Desk Sharing: Definition, Regeln, Vor- und Nachteile

„Desk Sharing“ bzw. das „Shared-Desk-Konzept“ beinhaltet die flexible Zuteilung aller vorhandenen Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens. Die Mitarbeitenden können jeden Tag aufs Neue wählen, von welchem Büro bzw. Schreibtisch aus sie ihrer Arbeit nachgehen. 

Bedingt durch Urlaub, Krankheit oder Außendienst sind normalerweise nie alle Belegschaftsmitglieder vollzählig zur selben Zeit anwesend. Das Desk-Sharing-Modell trägt dieser Tatsache in pragmatischer Weise Rechnung: Auch wenn – bezogen auf die Anzahl der Mitarbeitenden – eine geringere Menge an Schreibtischen zur Verfügung gestellt wird, findet im Regelfall jede:r einen Platz.

Bei der Umsetzung von Desk Sharing stehen klassischerweise zwei Varianten zur Auswahl.

Gemäß dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ genießen bei Variante eins diejenigen, die früher als ihre Kolleg:innen im Büro erscheinen, das Privileg einer entsprechend größeren Auswahl freier Plätze. 

Während ein solches System in kleineren Unternehmen gut zu funktionieren vermag, empfiehlt es sich für größere Unternehmen, auf ein strukturiertes System zurückzugreifen. Im Rahmen von Variante zwei wird die Verteilung mittels Desk-Sharing-Software oder Smartphone-App geregelt. Freie Plätze können von Mitarbeitenden online eingesehen, gebucht und je nach System auch mit dem aktuellen Standort der Kolleg:innen abgeglichen werden. 

Ihre Kultur stützt den Erfolg von Desk Sharing

Wenn alle Team-Mitglieder an einem Strang ziehen und nach denselben Werten zusammenarbeiten, wird auch das Desk Sharing zum Erfolg. Unser Leitfaden unterstützt Sie dabei.

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Einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zufolge besteht ein Zusammenhang zwischen der Büroumgebung und der Motivation und Leistung von Mitarbeitenden. Die mittels Desk Sharing ermöglichte individuelle Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit kann demnach zum Wohlbefinden von Mitarbeitenden beitragen. Nichtsdestotrotz sollte das Desk-Sharing-Konzept nicht als Universalstrategie verstanden werden. Die Abwägung sämtlicher Pro- und Kontra-Argumente vor der Einführung hilft Unternehmen dabei, eine realistische Einschätzung bezüglich der Umsetzung von Desk Sharing vorzunehmen.

Lesetipp: Neben Desk Sharing trägt auch das Arbeiten im Homeoffice zu einem selbstbestimmten, flexiblen Arbeitsstil bei.

Desk Sharing eignet sich insbesondere für Unternehmen

• in digitalen Branchen (z. B. IT, Medien und Telekommunikation) 

• mit flexiblen Arbeitszeiten bzw. Schichtbetrieb

• mit einer großen Anzahl von Außendienstmitarbeiter:innen

Durch die voranschreitende Digitalisierung und den Trend zu flexibleren Arbeitszeiten werden zukünftig voraussichtlich immer mehr Unternehmen diese Kriterien erfüllen.

Als berühmte Vorbilder in Sachen Desk Sharing gelten zum Beispiel Facebook und Google. Beide Unternehmen haben angegeben, das Modell der „wechselnden Schreibtische“ zu nutzen und auch viele weitere Technologieunternehmen im Silicon Valley setzen Desk Sharing dafür ein, kreative Köpfe in dynamischen Austausch zu bringen und auf diese Weise innovative Produktideen zu generieren.

Stößt das Desk Sharing auf Anklang?

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Da mit Desk Sharing erhebliche Änderungen des Arbeitskonzepts einhergehen, ist es sinnvoll, die Umsetzung nur bei allgemeiner Zustimmung anzustreben.

Erwägen Unternehmen die Einführung eines Desk-Sharing-Konzepts, sollte die Belegschaft frühestmöglich mit einbezogen werden. Damit Desk Sharing dauerhaft zum Erfolg führt, sind zudem folgende Anhaltspunkte besonders relevant:

• Digitale Abläufe: Die flexible Arbeit kann nur dann gelingen, wenn Mitarbeitende unabhängig vom Arbeitsplatz Zugriff auf alle benötigten Ressourcen haben. Dazu müssen beispielsweise firmenweite Cloud-Lösungen und Kollaborationstools zur Verfügung stehen. Des Weiteren ist es zu empfehlen, den Großteil der Arbeit auf eine papierlose Basis zu stellen.

