Empfehlungsschreiben: Aufbau, Tipps & Vorlagen

Ein Empfehlungsschreiben ist ein Schriftstück, in dem sich eine dritte Person – zumeist Vorgesetzte, Mentoren oder auch Kunden – positiv wertend über eine/n Arbeitnehmende:n äußert. Neben den fachlichen Kompetenzen und Leistungen liegt ein besonderer Schwerpunkt auf den Soft Skills und den persönlich-zwischenmenschlichen Aspekten.

Gut zu wissen: Beim Empfehlungsschreiben handelt es sich um eine freiwillige Leistung im Rahmen des Offboardings. Weder ist ein Unternehmen verpflichtet, scheidenden Mitarbeiter:innen ein solches auszustellen, noch gilt es bisher in Deutschland als unverzichtbarer Teil einer schriftlichen Bewerbung. Aber genau das macht es so wertvoll. Bei der Bewerbung auf eine attraktive Position verbessert es die Chancen, positiv aus der Konkurrenz herauszustechen.

Da für die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens kein gesetzlicher Anspruch besteht, gibt es auch keine gesetzlich geregelten inhaltlichen Vorgaben. Der/die Ausstellende ist im Prinzip frei in Gestaltung und Schwerpunktsetzung. Dennoch hat sich ein grundlegender Aufbau durchgesetzt, der den verschiedenen Absätzen unterschiedliche Aufgaben zuweist.

In den Briefkopf gehören der eigene Name, der Name des Unternehmens, die Postanschrift sowie eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen. Außerdem sollten Name sowie Adresse des Empfängers bzw. der Empfängerin vollständig aufgeführt werden. Selbstverständlich wird das Schreiben datiert.

Tipp: Indem Sie das Dokument in der Titelzeile als „Empfehlungsschreiben“ deklarieren und den Namen des/der Empfohlenen beifügen, erkennen die Empfänger:innen auf den ersten Blick die Relevanz und das Ansinnen des Schreibens.

Der erste Absatz des Schreibens wird am besten dazu genutzt, sich selbst kurz vorzustellen und die Art der beruflichen Beziehung zum/zur Bewerber:in zu erläutern. Vorteilhaft ist es, den Empfänger:innen darzulegen, aus welchen (guten) Gründen man das Empfehlungsschreiben ausstellt. Keinesfalls sollte hier der Eindruck entstehen, dass es sich um eine lästige Gefälligkeit handelt, sondern im Gegenteil um den ausdrücklichen Wunsch, die Betreffenden beim beruflichen Weiterkommen aktiv zu unterstützen.

Das Schreiben wird in der Ich-Form formuliert und soll einerseits sachlich-professionell zu lesen sein, aber gleichzeitig eine persönlich-emotionale Komponente enthalten.

Gut zu wissen: Ein origineller Schreibstil kann überzeugen – aber nur, wenn er zum/zur Empfehlenden sowie zur Situation passt!

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Der zweite Absatz geht auf die bisherige Zusammenarbeit, die konkreten Aufgaben und besonderen Leistungen der Bewertenden ein. Wichtig ist, dass man sich auf jene Aspekte konzentriert, die für die angestrebte Stelle von Bedeutung sind. Es kommt darauf an, plausibel aufzuzeigen, warum man die betreffende Person für die neue Herausforderung für geeignet hält. Das erfordert eine wertende Einschätzung, keine reine Aufzählung von Kompetenzen, Fortbildungen oder Jobtiteln.

Tipp: Lassen Sie die Finger von Selbstverständlichkeiten wie beispielsweise „Meine Arbeitnehmer:innen wähle ich auf Basis höchster Qualitätsmerkmale aus …“!

Der dritte Absatz widmet sich den Soft Skills. Hier geht es also um Wesen und Charakter der sich Bewerbenden – aus persönlicher Sicht beschrieben. In diesem Abschnitt schwingt zumindest zwischen den Zeilen häufig eine Einschätzung mit, ob sich der oder die Empfohlene schnell und unkompliziert im Team akklimatisieren wird.

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Die persönliche Wertschätzung der bewerteten Person soll in einem Empfehlungsschreiben explizit zum Ausdruck kommen und immer in Bezug zur neuen Stelle stehen. In der Position als Bewerber:in ist es sinnvoll, eine „namhafte“ Person um ein Empfehlungsschreiben zu bitten – also eher Vorgesetzte als eine Gleichgestellte. In jedem Fall sollte jemand ausgewählt werden, dessen Fachkenntnisse für sich sprechen und der möglichst eng mit der zu beurteilenden Person zusammengearbeitet hat. Nur dann lässt sich nachvollziehbar begründen, dass Bewerber:in und neuer Job optimal zueinanderpassen.

Gut zu wissen: Bei der Mitarbeiterempfehlung schlagen Mitarbeiter:innen passende interne wie externe Bewerber und Bewerberinnen für eine freie Stelle vor. Häufig sind Angestellte auch firmenübergreifend untereinander vernetzt und können geeignete Kandidaten bzw. Kandidatinnen mit Insideraugen optimal einschätzen.

Als Faustregel gilt, dass ein Empfehlungsschreiben den Umfang einer DIN-A4-Seite nicht überschreiten sollte. Es sollte auf Firmenpapier geschrieben, vernünftig formatiert und selbstverständlich fehlerfrei sein. In den Bewerbungsunterlagen wird es gleich hinter dem Lebenslauf eingefügt und im Anschreiben sowie in den Anlagen erwähnt.

