Elektronische Signatur: die 5 wichtigsten Fakten

Die elektronische Signatur beschreibt ein elektronisches Verfahren, das zum digitalen Unterzeichnen von Dokumenten verwendet wird. Sie ist für jeden Nutzer einzigartig und verifiziert die Identität des Unterschreibenden. Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Kommission definiert folgende Formen der elektronischen Unterschrift:

• elektronische Signatur

• fortgeschrittene elektronische Signatur

• qualifizierte elektronische Signatur

Die sicherste Form bildet dabei die qualifizierte elektronische Signatur, die der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt ist.

Da der Geschäftsverkehr in den letzten Jahren immer digitaler wurde, steigt die Bedeutung der E-Signatur kontinuierlich – nicht zuletzt, weil die elektronische Signatur eine ganze Reihe an Wettbewerbsvorteilen mit sich bringt. Sie erleichtert die Arbeit in verwaltungsintensiven Jobs, sorgt für effizientere Prozesse und leistet, zumal das Drucken auf Papier entfällt, zugleich ihren Beitrag in Umweltfragen.

Wie man die E-Signatur rechtssicher einsetzt

In diesem Webinar, das wir für Sie aufgezeichnet haben, erklärt Rechtsanwalt Dr. Paul Brummer, wann Sie welche Art der E-Signatur einsetzen können.

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Die elektronische Signatur ist vergleichbar mit einem Siegel. Man erstellt sie mithilfe eines geheimen, einzigartigen "Signaturschlüssels”. Ein Algorithmus codiert dann die Daten und versieht diese zusätzlich mit einem Zeitstempel. Wird das Dokument im Anschluss verändert, verliert die E-Signatur ihre Gültigkeit. Mit einem öffentlichen Schlüssel lässt sich die Signatur gegenprüfen.

Es gibt viele unterschiedliche Arten, Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen. Wenn Sie einen USB-Stick dafür nutzen, kaufen Sie einen Signaturschlüssel, den Sie physisch bei einem Händler hinterlegen. Dort lassen Sie sich auch persönlich authentifizieren – wie beim PostIdent-Verfahren. Anschließend installieren Sie die notwendige Software auf Ihrem PC, um den Signaturschlüssel zu nutzen.

Auch spezielle Tablets, auf denen sie per Hand signieren können und wo die unverkennbaren, persönlichen Eigenheiten Ihres Schreibstils erfasst werden, werden gelegentlich für das digitale Unterschreiben eingesetzt.

Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen bekommen Sie über einen vertrauenswürdigen und zertifizierten Anbieter. Auch cloudbasierte Softwares können Sie nutzen. Hier müssen Sie das zu unterschreibende Dokument in der Regel nur noch hochladen, auf “signieren” klicken – fertig.

Übrigens: Bei Personio können Sie Verträge und Co. direkt im Tool erstellen und sofort signieren. Der gesamte Prozess läuft somit papierlos ab.

“Digitale Unterschrift“ und „elektronische Signatur“ sind zwei paar Stiefel, obgleich sie oft synonym verwendet werden. Während man unter der digitalen Unterschrift das kryptographische Verfahren zum Verschlüsseln von Unterschriften versteht, ist die “elektronische Signatur” vorrangig ein rechtlicher Begriff, der in der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-VO) europaweit geregelt ist.

Unter den Terminus “elektronische Signatur” fallen verschiedene Typen von elektronischen Unterschriften. Dazu gehört auch die digitale Signatur, die eine bestimmte Implementierungsform der elektronischen Unterschrift ist.

Hier lesen Sie alles zum Thema “digitale Unterschrift”.

“Die qualifizierte elektronische Signatur ist laut Gesetz der klassischen, handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.”, erklärt der Rechtsanwalt Paul Brummer von der Kanzlei Pusch & Wahlig Workplace Law. Sie beweist die Identität des Unterschreibenden, sofern die Signatur über einen vertrauenswürdigen, zertifizierten Dienstleister erstellt wird.

“Grundsätzlich genügt beim Vertragsschluss eine normale elektronische Signatur. Unzureichend ist sie nur dann, wenn ihre Nutzung im Gesetz eindeutig ausgeschlossen oder eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben ist”, so Brummer. “Das ist teilweise Im Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Dokumenten der Fall.”

Digitale Dokumente in Nu unterzeichnen

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Elektronisch unterschreiben mit Personio

Laut Arbeitsrecht erfordern einige Unterlagen eine handschriftliche Signatur. Doch wie sieht es rechtlich mit der Aufbewahrung von Dokumenten aus, die signiert in einer digitalen Personalakte aufbewahrt werden?

“Niemand ist arbeitsrechtlich verpflichtet, Dokumente in Originalform aufzubewahren, selbst wenn sie der gesetzlichen Schriftform unterliegen”, erklärt Rechtsanwalt Paul Brummer. Entscheidend für die Wirksamkeit des Vertrags sei, dass die Schriftform bei Vertragsschluss vorhanden war. Wer seine Personalakte digitalisiert, kann die Originale also vernichten.

“Das einzige Risiko ergibt sich in einem Rechtsstreit”, führt Brummer aus. “Ein vernichteter Originalvertrag kann nicht mehr als Beweismittel herangezogen werden. Ein Scan unterliegt er dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung, das Gericht kann frei darüber entscheiden, welche Beweiskraft es dem Scan zukommen lässt.”

Brummers Lösungsvorschläge:

• Unterschreiben Sie alle Verträge mit blauer Tinte – die farbliche Abhebung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Echtheit vor Gericht anerkannt wird.

• Bringen Sie beim Scannen einen Echtheitsvermerk an (Erklärung der scannenden oder einer neutralen Person über die Echtheit des Vertrags, inkl. Name, Position, Anschrift).

• Weisen Sie Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag darauf hin, dass sie ihren Originalvertrag nicht vernichten dürfen.

• Holen Sie eine gesonderte Erklärung des Arbeitnehmers ein, in der dieser bestätigt, dass der Vertrag im Original abgeschlossen wurde.