Die größten Kostentreiber im HR und wie man sie reduziert

Es ist meistens zu gering und muss viel leisten: das HR-Budget. Zu den offensichtlichen Kosten gehören Sachen wie Büroequipment und Recruiting. Aber so richtig auf's Firmenkonto schlagen die unsichtbaren Kosten wie ausscheidende und unzufriedene Mitarbeiter. Wenn man diese Kostenfaktoren in Zahlen übersetzt, wird erst deutlich, welchen Stellenwert HR in puncto Unternehmenskosten wirklich hat.

Keine Herausforderungen mehr, im Clinch mit der Führungskraft und die Motivation ist am Boden – schon rieselt die Kündigung des Mitarbeiters ein. Und das ist teuer für das Unternehmen. Laut der Fluktuationsstudie 2016 der Unternehmensberatung, Wolf I.O. Group GmbH, belaufen sich die Kosten pro ausscheidenden Mitarbeiter auf etwa 43.000 € (das Recruiting des neuen Mitarbeiters macht davon nur 6.000 € aus). Das entspricht dem durchschnittlichen Jahresgehalt eines Marketing-Managers.

Wer innerlich gekündigt hat, kostet das Unternehmen mitunter noch mehr als eine tatsächliche Kündigung. Laut einer Studie von Gallup belaufen sich die wirtschaftlichen Gesamtkosten auf bis zu 118,4 Milliarden € im Jahr. Machen Sie die Beispielrechnung für Ihr Unternehmen: Ein Sales-Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 50.000 Euro erwirtschaftet vielleicht 150.000 Euro pro Jahr. Wenn er demotiviert ist oder innerlich bereits gekündigt hat, bringt er vielleicht nur noch 70 % seiner Leistung und erwirtschaftet entsprechend nur 105.000 Euro pro Jahr – er kostet Sie also 45.000 Euro.

Eine Grippe kann auch HR nicht verhindern. Doch wenn Mitarbeiter oder halbe Abteilungen regelmäßig ausfallen, steckt mehr dahinter und es lohnt sich ein Blick auf das Fehlzeitenmanagement zu werfen. Krankschreibungen aufgrund von psychischen Belastungen nehmen immer stärker zu. Laut des AOK Fehlzeitenreports 2017 gehen bei 79 % der befragten Beschäftigten die gesundheitlichen Probleme auf psychische Erkrankungen zurück. Bei 53 % von ihnen wirken sich diese auf die Arbeitsleistung aus.

Und das kostet die deutsche Volkswirtschaft jährlich 225 Milliarden Euro, wie eine Studie der Booz & Company für die Felix-Burda-Stiftung herausfand. Denn viele gingen trotz Krankheit zur Arbeit, seien laut Studie dabei aber unproduktiver und machten Fehler. Pro Mitarbeiter entstehen dabei Kosten in Höhe 2394 € (bei reinen Fehlzeiten sind es 1197 € pro Mitarbeiter und Jahr). Auf den ersten Blick hört sich das vergleichsmäßig wenig an. Doch wenn 20 Ihrer Mitarbeiter krank zur Arbeit kommen, kostet Sie das bereits 47.880 €.

Urlaubsanträge bearbeiten, Fehlzeiten in Excel-Listen eintragen, On- und Offboarding organisieren usw. Standardprozesse gehören zu den größten Zeitfressern bei Personalern. Diese Prozesse manuell zu bewältigen, kostet Zeit und Geld.

Mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 50.000 € pro Jahr schlagen die Personalkosten für HR Manager zu Buche. Eine Kienbaum-Studie hat herausgefunden, dass Personaler 39 % ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen. Das sind drei von acht Stunden und 88 € von 225 € pro Tag. Auf das ganze Jahr gerechnet, wendet ein Personaler ca. 19.500 € seines Gehalts für Verwaltungsaufgaben auf.

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Für Personaler ergeben sich daraus zwei wichtige Stellschrauben, um Kosten einzusparen: administrative Prozesse vereinfachen und Fluktuation / innere Kündigungen minimieren bzw. Mitarbeiterbindung und Motivation stärken. Faktoren wie Büromaterial können Sie angesichts der oben genannten Summen vernachlässigen.

Ausscheidende Mitarbeiter und innere Kündigungen gehören zu den größten Kostentreibern im HR. Um dem entgegenzuwirken, müssen Personaler Mitarbeiter stärker ans Unternehmen binden.

