Digitaler Arbeitsvertrag: ein Leitfaden für Unternehmen

Der Begriff digitaler Arbeitsvertrag bezeichnet elektronisch signierte und digital gespeicherte Arbeitsverträge. Verwendung finden dabei drei Arten elektronischer Signaturen, die sich jeweils in ihrer Beweiskraft unterscheiden:

• EES: einfache elektronische Signatur

• FES: fortgeschrittene elektronische Signatur

• QES: qualifizierte elektronische Signatur

Lesetipp: Die wichtigsten Fakten zur elektronischen Signatur.

Da für Arbeitsverträge grundsätzlich Formfreiheit besteht, sind elektronisch signierte Arbeitsverträge genauso wie handschriftlich, mündlich oder stillschweigend geschlossene Arbeitsverträge rechtsgültig.

In puncto Rechtssicherheit wird die Schriftform für Arbeitsverträge empfohlen, da hierdurch klar geregelte Verhältnisse sowohl für Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite bestehen und diese zudem gegenüber Dritten belegbar sind. Eine ähnliche Leitlinie besteht genauso für digitale Arbeitsverträge: Die stärkste Beweiskraft bietet hierbei die qualifizierte elektronische Signatur.

Eine Besonderheit hat sich für Arbeitgeber jedoch durch das zum 01.08.2022 überarbeitete Nachweisgesetz ergeben. Denn dieses spezifiziert, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die wesentlichen Vertragsbedingungen in Papierform und nicht digital auszuhändigen haben. Schließen Sie als Arbeitgeber also einen digitalen und keinen schriftlichen Arbeitsvertrag ab, müssen Sie dieser Nachweispflicht weiterhin nachkommen.

Am 21.03.2024 hat sich die Bundesregierung jedoch darauf geeinigt, diese Einschränkung zukünftig entfallen zu lassen (mit Ausnahme der im § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen). Die Änderung wird voraussichtlich mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft treten und ab dann einen komplett digitalen Vertragsabschluss ermöglichen. So wäre beispielsweise der Vertragsabschluss per E-Mail nicht nur rechtsgültig, sondern auch im Hinblick auf das Nachweisgesetz ausreichend.

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Grundsätzlich begründet ein Arbeitsvertrag ein Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber. Dabei verpflichtet sich der/die Arbeitnehmende gegen Zahlung eines Entgelts zur Erbringung einer Leistung. Diese erfolgt weisungsgebunden und in sozialer Abhängigkeit. 

Für Arbeitsverträge gilt Formfreiheit. Als formale Anforderung bestehen hierbei lediglich die grundsätzlichen Anforderungen des Bürgerlichen Gesetzbuches zum Abschließen eines Vertrags (insbesondere Vertragsangebot, -annahme und Geschäftsfähigkeit beider Parteien). Musterbeispiele finden Sie in unserem Artikel zu den wichtigsten Punkten im Arbeitsvertrag.

Hinsichtlich der Formfreiheit existieren jedoch Ausnahmen, in denen die Schriftform explizit durch das Gesetz vorgeschrieben ist. In diesen Fällen gilt im Kontext der elektronischen Signatur, dass die einfache sowie die fortgeschrittene elektronische Signatur nicht ausreichend sind:

• Kündigung und Abschluss von Aufhebungsverträgen: Nach § 623 BGB bedürfen sowohl Kündigungen als auch Aufhebungsverträge der Schriftform. Die elektronische Signatur bzw. digitale Form ist explizit ausgeschlossen.

• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot: Nach § 74 (1) des Handelsgesetzbuches bedarf ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot der Schriftform. Das bedeutet, dass ein digital unterzeichnetes Wettbewerbsverbot nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gültig ist.

• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag: Schließt ein Arbeitgeber mit einer Leiharbeitsfirma einen Leiharbeitsvertrag, bedarf dieser laut § 12 (1) des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes der Schriftform.

