Digitale Unterschrift: Alles über die digitale Signatur 2024

Mithilfe der digitalen Unterschrift, auch synonym als digitale Signatur bezeichnet, lassen sich elektronische Dokumente digital unterzeichnen. Dahinter verbirgt sich eine komplexe mathematische Methode, durch die sich die rechtsgültige Unterzeichnung eines Dokuments feststellen und die Identität der Unterzeichnenden zweifelsfrei nachweisen lässt. 

Die digitale Signatur stellt in vielen Fällen ein gleichwertiges Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift auf einem Papierdokument dar.

Gut zu wissen: Bei den Begriffen „digitale Signatur“ bzw. „digitale Unterschrift“ handelt es sich in erster Linie um mathematisch-technische Termini. Die „elektronische Signatur“ hingegen beschreibt das elektronische Verfahren, mit dem die Identität der Unterschreibenden geprüft wird. 

Mit der digitalen Unterschrift lassen sich in nahezu jeder Branche Prozesse beschleunigen und optimieren. Gleichzeitig trägt die digitale Unterschrift dazu bei, die Kosten, die mit einem papiergebundenen Dokumentenaustausch einhergehen, spürbar zu senken. Zu den Hauptvorteilen der digitalen Unterschrift gehören:

• Ortsungebundenheit: Dokumente können direkt am Computer bzw. Laptop unterschrieben werden – im Büro oder im Homeoffice, auch über Ländergrenzen hinweg.

• Zeitersparnis: Die rechtsgültige Unterschrift liegt allen Beteiligten ohne Zeitverzögerung vor. Das Hin- und Herschicken von Unterlagen auf dem Postweg entfällt. Dies erweist sich beispielsweise beim Onboarding von neuen Kolleg:innen als großer (Zeit-)Gewinn.

• Weniger Aufwand: Die Unterzeichnungsberechtigten verschiedener Betriebsstätten oder Unternehmen müssen nicht mehr persönlich zusammentreffen. 

• Papierloser Dokumentenaustausch: Das lästige und kostenintensive Ausdrucken von Papierstapeln wird hinfällig.

• Sicherheit: Verträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Zeugnisse, Beurteilungen oder andere sensible Unterlagen müssen nicht mehr „per Hand“ mit der Hauspost durch die Abteilungen geschickt werden.

• Unbegrenzter Einsatz: Die digitale Signatur ist auf keine bestimmten Unternehmensbereiche begrenzt. Sie ersetzt (in den meisten Fällen) als echte Alternative die handeigene Unterschrift auf dem Papier.

So schnell wie nie zur Vertragsunterzeichnung

Schonen Sie Nerven und den Geldbeutel der Firma. Wichtige Dokumente können Sie in Personio ab sofort digital unterschreiben – ganz schnell, ganz ohne ausdrucken.

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Für einen Arbeitsvertrag benötigen Sie die Unterschriften des Personalmanagements, der Geschäftsführung sowie der Bewerbenden. Und zwar genau in dieser Reihenfolge. Der von den Parteien abgestimmte und in der HR-Software abgelegte Vertrag geht nun per Mausklick auf die Reise zu den genannten Personen, die ihn direkt auf ihren Mobilgeräten digital unterschreiben. Währenddessen können Sie über ein Dashboard den Weg des Dokuments in den verschiedenen Unterzeichnungsstadien nahezu in Echtzeit verfolgen.

Die digitale Signatur unterliegt hohen sicherheitstechnischen und rechtlichen Ansprüchen; hat man jedoch das richtige Tool zur Hand, ist es ganz einfach, eine digitale Signatur zu erstellen.

Ein PDF-Viewer lässt sich ruckzuck installieren. Die meisten davon sind in der Lage, eine digitale Unterschrift zu erstellen.

Nicht selten sind die Ressourcen zum Erstellen einer digitalen Signatur auch schon im Unternehmen vorhanden und die Tools müssen nur noch gezielt aktiviert werden. Ausgewählte E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook oder Gmail bieten den User:innen die Option, eine digitale Unterschrift direkt in die E-Mail einzufügen.

Apps wie Adobe Fill & Sign oder DocuSign unterstützen das Erstellen von digitalen Unterschriften auf dem Smartphone. Mithilfe von iPhones oder iPads können PDFs darüber hinaus ebenfalls direkt im E-Mail-Programm mit dem Stift oder Finger auf dem Display digital unterschrieben werden.

