Ordentliche Kündigung: Definition, Gründe, Vorlage

Die ordentliche Kündigung ermöglicht es, Arbeitsverhältnisse unter Einhaltung vorgegebener Fristen und einzelvertraglicher Vereinbarungen aufzulösen. Mit Beginn der Wirksamkeit der ordentlichen Kündigung endet das bestehende Arbeitsverhältnis nach Ablauf der vorgegebenen Kündigungsfrist. Das bezieht sich sowohl auf unbefristete wie auch auf befristete Arbeitsverhältnisse. Die Kündigungsfrist ist durch das Gesetz geregelt, kann aber auch im Arbeitsvertrag individuell festgesetzt werden (in Tarifverträgen). Das Einhalten der Kündigungsfrist steht im Gegensatz zur außerordentlichen Kündigung, die fristlos erfolgt.

Tipp: Hier finden Sie eine Übersicht der aktuellen Tarifverträge. 

Unterliegt das Arbeitsverhältnis dem Kündigungsschutzgesetz, ist die ordentliche Kündigung ausschließlich mit Angabe einer Begründung möglich. Voraussetzung für eine ordentliche Kündigung ist zudem immer, dass ein:e Mitarbeiter:in keiner Arbeitnehmergruppe angehört, die Sonderkündigungsschutz genießt oder der nur unter gewissen Voraussetzungen gekündigt werden darf.

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Arbeitnehmer:innen müssen bei der ordentlichen Kündigung ihres Arbeitsvertrags keinen Grund nennen. Wozu sie jedoch verpflichtet sind, ist die Einhaltung der gesetzlichen bzw. vereinbarten Kündigungsfristen. Darüber hinaus ist die Kündigung in Schriftform einzureichen. 

Ein wichtiges Instrument zum Schutz von Arbeitnehmer:innen ist das Kündigungsschutzgesetz. Laut diesem muss ein Arbeitgeber die ordentliche Kündigung (plausibel) begründen. Das Kündigungsschutzgesetz greift jedoch erst, wenn folgende zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Arbeitnehmer:innen müssen mindestens sechs Monate und ohne Unterbrechungen im Betrieb angestellt gewesen sein.

• Der Schwellenwert von zehn beim Unternehmen angestellten Mitarbeiter:innen wurde überschritten. Achtung: Vor dem 1. Januar 2004 lag der Schwellenwert noch bei fünf Mitarbeiter:innen. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden also vor 2004 eingestellt haben, wird hier der allgemeine Kündigungsschutz wirksam, auch wenn Sie weniger als zehn Mitarbeiter:innen beschäftigen sollten.

Gut zu wissen: Unabhängig von der Schwellenwert-Regelung gilt es, zu berücksichtigen, dass das Bundesverfassungsgericht und das Bundesarbeitsgericht in ihrer Rechtsprechung auf ein Mindestmaß an sozialer Rücksichtnahme verweisen. Damit fordern beide Institutionen eine entsprechend sozial gestaltete Abwägung der Interessen von Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber, bevor es zur Kündigung kommt.

Möchten Arbeitgeber (kein Kleinbetrieb) ein Arbeitsverhältnis durch eine ordentliche Kündigung beenden, unterliegen sie dabei im Regelfall deutlich mehr Auflagen, als es bei Arbeitnehmer:innen der Fall ist. Dazu gehört: 

• Angabe eines gerechtfertigten Grundes

• erfolgte Interessenabwägung mit negativer Prognose

• eine vorausgegangene Abmahnung, die ohne Wirkung geblieben ist (nicht immer erforderlich)

• Beachtung des besonderen Kündigungsschutzes

• Einhalten der Schriftform und weiterer Formalien

• Betriebsratsanhörung

• Wahrung der Kündigungsfrist 

Das Kündigungsschutzgesetz betont den Wert einer sozial gerechtfertigten ordentlichen Kündigung. Dies bedeutet, dass die bestehende Situation keine andere Wahl lässt als die der Auflösung des Arbeitsverhältnisses. In diesem Sinne unterscheidet das Gesetz zwischen folgenden Gründen:

• personenbedingte Gründe

• verhaltensbedingte Gründe

• betriebliche Gründe

Studien zufolge kündigen die meisten Unternehmen (gut 73 Prozent) betriebsbedingt. Nur ein Viertel (24,4 Prozent) kündigt verhaltensbedingt und lediglich 2,4 Prozent geben personenbedingte Gründe an.

Allerdings ist die Anzahl betriebsbedingter Kündigungen laut den Studienautoren deshalb so hoch, weil einige Unternehmen diesen Grund nur vorschieben. 

Betriebsbedingte Kündigungen seien für Unternehmen einfach bequemer. Des Weiteren sei die Prozentzahl so hoch, weil mit einer Kündigung häufig mehrere Mitarbeiter:innen entlassen werden.

