabei können Sie einen gewissen Spielraum nutzen – je nach ausgeschriebener Position oder der Entfernung zum Wohnort des Bewerbers.

In der Regel werden die Kosten für Hin- und Rückfahrt mit dem eigenen Pkw (30 Cent pro Kilometer) oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln übernommen. Allgemein gilt, dass die Kosten für die Anreise zweiter Klasse erstattet werden. Allerdings ist die Anreise in der ersten Klasse nicht von vornherein ausgeschlossen: Je nach ausgeschriebener Position oder Entfernung oder wenn der Bewerber eine Bahncard erster Klasse besitzt, erstatten Arbeitgeber auch diese Kosten.

Empfehlung: Halten Sie im Einladungsschreiben fest, dass Sie die Kosten für den Standardweg, also die Anreise zweiter Klasse in öffentlichen Verkehrsmitteln oder im Pkw, erstatten. Bieten Sie gleichzeitig an, für andere als die genannten Anreisekosten aufzukommen – allerdings nur nach vorheriger Vereinbarung! So kann unter Umständen ein Flugticket billiger sein als ein Bahnticket. Oder falls ein Bewerber einen triftigen Grund hat, ein Taxi zu nutzen, zum Beispiel wegen einer Behinderung, kann er mit Ihnen in Kontakt treten und die Frage der Kosten klären.

Wenn Sie Kandidaten zu einem Assessment für die Dauer eines Tages einladen oder aber wenn bei einer weiten Anreise die An- und Abfahrt nicht an einem Tag zu schaffen ist, muss der Bewerber übernachten. Der Aufwand der Hotelkosten sollte sich nach der Rechtsprechung in einem „angemessenen“ Rahmen bewegen.

Empfehlung: Da jeder Kandidat von „angemessen“ ein eigenes Verständnis hat, sollten Sie dem Bewerber ein Hotel nennen, mit dem Ihre Firma kooperiert– oder eines, bei dem der Preis aus Ihrer Sicht angemessen ist.

Ja, es gibt Kandidaten, die eine Restaurantrechnung für ein Drei-Gänge-Menü einreichen. Das können Arbeitgeber getrost ignorieren, denn für sie gilt nur: Sie müssen die steuerlich zulässigen Spesensätze erstatten. Bei einer Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden liegt der Satz bei zwölf Euro. Darüber hinaus werden 24 Euro übernommen.

Empfehlung: Halten Sie im Einladungsschreiben fest, dass Sie bei einer entsprechenden zeitlichen Abwesenheit vom Wohnort die steuerlich zulässigen Spesensätze übernehmen.

Für alle diese Posten gilt: Je wichtiger die Position, desto generöser zeigt sich das Unternehmen. Allerdings haben Sie kein Geld zu verschenken. Auch wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen wollen: Sogenannte Spesenjäger sind unter Bewerbern durchaus anzutreffen. Daher ist es wichtig, dass Sie das Thema Reisekosten gut durchdenken und Regeln festlegen.

Wenn Sie im Einladungsschreiben die Frage der Kostenübernahme nicht erwähnen, befreit Sie das nicht von der Erstattung. Im Gegenteil: Spricht ein Arbeitgeber nicht an, ob und welche Kosten er übernimmt, hat der Bewerber einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Bewerbungskosten.

Damit auf beiden Seiten Klarheit herrscht, sollten Sie darüber hinaus im Einladungsschreiben so konkret wie möglich werden – ob bei der Frage der Reise-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten. Vermeiden Sie unnötige finanzielle Belastungen und spätere Streitigkeiten, indem Sie eindeutig ansprechen, welche Kosten von Ihrem Unternehmen übernommen werden und welche nicht.

Eine Stellenbesetzung erfordert in der Regel mehrere Vorstellungsrunden. (Tipps für die Stellenbesetzung finden Sie hier.) Wenn Sie die Reisekosten multiplizieren und den administrativen Aufwand einkalkulieren, liegt es auf der Hand, warum sich das Video-Interview im Bewerbungsprozess durchsetzt. Vor allem für das erste Kennenlernen des Kandidaten. Denn auch eine gründliche Selektion schützt nicht vor Flops. Bevor Sie Bewerber ins Unternehmen einladen, sollten Sie den Stand des Bewerbungsverfahrens überdenken. Wägen Sie die verschiedenen Möglichkeiten ab und entscheiden Sie sich für den geeigneten Weg.