Digitalisierungsstrategie: Definition, Entwicklung, Beispiele

Am Anfang steht immer die Strategie. So sagt es die Managementlehre. In Zeiten von rasanter Digitalisierung und dauerhaftem Krisenmodus gilt das ganz besonders. Denn Krisen treiben Innovationen, noch verstärkt durch die digitale Erneuerung. Die Bedeutung einer stimmigen Digitalisierungsstrategie für Unternehmen, insbesondere der KMU, kann daher nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Warum das so ist? Ohne flexible und anpassungsfähige Digitalisierungsstrategie ziehen selbst im Markt etablierte Unternehmen eher früher als später den Kürzeren und verlieren ihre einst unangefochtene Marktposition an junge, hungrige und mutige Startups. Und im worst case wechseln dann auch gleich Ihre Mitarbeitenden die Fronten. Weil die Digitalisierung bzw. die digitale Transformation die Mechanismen der globalen Wirtschaft grundsätzlich auf den Kopf stellt. Was heute in Sachen Prozesse, Strukturen und Märkte noch aktuell ist, kann morgen schon Schnee von gestern sein.

Warten Sie nicht ab. Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie bildet die Grundlage, den Ausgangspunkt für die digitale Transformationsreise Ihrer Organisation. Sie setzt den Ton für die notwendige Veränderung grundlegender Arbeitsstrukturen und Prozesse in Unternehmen und bildet damit den Rahmen für die Entwicklung neuer, digitaler Geschäftsmodelle. Ein Ziel könnte dabei die Schaffung eines Digital Workplace sein, der flexible Arbeitsmodelle und Kollaboration unterstützt. Zur Realisierung dieser flexiblen Arbeitsmodelle ist die Bereitstellung von Diensthandys für Mitarbeiter unerlässlich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit unabhängig vom Standort zu ermöglichen.

Eine Digitalisierungsstrategie muss das große Ganze betrachten, Fach- und Technologiebereiche miteinander vernetzen und natürlich vor allem eines im Fokus behalten: die strategischen Unternehmensziele. Diese können beispielsweise die Steigerung der Produktivität, der Effizienz oder Effektivität beinhalten, aber genauso auf die langfristige Sicherung der eigenen Organisation im Markt abzielen. Damit untrennbar verknüpft ist die Bindung von Fachkräften und Talenten an Ihr Unternehmen – eine der zentralen Aufgaben von HR. Hierbei können Corporate Influencer eine Schlüsselrolle spielen, indem sie als Markenbotschafter die Unternehmenskultur nach innen und außen tragen.

„Wir müssen dringend strategischer arbeiten“ – wie oft haben Sie diesen Satz schon aus dem Mund der Unternehmensleitung gehört? Dann spielen Sie den Ball doch ruhig zurück, denn eine Digitalstrategie muss von der Unternehmensleitung angestoßen werden und gewollt sein. Zur Entwicklung und Umsetzung einer digitalen Strategie braucht es dann eine spezifische Fachexpertise, die vor allem bei KMU oft von extern bezogen wird.

Mit der Einführung einer Digitalstrategie verändern sich in der Regel auch die Anforderungen an die Mitarbeitenden deutlich. Nehmen Sie als HR also im Rahmen des Change-Prozesses unbedingt die Themenfelder fachliche Schulungen und interne Kommunikation mit auf.

Mit folgenden 4 Schritten bzw. auf folgenden Strategiefeldern können Sie eine Digitalisierungsstrategie aufsetzen. Wichtig: Die einzelnen Schritte sind nicht als isolierte Silos zu betrachten, sie greifen vielmehr ineinander.

Gehen Sie bei Ihrer Analyse zu den Basics. Beantworten Sie dafür folgende Fragen: Was sind die Key Assets meiner Produkte bzw. Dienstleistungen? Wie sehen meine Zielgruppen aus? In welche Richtung entwickelt sich der Wettbewerb? Welche Optionen zur Weiterentwicklung haben wir? Was wollen wir verändern? Checken Sie dann, in welchen Bereichen Sie bereits digital performen (Stichwort Datennutzung!) und wo es dringenden Optimierungsbedarf gibt. Welche Technologien zur Digitalisierung nutzen Sie bereits?