• Organisatorische Aspekte: Unternehmen mit mehr als nur einer Handvoll Mitarbeitenden oder mit einer großen Anzahl von Büroräumen benötigen ein praktikables System, um die geteilten Arbeitsplätze zu verwalten.

• Ausstattung der Arbeitsplätze: Gleiches Equipment an jedem Arbeitsplatz sorgt für Gerechtigkeit und vermeidet zudem, dass Mitarbeitende sich an wechselnde Ausstattungen anpassen müssen. Alle Belegschaftsmitglieder sollten einen eigenen Laptop und idealerweise ein eigenes Headset zur Verfügung gestellt bekommen. Zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes zählen im Optimalfall außerdem eine Docking-Station, ein oder zwei Monitore sowie Zubehör wie Tastatur und Maus. Darüber hinaus ist Stauraum für private Taschen und andere Gegenstände wichtig. Dieser kann beispielsweise in Form von Rollcontainern realisiert werden.

• Ergonomie und Arbeitsschutz: Jeder Arbeitsplatz sollte individuell anpassbar sein, um körperlichen Unterschieden der Mitarbeitenden gerecht zu werden: Höhenverstellbare Schreibtische und Monitore sowie anpassbare Bürostühle stellen grundlegende Maßnahmen dar, um insbesondere Haltungsbeschwerden vorzubeugen.

Gut zu wissen: Vor der Einführung von Desk Sharing ist unter Umständen die Absprache mit dem Betriebsrat vonnöten – sofern ein solcher existiert.

Ein neues Arbeitsmodell einzuführen und aufrechtzuerhalten, ist kein Selbstläufer. Damit das Konzept Desk Sharing nachhaltig funktioniert, bietet es sich an, ausgewählte Desk-Sharing-Regeln zu etablieren. Die folgenden Richtlinien tragen dazu bei, Unmut und Konflikte unter Kolleg:innen zu vermeiden und eine harmonische Arbeitsatmosphäre aufrechtzuerhalten:

• Clean Desk Policy: Mitarbeitende sind dazu angehalten, ihren Arbeitsplatz nach Arbeitsende aufgeräumt und sauber zu hinterlassen.

• Verhalten während Meetings und Pausen: Ergänzend zur Clean Desk Policy kann beispielsweise vereinbart werden, dass der Arbeitsplatz auch während längerer Meetings oder in der Mittagspause geräumt wird.

• Zeitlich geregelte Platzverteilung: Zugunsten einer besseren Planung ist es von Vorteil, Mitarbeitende dazu anzuhalten, die Buchung des Arbeitsplatzes bis zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt vorzunehmen. 

Lesetipp: Sollte Desk Sharing (zunächst) auf zu wenig Akzeptanz bei der Belegschaft stoßen, lohnt es sich, über alternative moderne Arbeitskonzepte, wie z. B. Hybrid Work, nachzudenken.

Beim Desk Sharing werden fest zugewiesene Arbeitsplätze im Unternehmen durch flexible Arbeitsplätze ersetzt, die allen Mitarbeitenden frei zur Verfügung stehen. Das Konzept zielt darauf ab, vorhandenen Platz und technische Ressourcen bestmöglich auszunutzen. 

Desk Sharing eignet sich besonders gut für Branchen bzw. Unternehmen, die zeitlich und örtlich flexibel arbeiten. Für eine erfolgreiche Umsetzung sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. Dazu zählen ein überwiegend digitaler Arbeitsablauf, die identische Ausstattung aller Arbeitsplätze sowie ein einheitliches Konzept zur Arbeitsplatzorganisation. Des Weiteren sind sinnvolle Regeln für Mitarbeitende wichtig, wie z. B. eine Clean Desk Policy.

Sowohl kleine Unternehmen bzw. Start-ups als auch große Unternehmen profitieren von Desk Sharing. Zwar steigt der Organisationsaufwand mit der Unternehmensgröße, andererseits sind gerade bei größeren Betrieben die Einsparungspotenziale oftmals höher. Mehr teilnehmende Mitarbeitende ermöglichen zudem – im wahrsten Sinne des Wortes – vielfältige Zusammensetzungsmöglichkeiten mit der Chance auf mehr kreativen Austausch.