Candidate Experience von A bis Z

Die Candidate Experience umfasst alle Wahrnehmungen und Erfahrungen, die ein Bewerber während der Bewerbungsphase mit einem Unternehmen sammelt. Dazu zählen sämtliche Berührungspunkte wie die Stellensuche, die Karriereseite, der Bewerbungs- und Interviewprozess sowie das Onboarding.

Ein bewusstes Candidate Experience Management wirkt sich immer positiv auf den Unternehmenserfolg aus:

• Kandidaten bleiben im Bewerbungsverfahren.

• Bewerber sprechen, unabhängig vom Ergebnis, positive Empfehlungen aus.

• Positive Erlebnisse stärken die Marke als Arbeitgeber (Employer-Branding) und

• wirken sich positiv auf das Image von Unternehmen oder Produktmarke aus.

Zusätzlich profitiert ein Unternehmen von einer größeren Anzahl an qualifizierten Bewerbungen. Denn der wertschätzende und professionelle Umgang mit Kandidaten führt zu positiven Rückschlüssen auf die Stellung als Mitarbeiter.

Candidate Experience in der Praxis

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Eine starke Arbeitgebermarke wird für Bewerber nicht erst beim Vorstellungsgespräch erlebbar, wenn die HR-Abteilung das Unternehmen ins richtige Licht rückt, sondern deutlich früher. Modelle der Candidate Experience gliedern diese Erfahrungsphase in sechs Abschnitte.

In der ersten Phase kommt es zum initiativen Kontakt zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten. Das kann eine durchdachte Recruiting-Kampagne sein, ein positives Gespräch auf einer Jobmesse oder die Empfehlung eines Freundes. Dieses Erlebnis sollte beim Kandidaten so viel Anziehungskraft erzeugen, dass er etwas Zeit investiert, um die ersten Informationen über den noch weitestgehend unbekannten Arbeitgeber einzuholen.

Die zweite Phase führt den Kandidaten im Normalfall auf die Website des Unternehmens, meist zum Karrierebereich. Dort sollte er eine professionell aufbereitete Stellenbeschreibung vorfinden, die im Idealfall auf seine Fähigkeiten und Erwartungen zugeschnitten scheint. Auch die Gesamtpräsentation des Unternehmens sollte durch Professionalität, Konsistenz und Attraktivität das positive Bild des Erstkontakts bestätigen.

Hier wird erstmals ein größeres Zeitinvestment eingefordert. Sofern die ersten beiden Phasen erfolgreich abliefen, ist der Kandidat bereit, eine Bewerbung zu verfassen und sich mit den formellen Bewerbungsanforderungen des Unternehmens auseinander zu setzen. Die Online-Formulare sollten übersichtlich aufbereitet sein, der Upload von Dokumenten problemlos funktionieren und die Bestätigungsmail freundlich und einladend klingen. Der Kandidat sollte sich in seinem Gefühl bestätigt fühlen, ein geeignetes Unternehmen gefunden zu haben.

In diese Phase fallen Bewerbungsgespräche, der Empfang im Unternehmen, die Gestaltung des Auswahlprozesses und die Kommunikation im Nachgang. Hier kommt der Kandidat zum ersten Mal mit Repräsentanten der Unternehmenskultur in Kontakt. Durch die bisherigen Erfahrungen aus der Distanz hat sich im Optimalfall ein positives Bild aufgebaut, das der Kandidat nun mit den realen Erfahrungen abgleicht.

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Die Willkommenskultur, die den Kandidaten angelockt hat, darf nicht nach der Zusage abrupt enden, denn sie war wichtiges Entscheidungskriterium. An eine erfolgreiche Bewerbung sollte direkt ein sanfter Onboarding-Prozess anknüpfen, der dem Kandidaten den Einstieg in den Unternehmensalltag erleichtert. Wird das nicht gewährleistet, entsteht schnell der Eindruck, dass der freundliche Umgang der Bewerbungsphase lediglich Recruiting-Instrument, aber nicht gelebte Praxis im Unternehmen ist.

