Effizientes Arbeiten: Die 7 besten Tipps

Effizientes Arbeiten bedeutet, ein definiertes unternehmerisches Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen, wobei Aufwand hier u.a. wirtschaftliche Komponenten wie Zeit, (personelle) Ressourcen und Kosten meint. Wenn Organisationen also ein effizientes Arbeiten anstreben, müssen sie dafür stets folgende Frage beantworten: Wie muss die Maßnahme oder die Methode aussehen bzw. gestaltet werden, damit das vorgegebene Ziel möglichst schnell/günstig/ressourcenschonend erreicht wird?

Wie geht man dabei vor? In einem ersten Schritt werden die relevanten Unternehmensziele definiert, die erreicht werden sollen. Anschließend werden – immer passend zu den individuellen Zielen– wirtschaftliche, ressourcenschonende, zeitsparende und damit sinnvolle effiziente Methoden und Vorgehensweisen identifiziert und festgelegt. Effizientes Arbeiten bedeutet also, das Ziel nicht um jeden Preis zu erreichen, sondern dabei möglichst wirtschaftlich, bedacht und sinnvoll vorzugehen.

Im Alltag und im Berufsleben werden die Begriffe Effizienz und Effektivität häufig synonym verwendet. Und dabei grundlegende Unterschiede verkannt. Denn beide Termini haben eine unterschiedliche Bedeutung. Laut Duden steht Effizienz für die Wirtschaftlichkeit, Effektivität aber für die Wirksamkeit angewandter Mittel. Menschen können also durchaus effektiv arbeiten, ohne dabei aber effizient zu sein. Schauen wir uns die Unterschiede genauer an.

Damit effizientes Arbeiten entstehen kann, muss man „die Dinge richtig tun“ (denn nur dann stimmt das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis). Damit effektives Arbeiten entstehen kann, muss man „die richtigen Dinge tun“. In Fragemerksätze umgewandelt sieht das so aus:

• Was muss ich tun? (Effektivität)

• Wie muss ich es tun? (Effizienz)

Effektiv gearbeitet wird dann, wenn Mitarbeitende mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln und Ressourcen das bestmögliche Ziel erreichen.

Effizient gearbeitet wird dann, wenn Mitarbeitende die gleichen ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln und Ressourcen so optimieren, dass sie das bestmögliche Ziel schneller und/oder ressourcenschonender und/oder günstiger erreichen. Zum Beispiel durch den Einsatz einer unternehmensweiten digitalen Plattform. Dazu später mehr.

Der Effektivitätsgrad bemisst sich demnach nach der bestmöglichen Zielerreichung, der Effizienzgrad nach der Wirtschaftlichkeit der dafür ergriffenen Maßnahmen, Wege oder Methoden.

Ein KMU möchte die Zufriedenheit seiner 40 Mitarbeitenden über eine Mitarbeiterbefragung messen. Dafür identifiziert HR zwei Optionen.

Option A: Mit allen 40 Mitarbeitenden werden separate 20 Minuten-Gespräche vereinbart, in denen HR face-to-face die Rückmeldungen aufnimmt und anschließend gesondert ausgewertet. 

Option B: Die Mitarbeitenden können über eine Online-Befragung ohne Begleitung durch HR selbst antworten. Die Ergebnisse fließen direkt in die genutzte HR-Plattform ein, HR erhält die Auswertung auf Mausklick. Dauer pro Befragung: ca. 15 Minuten.

HR erreicht das Ziel – die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen – auf beiden Wegen, damit sind beide Optionen effektiv. Option B ist allerdings die effizientere, da der zeitliche Aufwand für Mitarbeitende, vor allem aber für HR deutlich geringer ist. Ob Option B in diesem Fall auch die sinnvollere Variante zur Zielerreichung ist, hängt z.B. davon ab, welche Unternehmenskultur in der Organisation des KMU herrscht. Wenn persönliche Gespräche ein wichtiger Faktor im Umgang miteinander sind, kann Option A die passendere Wahl sein. Auch wenn sie ganz sicher nicht die effizientere ist.

Management-Ratgeber zum Thema effizientes Arbeiten gibt es wie Sand am Meer und das Web ist voll von Bessermacher-Tipps. Wir haben uns auf 7 Ratschläge beschränkt, damit Sie sich rasch und effizient wieder an die Arbeit machen können und nicht an unserem Text hängenbleiben …

Nutzen Sie eine ganzheitliche Software, die es Ihnen ermöglicht, manuelle Arbeitsschritte zunächst in digitale und dann weiter in automatisierte Prozesse umzuwandeln. So erhöhen beispielsweise HR-Prozesse das Tempo bei allen standardisierten Routine-Aufgaben in der Personalabteilung – vom Recruiting über das Onboarding bis zur Lohnabrechnung (engl.: Payroll). Die HR-Mitarbeitenden erhalten dadurch zeitliche Freiräume für strategisch wichtige Aufgaben und natürlich für die Unterstützung, Förderung und Bindung Ihrer Mitarbeitenden.