Wo soll es hingehen? Wie muss die Digitalisierungsstrategie aussehen, um die Unternehmensziele zu erreichen? Welche Prozesse sind gut, welche überflüssig, welche können digitalisiert und dann automatisiert werden? Welche Schritte sind dafür nötig? Fragen Sie sich auch, warum Sie die Schritte einleiten? Nur mit einer schlüssigen Antwort darauf können Sie die Mitarbeitenden mitnehmen. Denn eine digitale Transformation ist gleichzeitig immer auch eine kulturelle Transformation, die das Selbstverständnis jedes Unternehmens hinterfragt.

Setzen Sie eine saubere Projektplanung auf. Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest, holen Sie sich – falls nötig – externe Unterstützung von Fachleuten ins Haus. Und: legen Sie unbedingt einen Zeitrahmen fest.  

Eine Digitalisierungsstrategie ohne digitale Tools ist undenkbar. Denn im Rahmen der Strategie werden analoge Prozesse in digitale Prozesse transformiert. Das gilt für sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens, von IT, Finance und Buchhaltung über Customer Service und Produktion bis zu Legal und natürlich HR.

Bei der Auswahl der zur Digitalisierungsstrategie passenden Technologien geht es vor allem darum, die Mitarbeitenden möglichst von lästigen Routineaufgaben zu befreien. Wenn das gelingt, können sich die Mitarbeitenden endlich jenen Aufgaben widmen, die direkt auf die Wertschöpfung einzahlen und damit zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein Schlüsselfaktor hierbei ist die Nutzerfreundlichkeit der HR Software, um eine hohe Akzeptanz und effektive Nutzung durch alle Mitarbeiter zu gewährleisten. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie werden in einem Dreiklang zunächst die analogen Prozesse auf den Prüfstand gestellt und auf ihre Wirksamkeit überprüft. Dazu gehört auch die Arbeitszeiterfassung in Excel oder mit anderen Zeiterfassungssystemen, die als ein einfacher Schritt hin zur Digitalisierung betrachtet werden kann. Dann werden analoge Routineprozesse wie das Abwesenheitsmanagement im Rahmen einer Software digitalisiert. Beispielsweise durch die Implementierung von elektronischen Signaturen, fortgeschrittenen elektronischen Signaturen, oder qualifizierten elektronischen Signaturen, um Dokumentenmanagementsysteme zu optimieren und rechtliche Compliance sicherzustellen. Diese ermöglichen eine schnelle, sichere und rechtsverbindliche Abwicklung von Genehmigungsprozessen, was die Effizienz steigert und die Papierlast verringert. Im dritten Schritt können digitale Prozesse dann zu Workflows automatisiert werden, bei denen einzelne Prozessschritte automatisch angestoßen werden, sobald der Workflow initialisiert wird. Die Implementierung eines Workflow Management Systems ist hierbei essentiell, um die Effizienz und Transparenz dieser automatisierten Abläufe zu maximieren.

Digitalisierungsstrategien wirken bereits heute in zahlreiche Branchen und Geschäftsbereiche hinein. So machen Online-Handelsunternehmen durch die Konzentration auf digitale Vertriebswege dem Einzelhandel starke Konkurrenz. Digitale Messen oder Shops ersetzen das persönliche Verkaufsgespräch. Auch in der Logistik werden durch die Digitalisierung zahlreiche Prozesse optimiert und vor allem schneller, Stichwort Warehouse-Management-System. Auch auf die HR wirkt die Digitalisierung stark ein – ihr weisen mehrere Studien hierbei zwei zentrale, erfolgskritische Aufgaben zu:

• Digitalisierung und Automatisierung der HR-Prozesse

• Unterstützung der digitalen Transformation durch Weiterentwicklung der Mitarbeitenden hin zu Digital Skills

Eine Digitalisierungsstrategie für HR entwickelt die Rolle und auch die Bedeutung der Personalabteilung kontinuierlich weiter. Dieser Wandel umfasst den Übergang zu HR 4.0, einer neuen Ära, in der digitale Technologien zentral für das Personalmanagement sind. Ein wesentlicher Schritt hierbei ist die Einführung von HR Cloud Software beziehungsweise ein Human Resources Information System (HRIS), die es ermöglicht, HR-Prozesse effizient und zentralisiert zu verwalten. Dabei spielen die durch digitale Prozesse gewonnenen und in einer HR-Plattform konsistent gespeicherten Daten eine wichtige Rolle, bilden diese doch die Basis für strategische Erkenntnisse und Entscheidungen. Strategische Personalarbeit wird so zur Normalität.