Die Candidate Experience mündet erst dann in die Employee Experience, wenn sich der Neuling nicht mehr als Fremdkörper, sondern als fester Teil des Unternehmens fühlt. Bis zu diesem Punkt besteht die erhöhte Gefahr, einen neuen Mitarbeiter aufgrund mangelnder Integration früh wieder zu verlieren. Unternehmen sollten deshalb Strukturen entwickeln, um zu prüfen, ob die Onboarding-Phase bei allen Neuankömmlingen erfolgreich ablief. Außerdem ist ein gutes internes Employer Branding wichtig.

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Die Realität sieht leider nicht rosig aus. Laut Studie bemängeln Kandidaten vor allem drei Punkte:

• Die Bewerbungsverfahren weisen Defizite auf.

• Die Kommunikationspausen zwischen den einzelnen Schritten sind zu lange.

• Die Anonymität während des Bewerbungsprozesses wird als unangenehm empfunden.

Bewerber möchten in Ihrer Individualität wahrgenommen und ihre Bemühungen sollten wertgeschätzt werden. Oft wird bereits am Stellenangebot ersichtlich, wie wenig sich Unternehmen um gute Mitarbeiter bemühen. Denn während die inhaltliche Erstellung der Anzeige fünf Minuten Zeitaufwand beansprucht, investiert ein Bewerber vor dem ersten Gespräch bis zu zwei Stunden nur in die sorgfältige Ausarbeitung der Bewerbung.

Eine Umfrage des Online-Portals "Karrierebibel” unterstützt diese Wahrnehmung. So kostet bei vielen die Feedback-Kultur nach der Bewerbung die meisten Nerven. Eine nicht nachvollziehbare Absage oder überhaupt keine Antwort zu erhalten, sind nur zwei Gründe dafür. Zudem sind viele Absagen so standardisiert, dass sie für den Bewerber wenig hilfreich sind – hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Komplizierte Bewerbungsportale und unangenehme Fragen in Bewerbungsgesprächen sind ebenfalls extrem unbeliebt.

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Es reicht heute nicht mehr aus, nur die geeigneten Kandidaten respektvoll zu hofieren. Gescheiterte Kandidaten, bei denen das Gefühl eines unwürdigen Umgangs während des Bewerbungsprozesses zurückbleibt, werden schnell zu negativen Multiplikatoren. Allein durch die negative Candidate Experience können sie der Arbeitgebermarke schaden – durch Einträge in Foren oder Mund-Propaganda. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass zufriedene Bewerber – ob erfolgreich oder nicht – ein erfreuliches Bewerbungserlebnis häufig teilen. Dem Candidate Experience Report 2013 zufolge würden 81 % aller Bewerber ihren Freunden von positiven Erlebnissen aus ihrer Bewerbungsphase berichten.

Um eine positive Candidate Experience zu entwickeln, reicht es nicht aus, sich vom Stellenangebot bis zur Unterschrift des Arbeitsvertrags von seiner besten Seite zu präsentieren. Die Basis für eine erfolgreiche Candidate Experience ist wesentlich komplexer. Denn interessierte Kandidaten machen sich bereits vor der Entscheidung, sich für eine offene Position zu bewerben, ein Bild vom Unternehmen. Entscheidet sich ein potenzieller Kandidat trotz der erforderlichen Qualifikation gegen eine Bewerbung, basiert dies oft auf einer negativen Candidate Experience, ohne dass der Bewerber den persönlichen Kontakt zum Unternehmen herstellte.

Ein wenig positives Unternehmensimage allgemein oder als Arbeitgeber kann ein Grund sein. Vielleicht fällt es dem Bewerber schwer, sich mit der Kommunikation des Unternehmens zu identifizieren oder mit dessen Produkten. Aber auch die negativen Erlebnisse ehemaliger Interessenten spielen eine nicht unerhebliche Rolle.

