Der befristete Arbeitsvertrag: (K)ein Buch mit 7 Siegeln

Ein befristeter Arbeitsvertrag dient Unternehmen heute vor allem zu einem Zweck: der längeren Erprobung von neueingestellten Mitarbeitern. 42 Prozent der Unternehmen in der Privatwirtschaft nennen diese Motivation frank und frei. Die Folge: Mittlerweile erfolgt jede zweite Neueinstellung befristet.

2017 hatten 4,79 Millionen Beschäftigte in Deutschland einen befristeten Vertrag. Tendenz steigend. Beim befristeten Arbeitsvertrag gilt es für HR, einige besondere Tücken dieser Vertragsform auf dem Schirm zu haben, die im Fall der Nichtbeachtung gravierende Folgen für das Unternehmen haben können. Denn Fehler bei Verlängerung, Kündigung oder Befristungen mit und ohne Sachgrund sind rasch passiert – ganz schnell wird aus dem befristeten dann ungewollt ein unbefristeter Vertrag. Aber nicht mit unseren Tipps.

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein „Arbeitsvertrag, der auf bestimmte Zeit abgeschlossen ist" (Gabler Wirtschaftslexikon). In einem befristeten Arbeitsvertrag ist die ordentliche Kündigung ausgeschlossen – es sei denn, diese ist im Vertrag ausdrücklich geregelt. Ein befristeter Arbeitsvertrag endet also mit dem Ablauf der vereinbarten Laufzeit automatisch.

WICHTIG: Eine Befristung muss – im Gegensatz zu einem unbefristeten Arbeitsvertrag – ausnahmslos schriftlich geregelt werden – sonst ist sie unwirksam. Und aus dem als befristet gedachten Vertrag ist automatisch ein unbefristeter Vertrag geworden.

Sie sollten grundsätzlich zwei Arten der Befristung kennen und diese im HR-Alltag unterscheiden können:

Hier endet der befristete Arbeitsvertrag automatisch dann, wenn das dort festgelegte Ziel (oder eben der Zweck der Arbeit) erreicht ist. Beispiel: Der Abschluss eines Projekts.

Der befristete Arbeitsvertrag läuft aus, er endet automatisch mit dem Erreichen des im Vertrag festgelegten Datums.

Mitarbeiterdaten immer im Blick

Wer hat einen befristeten Vertrag, wer ist Vollzeit, wer in Teilzeit? Mit Personio sehen Sie auf Knopfdruck alle relevanten Infos über die Belegschaft. Behalten Sie ganz einfach den Überblick und kümmern Sie sich um das, was wirklich zählt: die Mitarbeiter.

Mehr zur digitalen Personalakte

Das in Deutschland stark und streng ausgeprägte Kündigungsschutzrecht führt verstärkt dazu, dass Unternehmen heute bei Neueinstellungen ihren potenziellen Mitarbeitern bevorzugt befristete Verträge anbieten – auch, um damit möglicherweise schwierige Kündigungsverfahren zu umgehen. Aber: Für Unternehmen und Mitarbeiter, auf die das Kündigungsschutzgesetz nicht anwendbar ist, gilt – quasi als Ausgleich – das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). In dieser Pflichtlektüre für HR finden Sie die zentralen gesetzlichen Grundlagen für die Befristung von Arbeitsverträgen

Sie erfahren unter anderem

• Unter welchen Voraussetzungen Sie einen Arbeitsvertrag befristen dürfen

• Wie oft Sie einen befristeten Vertrag verlängern dürfen

• Was die maximale Befristungsdauer ist

Die zentralen Antworten auf diese Fragen haben wir für Sie zusammengestellt.

Im TzBfG finden sich eine ganze Reihe sogenannter Sachgründe für eine Befristung. Sie dürfen einen Arbeitsvertrag immer befristen, wenn die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt ist.

Zu den Sachgründen gehören u.a.

• Erprobung eines neuen Mitarbeiters

Beispiel: Das Unternehmen prüft, ob der Mitarbeiter auch für eine höhere Position geeignet ist.

• Eigenart der zu liefernden Arbeit

Beispiel: Künstlerische Berufe, Verträge für eine Spielzeit

• Übernahme eines Auszubildenden

Beispiel: Damit kann Berufseinsteigern nach der Ausbildung der berufliche Einstieg erleichtert werden.

• Vorübergehender Arbeitsbedarf

Beispiel: Saisonarbeit wie Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel

• Vertretung eines Mitarbeiters

Beispiel: Ein Mitarbeiter wird als Krankheits- oder Schwangerschaftsvertretung eingestellt.

• Mitarbeiter bevorzugt eine Befristung

Beispiel: Der Mitarbeiter möchte einen Zeitraum überbrücken und legt dementsprechend keinen Wert auf einen unbefristeten Vertrag.

