Das Eisenhower-Prinzip: Definition mit Beispiel und Vorlage

Mit dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Es entstehen vier Kategorien: Erledigen(do), Terminieren(decide), Delegieren(delegate) und Entfernen (delete). Dadurch liegt der Fokus auf den wichtigsten To-dos. Der Begriff  Eisenhower-Prinzip bezieht sich auf den ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower. Er soll die Methode zwar selbst nicht praktiziert oder gelehrt haben, doch legte er 1954 den Grundstein, indem er in einer Rede einen früheren Hochschulpräsidenten zitierte: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent“ („Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend“).

Bei der Eisenhower-Methode kategorisieren Sie zunächst Ihre To-dos. Für die Erledigung der Aufgaben gibt es für jede Kategorie eine feste Vorgehensweise.

Zuerst erstellen Sie – digital oder analog – vier Quadrate. Jedes dieser Quadrate repräsentiert eine Kategorie (Erledigen, Terminieren, Delegieren und Entsorgen). Ordnen Sie nun Ihre Aufgaben den entsprechenden Kategorien zu.

Diese Kategorie hat höchste Priorität, darum sollten Sie diese zuerst bearbeiten. Erledigen Sie Aufgaben der Kategorie 1 zu der Tageszeit, zu der Sie sich am besten konzentrieren können.

Alle Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, landen in der Kategorie 2. Diese Aufgaben erfordern keinen sofortigen Handlungsbedarf und sind häufig langfristig ausgelegt. Ein gutes Indiz dafür, dass Ihre Aufgabe in diese Kategorie gehört, ist das Bejahen folgender Fragen:

• Ist der Abschluss dieser Aufgabe für die Erreichung des Ziels notwendig?

• Ist eine andere Person auf die Erledigung dieser Aufgabe angewiesen?

Sie können jeden Tag oder jede Woche ein Zeitfenster in Ihrem Kalender für Aufgaben der Kategorie 2 einplanen, damit Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Durch zu langes Aufschieben besteht die Gefahr, dass Aufgaben der Kategorie 2 in die Kategorie 1 rutschen – auf diesen Stress möchten Sie sicherlich gerne verzichten.

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Wenn Sie eine kurzfristige Deadline einhalten müssen, handelt es sich um eine dringende Aufgabe. Ist die Aufgabe aber nicht wichtig, fällt sie in Kategorie 3. Es kann schwierig sein, an diesem Punkt zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden, denn was dringend ist, wirkt oft automatisch wichtig. Fragen Sie sich deshalb:

• Ist die Aufgabe für Sie persönlich wichtig?

• Kann die Aufgabe nur von Ihnen erledigt werden?

Können Sie beide Fragen bejahen? Dann handelt es sich in der Tat um eine Aufgabe der Kategorie 1. Andernfalls können Sie dringende Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuteilen.

Hierzu gehören alle Aufgaben, die keine wesentlich positiven oder negativen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Das Eisenhower-Prinzip besagt, dass Sie die Kategorie 4 – unwichtige und nicht dringende Aufgaben – direkt von Ihrer To-do-Liste löschen sollten. 

Nehmen wir an, Sie möchten mit Ihrem HR-Team ein Karriere-Event planen, um studentische Fachkräfte zu gewinnen. Sie entscheiden sich dafür, das Eisenhower-Prinzip anzuwenden und listen zunächst alle To-dos auf:

• Zeitraum/Datum festlegen

• Motto festlegen

• Karrieremesse bestimmen

• Veranstalter kontaktieren

• Werbematerial erstellen

• Teilnahme bekannt geben/bewerben

• Werbegeschenke festlegen

• Messestand bestimmen

• Team-Meeting bezüglich des Messestandpersonals ansetzen

Nun können Sie die einzelnen Punkte nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren. Das könnte so aussehen:

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Wie jede andere Zeitmanagement-Methode hat auch die Eisenhower-Methode Stärken und Schwächen. Ob es die richtige Methode für Sie ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab.