Angenommen Ihr Unternehmen hat 500 Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Fluktuationsrate nur um 3 % reduzieren, sind das 15 Mitarbeiter, die Sie pro Jahr in Ihrem Unternehmen halten können. Pro ausscheidenden Mitarbeiter kommen Kosten in Höhe von 43.000 € auf Sie zu. Ergebnis: Sie sparen 645.000 €, wenn Sie diese 15 Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden können.

Aber wie binden Personaler ihre Mitarbeiter? Pauschal lässt sich diese Frage nie beantworten. Denn Mitarbeiter verlassen Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen: eintönige Aufgaben, keine Herausforderungen, keine Lernkurve / keine Entwicklung mehr, zu hoher Workload, Unzufriedenheit mit der Führungskraft usw. Das Resultat: Demotivation und infolgedessen die Kündigung.

Zwei Hauptanker für die Mitarbeiterbindung sind die Mitarbeiterförderung und die Führungskräfteentwicklung.

Mitarbeiter können durch unterschiedliche Maßnahmen gefördert werden. Ein Hebel sind Weiterbildungen in Form von Seminaren und Coachings. Sie erweitern das Leistungsportfolio von Mitarbeitern, was sich in neuen abwechslungsreichen Aufgaben niederschlagen kann. Stellt man den 15 Mitarbeitern aus dem Beispiel oben ein Entwicklungsbudget von 1.500 € pro Kopf zur Verfügung, ergibt sich ein Invest von lediglich 22.500 €. Verglichen mit den Kosten der Fluktuation (645.000 €) ist dies ein Tropfen auf den heißen Stein. Ein professionelles und auf das Unternehmen abgestimmtes Performance Management ist für die Mitarbeiterbindung also unabdingbar.

Auch Führungskräfte haben einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterförderung und -entwicklung. Laut einer Gallup-Studie sind 67 % der Mitarbeiter nur schwach an das Unternehmen gebunden, was sich auf mangelnde Führungsqualitäten der Führungskräfte zurückführen ließe. Aber in welche Richtung sollten sich Führungskräfte ändern? Laut des Engagement Index 2014 sind es Zugänglichkeit, Zuständigkeit und zielorientiertes Führungsverhalten.

• Zugänglichkeit: Die Führungskraft sollte stets ansprechbar sein, auch bei Themen jenseits der Arbeit.

• Zuständigkeit: Die Führungskraft kennt die Aufgaben und Projekte der Mitarbeiter, gibt ihnen die Verantwortung dafür ab und motiviert sie dafür.

• Zielorientiert handeln: Die Führungskraft legt den Fokus auf die Stärken der Mitarbeiter und definiert zusammen mit ihnen Leistungsziele und Prioritäten bei der Arbeit.

Dieses Führungsverhalten fördert das Gefühl von Wertschätzung und trägt maßgeblich zur Mitarbeiterentwicklung bei. Denn nur wenn Mitarbeiterentwicklung im Alltag gelebt wird, hat sie einen Einfluss auf die Zufriedenheit des Mitarbeiters. HR ist dabei in der Verantwortung, Initiative zu ergreifen und Führungskräfte entsprechend zu schulen.

Und auch hier geht die Rechnung auf: Die Führungskraft leitet ein Team von zehn Mitarbeitern. Verlassen zwei Mitarbeiter das Team, kostet es das Unternehmen bereits 86.000 €. Die Führungsqualitäten des Team-Leads zu schulen – und somit alle zehn Mitarbeiter stärker zu binden –, kostet bei zwei Seminaren/Coachings pro Jahr lediglich 3.000 €.

Sprechen Sie sowohl mit Ihren Führungskräften als auch mit Ihren Mitarbeitern, um ein Stimmungsbild zu erfragen. Was fehlt den Mitarbeitern? Welche Führungsqualitäten vermissen sie? Die Antworten werden Ihnen helfen, eine individuelle und umfassende Führungskräfteentwicklung zu planen und umzusetzen.

Um Ihre EVP festzulegen, fragen Sie am besten Ihre Mitarbeiter. Hier erhalten Sie ein exemplarisches Fragenset, das Sie bearbeiten und für Umfrage-Tools nutzen können.

Wie können sich Personaler wichtigen strategischen und konzeptionellen Aufgaben widmen, wenn Sie 39 % Ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben beschäftigt sind? Offensichtlich zu wenig! Immerhin verlieren Sie drei Stunden pro Tag! Laut Kienbaum-Studie sollte der administrative Aufwand im HR zwischen 15 % bis 25 % betragen, also ca. 1,2 Stunden pro Tag.

