Eat-the-Frog-Methode: effizientes Zeitmanagement

Forscher:innen der Mainzer Universitätsmedizin haben in einer 2016 publizierten Studie ermittelt, dass Prokrastination vermehrt mit Stress, Depression und Erschöpfung einhergeht. Die Befragung von über 2.500 deutschen Teilnehmer:innen ergab darüber hinaus, dass sich bei Menschen mit ausgeprägtem Aufschiebeverhalten eine verminderte Lebenszufriedenheit einstellt.

Die Eat-the-Frog-Methode dient dazu, einer derartigen Verhaltensweise und den daraus resultierenden Folgen entgegenzuwirken. „Eat the Frog“ bzw. „Eat That Frog“ ist die Bezeichnung für eine Zeitmanagement-Methode, die vom kanadisch-amerikanischen Sachbuchautor Brian Tracy erarbeitet wurde. Das im gleichnamigen Bestseller beschriebene Konzept soll wiederum auf ein Zitat des Schriftstellers Mark Twain zurückgehen: 

„Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, dies gleich morgens zu tun. Und wenn es Ihr Job ist, zwei Frösche zu essen, essen Sie am besten zuerst den größten.“

Der Gedanke hinter dieser Analogie besteht demnach darin, die schwierigste, unangenehmste bzw. zeitaufwendigste Aufgabe eines Tages zuallererst anzugehen. Ist sie erst einmal bewältigt, ermöglicht dies, sich den verbleibenden To-dos mit weniger Stress und Zeitdruck zu widmen. 

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„Die Kröte (zu) schlucken“ – anstatt die unangenehme oder schwierige Aufgabenstellung vor sich herzuschieben –, ist, intuitiv betrachtet, ein ebenso simpler wie rationaler Ansatz. Die Einfachheit des Eat-the-Frog-Prinzips tut seiner Wirksamkeit jedoch keinen Abbruch. Zu den Vorteilen der Methode zählen:

• Motivationsschub: Eine anspruchsvolle Aufgabe gleich zu Beginn des Arbeitstages bewältigt zu haben, erzeugt ein positives Gefühl. 

• Stressreduktion: Ist eine Mammutaufgabe erst einmal erledigt, wirkt sich dies positiv auf den gefühlten Zeitdruck und auf die als übermäßig hoch empfundene Arbeitsbelastung aus.

• Erhöhte Produktivität: Nach der Eat-the-Frog-Methode arbeitende Mitarbeiter:innen erhöhen die eigene Arbeitseffizienz sowie die des ganzen Teams. Denn: Mehrfach aufgeschobene bzw. unerledigte Tätigkeiten beeinträchtigen den Fortschritt von Folgeaufgaben oder ganzen Projekten. 

Den offensichtlichen positiven Auswirkungen der Eat-the-Frog-Methode sind jedoch auch Grenzen gesetzt, was ihre Umsetzbarkeit betrifft.

• Überwindung nötig: Prokrastination ist eine mächtige Gewohnheit – besonders, wenn sie sich über lange Zeit festgesetzt hat. Einen Frosch im übertragenen Sinn zu essen, erfordert Willensstärke und Selbstdisziplin. 

• Keine Allrounder-Methode: Auch eine konsequent angewandte Eat-the-Frog-Technik macht vermutlich niemanden zum Zeitmanagement-Champion. Den größten Produktivitätsboost erzielt man durch die Kombination mehrerer Techniken. Auch hilft die Methode wenig, wenn die To-do-Liste aus vielen gleichrangigen Aufgaben besteht.

Projektmanagement-Methoden: Dieser Mix schafft einen echten Produktivitätsboost. 

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Mitarbeiter:innen werden regelmäßig – oder zumindest von Zeit zu Zeit – mit unliebsamen Aufgaben konfrontiert. Handelt es sich dabei zusätzlich um Angelegenheiten, die keiner allzu großen Dringlichkeit unterliegen, ist die Gefahr groß, dass die Bearbeitung aufgeschoben wird. Besonders problematisch wird es, wenn der Gedanke an die unerledigte Sache weiterhin im Kopf herumschwirrt und in Stress und Demotivation resultiert. In der Folge wird auch die Erledigung anderer Aufgaben beeinträchtigt. 

Sind unliebsame Aufgaben in der Praxis weder delegierbar noch eliminierbar, bleibt demnach kein anderer Ausweg, als „den Frosch zu schlucken“. Einige Beispiele für solche „Frösche” im Arbeitsalltag sind:

• Führen eines unangenehmen Personalgesprächs: Negatives Feedback muss einem Teammitglied persönlich mitgeteilt werden.

• Einarbeitung in eine neuartige Software: Das komplexe Tool löst ein bestehendes Programm ab und soll künftig von allen Mitarbeiter:innen genutzt werden.

• Reporting auf Grundlage unbefriedigender Ergebnisse: Die unerwartet negativen Quartalszahlen müssen in einen Bericht einfließen und der Geschäftsführung präsentiert werden.

• Stapel von zu bearbeitenden Formblättern: Dutzende Antragsformulare sind zwecks Einhaltung von Vorschriften zu kontrollieren und zu unterzeichnen.