Einige Gründe sprechen für den Einsatz des Eisenhower-Prinzips am Arbeitsplatz. Schließlich ist es einfach aufgebaut und bietet daher einige Vorteile für Mitarbeitende:

• Einfachheit: einfach zu verstehen

• Fokus setzen: Loslösen vom Diktat des Dringenden

• Klarheit: klare Anweisungen zur Aufgabenerledigung für jede Kategorie

• Entlastung: Löschung irrelevanter Aufgaben (unnötige Zeitfresser)

• Medium-Unabhängigkeit: digital und analog möglich

Dennoch ist das Eisenhower-Prinzip sehr theoretisch, wodurch es in der Praxis einige Herausforderungen für Mitarbeitende mit sich bringt:

• Unklarheit: teils schwierige Einteilung (z. B. durch schwammige Definitionen und unterschiedliche Prioritätensetzung)

• Realitätsferne: keine Berücksichtigung von Faktoren wie Arbeitsumgebung und Menschen

• bedingte Eignung für Nicht-Führungskräfte: Delegation ist nicht für jeden möglich

Verwenden Sie gerne unsere kostenlose Eisenhower-Prinzip-Vorlage für Ihr Zeitmanagement:

Falls Sie noch nicht ganz von der Eisenhower-Matrix überzeugt sind, sollten Sie sich unbedingt ein paar Alternativen anschauen. Drei empfehlenswerte Zeitmanagement-Methoden sind die Pomodoro-Technik, Getting Things Done (GTD) und die ABC-Methode. Mithilfe von Zeitmanagement-Methoden können wichtige Soft Skills trainiert werden.

Bei der Pomodoro-Technik zerteilen Sie Ihre Arbeitsschritte wie eine Pizza in gleich große Stücke. Diese Zeitmanagement-Methode sieht eine fünfminütige Pause nach jedem 25-minütigen Arbeitsschritt vor.

Bei der Zeitmanagement-Methode Getting Things Done halten Sie sowohl Ihre beruflichen als auch privaten Aufgaben in einer Liste fest. Dann werden diese Aufgaben in fünf Schritten intelligent verwaltet und abgearbeitet: Sammeln, Bearbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Ziel des Konzepts ist es, das Kurzzeitgedächtnis regelmäßig zu leeren, um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern.

Bei der ABC-Methode evaluieren Sie ganz genau, wie wichtig eine Aufgabe für Ihr Ziel ist und wie viel Zeit Sie in verschiedene Aufgaben investieren möchten oder können. Die investierbare Zeit halten Sie in Stunden fest. Die Aufgaben kategorisieren Sie wie folgt:

• A: Unbedingt notwendig und sehr wichtig für die eigenen Ziele

• B: Relevant für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität

• C: Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen

Das Eisenhower-Prinzip hat wie jede andere Zeitmanagement-Methode seine Stärken und Schwächen. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, ein Tool hilft Ihnen durch die digitale Erfassung Ihrer To-dos. Per Drag-and-drop können Sie diese in eine gewünschte Kategorie – oder in den Papierkorb – verschieben. Außerdem können Sie Aufgaben digital terminieren, delegieren und ablegen. Insbesondere wenn (komplexe) Workflows und die Zusammenarbeit mit internen sowie externen Geschäftspartner:innen Ihren Arbeitsalltag bestimmen, sollten Sie nicht auf Tools wie die HR-Lösung von Personio verzichten.

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen beim Zeitmanagement durch die Kategorisierung Ihrer Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dadurch entstehen die Kategorien Erledigen(do), Terminieren(decide), Delegieren(delegate) und Entfernen(delete).

Das Eisenhower-Prinzip ist einfach aufgebaut und bietet daher einige Vorteile wie eine einfache Anwendung, klare Anweisungen und die Eliminierung irrelevanter Aufgaben. Dennoch ist es sehr theoretisch und zieht in der Praxis einige Herausforderungen mit sich wie die schwierige Einteilung und die fehlende Berücksichtigung wichtiger Faktoren.

Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind, erfordern keinen sofortigen Handlungsbedarf. Sie sollten regelmäßig (z. B. täglich oder wöchentlich) ein Zeitfenster dafür freihalten, denn durch ständiges Aufschieben rutschen die Aufgaben der Kategorie 2 in die Kategorie 1.