Wie kommt dieser Administrationsaufwand zustande und wie lässt er sich verringern? Aus der Erfahrung mit über 2.500 Kunden sehen wir bei Personio immer wieder, dass die meisten Ineffizienzen durch manuelle (Papier-)Prozesse, unnötige Doppelarbeit und schlechte Datenablage zustande kommen. Es entsteht ein Mehraufwand, da Sie ein und dieselbe Tätigkeit mehrfach ausführen müssen. Mit entsprechender Software können Sie Prozesse wie Urlaubsanträge und vorbereitende Lohnbuchhaltung schlanker gestalten. Wie effizient Sie dadurch werden, können Sie im Folgenden nachlesen.

Zu den täglichen To-dos eines Personalers gehören wiederkehrende Aufgaben wie die Lohnbuchhaltung vorzubereiten, Abwesenheiten einzutragen und Arbeitszeiten zu verwalten. Bei ca. 100 Mitarbeitern pro Personaler kann die manuelle Bearbeitung Wochen dauern. Meistens ist dafür sogar eine Vollzeitkraft nötig.

Mit einer HR Software wie Personio können Sie diese Arbeitsschritte automatisieren. In unserer Personalabteilung konzentriert sich monatlich eine Person auf die Lohnbuchhaltung und wendet dafür ca. drei Tage für 100 Mitarbeiter auf. Abwesenheiten eintragen fällt für Personaler beispielsweise komplett weg, da dies der Mitarbeiter selbst über Employee Self Service übernimmt.

Personio automatisiert Ihre HR-Prozesse

Das Versenden von E-Mails, Onboarding-Aufgaben erstellen oder Abwesenheiten eintragen: Mit Personio machen Sie das nur noch einmal – dann übernimmt unsere HR Software und automatisiert alle wiederkehrenden HR-Aufgaben.

Mehr zu Personio erfahren

Personaler sind dafür verantwortlich, die Personalakten von Mitarbeitern immer aktuell zu halten. Das umfasst: Daten wie Abwesenheiten und Arbeitszeiten einsammeln, Personalakten aufrufen oder heraussuchen und Daten aktualisieren – für jeden Mitarbeiter. Bei 100 Kollegen kann das sehr zeitraubend werden.

Mit Personio machen Ihre Mitarbeiter diese Angaben selbst und nehmen Ihnen diese Arbeit komplett ab. Heißt konkret für Sie: Sie müssen Ihren Kollegen nicht mehr hinterherlaufen, um Informationen beispielsweise zu Abwesenheiten einzusammeln. Auf der anderen Seite können Ihre Mitarbeiter mit fünf bis sieben Klicks Home Office beantragen oder eine Abwesenheit wegen Krankheit melden. Das entspricht einem Zeitaufwand von nicht einmal einer Minute.

Equipment vorbereiten, Einführungstermine organisieren und Willkommens-E-Mails verschicken: Die manuelle Vorbereitung für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist mit viel Aufwand verbunden und dauert etwa einen Tag – je nachdem, wie Sie Ihr Onboarding gestalten.

Mit einer Software wie Personio verringert sich der Aufwand auf 30 Minuten (zzgl. allgemeine Organisation wie Termin-/Raumplanung und Arbeitsplatzeinrichtung). Der Grund: Sie können viele Onboarding-Schritte vorbereiten und automatisieren. Zudem definieren Sie pro Abteilung unterschiedliche Onboarding-Schritte und delegieren sie an Ihre Kollegen.

Personaldaten in Excel zu verwalten, ist nicht nur umständlich und fehleranfällig, es ist auch nicht datenschutzkonform. Personaler müssen den Überblick darüber behalten, wer Zugriff auf die Listen hat und sie bearbeitet. Wenn Fehler passieren, werden diese nicht erkannt und werden mitgetragen oder sie müssen zurückverfolgt werden. Und das bedeutet Mehraufwand und kostet Zeit sowie Geld.

Werden diese Prozesse digital in einer Software durchgeführt, minimiert sich das Fehlerrisiko. Personaler können den Mitarbeitern unterschiedliche Rechte erteilen und haben immer im Blick, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat.

Es muss viel in Strategie und persönliche Betreuung und Entwicklung investiert werden. Dafür ist keine Zeit, wenn sich Personaler mit Ineffizienzen herumschlagen müssen. Doch warum investieren immer noch so wenig Unternehmen in die Optimierung und Digitalisierung im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie ihrer Prozesse? Die größte Hürde im Kampf für eine HR Software sind interne Stakeholder wie Führungskräfte und der Geschäftsführer. Wozu Budget für eine Software investieren? Es hat bisher auch gut geklappt! So die bekannte Reaktion auf die Anfrage, eine HR Software einzuführen.