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Eine Digitalisierungsstrategie orientiert sich immer an den übergeordneten Unternehmenszielen. Jeder Bereich einer Organisation kann außerdem seine spezifischen Ziele im Rahmen der Digitalisierungsstrategie haben.

Übergeordnete Ziele einer Digitalisierungsstrategie

• Herstellung und Garantie der IT-Security

• Position im Wettbewerb halten und ausbauen – etwa durch digitale Innovationen

• Aufbau neuer digitaler Geschäftsfelder – etwa durch den Aufbau einer digitalen Kundenbeziehung oder die Einführung einer unternehmensweiten Plattformlösung

• Steigerung der Wertschöpfung und Produktivität

• Steigerung der Gewinnmargen

Mögliche Bereichsziele einer Digitalisierungsstrategie (Beispiele)

• Optimierung der Kundenbeziehungen im Vertrieb durch den Aufbau einer digitalen Customer Journey

• Automatisierung der HR – durch Einführung einer ganzheitlichen HR-Plattform, über die die gesamte Employee Journey abgedeckt wird

• Optimierung von internen Abläufen – etwa im Controlling, in der Buchhaltung oder der allgemeinen Verwaltung

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Nicht nur in der freien Wirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung ist die Digitalisierung das bestimmende Thema. Die Bundesregierung hat auf einer eigenen Website „digitalisierungsstrategie-deutschland“ ihre Digitalisierungsstrategie samt Zielen definiert, vom voll vernetzten Gesundheitssystem mit dem Herzstück der elektronischen Patientenakte und dem E-Rezept über den Aufbau eines Bildungs-Ökosystems, die Verbesserung der digitalen Kompetenzen in der Zivilgesellschaft bis zum Klimaschutz mit modernen Technologien und einer vereinfachten Verwaltung mit einer digitalen ID. Ein weiterer Schritt ist die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, um den Prozess der Krankmeldung zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Die großen gesellschaftlichen Fragen zur Arbeit der Zukunft und des zivilgesellschaftlichen Zusammenlebens stehen im Mittelpunkt der Digitalisierungsstrategie des Bundes. Hierbei geht es nicht wie bei Unternehmen um die Steigerung von Gewinn oder Umsatz, sondern vor allem um eine Erhöhung der Effizienz durch moderne Technologien. Es stellt sich die Frage, wie neue Technologien zur gesellschaftlichen Entwicklung beitragen können. Außerdem dürfen durch Digitalisierungsstrategien keine Menschen von der Teilhabe an der Gesellschaft ausgeschlossen werden. Denn: „Ziel ist es, die Lebensqualität für alle Menschen in Deutschland weiter zu steigern, die wirtschaftlichen und ökologischen Potenziale zu entfalten und den sozialen Zusammenhalt zu sichern.“

Für das Gesundheitswesen gibt es eine eigene Digitalisierungsstrategie, mit der vor allem die gesundheitliche Versorgung der Bürger:innen verbessert werden soll, Strukturen für ein modernes Gesundheitswesen geschaffen und eine datenbasierte Medizin ermöglicht werden soll. Abläufe sollen für Patient:innen, Ärzte und Ärztinnen erleichtert werden – von der elektronischen Patientenakte und das E-Rezept sowie digitale Gesundheitsanwendungen und digitale Pflegeanwendungen. Dafür wurden diverse Gesetzespakete verabschiedet.

Auch in Krankenhäusern spielt die Digitalisierung eine immer größere Rolle. Nur mit permanent aktuellen und verfügbaren Patientendaten sowie mit funktionierenden medizinischen Geräten können Behandlungen erfolgreich sein – im Notfall entscheiden sie über Leben und Tod. Dass hierbei ganzheitlich gedacht werden muss, belegt das Whitepaper „Digitalisierung, aber sicher!“. „Digitalisierung kann nur gelingen, wenn ein Krankenhaus ein stimmiges Gesamtkonzept hat. Das gilt ebenso für die IT-Sicherheit: Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat am Ende einen schlechten digitalen Prozess“, erläutert Jörg Asma, Leiter Digital Healthcare PwC Deutschland.

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