Ist sichergestellt, dass Arbeitnehmer:innen aufgrund persönlicher Fähigkeiten oder Eigenschaften auch zukünftig die geforderte Leistung nicht erbringen können, kommen personenbedingte Gründe zur Anwendung.

Beispiele für personenbedingte Gründe:

• überdurchschnittlich lange Fehlzeiten aufgrund von Krankheit ohne Aussicht auf Änderung

• Freiheitsstrafen mit langfristig negativen Auswirkungen auf das Unternehmen

• Straftaten, die mit den beruflichen Aufgaben in Konflikt stehen (z. B. Diebstahl und Sicherheitsdienst)

• Gewissens- und Glaubensgründe, die das Erbringen der angemessenen Leistung verhindern (z. B. Verweigerung, Regale mit Alkohol aufzufüllen, aus religiösen Gründen)

Verhalten sich Arbeitnehmer:innen gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen oder gegenüber dem Unternehmen so, dass eine Weiterbeschäftigung nicht mehr zumutbar ist, kann die ordentliche Kündigung erfolgen – vorausgesetzt, die Prognose für die Zukunft ist negativ.

Vorsicht: Verhalten kann sich ändern. Daher darf die ordentliche Kündigung in diesem Fall nur dann ausgesprochen werden, wenn mildere Maßnahmen erfolglos sind. Dies gilt vor allem im Hinblick auf eine Abmahnung, die in diesem Fall der Kündigung vorausgehen muss.

Beispiele für verhaltensbedingte Gründe:

• Der/Die Arbeitnehmer:in verstößt gegen die Pflicht zur Leistungserbringung. 

• Störung der betrieblichen Ordnung durch Beleidigungen des Arbeitgebers oder Alkoholmissbrauch.

• Fehlverhalten wie Diebstahl, unwahre Angaben und Missbrauch von Betriebseigentum zerstören das Vertrauensverhältnis.

• Fehlverhalten außerhalb der Arbeitszeit, das sich negativ auf das Unternehmen auswirkt, z. B. Konkurrenztätigkeiten.

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Als betriebsbedingte Gründe gelten vor allem sachlich betriebliche Gründe, denen ein Unternehmen nur durch einen Arbeitsplatzabbau entgegenwirken kann. Zugleich ist sichergestellt, dass die Weiterbeschäftigung der zu kündigenden Mitarbeiter:innen in anderen Positionen im Unternehmen ausgeschlossen ist.

Beispiele für betriebsbedingte Gründe:

• Auftrags- und Umsatzeinbußen über einen nicht absehbar langen Zeitraum

• innerbetriebliche Maßnahmen wie Outsourcing oder das Schließen von Standorten reduzieren den Bedarf an Mitarbeiter:innen

Wichtig: Die Grundvoraussetzung für eine betriebsbedingte ordentliche Kündigung ist immer die „dringende“ Situation im Unternehmen, die nicht mit einer aktuell wirtschaftlich schlechten Lage gleichzustellen ist. Allerdings muss das Unternehmen im Vorfeld alle verfügbaren technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Maßnahmen ergreifen, die dazu geeignet sind, den Stellenabbau zu verhindern.

Vor allem bei der betriebsbedingten Kündigung bieten viele Unternehmen eine Abfindung an. Expert:innen empfehlen diese Maßnahme als Schutz vor späteren arbeitsgerichtlichen Verfahren.

Unabhängig vom Grund der Kündigung muss der Arbeitgeber immer die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme prüfen und versuchen, das Arbeitsverhältnis mithilfe milderer Mittel aufrechtzuerhalten. Dazu zählen:

• Abmahnung

• Versetzung

• Umsetzung

• Änderungskündigung

Ignorieren Arbeitgeber dies, riskieren sie eine Kündigungsschutzklage. In den meisten Fällen geht einer ordentlichen Kündigung eine Abmahnung voraus, vor allem bei verhaltensbedingten Gründen.

Darüber hinaus müssen Arbeitgeber, bevor sie eine ordentliche Kündigung aussprechen, eine Interessenabwägung machen. Konkret heißt das, dass die Gründe für und gegen  Mitarbeiter:innen abzuwägen sind.

Bei einer verhaltensbedingten Kündigung sähe das beispielsweise so aus: Klären Sie zunächst, wie schwer das Vergehen der Arbeitskraft war und wie groß das Potenzial ist, dass es sich wiederholt. Stellen Sie das Ergebnis dem Zeitraum gegenüber, in dem sich das Team-Mitglied nichts zuschulden hat kommen lassen. Beziehen Sie auch Umstände ein, die es beeinflusst haben könnten, z. B. private Probleme wie Unterhaltszahlungen. Nur wenn Sie bei diesem Abgleich zu einem negativen Ergebnis kommen und Sie auch kein milderes Mittel finden, um mit dem Team-Mitglied weiterarbeiten zu können, ist die ordentliche Kündigung wirksam.