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Wenn Sie über Stunden hinweg immer nur die gleichen Aufgaben bearbeiten, verzieht sich ihre Motivation schneller, als sie glauben, ins stille Kämmerlein. Und Ihre Effizienz leidet. Bauen Sie deshalb Ihren Arbeitstag so um, dass Abwechslung herrscht. Setzen Sie deshalb nach einer weniger fordernden Aufgaben einen inhaltlichen Reiz, der Sie fordert.

Die erste Störung ist ein Anruf auf dem Smartphone, gefolgt vom Pling der nächsten eingegangenen Mail und dem Vibrieren einer neuen Slack-Nachricht. Diese permanenten externen Beeinflussungen über diverse Kanäle und Geräte behindern ein effizientes Arbeiten. Checken Sie diese Informationskanäle deshalb nur zu bestimmten Zeiten. Wenn Sie in einer ganzheitlichen Software arbeiten, wird idealerweise auch die Kommunikation über dieses Tool abgedeckt. Und Sie müssen nicht permanent zwischen verschiedenen Apps und Programmen springen. Wetten, dass Sie Ihre Effizienz steigern?

Wer die unangenehmen oder auch komplexen Aufgaben im Lauf des Tages immer weiter nach hinten verschiebt, arbeitet nicht effizient. Schlucken Sie also die dickste Kröte gleich zu Arbeitsbeginn (Eat-that-frog-Methode) und nehmen Sie sich danach – sukzessive abnehmend – die weniger schwierigen vor. Sonst steigt Ihre Frustration im Quadrat.

Wer sich den Arbeitstag von Anfang bis Ende mit Aufgaben vollstopft, arbeitet selten effizient. Wenn sich im Kalender ein Termin bzw. eine Aufgabe an die nächste reiht, setzen Sie sich selbst gewaltig unter Druck. Und wenn dann die Erinnerung für die kommende Aufgabe erscheint, Sie mit der vorangegangenen aber noch nicht fertig sind, potenziert sich dieser Druck. Und am Ende des Tages haben Sie nur einen Bruchteil der geplanten Aufgaben erledigt. 

Planen Sie deshalb unbedingt Pausen ein – das funktioniert ganz prima mit einer Zeitmanagement-App in Ihrer HR-Software, die einen Zeitplan mit verschiedenen Zeitblöcken erstellt. Nutzen Sie die kleinen Pausen dann zur körperlichen Aktivierung – Ihre Konzentrationsfähigkeit wird es Ihnen danken.

Das mag auf den ersten Blick merkwürdig klingen, wollen Sie beim effizienten Arbeiten doch das bestmögliche Ergebnis mit dem geringsten Aufwand erzielen. Doch Perfektionismus ist ein Effizienzkiller, weil Sie immer wieder überlegen, was nun der beste Weg zum Ziel ist, weil Sie Wege beginnen und sie wieder verwerfen – aus Angst, einen Fehler zu machen. Bei aller Liebe zum perfekten Arbeiten, fragen Sie sich, ob der Aufwand das Ergebnis immer rechtfertigt.

„Schaff’ ich heute nicht. Mach ich einfach morgen.“ Wenn diese Aussage aus dem Standardrepertoire für Ausreden zu Ihren Lieblingssätzen zählt, sollten Sie hellhörig werden. Es könnte sein, dass Sie zur sogenannten Aufschieberitis neigen, in der Fachsprache Prokrastination. 

Der Weg aus dem Teufelskreislauf des Nicht-Anfang-Wollens führt über Ihre Persönlichkeit. Hinterfragen Sie sich selbst und verstehen Sie das „Warum ist das so?“. Entwickeln Sie Strategien und wenden Sie diese an. Und wenn all dies noch nicht hilft, legen Sie einen regelmäßigen Aktions-Tag ein, an dem Sie sich ausschließlich unerledigten Aufgaben widmen. Und streichen Sie jede Aufgabe nach Vollzug einfach genussvoll von Ihrer Liste durch. Ein gutes Gefühl.