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Ziel bei der Candidate Experience ist es, jede Begegnung zwischen dem Unternehmen und potentiellen Bewerbern als positives und motivierendes Erlebnis zu gestalten, ohne jedoch die eigene Authentizität zu gefährden. Behandeln Sie Interessenten wie Kunden und legen Sie gleiche Maßstäbe an.

Im Prinzip erfordert Candidate Experience Management keine komplizierten wissenschaftlichen Theorien, sondern ist überraschend simpel – vorausgesetzt, sie betrachten die einzelnen Stationen vom ersten Kontakt bis zur Anstellung.

Da ein Bewerbungsprozess zahlreiche Einzelschritte umfasst, spricht die Fachwelt vom Erlebenszyklus aus Sicht der Kandidaten, der Candidate Journey. Auf dieser Reise gibt es zahlreiche Kontaktpunkte, die sogenannten Touchpoints. Diese heißt es im ersten Schritt zu analysieren. Zu den Touchpoints zählen zum Beispiel:

Beispiel: So könnte die Candidate Journey mit den unterschiedlichen Touchpoints für ein Unternehmen aussehen, das um potenzielle Mitarbeiter über eine Karrieremesse wirbt:

• Bericht in der Lokalpresse

• Karrieremesse

• Abgabe der Bewerbungsunterlagen

• Zumeist standardisierte Eingangsbestätigung des Unternehmens

• Einladung zum Erstgespräch

• Gespräch in der engeren Auswahl

• Gehaltsverhandlung

• Anstellungsvertrag

Jeder einzelne dieser Kontaktpunkte gibt Ihnen die Chance, die Candidate Experience von Bewerbern positiv zu beeinflussen. Begegnen Sie den Kandidaten vom ersten Schritt an offen und positiv. Transportieren Sie bereits mit der Information in der Lokalpresse positive Botschaften zu möglichen Interessenten.

Eine kompetente und ausführliche Betreuung auf der Karrieremesse zeigt Wertschätzung und Interesse. Alle anderen Punkte erfordern zusätzlich zur individuellen Ansprache unbedingt zeitnahe Reaktionen. Lassen Sie Bewerber keinesfalls zwei oder drei Wochen auf Antwort warten. In der Regel sollten Sie innerhalb von drei Tagen zum ersten Gespräch einladen.

Selbstverständlich gibt es kaum oder nicht beeinflussbare Kriterien. Dazu zählt die Identifikation mit dem Produkt oder der Dienstleistung. Ein Mensch mit pazifistischer Grundhaltung wird sich verständlicherweise kaum bei einem Zulieferer der Waffenindustrie bewerben. Oder das Beispiel Kommunikation: Ihre Kommunikation kann noch so perfekt sein, es wird sich aber immer jemand finden, dessen Vorstellungen sie nicht erfüllt.

Trotzdem verfügen Sie über zahlreiche Möglichkeiten, die Candidate Experience durch gezielte Maßnahmen während des Bewerbungsprozesses positiv zu beeinflussen. Ein gezieltes Candidate Experience Management unterstützt Sie dabei.

Denken Sie daran: Auch Ihr Unternehmen bewirbt sich um den Interessenten und seine Fähigkeiten. Verzichten Sie auf standardisierte Schreiben und bereiten Sie sich auf alle Gespräche ausgiebig vor. Kommunizieren Sie stets auf Augenhöhe mit den einzelnen Kandidaten und reagieren Sie während des gesamten Bewerbungsprozesses zeitnah innerhalb weniger Tage, individuell ohne standardisierte Anschreiben und mit Wertschätzung.

Ehrlichkeit wird geschätzt! Daher verzichten Sie bei Absagen auf standardisierte Alltagsfloskeln. Legen Sie Wert auf eine ehrliche Begründung. Auf diese Weise geben Sie den Bewerbern das Gefühl der Wertschätzung, da Sie zeigen: Wir haben uns für Sie ehrlich interessiert. Gleichzeitig unterstützen Sie die individuelle Weiterentwicklung des Kandidaten und geben ihm eine positive Candidate Experience mit auf den Weg.