Um die digitale Unterschrift in die HR-Prozesslandschaft zu integrieren und vor allem um diese auch rechtssicher zu gestalten, empfiehlt sich eine ganzheitliche HR-Lösung wie Personio. Die Digitale-Signatur-Funktion ermöglicht es, digitale Unterschriften im Nu zu erstellen. 

Digitale Signaturen beruhen auf einem kryptografischen Verfahren. Genauer gesagt, handelt es sich um eine asymmetrische Verschlüsselung: Die Absender:innen nutzen einen privaten, nur ihnen bekannten Schlüssel (Private Key), um den Inhalt der Nachricht zu verschlüsseln. Die Empfänger:innen können mithilfe des passenden, den Absender:innen zugeordneten öffentlichen Schlüssel (Public Key) die Authentizität der Signatur prüfen. 

Dieses Verfahren stellt sicher, dass die Empfänger:innen feststellen können, ob die Nachricht von den mutmaßlichen Absender:innen stammt und ob diese verändert wurde. 

Wichtig hierbei ist, dass der private Schlüssel nur den Inhabern zur Verfügung steht. Ansonsten könnten Dritte im Namen des Inhabers digitale Signaturen abgeben. Der private Schlüssel ist demnach wie ein wichtiges Passwort vertraulich zu behandeln.

Die E-Signatur im Arbeitsrecht

In diesem Webinar, das wir für Sie aufgezeichnet haben, erklärt Rechtsanwalt Dr. Paul Brummer, wie Sie die elektronische Signatur rechtssicher einsetzen.

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Für die Rechtskräftigkeit einer digitalen Unterschrift sollte diese unter anderem folgende Anforderungen erfüllen:

• sichere Authentifizierung

• Nachweis der Zustimmung

• elektronische Verschlüsselung der unterschriebenen Dokumente

Der Gesetzgeber hat an die Anbieter von elektronischen Signaturen umfassende Auflagen erteilt. In der Europäischen Union gilt hierbei die eIDAS-Verordnung (electronic IDdentification, Authentication and trust Service). Die daraus resultierenden Sicherheitsstufen der Signatur sind:

• Einfache Signatur: z. B. E-Mail mit einer Signatur, die Namen, Firmennamen und Anschrift enthält, oder eine eingescannte handschriftliche Unterschrift.

• Fortgeschrittene Signatur: Übertragung der digitalen Signatur muss verschlüsselt erfolgen.

• Qualifizierte Signatur: Übertragung und Archivierung muss über sichere kryptografische Verfahren erfolgen und die Identität der Unterzeichnenden geprüft werden; die Anbieter der Signatur müssen über ein qualifiziertes Zertifikat verfügen.

„Grundsätzlich genügt beim Vertragsschluss eine normale elektronische Signatur. Unzureichend ist sie nur dann, wenn ihre Nutzung im Gesetz eindeutig ausgeschlossen oder eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben ist“, erklärt der Anwalt für Arbeitsrecht, Dr. Paul Brummer. In einigen Fällen ist auch eine handschriftliche Signatur notwendig, weshalb Sie Ihren Anwendungsfall immer zunächst prüfen sollten. 

Einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben – dies stellt rechtlich kein Problem dar. Anders sieht es jedoch aus, wenn ein bestehender Arbeitsvertrag aufgekündigt werden soll. Denn: Kündigungsschreiben erfordern eine handschriftliche Unterzeichnung. Andernfalls kann die Kündigung für unwirksam erklärt werden.

Profitieren Sie von Personios HR-Software, um notwendige Unterschriften schnell und sicher digital zu erstellen. Alle Details finden Sie auf dieser Seite.

Erprobte Onlinetools wie die Digitale-Signatur-Software von Personio ermöglichen es Ihnen, Dokumente sicher digital zu unterschreiben. 

Mithilfe geeigneter Softwaretools wie Adobe Fill & Sign oder DocuSign lassen sich Unterschriften unkompliziert in ein PDF einfügen. 

Eine digitale Unterschrift ist nicht für jede Art von Dokument oder Vertrag rechtsgültig. Während ein Arbeitsvertrag problemlos digital unterschrieben werden kann, erfordern Kündigungen oder Arbeitszeugnisse eine handschriftliche Unterzeichnung.

Eine digitale Unterschrift ist unter anderem dann ungültig, wenn für den speziellen Anwendungsfall eine eigenhändige Unterschrift vorausgesetzt wird. Dies betrifft beispielsweise Arbeitszeugnisse oder Kündigungen.