• Befristeter Arbeitsvertrag: Nach § 14 (4) des Teilzeit- und Befristungsgesetzes bedarf es für einen rechtsgültig geschlossenen befristeten Arbeitsvertrag der Schriftform.

Hinweis: Wird ein befristeter Arbeitsvertrag nicht rechtsgültig geschlossen, kann sich mit der Arbeitsaufnahme ein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründen.

Da nun geklärt ist, wie digitale Arbeitsverträge geschlossen werden können, konzentrieren wir uns im Folgenden auf die Vor- und Nachteile von digitalen Arbeitsverträgen:

• Papierloses Büro: Arbeitsverträge sollten immer in der Form aufbewahrt werden, in der sie geschlossen wurden. Um den Arbeitsvertrag digital aufzubewahren, muss er somit auch digital geschlossen worden sein. Bei der nachträglichen Digitalisierung muss das Original stets zusätzlich vorgehalten werden.

• Ortsunabhängig: Mithilfe elektronischer Signaturen können Arbeitsverträge ortsunabhängig abgeschlossen werden. Insbesondere entfallen hiermit Dienstreisen zum Zeichnen von Arbeitsverträgen.

• Stapelverarbeitung: Mit HR-Software können auch mehrere Arbeitsverträge gleichzeitig unterschrieben werden.

• Schnell und übersichtlich: Der Versand per Post entfällt und sämtliche Arbeitsverträge können übersichtlich gespeichert werden.

• Rechtsrisiko: Genügt die genutzte elektronische Signatur nicht den rechtlichen Anforderungen (z. B. bei fehlender Zertifizierung oder bei Schriftformerfordernis), ergeben sich daraus Rechtsrisiken.

• Implementierungsaufwand: Insbesondere für die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist spezielle Software nötig. Diese muss extra angeschafft und gegebenenfalls in bestehende Systeme eingefügt werden, falls keine geeignete HR-Software (wie beispielsweise Personio) genutzt wird.

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HR-Abteilungen können mithilfe von digitalen Arbeitsverträgen ihre Prozesse optimieren und nahezu vollständig digital gestalten. Der Ablauf rund um eine Einstellung lässt sich beispielsweise folgendermaßen gestalten:

1. Versenden des Arbeitsvertrags an den Wunschkandidaten/die Wunschkandidatin per E-Mail

2. Empfang des digital unterschriebenen Arbeitsvertrags

3. Gegenzeichnen per elektronischer Signatur

4. Hinzufügen des digitalen Arbeitsvertrags zur digitalen Personalakte

5. Digitales Onboarding der neuen Arbeitskraft starten

6. Nachweispflicht mit dem Beginn des Arbeitsvertrags erfüllen (sofern erforderlich)

Der digitale Arbeitsvertrag ist somit eine wesentliche Maßnahme auf dem Weg zur papierlosen HR-Abteilung. Erfahren Sie in einem unverbindlichen Erstgespräch, wie Sie von der Personio HR-Software profitieren können. Denn die digitale Personalakte ist nur der erste Schritt!

Ja, digitale Arbeitsverträge in Form von elektronisch signierten Arbeitsverträgen sind gültig. Wird dagegen ein handschriftlich unterschriebener Arbeitsvertrag eingescannt, so verliert die digitale Version an Beweiskraft – der Arbeitsvertrag auf Papier ist unbedingt zusätzlich aufzubewahren. 

Ja, Verträge können mithilfe von elektronischen Signaturen digital unterschrieben werden. Hierfür existieren drei verschiedene Typen von elektronischen Signaturen, die sich voneinander hinsichtlich ihrer Beweiskraft unterscheiden.

Ja, Verträge in Form von PDF-Dateien sind gültig. Für die größtmögliche Rechtssicherheit sollten Verträge im PDF-Format mit einem Zertifikat versehen werden, um beweisen zu können, dass der Inhalt der PDF-Datei nicht verändert wurde.