Einsicht in die Personalakte: Das müssen Personaler wissen

Das Personaldossier ist vertraulich und muss intern geschützt werden. Deshalb darf der/die Arbeitgeber:in gemäss Artikel 328b OR nur Daten bearbeiten, die für die Eignung der Arbeitnehmenden für das Arbeitsverhältnis relevant sind oder zur Durchführung des Vertrags notwendig sind. Der/die Arbeitgeber:in ist dafür verantwortlich, die Vertraulichkeit im Unternehmen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen wie direkte Vorgesetzte und das Personalwesen Zugang zum Personaldossier haben.

Sowohl das Obligationenrecht (Artikel 328b OR) als auch das Datenschutzgesetz (Artikel 7, 8 und 9 DSG) geben konkrete rechtliche Leitplanken rund um die Einsicht in die Personalakte.

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Das Recht auf Einsicht ins Personaldossier haben in der Regel die Personalabteilung, die Geschäftsleitung und der oder die unmittelbare Vorgesetzte.

Arbeitnehmende haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob über sie Daten verarbeitet werden.

Arbeitgeber müssen Daten nur auf Anfrage herausgeben und haben keine regelmässige Informationspflicht. Schriftliche Anfragen sind üblich, aber nicht zwingend.

Um das Personaldossier einzusehen, bedarf es keines speziellen Interesses oder einer Begründung.

Der/die Arbeitgeber:in muss der Anfrage auf Einblick in das Personaldossier innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Falls der Arbeitgeber dieser Frist nicht nachkommt, kann die Herausgabe gerichtlich erzwungen werden.

Arbeitnehmende haben das Recht auf eine vollständige Kopie des Dossiers aber grundsätzlich kein Recht auf physische Einsichtnahme. Anfragen um Einsicht werden normalerweise schriftlich beantwortet, zum Beispiel mit Fotokopien oder Ausdrucken.

Bei fehlerhaften oder unrechtmässigen Daten im Personaldossier können Arbeitnehmende eine Berichtigung oder Löschung verlangen. Werturteile wie Verwarnungen sind davon ausgenommen, aber eine Stellungnahme kann abgegeben werden.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalien, Arbeitsvertrag, Funktions- und Stellenbeschrieb, Pflichtenheft, Mitarbeiterbeurteilungen der letzten 3-5 Jahre, Weiterbildungsvereinbarungen, Massnahmenpläne, Verwarnungen & Verweise, Kündigung und Lohndaten müssen aktuell 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, Ferienbezüge, Arbeitszeiterfassung und Versicherungsdaten 5 Jahre.

Personenbezogene Daten im Personaldossier sind durch den Artikel 7 DSG besonders geschützt. Hier die wichtigsten Punkte:

• Alle enthaltenen Daten müssen arbeitsbezogen sein.

• Die Datenbearbeitung muss nach Treu und Glauben erfolgen.

• Der Inhalt des Dossiers muss dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit entsprechen. Nicht verhältnismässig ist beispielsweise das Sammeln von sensiblen persönlichen Daten, die nicht relevant für die Leistungsbewertung und die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters sind.

• Nicht mehr benötigte Daten müssen gelöscht werden.

• Heimliche Datensammlungen sind untersagt.

• Sie können Fehler korrigieren lassen, jedoch keine Werturteile ändern.

• Ein Anspruch auf eine vollständige Kopie des Dossiers besteht.

Der/die Arbeitgeber:in ist zudem verpflichtet, die Personalakte vor unberechtigtem Zugriff zu schützen beispielsweise durch abschliessbare Aktenschränke oder sichere EDV-Systeme.

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmenden kann in folgenden Ausnahmefällen eingeschränkt oder verweigert werden:

• Wenn die erhaltenen Informationen für Datenschutzverletzungen verwendet werden. Zum Beispiel um Kosten zu sparen, das arbeitgebende Unternehmen zu schikanieren oder als künftige Gegenpartei im Prozess Beweise zu beschaffen, die der oder die Arbeitnehmende anderweitig nicht bekommen könnte.