Mit einem dieser sachlichen Gründe können Sie also das Arbeitsverhältnis so oft verlängern, wie es in Ihre unternehmerische Planung passt. Sie können übrigens dabei auch immer wieder unterschiedliche Sachgründe angeben. Ausnahmen gelten für Unis und Forschungsreinrichtungen (bis zu 6 Jahre) sowie den Medizinsektor (bis zu 9 Jahre).

Tipp: Prüfen Sie auf jeden Fall vor der geplanten Befristung, ob für Ihr Unternehmen ein Tarifvertrag geltend ist. Hier können abweichende Regelungen festgehalten sein. Nämlich u.a. Regelungen zu einer ordentlichen Kündigung. In diesem Fall sind tarifliche Regelungen dem Einzelvertrag übergeordnet.

Sie können einen Arbeitsvertrag auch ohne einen der oben genannten Sachgründe befristen. Dafür gilt folgende Bedingungen:

• Es handelt sich um eine Neueinstellung. Der Arbeitsvertrag ist bis zu einer Dauer von zwei Jahren geschlossen. Das TzBfG spricht in diesen Fällen von einer „kalendermäßigen Befristung“.

Sie können in diesem Fall beispielsweise wie folgt vorgehen. Der erste Vertrag läuft für neun Monate, direkt daran anschließend verlängern Sie ihn bis zu einem Zeitraum der maximal zulässigen zwei Jahre. In der Regel nutzen Unternehmen auch diese Form der sachgrundlosen Befristung zur längerfristigen „Testung“ von Mitarbeitern – aber …

Vorsicht: Insgesamt dürfen in diesem Zeitraum maximal drei Verlängerungsverträge geschlossen werden. Und wenn Sie den Mitarbeiter anschließend nicht fest übernehmen, müssen Sie Sachgründe vorlegen. Auch älteren Menschen (ab 52 Jahre) können ohne Sachgrund befristet werden, etwa um den Wiedereinstieg nach einer mindestens 4-monatigen, direkt vorangegangenen Arbeitslosigkeit zu erleichtern. Maximale Verlängerung – bis zu 5 Jahre.

Und noch eine Besonderheit: Nach einem sachgrundlosen befristeten Arbeitsvertrag dürfen Sie im Anschluss (nach zwei Jahren) einen weiteren befristeten Arbeitsvertrag schließen – dann allerdings wieder mit Sachgrund. Treiben Sie es hier nicht zu bunt, sondern überlegen Sie lieber, wie Sie einen guten und fähigen Mitarbeiter im Unternehmen langfristig halten können. Eine Entfristung kann in puncto Motivation und Leistung wahre Wunder wirken!

Ein wirksam befristeter Arbeitsvertrag bedarf prinzipiell keiner Kündigung. Deshalb greifen hier weder Kündigungsschutz noch Kündigungsverbote oder Kündigungsfristen. Der Vertrag endet zum vertraglich festgelegten Datum – auch der Arbeitnehmer kann nicht vorzeitig kündigen.

Achtung: Erscheint ein Mitarbeiter nach dem automatischen Ablauf des befristeten Arbeitsvertrags mit Wissen des Arbeitgebers an seinem Arbeitsplatz und setzt seine Tätigkeit fort, geht das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit über. Dies gilt auch, wenn die Befristung fehlerhaft und damit unwirksam war. Im Zweifelsfall haben Sie einem neuen Mitarbeiter einen befristeten Vertrag angeboten, diesen aber vor Beginn des Arbeitsverhältnisses nicht verschriftlicht. Die Folge: Es liegt automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vor.

Praxistipp: Behalten Sie die Laufzeiten bei bereits befristeten Arbeitsverträgen im Blick und informieren Sie die Vorgesetzten entsprechend zeitig. Lassen Sie sich von ihrer HR Software über die nötigen Schritte per Mitteilung informieren.

Lassen Sie sich an wichtige Fristen erinnern

Damit Ihnen keine Deadline (z.B. das Auslaufen eines befristeten Vertrags) durchrutscht, hilft Ihnen Personio mit automatischen Erinnerungen. So haben Sie den Kopf freihaben – für Ihre Mitarbeiter.

Übrigens: Auch wenn Zeit spart, Muster für einen befristeten Arbeitsvertrag zu nutzen, ist nicht sinnvoll, denn jeder Fall individuell zu überprüfen und anzulegen.

Eine Ihrer Mitarbeiterinnen hat einen befristeten Arbeitsvertrag und wird schwanger. Dürfen Sie ihr kündigen? Entscheidend ist, ob Sie als HR und Arbeitgeber von der Schwangerschaft wissen. Falls ja, dürfen Sie die Mitarbeiterin „bis zum Ablauf von vier Monaten nach der Entbindung“ nicht kündigen, denn während der Schwangerschaft besteht – auch bei befristeten Verträgen – ein Kündigungsverbot (festgelegt im Mutterschutzgesetz).

In Einzelfällen kann der befristete Arbeitsvertrag während der Schwangerschaft oder auch während der Mutterschutzfrist auslaufen. Daran ändert auch die Tatsache der Schwangerschaft nichts.