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Das ebenso einprägsame wie leicht verständliche Eat-the-Frog-Prinzip lässt sich genauso einfach und unkompliziert in fast jeden Arbeitsalltag integrieren. Die Umsetzung ist im Grunde von jetzt auf gleich möglich. Für die praktische Vorgehensweise empfiehlt sich folgender Ablauf in drei Schritten:

1. Zielsetzung: Die Grundlage für effektives Arbeiten bilden stets konkrete Ziele. Erst durch diese wird klar, warum sich auch herausfordernde Betätigungen lohnen.

2. Den „Frosch“ identifizieren bzw. definieren: Manche „Frösche“ sind gut getarnt und im Vorfeld schwer zu erkennen. Beim Blick auf die To-do-Liste für den nächsten Tag hilft die Frage: „Welche Aufgabe würde ich am liebsten auf übermorgen verschieben?“ 

3. Eat the Frog: Oft ist ein „Frosch“ leichter verdaulich, wenn man ihn in mehrere Happen zerlegt. Alternativ kann auch die 5-Minuten-Regel eine Hilfe sein: Indem man sich vornimmt, zunächst lediglich fünf Minuten für eine Aufgabe aufzuwenden, fällt der Einstieg leichter und alles Weitere ergibt sich.

Tipp: Vor dem Hintergrund von besonders großen Fröschen oder weniger routinierten Zeitmanager:innen kann eine in Aussicht gestellte Belohnung – wie beispielsweise eine Kaffeepause – für einen Motivationsschub sorgen. Wendet man die Eat-the-Frog-Methode regelmäßig an, kostet sie mit der Zeit immer weniger mentale Überwindung. 

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Dank der Fülle an verfügbaren Zeitmanagement-Techniken haben diese bereits vielerorts Einzug in die Unternehmenspraxis gefunden. Während einige die Definition von Zielen in den Fokus nehmen, widmen sich andere der Priorisierung oder Verteilung von Aufgaben. Dass man die Eat-the-Frog-Methode sinnvoll mit anderen Konzepten kombinieren kann, zeigt ein Blick auf folgende Beispiele: 

• ALPEN-Methode: Idealerweise am Ende eines jeden Arbeitstages gilt es, den jeweils nächsten Tag nach diesem Prinzip zu planen: Anstehende Aufgaben mit geschätzter Länge und Pufferzeiten, Entscheidung über Prioritäten und Nachkontrolle des vergangenen Arbeitstages. Buchstabe E ist zukünftig doppelt belegt. Zur „Entscheidung über Prioritäten“ kommt „Eat the Frog“ hinzu.

• Eisenhower-Prinzip: Zur leichteren Priorisierung von Aufgaben werden diese in eine Matrix aus vier Quadraten verteilt: 1. dringend und wichtig, 2. wichtig, 3. dringend und 4. weder dringend noch wichtig. Ein typischer „Frosch“ ist meist wichtig und wird früher oder später zusätzlich dringend, wenn er zu lange aufgeschoben wird. Deshalb sollte er in der Eisenhower-Matrix besonders hervorgehoben werden.

• Time Blocking: Im Terminkalender setzt man ein spezifisches Zeitfenster, innerhalb dessen man sich einer bestimmten Aufgabe widmet. Dieses kann etwa für den täglichen „Frosch“ reserviert werden, während der restliche Tag weniger restriktiv geplant wird.

• Die Pomodoro-Technik: Ununterbrochenes Arbeiten zieht die Konzentrationsfähigkeit in Mitleidenschaft. Die Unterteilung in 25-minütige Zeithappen mit 5-minütiger Pause macht das Arbeiten à la „Eat the Frog“ leichter verdaulich.

Der Unternehmensalltag hält regelmäßig neue Herausforderungen bereit – sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende. Um diesen souverän zu begegnen, erweisen sich Zeitmanagement-Techniken wie die Eat-the-Frog-Methode als wirkungsvolle Werkzeuge. 

Mitarbeiterschulungen dienen dazu, den routinemäßigen Einsatz von Zeitmanagement-Techniken zu fördern. Mit der Software von Personio überwachen Sie Schulungen zentral – und noch dazu zeitsparend. Dem Performance-Management-Tool entnehmen Sie darüber hinaus, inwieweit Weiterbildungsmaßnahmen positive Auswirkungen nach sich ziehen. Erfahren Sie mehr in einem unverbindlichen Erstgespräch!

Die Eat-the-Frog-Methode stellt eine Zeitmanagement-Methode dar, mit deren Hilfe man der Prokrastination wichtiger Aufgaben entgegenwirkt. Das Prinzip hinter „Eat the Frog“ besteht darin, die herausforderndste oder unangenehmste Aufgabe eines Arbeitstages als Erstes abzuarbeiten, bevor man sich anschließend den restlichen To-dos widmet.

Tools zur Zeiterfassung und -planung erweisen sich für die Anwendung des Eat-the-Frog-Prinzips als hilfreich. Denn: Software zur Zeiterfassung erleichtert es, wiederkehrende und zeitraubende „Frösche“ zu identifizieren. Zum Aufteilen und Delegieren von (Teil-)Aufgaben in leicht verdauliche Happen bietet es sich zudem an, eine Projektmanagement-Software zu integrieren.

Zeitmanagement-Schulungen helfen dabei, Mitarbeiter:innen mit praktischen Zeitmanagement-Methoden vertraut zu machen. Werden im Unternehmen bereits andere Zeitmanagement-Techniken angewendet, lässt sich das Eat-the-Frog-Prinzip mitunter leicht in bestehende Konzepte integrieren.