• Wenn dies im „überwiegenden Interesse“ Dritter erforderlich ist. Zum Beispiel kann die Offenlegung bestimmter Informationen im Personaldossier einer arbeitnehmenden Person die Geschäftsgeheimnisse eines anderen Unternehmens gefährden. Oder ein/e Mitarbeiter:in hat interne Informationen über potenzielle Sicherheitslücken oder sensible Geschäftsstrategien des Unternehmens, deren Preisgabe den Wettbewerbsvorteil schmälert. In einem solchen Fall könnten die “überwiegenden Interessen” des arbeitgebenden Unternehmens darin bestehen, die Vertraulichkeit dieser Informationen zu wahren, um die Integrität und den Erfolg des Unternehmens zu schützen.

• Wenn es im überwiegenden öffentlichen Interesse eines Bundesorganes liegt, insbesondere der Sicherheit der Eidgenossenschaft, oder wenn die Auskunft eine Strafuntersuchung oder ein anderes Verfahren beeinträchtigen würde.

• Wenn die eigenen überwiegenden Interessen eines privaten Datensammlers dies erfordern und er die Daten nicht an Dritte weitergibt.

Viele der genannten Situationen sind jedoch im Arbeitsrecht selten und wenn sie auftreten, betreffen sie in der Regel nicht das gesamte Personaldossier, sondern möglicherweise nur einige Dokumente daraus.

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmenden kann nur in Ausnahmefällen verzögert werden, wenn ein Arbeitgeber nicht in der Lage ist, innerhalb von 30 Tagen nach Auskunftsersuchen zu antworten. In diesem Fall muss er der/die Arbeitnehmende darüber informieren und ihr mitteilen, bis wann die Auskunft erteilt wird. Der Arbeitgeber hat das Recht, die Frist für die Auskunftserteilung einseitig zu verlängern. Diese Verlängerung muss jedoch gut begründet sein und darf nicht unnötig hinausgezögert werden.

Wenn der/die Arbeitgeber:in ein Gesuch um Einsicht in das Personaldossier ablehnt, kann der/die betroffene Arbeitnehmer:in sein Auskunftsrecht durch eine zivilrechtliche Klage durchsetzen. Diese Klage erfolgt im Rahmen eines vereinfachten Verfahrens. Das vereinfachte Verfahren ist in der Regel rechtlich und faktisch weniger komplex, denn die rechtlichen sind Rahmenbedingungen klar definiert und bieten für den/die Arbeitnehmer:in ein geringeres Kostenrisiko und eine schnellere Entscheidungsfindung. Trotzdem bleibt es oft herausfordernd, Fälle von falscher oder unvollständiger Auskunftserteilung durch den/die Arbeitgeber:in nachzuweisen. Ein Schlichtungsverfahren ist die Voraussetzung.

Das Personaldossier muss datenschutzrechtliche Richtlinien einhalten, welche wiederum stark durch den Gesetzgeber reglementiert sind. Es ist daher enorm sinnvoll, eine digitale Personalakte mit Hilfe einer Softwarelösung zu erstellen. So können Rechtsverstösse verhindert und Vertraulichkeit gewährleistet werden.

Das Recht auf Einsicht ins Personaldossier haben in der Regel die Personalabteilung, die Geschäftsleitung und die unmittelbare vorgesetzte Person.

Um Einsicht in Ihre Personalakte zu erhalten, müssen Arbeitnehmende einen schriftlichen Antrag bei dem/der Arbeitgeber:in stellen. Dieser ist verpflichtet, innerhalb von 30 Tagen Zugang zu gewähren.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalien, Arbeitsvertrag, Funktions- und Stellenbeschrieb, Pflichtenheft, Mitarbeiterbeurteilungen der letzten 3-5 Jahre, Weiterbildungsvereinbarungen, Massnahmenpläne, Verwarnungen & Verweise, Kündigung und Lohndaten müssen aktuell 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, Ferienbezüge, Arbeitszeiterfassung und Versicherungsdaten müssen 5 Jahre aufbewahrt werden.