Der wohl wichtigste Rat in Sachen Effizienzsteigerung ist so simpel, dass man ihn sich kaum auszusprechen traut: Finden Sie Ihren eigenen Weg, lassen Sie sich nicht von hip und cool klingenden Management-Methoden einlullen oder verschwenden Sie zu viel Zeit mit dem Lesen letztlich fragwürdiger Ratgeber.

Am Ende des Tages läuft es beim effizienten Arbeiten auf einen einfachen Dreisatz hinaus:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick, definieren Sie das Ziel

• Legen Sie die passenden Maßnahmen fest und planen Sie die damit verbundenen Aufgaben

• Priorisieren Sie die Aufgaben und packen Sie sie in realistische Arbeitspakete

Geben Sie Ihrer eigenen Methode gerne einen passenden Namen, wenn Sie das motiviert. Ansonsten: Legen Sie einfach los!

Die Digitalisierung ist ein wunderbarer Effizienzbooster! Und das gilt für zahlreiche Branchen und viele Fachbereiche, natürlich auch für HR. Denn sobald die HR-Prozesse einmal sauber aufgesetzt, optimiert und digitalisiert sind, spielt die digitale Welt ihre vollen Stärken aus: Prozesse können dann auch noch automatisiert werden – und sind damit höchst effizient. Aus Prozessen werden Workflows, die die einzelnen Prozessschritte und damit verbundenen Arbeitspakete automatisch anstoßen.

Im HR steigern digitale und automatisierte Prozesse nicht nur die Produktivität, sondern auch die Effizienz einzelner Mitarbeitender wie auch ganzer Teams in einem hohen Maße. Weil lästige Routineaufgaben über Prozesse und Workflows abgedeckt werden und die Mitarbeitenden wieder mehr Zeit für strategische Aufgaben bekommen. Weil durch die automatisch angestoßenen Prozessschritte keine Zeit mehr verloren und keine zu erledigenden Aufgaben untergehen.

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Auch wenn es auf den ersten Blick merkwürdig klingen mag. Vor allem Teams mit sehr unterschiedlichen Teammitgliedern sind prädestiniert für effizientes Arbeiten. Warum das so ist? Unterschiedliche Menschen bringen unterschiedliche Vorlieben, Denkstrukturen und Perspektiven mit. Das erleichtert es einem diversen Team, die verschiedenen Aufgaben perfekt auf die jeweils zum Charakter der Aufgabe passende Person zu verteilen – die diese Person dann effizient bearbeiten kann.

Damit diese – zugegebenermaßen idealtypische – Situation funktionieren kann, müssen die einzelnen Teammitglieder ihre eigenen Stärken kennen und sich ihrer eigenen Denkstrukturen (Analytiker, Aktionist, Konfliktlöser, Innovator etc.) bewusst sein. Wenn möglichst unterschiedliche Denkstrukturen in einem Team vertreten sind, lässt sich eine Vielzahl von Aufgaben effizient abarbeiten.

Damit effizientes Arbeiten möglich wird, müssen alle Teammitglieder Verständnis für die Sicht und Individualität der anderen entwickeln. Mit Toleranz und gegenseitiger Wertschätzung kommt man weit voran. Wenn ein Team nur aus Analytikern oder Kritikern besteht, wird effizientes Arbeiten zum Glücksfall. Wenn ein Team nur aus Aktionisten besteht, ist das effiziente Arbeiten ebenfalls kaum möglich – man würde alle verfügbaren Lösungsoptionen direkt ausprobieren. Und vielleicht erst dann feststellen, dass der Weg sinnlos ist. Wenn aber Menschen mit unterschiedlichen Denkstrukturen ein Team bilden, kann etwas Großes entstehen: weil jeder seine Stärken einbringt und damit effizientes Arbeiten zur Normalität werden kann.

Auch im Team und über Teamgrenzen hinweg hilft neben einem gemeinsamen Verständnis von Effizienz vor allem die digitale Transformation, um noch effizienter arbeiten zu können. Wie bereits erwähnt, lassen sich über ganzheitliche HR-Plattformen sämtliche Teams und Applikationen nahtlos miteinander verbinden. Über ein differenziertes Rollen- und Rechtesystem erhalten Mitarbeitende und Führungskräfte auch über Abteilungsgrenzen hinweg, die Möglichkeit, die für sie wichtigen Daten und Informationen direkt in der Plattform abzurufen und zu nutzen. Ohne, dass eine Mail geschrieben oder ein Anruf dafür nötig wären. Die teamübergreifende Arbeit in nur einem Tool spart Zeit und vermeidet kostenträchtige Verzögerungen. Die Effizienz des gesamten Teams wird damit gesteigert.  

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