Empfehlungsschreiben eignen sich grundsätzlich für all jene, die

• einen neuen oder ersten Job suchen

• sich auf eine bestimmte Stelle oder um ein konkretes Projekt beerben – besonders relevant bei Führungspositionen

• innerhalb eines größeren Unternehmens einen Abteilungswechsel anstreben

Besonders wertvoll sind Weiterempfehlungen natürlich für Berufsanfänger:innen, die noch keine Arbeitszeugnisse vorzuweisen haben, aber mit Praktika oder einer Werkstudententätigkeit punkten möchten. Auch Freiberufler:innen haben in der Regel keine echten Arbeitszeugnisse, können sich jedoch von der zufriedenen Kundschaft weiterempfehlen lassen.

Tipp: Sobald die ideale Besetzung für eine freie Stelle gefunden ist, wird es Zeit für ein strukturiertes Onboarding!

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Arbeitszeugnis und Empfehlungsschreiben: Beide werden in Schriftform vom Unternehmen abgefasst, wenn jemand ausscheidet. Die Begriffe sind allerdings nicht völlig synonym.

Das Empfehlungsschreiben wird freiwillig verfasst und stellt eine Holschuld dar. Das heißt, es muss von den Arbeitnehmer:innen angefordert werden. Es wird als positive Empfehlung in der Ich-Form persönlich-subjektiv formuliert – ohne sprachliche Codes – und richtet sich an einen konkreten Adressaten bzw. eine konkrete Adressatin. Formale oder inhaltliche Vorgaben gibt es nicht.

Ein Arbeitszeugnis ist gesetzlich vorgeschrieben und wird Arbeitnehmenden nach Auslauf des Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses ausgehändigt. Das Arbeitszeugnis wird sachlich gehalten, greift oft auf sprachliche Codes zurück und richtet sich nicht an bestimmte Adressat:innen. Es handelt sich letztlich um einen wohlwollend formulierten Tätigkeits- bzw. Leistungsnachweis, der an bestimmte formale sowie inhaltliche Vorgaben gebunden ist.

Referenzschreiben ähneln Empfehlungsschreiben, sind aber nicht an vorbestimmte Adressat:innen gerichtet. Sie sind allgemeiner formuliert, weil die konkrete Bezugnahme auf eine freie Stelle fehlt. Ein Referenzschreiben gibt daher eine etwas pauschalere Auskunft über erbrachte Leistungen, während das Empfehlungsschreiben den Blick verstärkt in die Zukunft richtet.

Vorname, Name Referenzgeber:in Datum, Ort Unternehmen Referenzgeber:in Straße Hausnummer PLZ Ort Telefonnummer

Empfänger:in Vorname, Name Adressat:in Straße Hausnummer PLZ Ort

Empfehlungsschreiben für ……………………………………………

Sehr geehrte:r Frau/Herr ……………,

nach … jähriger Tätigkeit als …………………. in unserem Unternehmen verlässt uns Herr/Frau …….. aus privaten Gründen zum …………… und sucht nach einer neuen beruflichen Herausforderung in Ihrem Hause. Als direkte:r Vorgesetzte:r bedaure ich diese Entscheidung zutiefst, da ich Herrn/Frau …………………. als äußerst wertvolle:n Mitarbeiter:in schätzen gelernt habe. Aufgrund seiner/ihrer fachlichen und sozialen Kompetenzen kann ich ihn/sie uneingeschränkt weiterempfehlen.

In der Zeit vom ……….. bis ……..….. war Herr/Frau ……..…… bei uns als ………………… in der Abteilung …….. tätig, bevor er/sie seit dem …….. bis jetzt als ……………. für mich im Bereich……….….gearbeitet hat. Er/Sie hat die übertragenen Aufgaben stets absolut zuverlässig und mit Hingabe erfüllt und sich durch Engagement, Eigeninitiative und konstruktive Vorschläge eingebracht. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkende:n und eigenverantwortlich handelnde:n Mitarbeiter:in kennengelernt.

Im Umgang mit dem Team erfreut sich Herr/Frau … gleichermaßen großer Beliebtheit und Anerkennung. Mit Geduld und Einfühlungsvermögen hat er/sie es verstanden, neue Kolleg:innen optimal einzuarbeiten und mit Geschick schnell in unsere Abteilung zu integrieren. Sein/ihr höflich-wertschätzender Umgang auch mit herausfordernden Kunden macht ihn/sie zu einem/einer vorbildlichen Mitarbeiter:in.

Für mich war es eine große Freude, Herrn/Frau …….. in meiner Abteilung zu wissen. Ich schätze vor allem seine/ihre zuvorkommende und verbindliche Art, seine/ihre Gelassenheit auch in hektischen Situationen und vor allem seinen/ihren fröhlichen Optimismus. Für die von ihm/ihr angestrebte Position als ……. in Ihrem Unternehmen halte ich Herrn/Frau……. ohne Einschränkung für höchst geeignet. Gerne stehe ich Ihnen für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Stellen Sie ein Empfehlungsschreiben nur jemandem aus, von dessen Qualifikationen Sie umfassend überzeugt sind.

Grundsätzlich darf jede:r ein Empfehlungsschreiben ausstellen, vom Arbeitgeber bis zu nahestehenden Freund:innen oder Verwandten.