Das Problem: Ihre Kollegen sehen nur die Spitze des Eisbergs, wenn es um HR-Kosten geht. Was sich unterhalb des Meeresspiegels an Kosten versteckt, müssen Sie als Personaler ihnen deswegen auf den Tisch legen – am besten in Zahlen. Machen Sie ihnen deutlich, dass Personaler mehr Zeit in wertschöpfende Aufgaben statt in Verwaltungsaufgaben investieren müssen. Denn wenn HR als Stratege im Unternehmen fehlt, wirkt sich das auch auf das Wachstum und den Unternehmenserfolg aus.

Diese Präsentation mit Argumenten hilft Ihnen, Ihren Geschäftsführer und andere Stakeholder von einer HR Software zu überzeugen.

Nützliche Tipps finden Sie auch in diesem Artikel.

Die größten Kostenfaktoren sind 1. (innere) Kündigungen 2. Krankheitsfälle und 3. ineffiziente Prozesse. Um die ersten beiden Kostenfaktoren minimieren zu können, müssen Personaler mehr Zeit in wertschöpfende Aufgaben wie Mitarbeiterzufriedenheit, Bindung und Kultur investieren. Aber ineffiziente Prozesse blocken sie – und kosten zusätzlich Geld.

Eine HR Software reduziert Ihren administrativen Aufwand, hat aber selbst ihren Preis. Das schreckt viele Personaler (und Geschäftsführer) ab. Im Vergleich wird aber deutlich, wie viel günstiger eine Software im Gegensatz zu manueller Verwaltungsarbeit ist. Stellen Sie vor der Geschäftsführung die Kosten mit und ohne Software gegenüber.

Annahme ohne Software:Ein HR Manager verdient 50.000 € im Jahr – und somit etwa 29 € pro Stunde. 60 Stunden pro Monat wendet er für administrative Aufgaben (bei 90 Mitarbeitern) auf. Dadurch entstehen ohne Software Kosten in Höhe von 1740 €.

Annahme mit Software:Für 90 Mitarbeiter kostet unsere Software 629 € im Monat (im Professional Paket). Wenn man davon ausgeht, dass HR Software den Verwaltungsaufwand auf 15 % reduziert (Idealwert aus der Kienbaum-Studie), wendet der HR Manager nur noch 24 Stunden im Monat für Verwaltungsprozesse auf. Für den Verwaltungsaufwand entstehen in diesem Fall Kosten in Höhe von 696 €. Zusammen mit den Softwarekosten ergibt dies Gesamtkosten von 1325 €, also 395 € weniger als ohne Software.

Seien Sie in Ihrer Argumentationsweise also explizit.So nicht: "Ich wünsche mir eine HR Software, um weniger mit administrativen Aufgaben beschäftigt zu sein.”

Stattdessen: “HR kann den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, wenn wir die Mitarbeiter binden. Denn pro ausscheidenden Mitarbeiter kostet es uns 43.000 €. Dafür brauche ich mehr Zeit, die ich wegen administrativem Klein-Klein nicht habe. HR Software übernimmt diese Verwaltungsaufgaben für mich, wodurch ich zwei Stunden pro Tag spare.”

Mit seiner Global Engagement Database konnte das Beratungsunternehmen Aon Hewitt herausfinden, dass Unternehmen mit hoher Mitarbeiterbindung 22 % erfolgreicher sind als ihre Branchenkonkurrenz. Der Invest in das Thema “Mitarbeiterbindung” lohnt sich finanziell also doppelt für Ihr Unternehmen: Ihre Mitarbeiter sind produktiver und Sie sparen Kosten, die wegen Mitarbeiterfluktuation oder Demotivation entstehen. Dafür braucht es eine klare Strategie, der sich HR widmen muss. Und dafür müssen sich Personaler von Zeitfressern befreien.

Eine Lösung ist Software, die Ihnen dabei hilft, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Um vor Ihren Stakeholdern eine Argumentationsgrundlage dafür zu schaffen, brauchen Sie Zahlen. Hier geht es nicht darum, die Zahl hinter dem Komma zu berechnen. Die Relationen sollten stimmen, z. B.: Ein ausscheidender Mitarbeiter kostet Sie 43.000 € – eine HR Software dagegen nur 700 € pro Monat (und von der profitiert das ganze Unternehmen).

Berechnen Sie die unterschiedlichen Faktoren aus diesem Artikel für Ihren Individualfall – angefangen bei der Fluktuationsrate und den damit einhergehen Kosten bis hin zum zeitlichen Aufwand für Verwaltungsaufgaben – und legen Sie sie der Geschäftsführung vor.