Dienstreise: Die wichtigsten Fakten – auch während Corona
Dienstreisen gehören für viele zum Berufsalltag. Doch was zählt eigentlich als Dienstreise, wie wird sie steuerlich behandelt und was ist in Corona-Zeiten zu beachten?
Was gilt als Dienstreise?
Generell gelten alle Reisen, die Mitarbeiter:innen aus beruflichen Gründen an einen anderen Einsatzort als ihren Arbeitsplatz unternehmen, als Dienstreisen. Diese Gründe können sein:
Kundentermine
Meetings
Messe- und Kongressbesuche
Besprechungen mit Kollegen in Niederlassungen
Das gilt jedoch nur, wenn Sie dabei größere Strecken zurücklegen und das Ziel außerhalb der Stadt liegt. Besuchen Sie hingegen einen Kunden in der näheren Umgebung, handelt es sich um einen Dienstgang.
Da es zum Thema Dienstreisen keine gesetzlichen Vorgaben gibt, empfiehlt es sich für Arbeitgeber, Regeln für die Firma zu definieren und im Arbeitsvertrag festzuhalten.
Welche Zeiten der Dienstreise sind Arbeitszeiten?
Eine Dienstreise ist Arbeitszeit, es gelten die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes. Das heißt, Ihre tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nur in Ausnahmefällen überschreiten, auch die Pausenzeiten sollten Sie einhalten.
Bei der Anreise mit dem Flugzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln während der regulären Arbeitszeit zählen die Fahrtzeiten als normale Arbeitszeit. Reisen Sie jedoch in Ihrer Freizeit an, zum Beispiel schon am Sonntagabend zu einem Termin am Montag, dann kommt es auf den Chef an: Weist er Sie an, auf der Fahrt zu arbeiten, dann gilt die Zeit als Arbeitszeit. Gibt es diese Anweisung nicht, wird die Fahrt als Freizeit gewertet.
Reisen Sie mit dem Firmenwagen oder dem privaten Pkw an, so zählt die Fahrtzeit in jedem Fall als Arbeitszeit. Eine Ausnahme gilt für Außendienstler, bei ihnen zählt das Reisen immer zur Arbeitszeit.
Dienstreisekosten – wer bezahlt was?
Die Kosten für eine Dienstreise bezahlt in den meisten Fällen der Arbeitgeber. Dafür reichen Mitarbeitende eine Reisekostenabrechnung ein, in der Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Spesen aufgeführt sind. Wichtig ist, hier die Originalbelege vorzulegen. Für Kosten ohne Belege können Sie einen Eigenbeleg ausstellen.
In der Regel gehen Mitarbeiter:innen zunächst in Vorleistung und bezahlt die anfallenden Kosten erst einmal selbst. Der Arbeitgeber erstattet sie dann nachträglich.
Diese Kosten können Sie geltend machen:
Tagegeld
Etwas kompliziert ist es, wenn es um den Verpflegungsmehraufwand geht. Dieses sogenannte Tagegeld deckt die Kosten für Essen und Getränke und wird nach dem Bundesreisekostengesetz pauschal berechnet. Der Verpflegungsmehraufwand wird jedes Jahr neu durch die Verpflegungspauschale vom Gesetzgeber geregelt. Detaillierte Informationen zur Abrechnung finden Sie hier.
Wichtig: Das Tagegeld können Mitarbeiter:innen erst bei einer Dienstreisedauer ab acht Stunden ansetzen.
Reisenebenkosten
Sie kennt man auch unter dem Begriff Spesen, sie enthalten alle Kosten, die mit der Reise in Zusammenhang stehen. Darunter fallen etwa Parkgebühren, Telefonkosten, Mautgebühren oder Trinkgeld bei Geschäftsessen. Wichtig: Sammeln Sie die Belege.
Kilometergeld
Fährt der Mitarbeitende mit dem privaten Wagen auf Dienstreise, kommt die Kilometergeldpauschale ins Spiel. Hier können 30 Cent pro gefahrenem Kilometer abgerechnet werden.
Übernachtung
In den meisten Unternehmen gibt es Vorgaben, bis zu welcher Höhe die Kosten für die Übernachtung erstattet werden. Sie müssen immer eine Hotel-Rechnung einreichen, da vom Finanzamt keine Pauschalbeträge anerkannt werden.
Dienstreisekosten von der Steuer absetzen
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der Dienstreise nicht oder nur Teile davon, können Sie die Mehrkosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Auch hier müssen Sie Originalbelege einreichen. Aber Achtung: Dies betrifft nur Reisen, die rein beruflicher Natur sind.
Die Reisekosten tragen Sie in der Anlage N der Steuererklärung ein. Für Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug setzen Sie entweder pauschal 30 Cent oder – nachgewiesene – höhere Kosten je gefahrenem Kilometer an. Hat der Arbeitgeber Teile der Kosten steuerfrei erstattet, müssen Sie diese abziehen. Selbstständige und Unternehmer können die Reisekosten als Betriebsausgaben abrechnen.
Dienstreisen in Corona-Zeiten
Strikte Einreise- und Quarantänebestimmungen auch innerhalb Deutschlands sowie ein eingeschränkter Flug- und Bahnverkehr haben während der Corona-Pandemie das Reisen fast unmöglich gemacht. In Zeiten mit hohen Infektionszahlen fragen sich viele Mitarbeiter:innen, ob sie reisen müssen, wenn der Chef es verlangt. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht und kann bestimmen, wie und wo er Angestellte einsetzt. Er muss aber die Interessen des Mitarbeitenden berücksichtigen, dazu zählt auch die Gesundheit. Deswegen sollten Chefs in Pandemie-Zeiten immer genau abwägen, ob eine Dienstreise zwingend notwendig ist und nicht etwa durch eine Videokonferenz ersetzt werden kann.
Sollte die Dienstreise unumgänglich sein, sollten sich Ihre Mitarbeitenden vorab informieren, was hinsichtlich Tests, Quarantäne und Einreisebeschränkungen in andere Bundesländer oder ins Ausland zu beachten ist. Informationen dazu geben die Listen von Risiko- und Hochinzidenzgebieten des Robert-Koch-Instituts. Auch auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes finden sich aktuelle Reise- und Sicherheitshinweise.