Unter gewissen Voraussetzungen besteht für Mitarbeiter:innen ein besonderer Kündigungsschutz oder es ist nur unter erschwerten Bedingungen möglich, das Arbeitsverhältnis durch eine ordentliche Kündigung aufzulösen.

• Betriebsratsmitglieder sind für die Dauer ihrer Amtszeit und für ein Jahr ab Ende der Amtszeit nicht durch eine ordentliche Kündigung kündbar.

• Schwerbehinderten kann ausschließlich mit der Zustimmung des Integrationsamts gekündigt werden. Die Schwerbehindertenvertretung muss in das Verfahren ebenfalls miteinbezogen werden.

• Schwangere unterliegen während der Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Entbindung dem Kündigungsschutz.

• Arbeitnehmer:innen in Elternzeit sind acht Wochen vor deren Beginn bis zum Ablauf der Elternzeit unkündbar.

• Pflege- oder Familienpflegezeit ist durch das Kündigungsverbot besonders geschützt. Dies gilt für eine Pflegezeit von maximal sechs Monaten.

Rund um die ordentliche Kündigung muss der Arbeitgeber verschiedene Pflichten erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden oder die Wirksamkeit der Kündigung nicht zu gefährden.

• Information und Anhörung des Betriebsrats vor der ordentlichen Kündigung ist verpflichtend.

• Bei schwerbehinderten Mitarbeiter:innen ist die Zustimmung des Integrationsamts und ein Einbezug der Schwerbehindertenvertretung erforderlich. 

• Die ordentliche Kündigung erfolgt zwingend schriftlich.

• Einhalten der gesetzlichen, tarifvertraglichen oder persönlich vereinbarten Kündigungsfristen.

• Die Bescheinigungspflicht durch das Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung vor dem Hintergrund einer Arbeitslosmeldung. Nutzen Sie dafür die Formulare, die von der Agentur für Arbeit vorgegeben sind. Diese müssen fehlerfrei und rechtzeitig erstellt und übermittelt werden.

Es besteht keine Pflicht zur Angabe des Grundes im Kündigungsschreiben. Trotzdem muss der Arbeitgeber auf Nachfrage oder im Falle einer Kündigungsklage den Grund nachvollziehbar belegen.

Obwohl alle rechtlichen und formalen Anforderungen erfüllt wurden, kann eine ordentliche Kündigung unwirksam sein, wenn diese nicht korrekt zugestellt wird.

Der Zugang ist in folgenden Situationen zuverlässig erfüllt:

• Einwurf durch den Postboten in den Hausbriefkasten (mit und ohne Rückschein)

• Einwurf in den Hausbriefkasten durch beauftragte Zusteller trotz bekannter längerer Abwesenheit der Arbeitnehmenden, z. B. Urlaub.

• Persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens unter Anwesenheit von mindestens einer bezeugenden Person.

Eine Kündigung sollten Sie allein aus Wertschätzung und Respekt auch persönlich überbringen. Erfahren Sie hier, wie ein Kündigungsgespräch ablaufen sollte.

Vorsicht:: Es ist möglich, dass Arbeitnehmende das Kündigungsschreiben nicht annehmen, indem sie die Benachrichtigung im Briefkasten ignorieren oder das Einschreiben nicht abholen. 

Und genau an dieser Stelle müssen Sie als Arbeitgeber größte Vorsicht walten lassen. Denn sobald Sie die Mitteilung erhalten, dass das Schreiben nicht abgeholt wurde, müssen Sie die ordentliche Kündigung unverzüglich wiederholen. Versäumen Sie dies, ist die Kündigung tatsächlich nicht wirksam.

Berücksichtigen Sie alle wichtigen Punkte wie die schriftliche und fristgerechte ordentliche Kündigung und können Sie die Gründe für das Auflösen des Arbeitsverhältnisses klar benennen, ist das Risiko einer Unwirksamkeit oder Kündigungsklage sehr gering. Denken Sie jedoch immer daran, den Betriebsrat, falls vorhanden, in den Vorgang frühzeitig miteinzubeziehen und vor allem bei verhaltensbedingten Kündigungen die Mitarbeiter:innen im ersten Schritt abzumahnen.

Ein Arbeitgeber, der kein Kleinbetrieb ist, kann aus

• personenbedingten,

• verhaltensbedingten oder

• betrieblichen Gründen 

ordentlich kündigen. 

Die Voraussetzungen für eine ordentliche Kündigung variieren in Abhängigkeit von Unternehmensgröße, der kündigenden Instanz und der gekündigten Person. Kündigt der Arbeitgeber, ist zudem häufig die Angabe eines zulässigen Grundes vonnöten. 

Eine ordentliche Kündigung muss unterschrieben und in Schriftform vorgelegt werden. Die Zustellung per E-Mail reicht nicht.